第四章工作说明书的编写ppt课件.ppt

第2章工作说明书编写 工作说明书是关于工作是什么以及工作任职者应该具备什么资格及条件的书面文件 工作说明书是用来指导任职者如何工作的 它不仅可以帮助任职者了解其工作 明确其职责范围 还可以为管理人员的决策提供依据 主要包括两部分核心内容 一是工作描述 二是任职资格 第2章工作说明书编写 重点问题 工作说明书的构成工作描述的含义工作描述的主要内容任职资格的含义 显性 任职资格的主要内容 隐性 任职资格的主要内容 工作说明书构成 工作说明书是工作分析的最终成果 它是关于工作是什么以及工作任职者应该具备什么资格及条件的书面文件 工作说明书不仅能帮助任职者了解其工作明确其职责范围 还能为管理人员决策提供依据 工作说明书主要由工作描述和任职资格两部分构成 工作说明书的分类 由于工作说明书所说明的对象不同 可以具体区分为 1 岗位工作说明书 即以岗位为对象所编写的工作说明书 2 部门工作说明书 即以某一部门或单位为对象编写的工作说明书 3 公司工作说明书 即以公司为对象编写的工作说明书 后两种工作说明书也可以归为一类 统称为部门工作说明书 只是说明的范围有所不同 工作说明书的内容 1 工作描述 1 基本资料 主要包括岗位名称 岗位等级 亦即岗位评价的结果 岗位编码 定员标准 直接上下级和分析日期等方面识别信息 2 岗位职责 主要包括职责概述和职责范围 3 监督与岗位关系 说明本岗位与其他岗位之间在横向与纵向上的联系 4 工作内容和要求 它是岗位职责的具体化 即对本岗位所要从事的主要工作事项作出的说明 5 工作权限 为了确保工作的正常开展 必须赋予每个岗位不同的权限 但权限必须与工作责任相协调 相一致 6 劳动条件和环境 它是指在一定时间空间范围内工作所涉及的各种物质条件 7 工作时间 包含工作时间长度的规定和工作轮班制的设计等两方面内容 8 绩效考评 从品质 行为和绩效等多个方面对员工进行全面的考核和评价 2任职资格 1 资历 由工作经验和学历条件两个方面构成 2 身体条件 结合岗位的性质 任务对员工的身体条件做出规定 包括体格和体力两项具体的要求 3 心理品质要求 岗位心理品质及能力等方面要求 应紧密结合本岗位的性质和特点深人进行分析 并作出具体的规定 4 专业知识和技能要求 工作说明书的编写要求 如上所述 工作分析是人力资源管理与开发的基础工作 由此产生的工作说明书则是企业管理的基本文件 它不但明确规定了各项工作的内容及对任职者的各项要求 还为各级管理人员的各项管理提供了决策参考 编写的要求是 清楚 准确 实用 完整和统一 简述如下 1 清楚工作说明书应对工作进行全面清晰的描述 任职者阅读以后能够明确其工作性质及任职资格 2 准确工作说明书对工作的描述应准确 不能模棱两可 含糊其词 语言应精练 简短 扼要 应一岗一书 避免笼统雷同和 千岗一面 一岗概全 等 尽量选择具体 恰当的用词 便于任职者把握 3 实用工作说明书的设计要实用 具有可操作性 如工作任务 职责都要明确 便于员工的上岗及其考核 任职的资格和层次要清楚 以便对员工进行培训和评价 4 完整工作说明书的编写一般由现岗人员自我描述 人力资源管理专家共同参与撰写 岗位任职人的主管审定 人力资源部存档 从程序上保证文件的全面性与完整性 5 统一工作说明书是企业人力资源管理系统的重要文件资料 文件格式应运用统一的格式 参照典型工作描述书编写样本 注意整体的协调和美观 6 在编制工作说明书时 选用专业化的词汇来表示 案例分析 张大明是飞轮汽车公司一名十分优秀的工人 他在公司已经工作多年 技术娴熟 他的产量是整个车间最高的 差错率是最低的 因此 他的工资为每小时18元 该工作平均工资水平为每小时13元 在做同样工作的员工中他的工资是最高的 但是 大家万万没有想到 他居然辞职了 当朋友问他辞职的原因时 他说 我现在每天都在做同样的事情 太没有意思了 当旅客座椅从生产线上下来以后 我就把它们放进车里 跳上车 用四个螺栓将它们固定在车身上 用扳手把它们拧紧 然后跳下车 把座椅后面的两根螺丝装好 就这样 一个小时我可以装20辆汽车 一天8个小时 周而复始 这样的工作我已终做了两年了 如果再这样做下去 我想我会发疯的 案例分析 两个月以后 一位朋友在一家汽车修理厂看到了张大明 他现在的工资是每小时15元 朋友问他 你现在的王资还不如原来的高 为什么要从事这项工作呢 张大明说 我觉得现在的工作更有意思 因为每辆汽车的故障往往是不相同的 我必须设法找出故障原因 并且用各种不同的方法来处理它们 非常有挑战性 现在我对工作非常感兴趣 觉得一天的时间很快就过去了 讨论 这个案例说明什么问题 工作说明书的编写弊病 拿来主义 消化不良 借鉴其他公司的样本 照搬照抄 闭门造车 自我杜撰 根据个人主观愿望编写 一 工作描述 工作职责 