中小型饭店管理信息系统功能设计及应用

旅游管理信息系统期末作业 题目 中小型饭店管理信息系统功能设计及应用 姓姓 名 名 王晨冰 学学 号 号 6 专业班级 专业班级 08 级旅本 1 班 指导教师 指导教师 王小莉 2011 年 12 月 25 日 2 中小型饭店管理信息系统功能设计及应用 摘要 随着饭店业的日益发展 管理信息系统已经成为饭店管理的核心之一 本文介绍了管理信息系统在饭店管理的发展历程 探讨了中小型饭店管理信息 系统基本构架和各个系统的主要功能 同时还分析了饭店管理信息系统在我国 酒店管理中的应用 并提出了展望 关键词 中小型饭店 管理信息系统 功能及应用 3 目 录 一 前言 2 二 饭店管理信息系统的发展 2 三 饭店管理信息系统的构成及其功能 3 一 前台管理系统 4 二 后台系统 5 三 扩充系统 5 四 接口系统 6 四 饭店管理信息系统的应用 6 五 饭店管理信息系统的展望 8 参考文献 8 4 中小型饭店管理信息系统功能设计及应用 一 前言 随着饭店业竞争的加剧 酒店之间客源的争夺越来越激烈 客房销售的利 润空间越来越小 中小型饭店需要使用更有效的信息化手段 广泛的拓展空间 进一步降低运营成本 先进的饭店信息管理系统 不但可以有效的管理大量的 信息 而且可以引进先进的管理理念 提高服务质量 工作效率 完善饭店内 部管理体制 提高酒店决策水平 提高返点的管理效益及经济效益 从而提高 酒店的竞争力 因此 先进的管理信息系统已经成为中小型饭店管理的核心之 一 二 饭店管理信息系统的发展 对全球饭店业的管理信息化进程来说 从 20 世纪 70 年代初期开始到 20 世 纪 80 年代中整个模式已经基本定型 技术较成熟功能也较齐全 20 世纪的 80 年代是局域网阶段 个人计算机和局域网在当时代表着高端科技 酒店的管理 系统主要任务局限于酒店的前台系统 将以前由手工进行的劳动实现了计算机 处理 实现了从客人酒店入住到结账的计算机系统处理 而后台系统 大部分 酒店却没有用起来 管理系统属于局部网络系统 采用文件服务器结构 基本 上是 DOS 系统 20 世纪 90 年代是广域网阶段 随着计算机在酒店中的普及应用 计算机 技术的不断发展 酒店管理系统的发展到了一个新的时期 新的系统平台 新 的系统特点及发展方向不断涌现 主要体现在系统基本转到客户机 服务器模 式下的 windows 版 功能更加细致完善 系统更加稳定可靠 酒店信息系统真 正成为酒店经营战略的一部分 酒店集团使用前台运营系统和包括人事 库房 供应链管理的后台管理系统 计算机管理在酒店中向着后台 办公和互联网的 方向延伸 以视窗操作系统和互联网为代表 计算机超越了字符 进入了图形 视觉 多媒体和网络时代 21 世纪的互联网阶段开始了全面信息化管理新阶段 是商务办公 电子交 易 WEB 服务 平台融合的世纪 酒店管理信息系统成为覆盖酒店各部门各环 5 节并对酒店外部辐射的复杂系统 系统结构逐步由 C S 结构 即客户机 服务器 结构 向基于 B S 浏览器 服务器 结构发展 三 中小型饭店管理信息系统的构成及其功能 酒店为客人提供全方位的服务 包括从房间预定 客人入住 饮消费 语 音留言到电话服务 宽带接入 视频点播等 这一切是都是依靠一套以酒店管 理信息系统为中心的综合集成系统来完成的 中小型饭店管理信息系统不仅连 接着前台对客服务系统 后台的内部管理系统 而且还通过系统接口连接着多 个子系统 另外还有对前后台系统的功能补充的扩充系统 饭店管理系统的基 本构架如图所示 图 1 饭店管理系统饭店管理系统 前台系统前台系统后台系统后台系统扩充系统扩充系统 预订预订 接待接待 客账管理客账管理 客房管理客房管理 销售管理销售管理 客史管理客史管理 报表系统报表系统 财务管理财务管理 人力资源人力资源 库存采购库存采购 工程管理工程管理 安保管理安保管理 餐饮管理餐饮管理 商场管理商场管理 洗浴管理洗浴管理 会员管理会员管理 办公系统办公系统 电子门锁电子门锁 电话计费电话计费 