上市公司证券部工作流程描述

流程 1 董事会的召开和公告的披露 1 1 由公司董事会提出召开董事会的预案 证券部办理具体事务 1 2 在董事会召开十日前证券事务代表向每位董事 监事 高管人员 发出书面会议通知 内容包括召开会议的时间 地点 主持人 议题及 不能出席会议的委托和请假要求 1 3 证券部部长对董事会提交的议题逐项草拟具体议案 协议 决议 1 4 证券部部长协助董事会秘书按时组织召开公司董事会 证券事务 代表负责出席会议的董事 监事 高管人员在签名册上签字 对所议 议案有修改时及时修改 做好会议记录 会议结束后 做好董事在决 议及会议记录上的签字工作 1 5 证券部部长根据董事会所审议内容草拟董事会决议公告 由公司 董事会秘书 总经理 董事长审核后 交由上海证券交易所上市部监 管人员进行初审 复审 复审确认后 交 香港商报 上海证券报 在 会议召开后两个工作日内发布公告 同时在上海证券交易所网上进行 披露 1 6 证券业务员整理会议文字材料和电子文档并存档 1 7 对会议决定事项 应属于哪个部门具体执行 证券业务员将全部 文件资料复印后交付该部门执行 1 8 董事会筹备 组织召开整个过程由董事会秘书把关 证券部部长 牵头 负责草拟 审核会议材料和与上海证券交易所 报社披露公告 的联络工作 由证券事务代表和证券业务员办理具体事项 流程 2 监事会的召开及公告的披露 2 1 公司监事会提出召开监事会的预案 证券部具体办理 2 2 在监事会召开十日前证券业务员向每位监事发出书面会议通知 内容包括召开会议的时间 地点 主持人 议题及不能出席会议时的 委托和请假要求 2 3 证券部部长对监事会所提交的预案逐项草拟具体议案 决议 2 4 证券部部长协助董事会主席按时组织召开公司监事会 证券业务 员做好出席会议监事的签到工作 做好决议的修改和会议记录工作 会议结束后 做好监事在会议记录和决议上的签字工作 2 5 证券部部长根据监事会所审议内容草拟监事会决议公告 由公司 监事会主席 董事会秘书审核后 交由上海证券交易所上市部监管人 员进行初审 复审 复审确认后 交 香港商报 上海证券报 在会议 召开后两个工作日内发布公告 同时 在上海证券交易所网上进行披 露 2 6 证券业务员整理会议文字材料和电子文档并存档 2 7 监事会召开全过程由证券部部长牵头 由一名证券业务员具体负 责监事会具体工作 流程 3 股东大会的召开和公告的披露 3 1 召开股东大会的预案由公司董事会提出 3 2 会议召开三十日前以公司董事会名义以公告的方式在 上海证券 报 上发布通知 通知内容包括召开会议的时间 地点 主持人 议题 参会人员资格的确定办法 委托书办理方法等 对公司董事 监事 高 管人员以书面方式在股东大会召开前十日送达会议通知 3 3 证券事务代表按照会议通知中确定的股权登记日向上海登记结算 公司查询股东名册 3 4 证券部部长对股东大会的议案 决议进行草拟 3 5 股东大会召开前两个工作日内进行参会股东的股权登记 对法人 股股东和个人股股东分别按照相应的规定进行登记 3 6 向上海交易所申请本公司股票在召开股东大会当天停牌 3 7 证券部部长协助董事会秘书按时组织召开股东大会 证券事务代 表办理股东签到手续 进行股权统计 按规定确定会议监票 计票人 员 及时修改会议中间所需修改的议案及决议 做好会议记录 会议 结束后 做好董事会成员在会议决议和记录上的签字工作 3 8 证券事务代表为股东大会见证律师提供见证所需材料 3 9 证券部部长草拟股东大会决议公告 由公司董事会秘书 总经理 董事长审核后报上海证券交易所 由交易所监管人员进行初审 复审 后 交 香港商报 上海证券报 报纸披露 并在交易所网上进行披 露 3 10 整理保存会议文书文档和电子文档 流程 4 定期报告的编制和公告 4 1 在每一会计年度前三个月 九个月结束后三十天内编制公司季度 报告 在每一会计年度前六个月结束后六十日内编制公司半年度报告 在每一会计年度结束后一百二十日内编制公司年度报告 编制依据是 中国证监会 上海交易所有关文件要求 4 2 编制定期报告前需向公司生产 运输 经营及财务部门收集公司 有关运行情况资料 真实 准确 完整 及时地编制完成定期报告 4 3 定期报告编制完成后由公司董事会秘书 总经理审核后提交公司 董事会审议 4 4 召开公司董事会 监事会分别审议定期报告 形成会议决议和会 议记录 由董事 监事在相应的会议决议和会议记录上签字 4 5 定期报告在董事会召开后两个工作日内由董事会秘书或证券部部 长送往上海证券交易所 由监管人员初审 复审后 交由 香港商报 上海证券报 在报纸上进行披露 同时在上海交易所网上进行披露 定期报告披露后五日内 将董事长 总经理 财务负责人 会计主管 人员签名的定期报告原件各两份寄给中国证监会及呼和浩特特派办 4 6 证券部业务员将定期报告的文本文件和电子文件整理 存档 4 7 定期报告主要由证券部部长草拟审核 证券事务代表和证券业务 员配合做好这项工作 流程 5 