公司荣誉档案管理工作标准.doc

1.0、总则与目的为加强和规范公司荣誉档案管理,更好地收集、保管和开发利用荣誉档案资源,制定本规范2.0、规范性引用文件(无)3.0、术语和定义荣誉档案:是指公司在各项活动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物4.0、应用范围适用于本公司荣誉档案的管理5.0、职责与权限人力资源部:负责企业荣誉档案的接收、存放、保存及过期处理责任6.0、管理内容及要求6.1、归档类别6.1.1、归档的载体品种有:奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书、奖章、勋章等。6.1.2、归档范围6.1.2.1、公司获得的国家级、省部级、厅局级、地市级及地市级以下国家党、政机构的荣誉实物;6.1.2.2、公司从社会认证机构获得的重要荣誉实物;6.1.2.3、公司获得的重要的荣誉实物;6.1.2.4、其它需归档保存的荣誉实物6.1.3、归档要求6.1.3.1、对属于归档范围的荣誉档案,有关部门应及时向人力资源部申请归档,集中管理任何单位或个人不得据为已有;6.1.3.2、归档的荣誉档案应完整、清洁,不得有缺损、污染;6.1.3.3、对归档的荣誉实物,应逐一检查发现有问题的,应在采取补救措施后再行归档; 6.1.3.4、应将归档荣誉档案的登记表(见附件一)按规定填写后一起归档6.2、整理6.2.1、荣誉档案的保管期限分为永久和短期(15年30年);6.2.2、编号由全宗号、载体代号、形成年月号和保管期限号、流水号组成,其格式如下:6.2.2.1、全宗号、载体代号、年月号和保管期限号、流水号;6.2.2.2、全宗号:立档单位的代号;6.2.2.3、载体代号:奖杯、奖牌、奖状、奖旗、证书、奖章(勋章)、其它,分别用1至7的数码表示;6.2.2.4、年月号、保管期限号:以形成年度和月份的6位数和保管期限号1位(1、2分别代表永、短)组成;6.2.2.5、流水号:按年度内荣誉档案进馆先后顺序编制的自然流水号6.2.3、为满足荣誉档案保管、检索利用和移出后便于归档的需要,对每件荣誉档案都应标注档号,档号的位置一般标识在荣誉档案的下面或其它适当位置6.3、保管6.3.1、档案原则上应在可视性强的柜、架上上摆放保存重要的荣誉应放在明显位置,并应保持整体的外观优美、整齐;6.3.2、位置不足的,奖旗,可叠放于盒中,也可卷放于圆纸筒中,但都应标识其档号重要的证书应摆放,不太重要的,可摞放在架上或厨内;6.3.3、对特别重要的荣誉档案,要加透明性密封;6.3.4、存贮用柜、架,宜采用不可燃、耐腐蚀材料,确保对荣誉档案无有害影响;6.3.5、存贮的适宜温度和湿度,参照纸质档案的保管要求,即:温度控制在14-24、相对湿度控制在45-60%,对特殊材料制成的荣誉档案,应据情特殊保管;6.3.6、其库房应符合防火、防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防日光及紫外线照射、防有害气体等要求;6.3.7、对已进馆(室)的荣誉档案,应定期进行检查,并及时做好检查记录,发现问题,应查明原因,及时采取补救措施;6.3.8、对已进馆(室)的荣誉档案,应逐件拍成数码照片,连同其文字说明一同录入计算机并应刻录成光盘保存6.4、应用6.4.1、荣誉档案是宣传公司形象的重要载体和资源为扩大荣誉档案的利用,凡荣誉档案较多的,公司应建立专门的荣誉档案陈列室,供参观利用;6.4.2、应将荣誉档案实物用数码相机拍照后转为数字信息连同其相关文字检索信息实施数字化管理,实行网上浏览和查阅利用;6.4.3、 荣誉档案一般不得外借特殊情况下,需移出档案库房时,应经有总经理批准,并办理借出手续,按时归还;6.5、鉴定与销毁6.5.1、对超保管期限的荣誉档案,要定期组织熟悉本公司有关情况的公司管理人员进行逐一鉴定,确定存、毁7.0、流程图(无)8.0、关联文件(无)9.0、支持文件(无)10.0、相关记录10.1、公司荣誉档案登记表编 制日 期2012-03-19文 件编 号FJ-WI-HR-000版 本编