工作标识 1 3 工作权限 工作概要 工作程序 工作关系 工作范围 工作描述是对各岗位的工作任务 工作职责和工作义务进行说明的文件 业绩标准 工作环境 工作标识 工作标识 是用以区别该工作与组织中其他工作的 通过它可以使阅读者对该项工作形成一个直观印象 工作标识一般包括工作基本信息和工作分析基本信息 工作基本信息包括 工作名称 工作代码 所在部门 直接上级 任职者姓名 职位薪点等 工作分析基本信息包括 工作分析时间 工作说明书有效期 工作分析人员姓名或代码 工作概要 工作概要 是对工作内容的简要概括 通过工作概要能使读者清楚知道该职位所应承担的主要职责 工作概要的规范写法 工作行动 工作对象 工作目的 或 工作依据 工作行动 工作对象 工作目的 工作职责 工作职责 是指任职者所从事的工作 在组织中承担的责任及其完成要求 它是在工作标识与工作概要基础上 对工作内容的进一步细化 工作职责具有成果导向性 完备性 稳定性 独立性和系统性的特点 工作职责梳理的两种方法 基于战略的职责分解 基于流程的职责分析 工作职责是指在工作中所负责的范围和所承担的相应责任 包括完成效果等 比如 办公室文书岗位职责 办公室公文处理工作职责 工作职责的划分管理层的工作职责又可分为生产经营直接管理职责和生产经营间接管理职责两大类 1 生产经营直接管理是指直接参与生产经营活动 作出的决策对企业效益与各项生产经营指标有直接影响 2 生产经营间接管理职能是指不直接参与生产经营活动 但从事诸如各项管理程序的政策制定 监督执行 协调管理及信息沟通等工作 其决策对企业效益与各项生产经营指标有间接影响的职能 生产经营的直接管理职能与间接管理职能 因其工作的着力点不同 在绩效管理系统的设计中应针对其不同特点 选择适宜的指标进行考核 工作关系 工作关系 是指某一职位在正常的工作情况下 主要与组织内部哪些部门和哪些职位发生联系 以及需要与组织外部哪些部门和人员发生联系 工作关系包括 该职位在组织中的位置 一般用组织结构图方式表达 任职者在工作中形成的关系 包括联系的对象 内容 方式 工具 频次等多项内容 工作权限 工作权限 是指根据该职位的工作目标与工作职责 组织赋予该职位的决策范围 层级与控制力度 此项目主要用于对管理人员的工作描述与职位评价 工作权限包括三个部分 人事权限财务权限业务权限 工作程序 工作程序 是工作职责的履行程序 是对工作职责的进一步分解 是针对每项工作职责如何具体完成的过程性描述 工作程序关注 如何做 工作程序形成的两种方法自上而下的 职责分解法 自下而上的 归纳法 工作范围 工作范围 是指该职位的任职者所能掌控的资源的数量和质量 以及该职位的活动范围 它代表了该职位能够在多大程度上对组织产生影响 在多大程度上能够给组织带来损失 该部分信息主要用于管理职位和以职位评价为目标的工作描述中 工作范围主要包括人力资源 财务资源和活动范围三部分内容 业绩标准 业绩标准 是在明确界定工作职责的基础上 对如何衡量每项职责完成情况的规定 业绩标准内容 衡量要素 衡量标准 业绩标准类型 正向业绩标准 反向业绩标准 业绩标准筛选原则 关键性 可操作性 可控性 上级认可性 工作环境 工作环境 是指工作的物理环境和心理环境 工作描述中所讨论的工作环境主要指工作的物理环境 工作物理环境 是指对工作所处环境的测定结果 主要通过工作环境测定而确定 工作物理环境包括的内容 有害物质 温度 湿度 噪音 粉尘 异味 污秽 放射 腐蚀等 其他因素 高空 野外 水下等特殊工作环境 4 2任职资格 任职资格任职资格是指与工作绩效高度相关的一系列人员特征 是对任职者应具有的个人特质要求 构建任职资格的主要方法基于逻辑推导的任职资格体系 基于定量化职位分析方法的任职资格推断 基于统计数据验证的任职资格体系 任职资格类型 显性 任职资格 隐性 任职资格 显性 任职资格 显性任职资格 是指完成工作所要具备的知识要求 显性任职资格内容 教育程度工作经验工作技能培训要求 隐性 任职资格 隐性任职资格是指完成工作所要具备的能力要求 确定职位能力要求的基础 来自于组织的整体能力模型和分层分类的能力体系建设 分层分类能力要素体系包括通用要素 共用要素 特殊要素 2 专业知识 1 教育程度 学历 4 专业能力 3 职业培训 资格证书 6 项目经验 5 工作经验 8 心理素质 7 身体素质 身心素质 工作经历 职业技能 理论知识 任职资格 什么样的任职资格最好 配置过程中 企业领导认为 英语水平是学生素质的重要部分 它直接体现了学生的水平和档次 选择英语好的应聘者总比差的要好一些 因此 在招聘与选拔的过程中 对英语的考察设置了相当大的权重 然而 在本单位的实际工作中 英语几乎没有任何用处 两三年后 所招聘的几名大学生纷纷考取研究生而离开了本单位 领导为此懊恼不已 难道我们做错了什么 