宽带计费宽带计费 视频点播视频点播 户籍管理户籍管理 POSPOS 系统系统 网络订房网络订房 图 1 饭店管理系统基本构成图 接口系统接口系统 6 一 前台管理系统 住店客人从与饭店发生联系开始 一般要经历预订 登记 住店消费和结 账离店四个环节 前台系统围绕为客人提供完善的全套服务 并严格内部管理 主要包括客房预定 前台接待 客房管理 顾客账务管理 报表管理等模块 客房预定模块使饭店能够快速地处理各种订房需求 并及时准确地生成关 于客房 收入和预测的报告 客房预订业务不仅能够为客人抵店前做好有关准 备 而且有助于酒店更好地预测未来的客源情况 及时调整经营策略 前台接待是整个酒店对客服务的一个重要的环节 接待过程的快速和准确 是十分关键的 前台模块为客人办理登记入住手续迅捷 不仅使客人的满意度 得到提高 同时便捷的操作也获得前台员工的满意 大大提高接待工作质量 客房管理模块通过 客人档案 的功能来收集每个客户 个人 公司 旅 行社 团队等 的备方面的资料 从而帮助酒店客户关系部改善服务质量 帮 助酒店市场部制定具有竞争力的销售策略 帮助酒店高层管理人员分析业务利 润来源 客账管理模块不仅可以采用多种账务显示方式汇总 分项汇总 明细 也 可以采用多种处理方式 如账务分拆 部结 提前结算等 而且可以完全满足 客户要求的可定义账单 操作简单快捷 而且方便财务核算 客房管理模块维护着饭店最新的房态信息 使饭店及时掌握房态的整体情 况 并掌握实时的房态信息 包括 净房 脏房 在检查的房 已分配客房 需大修的客房和小修客房等 这些信息将帮助酒店把房态 突的可能性降到最 低 有效地提高出租率和收入 同时可以有效的安排客房的清洁工作 报表管理模块几乎包含了所有的关键管理报表 能够制作各种格式的报表 来概括发生在客人和饭店之间的会计事务 饭店营收的各种情况以及审计中的 各种发现 使管理者能够及时地获取重要的财务信息 并掌握诸如出租率 平 均房价以及各部门收入等基本信息 7 销售管理模块主要详细记录客户的各种资料信息 最大限度地保护了酒店 的客户资源 随时掌握销售员的工作情况和工作业绩 多角度的销售分析全面 掌控和提升客户关系 支持各种佣金计算方式 实现量化考核 达到最有效的 激励机制 二 后台管理系统 后台部门的主要职责就是为保证前台各部门向客人提供满意的服务 实施 人力 物力 财力 设备和设施的保障和协调各有关部门的工作 因此后台管 理系统 必须与前台业务紧密结合 在管理的深层次上对业务流实施控制与动态分析 让管理更加顺畅和严谨 使提高利润 降低成本真正成为可能 财务管理系统包括应付账管理 分类总账 固定资产管理 报表工具等模 块 数据从前台系统送入财务系统 以计算每日统计分析 财务管理系统存储 的数据是饭店最重要的数据 必须有一套安全数据管理机制 并且一定要有灾 难恢复功能 以保证整个系统的数据安全 库存采购系统 具有采购管理 库存管理 应付账管理 计划管理等功能 物品从申购到采购 验收 入库只需一次操作 减少了操作的重复性和工作量 让库管人员从繁琐的手工单据中解放出来 同时也避免了作弊现象的发生 采 购模块用于加强管理上对采购和货物接收业务的控制 采用文员申购 各级审 批部门审批制 便于追踪控制 工程部管理系统与前台各部门紧密结合 完成报修 派工 维修及验收等 一系列工程部日常工作并与库存系统结合完成设备管理与备件管理 另外能源 管理系统可以节约能源 抑制能源费用并加强对客房和公共区域的操作控制 人事管理系统是能够使酒店充分开发和利用人力资源 有效地控制人工成 本 主要功能包括个人档案管理 组织岗位管理 合同管理 工资管理 报表 等 三 扩充系统 8 扩充系统是对前后台系统的功能补充 拓展 强化酒店管理系统的功能 有的系统把扩充系统直接包含在前后台系统中 扩充系统包括餐饮管理系统 商场管理系统 桑拿管理系统 会员管理系统和办公系统等系统 其中 相对 于饭店的前台管理系统 PMS 系统 RMS 可以使用多种计算机硬件和应用软件 包 贯穿了餐厅日常运作的各项业务 