时间管理学生用讲义ppt课件.ppt

二OO七年七月 反思 1 你在时间管理上面临着什么问题 2 加强时间管理能给你带来什么好处 授课目标 意识自己在时间管理上的问题树立良好的时间管理观念掌握有效做事的工具 时间管理的意识与视角 做正确的事 正确地做事 培训框架 1 时间管理的意识与视角 时间是什么 1 时间是 2 当以下事件的时间相冲突时 你会选择做哪一件事情 A 老板安排的会议B 必须完成的工作C 你和伴侣结婚十周年的纪念日D 最好的朋友急症入院F 大客户的宴请 为何会出现选择的差异 B 信念 事情应该是怎样的 V 价值观 我能拿到什么 R 规条 实现信念 拿到价值的安排 价值观在时间管理中的意义 每日行动 近期目标 远期目标 价值观 时间管理是管理什么 时间管理其实就是自我管理 你是否同意这样的说法 反思 你的人生目标是什么 你准备怎样度过今后三年时间 如果你知道自己会在六个月后被雷电击中 你会怎样度过这六个月的时间 进一步思考 分别对上述长 中 短三类目标按重要程度排序 你现在每天的时间安排与目标的重要程度是否一致 按照你现在的工作或生活方式 是否能够实现你的目标呢 时间管理的第一个任务 记录并诊断自己的时间 练习 你昨天做了什么 回忆你昨天24小时是如何渡过的 1 主要做的事及用时2 有多少是有计划的 3 有多少时段记不起做什么 4 超时 浪费多少 总和 各项 5 时间利用率是多少 即工作用时之和 法定工作时数 时间管理的第二任务 诊断自己的时间管理风格 你了解自己的时间管理风格吗 1 你每天都随身携带日历上下班吗 2 你会复印每份你签字的文件吗 3 你的车上或提包里会带地图吗 4 在你家里有一个固定的地方放钥匙吗 5 你会把大多数产品的维修手册放在你随时都能很快找得到的地方吗 6 你的电话旁边放着写字的纸笔吗 7 如果你生病了 是否能找到合适的人有效地替代你的工作 8 如果你房间的照明灯坏了 是否可以在家里找到可以替换的灯炮 9 你去看病或办事时 是否会随手携带一些材料或文件在等待时处理 10 你会尽量在接到电话的24小时内给予答复吗 小结 时间管理是最重要的 最难的时间对每个人都是公平分配的时间对每个人都是有限的资源时间观体现了你的价值观 时间管理即自我管理时间管理伴随你一生 2 在有限的时间内做正确的事 你通常如何安排时间 1 完成自己的本职工作任务2 参加工作 管理例会3 检查工作进度4 与其他部门进行工作沟通5 与员工 同事谈心6 处理急等回复的电话7 自身业务的学习提高8 为向经理 老板汇报工作 做准备 9 处理随机发生的重要事10 处理随机发生的一些急事11 回复一般联络性电话12 考虑本部门 本人较长期的改进方案 建议13 许许多多的应酬14 给员工 同事做业务培训 提供帮助15 经常性的询问 批准 协调16 外出休假 陶冶身心 和家人在一起 你通常如何安排时间 对上述事情如何分配你的时间 I 首先做完成I再做完成I II再做Iv 完成I II III再做 如无剩余时间 则放弃 你如何评价其重要性 I 最重要重要比较重要不重要最不重要 什么是你时间的杀手 时间管理矩阵 重要 不重要 紧急 不紧急 危机 紧急的问题 限期的任务 会议 限期的准备事项 I 干扰 一些来电 信件 报告的处理 许多急事 许多需应付的活动安排 III 准备 预防工作 团队建设价值观的澄清 计划 关系的建立真正的休闲充电II 琐碎的工作一些不重要的电话浪费时间的事 逃避性 活动无关紧要的信IV 时间管理的原则 1 永远应先做最重要的事最大的 危险 是总是让紧急的事挤掉做重要事的时间 问题是要知道什么是重要的事 如何判断事情的重要性 影响的范围 影响的强度 影响的时间长度 时间分配 重要 不重要 紧急 不紧急 高度优先象限I 快简象限III 计划象限II 垃圾象限IV 时间管理的原则 2 帕雷托80 20法则 20 的工作占整个工作80 的价值集中80 的精力做此20 的工作投入20 的精力做另外80 的工作 避免平均分配时间和精力 