我对他们不错呀 我们单位的盈利水平有限 我们已经提供能够支付的最高工资了 在离职面谈中 将要离开的这些员工说 虽然单位对我们不错 但是市场能够为我们提供更多的报酬 我们为什么不去呢 单位领导经过分析研究后 在以后的招聘选拔中采用了新的策略 依然对英语进行严格的考察 但是最后选拔的是在英语考察中成绩较差的几名应聘者 这几名应聘者都自称没有学习英语的细胞 其中一位竟然没有通过大学英语四级考试 看来考取研究生是不可能了 在我国 英语是考取研究生的必考科目之一 在以后的几年工作中 这次招聘的几名大学生工作都很努力 技术进步很快 成为适合企业的有用人才 从上面的案例中发现 领导在前后两次的招聘中 采用的任职资格不同 产生的效果也不同 那么 什么样的任职资格才是最好的 如何来确定任职资格呢 在许多有关任职资格的资料中 通常包括基本的任职资格和理想的任职资格两部分内容 这里主要是指理想的任职资格 因为理想的任职资格是选拔 最优 的标准 才是我们研究的重点 判断一个用于人员配置的任职资格的优劣 应该看其能为企业创造利润的多少 多则优 少则劣 因此 我们不仅要关注所能创造的价值 而且要关注所要花去的成本 不仅要关注 谁最能把本工作做好 而且要关注 谁最愿把本工作做好 只有能在实际的工作中为企业带来最大利润的的任职资格 才是最好的任职资格 如在上面的例子中 第一次招聘的员工很可能比第二次招聘的员工创造更多的价值 第一次招聘的员工所期望的满意薪酬要比第二次招聘的员工所期望的满意薪酬要高的多 所以 对单位来说 第二次招聘的员工能创造更多的利润 第二次所用的任职资格更好 获取工作信息 综合处理工作信息 撰写工作说明书 修正工作说明书 4 1 2 3 三 编写步骤 编写原则 对岗不对人 对事不对人 对当前不对未来 对职责不对待遇 四 原则与要求 1 3 清晰 简洁 2 4 规范 具体 编写要求 五 工作说明书的科学编制 获得最高管理层的支持 员工的参与和配合 清楚 简洁 明确 具体 建立动态更新制度 4 1 2 3 工作说明书的作用 对于管理者更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作 制定计划提供参考绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持 工作说明书的作用 对于人力资源专业人员为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘 培训等工作的基础岗位评价的前提 薪酬制定的基础绩效考核的依据 1 可以最大限度地实现劳动用工的科学配置 2 有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象 3 提高内部竞争活力 更好地发现和使用人才 4 是组织考核的依据 5 提高工作效率和工作质量 6 规范操作行为 7 减少违章行为和违章事故的发生 工作说明书的意义 小西是去年北京某高校人力资源管理专业的毕业生 刚来到XX宽带数字技术有限公司工作 一天 小西和HRD经理被叫到了公司会议室 管理顾问临时召见 对于小西来说 公司的一切才开始变得有点亲切 包括HRD经理 年过六旬 社会阅历颇丰 人格魅力很强的忻姨和将要给她们开会的管理顾问 刚刚留美归国的MBA MBA 小西 很高兴你的加盟 为了让你有机会展示自己的才能 我和忻姨决定由你来系统做一下公司每个岗位的工作分析 有什么困难可以提出 我们会尽量提供帮助 忻姨 我们公司已通过了国家ISO9001质量认证 你可以参照一下ISO体系文件 会有所启发 小西 感到事情并不那么简单 在犹豫后做出答复 好吧 我先试着去做 有问题随时请求你们的帮助 任务就这样下来了 对于小西来说 真的有点难度 我根本就不怎么了解公司情况啊 而且工作分析说起来简单 要做好恐怕不容易呀 公司背景介绍 XX宽带数字技术有限公司 以下简称XX公司 成立于1993年 是行内稍有名气的一家从事机顶盒研究开发的高新企业 公司员工虽然不到200人 但是组织结构安排得井井有条 从机顶盒的产品规划到研究开发再到生产最后走上数字电视的大市场 公司都配备了一套良好的人马班子 去年 在机顶盒行业并不十分景气的情况下 XX公司凭着独特的经营方式 强有力的人力资源后盾创下了年销售量6万台的佳绩 在行内遥遥领先 今年为了迎接更好的机遇更大的挑战 以管理顾问为首的公司领导班子决定进行深度改革 首先从组织架构着手 把市场部提到了新的高度 重整了原来的系统软件部 应用软件部 硬件部等 同时也引进了一批更专业的人才 小西就是基于此引进的 用总经理的话说 专业的人才 做专业的事 但是 由于组织架构的变动 有些岗位名称变了 有些部门名称变了 也有一些员工的部门隶属关系变了 部门主要职能变了 因此有些员工开始迷茫