企业建立健全内控体系“六步法”

1 企业建立健全内控体系企业建立健全内控体系 六步法六步法 第一步 内控组织搭建与人员培训第一步 内控组织搭建与人员培训 首先 组织保障是建立健全内控的首要条件 根据 基本 规范 的定义 内控是由企业董事会 监事会 经理层和全体 员工实施的 旨在实现控制目标的过程 只有有了全员参与 内控方能行之有效 明确了各机构在内控决策 执行以及监督 中的工作职责 构建内控体系最大的挑战是如何与生产经营相结合 将控 制无缝嵌入企业的生产 销售 管理等各环节的工作中 所以 除了成立专 兼职部门负责组织内控的建立与持续改进外 搭建 内控组织很重要的一环就是在各部门指定内控人员来负责本部 门的内控建立与落实 其次 内控建设要得到企业各层级员工的大力支持与配合 宣贯与培训是必不可少的 通过宣贯让各利益方了解内控的意 义 通过培训让内控人员理解和掌握内控的理念和方法论 在 企业内营造管控的氛围 为内控建设奠定基础 第二步 确定内控建设的目标与范围第二步 确定内控建设的目标与范围 2 内控涵盖企业的方方面面 是长期持续改进的过程 并非 是一蹴而就的 笔者建议 在初期主要围绕财务报告真实准确 的目标来构建内控体系 再逐步进化为全面风险内控体系 内控建设围绕公司层面 业务层面 信息系统层面三个层 面展开 企业根据自身的战略规划 经营目标 基本业务类型 组织架构 职责分工来确定内控体系的建设范围 公司层面建设以解读战略目标为起点 如某公司的战略目 标之一是 为把公司建设成长健康 业绩优良 回报理想的上市 公司而努力奋斗 相应的经营目标是 公司组建为上市公司 那么 公司治理 与 合规管理 就是公司层面重要事项 业务层面建设范围采用定量与定性相结合的方法来判断 定量方法从财务报告出发 确定重要性标准 如税前利润的 5 或 资产总额的 1 企业可以根据自身的情况调整 对超出此 标准的会计科目再辅以定性判断 如 是否存在较大的错误和 舞弊的可能性 是否具有较强经营风险 管理层是否关注 往 年审计是否有重大发现等 将所确定的重要会计科目映射到相 应的业务流程 如 收入 映射到 销售 成本 映射到 生产 与 采购 工程物资 与 在建工程 映射到 工程项目 再对 这些重要的流程进行梳理 确定内控建设的子流程 事项 3 信息系统层面建设包括系统开发与维护 访问与变更 数 据输入与输出 文件储存与保管 网络安全等方面的控制 第三步 风险评估第三步 风险评估 确定了重要的流程 事项后 要充分考虑对其目标的实现可 能造成不利影响的内外部因素 真正认识到这些风险 再根据 风险评估的结果设计经营管理的关键控制活动 从而将风险降 低到可控且可接受的范围内 可以说风险评估师内控建设的依 据 具体实施可由内控专 兼职部门牵头 组织相关专业人员 采用 调查问卷 头脑风暴 等方法来识别风险 并从风险发 生的 可能性 和 影响程度 两个维度来评价风险 对风险进行 排序 企业对不同水平的风险采取不同的态度和措施 从而将 主要精力放在可能产生重大风险的环节上 而不是关注企业管 理中的所有细小环节 第四步 设计关键控制活动第四步 设计关键控制活动 根据风险评估的结果设计关键控制活动是内控建设的核心 环节 建议推进方式如下 4 1 针对第二步中确定的重要流程 事项 分析企业内控 现状 确定现有控制点 描述现有的控制措施与方法 并相应 归集有关的规章制度 2 根据业务流程 事项中存在的风险 参照五部委的监 管要求与最佳实践 分析内控设计中的差异 确认现有的控制 环节与方法是否可以规避存在的各种风险 找出现有控制措施 中的缺陷与遗漏 设计整改方案 3 落实到相关部门 责任岗位 固化到内部控制手册中 4 补充完善相关制度 如某企业合同评审与审批流程中 现有的控制措施是企业财务部门和相关专业部门对其经济 技 术条款进行评审 报领导审批执行 对法律风险的控制缺失 针对这种状况 建议在合同评审时由总经办合同管理岗对法律 条款进行审核 出具专业意见后报领导审批 以流程和风险控 制矩阵形式固化在内控手册中 并相应修订 合同评审程序 及相关实施证据 合同评审表 需要注意的是 控制活动设计不仅包括业务层面的设计 也包括内部环境 信息与沟通 内部监督等公司层面以及信息 系统总体控制的设计 5 第五步 内控有效性测试第五步 内控有效性测试 在建立内控体系后 需要对内部控制运行的有效性进行测 试 1 企业在测试内控有效性时 可以采取多种方法 询问 观察 检查 重复执行或者是以上几种方法的组合 根据风险 的大小和某一内控程序消除风险的重要性 应该采取不同的测 试方法 这样可以节约测试的成本以达到最佳效果 2 选择进行测试的时间 为了确定截至财务年度日期间 的内控运行的有效性 测试程序应该在充分早的时间进行 并 且随着新的变化 在接近年底时 还要进行更多更新的测试 3 确定测试的程度 在确定内控测试的程度时 应该考 虑内控对实现企业目标的重要性 需要考虑的因素包括以下几 个方面 企业计划在何种程度上依赖某一控制的有效性 控制 例如 内部环境或信息系统总体控制 在何种程度上支 持其他控制的有效性 通常 管理层应该更广泛地执行程序以 评估这类控制的运行有效性 控制的执行是人工操作的还是 自动操作的 如果存在人工的监督或参与 管理层的评估程序 应该更加广泛 人工控制执行的频率 控制的复杂程度 以下方面是否存在变化 可能负面影响控制设计或运行有效 6 性的交易量或性质 控制设计 执行控制或业绩监控的关键人 员 企业在确定每个控制需要进行测试的项目数量时 需要运 用判断 总体上讲 要求至少应该执行和外部审计师通常进行 的测试量一致的测试 以支持其控制有效性的结论 4 针对测试结果进行补救 企业的内控经过测试之后 也许会是有效的 但有可能在某些方面还存在缺陷或没有考虑 到的地方 那么我们需要针对测试后的结果进行补救 对不完 善的地方再进行改进 这将是一个反复重复的过程 直到测试 结果令人满意为止 可以为管理层对保证内控有效性发表声明 作基础 第六步 内控体系的维护与更新第六步 内控体系的维护与更新 内控体系建设是一个动态过程 并不是一劳永逸的 在测 试整改阶段完成之后 只能说针对当前的情况 所建立的内控 体系是有效的 但外部环境和企业自身的情况是不断变化的 业务流程与风险也是在不断更新的 这就需要随时关注内部控 制体系建设 维护更新 以适应具体情况的变化 管理层每年 都需要出具自我评价报告 来证明企业内部控制运行的有效性 所以 为保证