xxxxxx集团有限公司办公用品管理办法(修订版)

xxxxxx 集团有限公司集团有限公司 制度汇编 第 1 页 共 6 页 2009 版 xxxxxxxxxxxx 集团有限公司办公用品管理办法集团有限公司办公用品管理办法 修订版 修订版 第一章第一章总则总则 第一条第一条 为加强 xxxx 集团有限公司 以下简称集团 的费用管理 遵循勤俭 节约的原则 现特制订本 办公用品管理办法 第二条第二条 集团所有办公用品由综合管理部统一采购与管理 所属企业办公用 品由本企业行政管理部门统一采购与管理 并按照保障办公的原则 为员工配备办公用品 第三条第三条 本办法适用于集团本部及所属企业 所属企业可参照本管理办法执 行 第二章第二章办公用品定义办公用品定义 第四条第四条 本规定中的 办公用品 是指 集团员工工作所必须的用品 用具 设备或仪器 包括基本用品和办公耗材 第五条第五条 基本用品是指 员工要正常开展工作所需要的基本办公用品 基本用品包括 计算器 签字笔 圆珠笔 铅笔 荧光笔 笔记本 笔筒 钉书机 带钉 胶水 剪刀 名片夹 橡皮 告示贴 尺子 卷笔刀 起钉器 文件夹 长尾夹 档案盒 袋 软盘 文件架等 第六条第六条 办公耗材是指 日常办公用硒鼓 墨盒 鼠标 CD 盘 接线板 电 话机等 第三章第三章办公用品申请办公用品申请 第七条第七条 各部门应根据工作需要 于每周周四之前在 OA 办公系统里按 办公 用品预订 流程申请办公用品 经部门负责人批准后 系统自动转 交综合管理部统一办理 第八条第八条 任何部门因实际工作需要 申请除基本用品之外的办公用品 必须 xxxxxx 集团有限公司集团有限公司 制度汇编 第 2 页 共 6 页 2009 版 在 OA 办公系统里按 新增办公用品预订 流程申请 经分管副总审 核同意后 系统自动转交综合管理部采购办理 申请以上新增办公 用品需在拟使用日期前五天提出申请 以便综合管理部多方询价 找到最佳供货方案 第九条第九条 办公耗材 含复印机 打印机 传真机 一体机等使用的硒鼓 墨 粉等 应保留 1 个库存 需要领用办公耗材的 采购周期一般为 2 个工作日 需提前以邮件形式与综合管理部联系 第四章第四章办公用品审批与采购办公用品审批与采购 第十条第十条 综合管理部负责统一汇总 整理 核算各部门的申请计划 并盘点 库存状况 如确需批量购买 填写 办公用品 耗材购置审批表 见附件 1 经行政总监 主管助理副总裁审批后实施采购 第十一条第十一条 综合管理部在采购时 应考虑办公用品型号 价格 外观 实用 性及质量等问题 第五章第五章入库与报销入库与报销 第十二条第十二条 办公用品入库前综合管理部须进行验收 对于符合规定要求的 办理登记入库 对不符合要求的 办理换货或退货 第十三条第十三条 办公用品入库后 综合管理部应及时将采购信息 包括价格 数 量等内容 进行制表汇总 第十四条第十四条 办公用品的采购费用按月结算 综合管理部办公用品采购及管理 人员每次采购后须将采购清单附后作为财务管理部入帐处理 第六章第六章办公用品的存放办公用品的存放 第十五条第十五条 办公用品统一由综合管理部专人保管并进行集中管理 第十六条第十六条 保管人随时检查办公用品使用情况 及时登记 并要求每月进行 库存盘点 盘点清单上报综合管理部总经理 xxxxxx 集团有限公司集团有限公司 制度汇编 第 3 页 共 6 页 2009 版 第七章第七章办公用品的发放办公用品的发放 第十七条第十七条 综合管理部根据各部门提交的办公用品预订需求 以部门为单位 于次周周二之前发放 第十八条第十八条 新进员工在报到当日 可以到综合管理部申领办公用品一套 包 括签字笔 笔记本 笔筒 文件架 剪刀 胶水 钉书机 带钉 告示贴 领取后签收 第八章第八章办公用品的使用办公用品的使用 第十九条第十九条 集团员工对签领后的用品要妥善保管 对易耗类用品 如笔 本 等 用尽后 方可申领 对于价值较高的办公用品与耗材 如计算 器 电话机 鼠标 键盘等 如人为原因毁损 责任人按照采购价 格折旧后的净值予以赔偿 第二十条第二十条 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用 第二十一条第二十一条 集团员工离职 所使用的办公用品由综合管理部负责验收 回 收办公用品与耗材包括 计算器 电话机 鼠标 键盘 笔筒 剪 刀 钉书机 裁纸刀 书架等 验收签字后方可办理离职手续 第九章第九章办公用品费用管理办公用品费用管理 第二十二条第二十二条 综合管理部按月做好办公用品采购 领用 结存的费用拆分报 表 上报相关领导 第二十三条第二十三条 所有用品的购买和维护 维持费用一律按部门行政费用开支列 入部门成本 综合管理部每季度向各部门通报用品费用情况 第十章第十章附则附则 第二十四条第二十四条 本管理办法自发布之日起实施 集团之前关于办公用品管理工 作的若干管理规定自行废止 第二十五条第二十五条 本办法由综合管理部负责解释 xxxxxx 集团有限公司集团有限公司 制度汇编 第 4 页 共 6 页 2009 版 附件 1 办公用品申购审批流程 2 办公用品 耗材采购申请表 附件 1 办公用品申购审批流程办公用品申购审批流程 综合管理部根据各部门需求及库存情况制定采购计划 综合管理部负责人审核 财务管理部审核 使用部门于每周周四之前在 OA 办公系统里向综合管 理部提交办公用品预订需求 综合管理部根据审批意见办理购置手续 于次周周二 之前向各部门发放申请的办公用品 综合管理部填写 办公用品 耗材购置审批表 主管助理总裁 主管副总裁审核 综合管理部协助财务管理部将费用拆分到相关部门 xxxxxx 集团有限公司集团有限公司 制度汇编 第 5 页 共 6 页 2009 版 附件 2 xxxx 集团办公用品集团办公用品 耗材购置审批表耗材购置审批表 经办人 经办人电话 文件编号 号 申请部门申请日期 采购明细 购置原因