如何做 列出要做的工作按价值 重要性对工作分类 分配时间与精力 一般做法vs80 20 一般做法接听所有电话出席所有会议听取所有建议阅读所有文件会见所有客户每天要做完所有的事结果 忙碌 按80 20原则 结果 案例 市场部的 取舍 市场部提议对公司现有产品进行改型 考虑涉及到追加投资 公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有关市场需求方面有影响力的演示 为完成好任务 市场部认为要做的事包括 做个较为广泛的市场问卷调查 与主要客户座谈 针对性的收集竞争对手最新信息 从研发和生产部门提炼本公司在此方面的竞争优势 对调查及座谈结果进行分析 确定演示内容并制作幻灯片 利用创意的手段创造最佳演示效果以增强影响力 但市场部经理在估算人力及时间之后 发现市场部根本无法在股东会前完成上述所有的事 但在股东会上做好演示是要保证的 为实现此目的你如何对这些事的重要性排序 如果由于时间有限最终有三件事不能做 你会舍弃哪些 工作ABCA 在特定阶段的头等 主要工作B 围绕A的 增强 指导性的工作C 其它次相关 具体 零散 的事 时间管理的原则 3 避免 事事都想做完 学会取舍 如何做 将工作分为三类 A 必须做 土建工程 B 应该做 配套工程 C 可以做 装修工程 什么事可能属于 C 类 做 与 不做 不影响工作实质 做 带来的的结果比由于 做 带来的对其它事的影响要小 e g 做C而减少做B的时间 下属做与自己做差别不大为满足最后期限而必须 牺牲 的事 时间管理的原则 4 第一次就把事情做对 DoItRightTheFirstTime 管理学家克劳士比 小结 做正确 你应做 的事 3 在有限的时间内正确地做事 时间管理的方法 1 时间日志 记录或计划一天中做的每一件事 以及每件事用的时间 分类 简单时间日志 格式化的时间日志利弊分析 利 弊 格式化的时间日志 例 日期 第页 时间管理的方法 2 目录法或报事贴法帮助制定周计划或日计划 并确定优先次序步骤第一步 写下你要做的所有事情 列成一份目录第二步 决定你处理目录上各项任务的先后次序第三步 决定你在每项任务上花多少时间 日计划 营销经理 检查展览会布展工作 30分 打电话给5个潜在经销商 每个10 15分 访问客户A 约好下午2点 会议60分 路程20分 访问客户B 约好下午3点30分 会议约60分 做汇报 前 准备向总经理汇报 订好上午10点 30分 阅读 处理email需要的内部电话反馈x y z 每个约5分钟 思考 起草下次宣传活动文案 本周内完成 你会怎样安排这一天的时间 时间管理的方法 3 制订可操作性的计划帮助你获得清楚的想法 确保先做最重要的事帮助你拒绝干扰 有效控制时间帮助你知道哪里是关键环节 哪里可以在执行适当灵活 计划的五个步骤 明确目标和交付结果 SMART 确定里程碑工作分解 确定一系列可量化的任务 完成每项任务的所需时间 分配管理的任务 职责制定行动时间表 留出处理不可预计事务的时间 什么是里程碑 例 里程碑的作用 使目标定义细化 一项工作划分阶段 描述项目完成之前必须经过的不同的 相关联的阶段为检查计划实施过程的进度提供依据 练习 建立里程碑 新办公室能容纳15名员工工作需要购买5台新电脑和一台复印机确定里程碑是什么 准备工作包括什么阶段 估算达到各里程碑所需的时间 估算整个迁址工作所需的时间 练习参考 里程碑 B类工作 C类工作 B类工作 C类工作 A类工作 一天中的典型能量周期MarionE Haynes 8 00am中午5 00pm 100 0 尽可能在脑力高峰时做重要的事 日计划的制定原则 把待做事情表与目标对应 分清主次保证第一时间做优先的工作使时间增效 考虑个人精力能量变化周期 考虑他人精力能量变化周期包括每件事的完成状况头天下班时拟定次日计划 提高做事效率的简易方法 每做一件事前 问自己五个问题 能不能取消它 能不能把它与其它事合并起来做 能不能用更简便的方法做 取代它