医药商业公司业务流程梳理方案.ppt

1 流程梳理的工作思路 通过访谈 资料分析 现有流程梳理等 分析公司目前流程管理中存在的问题根据流程梳理 优化的原则 结合公司战略目标和经营现状 提出流程梳理和优化的方案与公司高层和相关人员就流程梳理和优化方案进行沟通和确认根据流程梳理和优化方案 组织公司相关人员编写关键业务和管理流程流程的确认和审批 组织培训和导入 工作内容和工作思路 使公司相关人员掌握流程梳理的方法和工具 具备实践操作能力 公司流程梳理和优化方案 公司关键业务和管理流程手册 工作目标和工作成果 流程优化工作的意义 1 可以明显提高企业运营效率 增值性活动 指所有直接创造出客户所需要的产品和服务的活动 是客户愿意付钱的那部分活动 如履行订单过程中的接受订单 验证资信 计划生产 调拨库存等 辅助增值性活动 指为协调增值性活动的必要活动 比如检查 监督 控制等活动 它们使得流程正确运转 非增值性活动 指对创造客户所需价值毫无贡献的活动 比如提供无人阅读的报告 复辙重蹈的错误 过多的检查等 2 便于改进组织机构 明确部门职能和岗位职责 组织机构 部门职责 岗位职责 部门间业务流程 岗位间业务流程 相互促进 相互促进 剔除流程中的非增值性活动 尽量减少辅助性增值活动 不断改善增值性活动 来提高流程效率 对个人的意义 1 业务提升 2 改进工作的优秀工具 3 流程梳理的步骤 4 Step1 现状分析 流程系统性不强 多数管理人员反应部门间存在 职责交叉 权责不清 的现象 部门间工作协同性有待进一步提高 部门管理人员对本部门职责和关键流程的整体认知力较弱 阐述职责和关键流程较片面 存在未开展相关工作导致流程缺失 或开展了某项工作但没有确定相应流程的情况 新组建和新调整的部门 责权边界不清晰 问题点表现 流程管控力不强 部分流程关键控制点缺失 没有工作完成质量的明确要求 流程节点的时效性要求不明确 流程存在环节跳跃 缺省了重要节点 流程中的财务环节 有的未经财务部审核 盘点 新品开发等招标等财务部 办公室 库存管理等新品采购周期等采购合同签订等 5 Step1 现状分析 现有流程执行不到位 流程缺乏相关制度保障 缺乏考核措施 部分员工没有按流程行事的习惯 问题点表现 盘点结果处理 费用报销标准等 6 工作成果 关键业务和管理流程清单 工作现状 通过对各部门负责人进行访谈和问卷调查 已了解公司现行的主要流程 但呈现出的流程清单不系统 不完整 工作思路 1 通过公司价值链分析 梳理出为实现公司目标 应该 设定的业务和管理流程清单 价值链环节 业务模块 具体流程2 借助头脑风暴会 汇集并提取出公司管理人员和业务骨干的经验和智慧 整理出源于现状又超越现状的关键业务和管理流程 以支撑公司经营目标的实现和战略发展的需要 Step2 流程体系梳理 7 公司价值链 8 会议主持 智慧引航项目人员 公司相关人员参会人员 各部门管理人员 业务骨干记录人员 1 2名会议主题 为实现公司经营目标和战略目标 在公司价值链各环节上应开展哪些工作 设置哪些业务和管理流程 会议要求 1 想法表达越多越好 2 会议过程中不允许有任何批评意见 3 参会人员跳出所在部门和岗位 站到公司层面思考问题 4 想法不仅是总结现有的 更要思考做了什么会更好 信息整理 将收集到的想法一一确认 哪些是要设置流程的 并明确流程责任部门和参与部门 形成 关键业务和管理流程清单 哪些是只需归纳到部门职责里的 哪些可作为合理化建议提交给公司 头脑风暴会 9 Step3 流程环节梳理 工作成果 按照 流程说明模板 整理流程说明工作要求 1 流程步骤的描述要详细 准确 流程各环节描述时侧重本部门 2 流程环节中的信息流 票据传递要记录完整 清晰 3 流程中的判断点和审批点要清晰 明确 4 流程环节的工作标准要求以及特殊情况 要做详细说明 10 通过流程梳理 解决职能划分问题 同一流程环节 只能由一个主体负责 流程梳理时 要优化掉重复 无效的环节 流程环节由哪个部门负责更顺畅 更有效 职能交叉 甲 乙 甲 乙 职能重叠 职能错位 一个流程的各个环节 必须有效衔接 职能空档 解决流程或权限设计问题导致的职责遗漏或者职责虚位 如甲部门名存实亡 对乙部门失去控制 甲 乙 甲 乙 乙 甲 甲 乙 职能虚位 问题表现解决思路 11 Step4 流程图绘制 工作成果 按照 流程说明 绘制流程图工作要求 1 规范使用流程标准符号 详见下页 2 箭头的使用规则 入 上 左 出 下 右 3 一个流程图的起始一般为接收单据 流程图中间只画在本环节产生的单据 单据的名称一定要与单据相符 接收单据压在左上角 产生的单据压在右上角 12 流程标准符号说明 问题表现解决思路 开始 审批 判定 流程环节 结束 已有流程 流程链接 多张单据 单据 13 Step5 流程初稿的审视 修订 工作成果 按照 流程说明 绘制流程图工作要求 14 Step6 流程审批 培训 导入 工作成果 按照 流程说明 绘制流程图工作要求 15 16 17 基于公司价值链的流程梳理 18 企业在不同阶段流程管理的特点 去管理化