分红派息事项和公告 5 1 在年度股东大会召开后两个月内 公司需实施分红派息具体方案 5 2 根据董事会 股东大会通过的利润分配方案草拟分红派息公告 内容包括分红方案 股权登记日 发放办法 发放时间 分红派息公告 经公司董事会秘书 总经理 董事长审核后 在股权登记日前三个工 作日内在 香港商报 上海证券报 上发布分红派息实施公告 5 3 与中国证券登记结算有限责任公司上海分公司办理委托发放红利 手续 办理分红派息确认书 与公司财务部共同按照登记公司提供的 外汇账户办理汇款事项 5 4 证券事务代表款汇出后两日内与登记公司办理收到款项的确认手 续 流程 6 公司融资 6 1 在公司发行股票的条件成熟时 由证券部部长协助董事会秘书提 出公司增资发行股票方案 由证券业务员提供发行股票相关法律文件 和公司内部有关资料 经公司经理办公会议审定后 提交公司董事会 研究决定 6 2 由证券部部长协助董事会秘书选择公司发行新股或配股所要聘请 的中介机构 包括券商 会计师 律师 向公司经理层董事会提出中介 机构详细情况意见 6 3 公司决定各中介机构后 由证券部部长协助董事会秘书草拟签订 与各中间机构的合同 协议 包括承销协议 律师法律顾问合同 聘用 会计师事务所合同 6 4 由证券部部长协助董事会秘书组织召开增资发行股票项目协调会 由证券业务员提供会议所需文件资料 提供会议服务 6 5 发行初步方案定下后 由证券部部长草拟发行股票各项议案 包 括发行种类 数量 定价 募集资金用途 发行大致时间 将以上议案 提交董事会 股东大会审议通过后实施 6 6 证券部部长协助券商草拟招股意向书 证券业务员提供相关公司 文件资料 提供相关服务 6 7 证券部部长协助董事会秘书 券商完成增资发行中两级证监会审 核 交易所审核 招股书刊登等事项 协助提供相关文件资料 6 8 融资到位后 证券部部长负责草拟股份上市公告及股份变动公告 并联系刊登事宜 证券业务员向总经理办提供工商变更登记有关文件 办理变更登记 6 9 证券业务员将增资发行全过程资料 包括文本文件和电子文件整 理归档 6 10 增资发行的全过程 由证券部部长在董事会秘书的授权下 组织 证券事务代表 证券业务员协助各中介机构共同完成 流程 7 证券部部长与证监会的联络 对股东及中介机构的来访接待 7 1 证券业务员定期向中国证监会寄送公司定期报告 随时报送证监 会所要求的自查报告和调查 7 2 接受证监会组织的巡检 积极配合检查 提供所要求提供的资料 7 3 证券部部长根据证监会的整改意见草拟公司整改措施和方案 经 董事会审议通过后报证监会 7 4 证券部部长或证券事务代表认真 细致 耐心地解答股东的来电 对不清楚的问题应查阅资料后约定时间另行回答 对股东索要的公司 定期报告或股东大会资料立即办理邮寄 7 5 对股东和中介机构的来访由证券部部长接待 主动热情地接待上 述人员 实事求是地解答上述人员提出的所有咨询问题 对涉及公司 商业秘密和暂不能公开的数据婉言谢绝 7 6 证券部部长组织在证券类媒体上的公司形象宣传 在每年的定期 报告披露后的适当时间分期进行 7 7 证券部部长协助董事会秘书进行公司对外信息披露的统一把关 流程 8 公司资本运作 8 1 证券部部长根据公司各产业发展状况不定期提出资本运作建议 对潜亏或已经亏损的项目作出收缩或重组的建议 对有前景的项目或 投资作出投资计划建议 建议公司保持合理资债结构 运用好财务杠 杆作用 发挥存量资产效益 8 2 在公司经理班子的授权下 证券部部长牵头组织股票自营 制定 自营操作规范 由证券业务员研究选择自营券种 数量 基本方案经 证券部部长 公司总经理同意后进行具体操作 8 3 证券业务员按照操作规范对公司持有的证券进行经常性跟踪研究 并进行投资组合搭配 以收益最大化 风险最小化为目的 决定买入 卖出及持有券种的调整 以上操作需请示证券部部长并填写记录单后 进行 8 4 证券部部长经常性与其它券商 机构保持联络 及时了解政策面 基本情况 以便作出准确的投资判断 8 5 证券部部长每月向经理班子作一次书面报告 报告盈亏情况 并 得到下一步的操作指导 8 6 证券部部长每年年度终结 将全年自营结果和下一年度打算向经 理办公会议作总结汇报 流程 9 证券业务员负责 证券参考 的编辑和印发 9 1 由证券业务员从中国证监会 上海证券交易所 国家经贸委 中国 煤炭网等网站收集有关证券 经济 金融 行业 伊煤 B 股等信息 每 日一期 编辑成册 9 2 将 证券参考 发送到公司董事长 经理层及有关中层领导手中 9 3 每年年初将上一年度有关证券方面的法规 政策汇编成册 供有 关领导查阅 流程 10 证券部与相关部门的工作关系 10 1 证券部直接领导为公司总经理 董事会秘书 10 2 证券部从生产 运输 经营 财务 企管 质管 人事 总办等部门 获得公司生产运行的具体数据和重大合同签订情况 对数据 信息的 要求是及时 准确 完整 传递需以书面形式进行 10 3 证券部在编制定期报告时 需与财务部合作完成