包括餐饮预订 点菜 厨房控制 餐饮 收银 餐饮管理等 以及与酒店前台系统的模块连接 餐饮管理系统为餐厅管 理阶层提供完备的报表和细致的系统管理 帮助餐厅提高服务品质 加强餐厅 控制 提升企业形象 四 接口系统 饭店管理系统是由许多子系统构成的 要开通每一个系统 并通过各种接 口把各个系统连接成一个大的网络系统 是十分复杂的 目前饭店管理系统除 了一般集成电话计费系统 电子门锁系统 语音信箱 VOD 系统外 与银行卡 POS 机 宽带计费系统 公安局户籍系统的集成已有许多酒店采用 甚至于与 客房智能控制系统 酒店信息展示系统 客房小吧管理系统的接口实现将能达 到更高层次上的服务和管理水平 一个集成的饭店管理系统为管理提供了监控前台和后台各种活动的有效方 法 接口使饭店管理系统可以访问由独立系统处理的数据和信息 而不改变饭 店管理系统的主要结构 一些自动系统与其作为饭店管理系统功能的一部分发 挥作用 不如作为分开独立的设备 通过与饭店管理系统的接口 更能有效地 发挥功效 一个饭店管理系统应该是开放的 能与当前市场上与酒店信息化相关的所 有主流的外部接口产品建立成功的接口关系 只有开放的系统才能适应当今的 时代 才能有发展 四 饭店管理信息系统的应用 目前 国内三星级以上的饭店基本已经使用了计算机管理 在沿海经济发 达地区也有许多一 二星级饭店在使用计算机 特别是国家旅游局出台的星级 评定标准 规定三星级以上饭店必须采用计算机管理 进一步地推动了饭店计 9 算机管理系统的发展 国外的饭店管理系统 拥有 OPERA Fidelio Xpress 品牌的 MICROS Fidelio 公司和拥有 HIS Paragon CLS Logic Touch 品牌的 MAI 公司已经形 成垄断地位的行业领先者 特别是 MICROS Fidelio 公司的酒店管理软件产品 是目前国内高星级酒店 特别是外资或外方管理的酒店采用最多的软件 对于 人员流动非常频繁的酒店行业 选择该产品 将避免很多培训和系统应用的风 险 或许更为重要的是 作为全球最大的酒店管理软件公司 MICROS Fidelio 公司在适应国外主流的酒店业集团管理模式方面有着突出的优势 而纳 入专业的酒店管理集团的经营体系无疑是高星级酒店今后管理发展的大潮流 在 20 世纪 80 年代初发展起来的国内的酒店管理系统 正逐步发展成熟 不仅充分吸收了国外管理系统的精华 而且结合国内的实际情况 并充分考虑 中国饭店业务的不断扩充及用户要求多样性的前提下 逐步能为国内高端酒店 实现信息化管理提供的一套完善的解决方案 自 20 世纪 90 年代末 我国自主 开发的饭店软件就开始进入了五星级市场 但国产软件的主要用户还是四星级 以下饭店 目前国内主要有杭州西软 北京华仪 北京中软好泰 广州万讯 北京泰能等软件厂商开发的酒店信息管理系统 其中以西湖软件发展最为迅速 已成为拥有国内用户数最多 高星级用户最多的厂商 目前拥有星级酒店客户 约 1800 家 其余的酒店信息管理系统均各自在全国 1000 余家酒店得到了成功 的应用 对于酒店来而言 选用合适的管理信息系统是至关重要的 不应盲目选择 先进的国外产品 一切要从酒店的实际情况出发 五星级的涉外酒店服务质量 标准较高 选用国外的电脑管理系统有助于与国际接轨 同时体现先进的管理 模式 在中国酒店市场中占主导地位的中档酒店业 不能盲目效仿高星级酒店 客源的组成和自身的财务风险承受能力不一样 不仅员工的素质跟不上 而且 国内一些特殊的管理规定在系统中也难以体现 另外 国外软件系统成本高 维护费用高 缺少必要的适应性修改升级也比较困难 国内的饭店管理系统 在技术上并不落后于国外产品在产品功能 性能上也可与国外软件相媲美 在 售后服务 本地特色化方面更明显优于国外系统 随着国产软件的进一步发展 10 和提高 国内软件成为高星级饭店主流管理软件也将成为必然 五 饭店管理信息系统的展望 21 世纪 饭店管理信息系统互联网络化已成大势所趋 新一代的饭店管理 系统不仅是饭店前后台联网的一个网络系