办公软件高级应用(office).ppt

办公软件高级应用 目的 进行课前准备工作 点名 排座位等 了解课程目标 复习Word Excel基本操作技能 重点 课程目标 Word Excel基本操作技能课时 1课时 MLC是什么 MLC MicrosoftAuthorizedWindowsLearningCenter 微软授权视窗应用学习中心 它是微软在中国推出的全新培训认证体系 是符合国际标准 全国统一的实际操作认证培训及考试 是权威的培训认证系统 一旦拥有MLC证书 就代表了学员掌握了实用且符合企业实际需求的软件应用能力 MLC六门考试科目分别为 WindowsXP Word2002 Excel2002 PowerPoint2002 FrontPage2002和Office整合 课程目标 全面掌握OFFICE应用软件的操作技能 解决日常职业办公中的实际问题 以满足现代化办公的实际需求 通过取自实际工作的实例讲解 学习比较深入的 高级的排版功能 学习高效的数据处理 统计和分析技能 复习巩固计算机应用基础知识 要求录入速度达到每分钟60 80字 注意 因本门课程无固定教材 教师参考多本教材进行授课 要求学生必须记笔记 WORD部分 第一章事务文书 无论是机关单位 还是企事业单位在处理日常事务时 都离不开事务文书的写作 本章知识点 新建 编辑文档手动设置字符和段落格式应用格式刷快速格式化文档在文档中插入制表符利用自选图形和艺术字制作图章页面设置与打印文档 目的 通过完成常见的事务文书实例的写作 掌握相关的知识点 重点 基本排版知识 利用自选图形和艺术字制作图章 课时 2课时 实例一招聘启事 由于公司近来业务较好 在未来两三年中将呈现良好的发展趋势 所以公司决定招兵买马 请你设计制作一份招聘启事 制作要求 见样式 招聘启事 doc 参照招聘启事文字素材 doc的内容键入文字 并以 招聘启事 为名保存文件 将 千和贸易有限责任公司 公司简介 应聘方式 等内容进行设置 华文细黑 小三号 文字填充灰色 15 的底纹 为文字 公司简介 应聘方式 设置字符加宽5磅 为段落 北京中汇生物 售后服务 设置首行缩进2字符 1 5倍行距 为节约页面空间 将招聘职位文字区域分为栏宽相等的两栏 间距2 02字符 将最后四段文字居中 并为这些段落设置底纹 图案样式为 浅色下斜线 颜色为 冰蓝 插入图片 背景图片 pig 作背景 插入艺术字 公司招聘 艺术字形状为 细上弯弧 实例二企业成立公告 在批量打印一些公文时 为了使它显得更加正规 同时提高工作效率 我们可以在落款处连同单位的公章一起打印 利用绘图工具栏可以轻松完成这个任务 制作图章 讲解制作方法 插入圆 按住Shift 插入五角星 按住Shift 插入艺术字 选择形状 可设字符间距图形组合 见样式 图章 目的 通过完成常见的事务文书实例的写作 掌握相关的知识点 重点 格式刷的使用 制表符的使用难点 制表符的使用课时 2课时 1课时 实例三行政考核通报 使用格式刷快速设置文字格式 打开 素材行政考核通报 doc 将标题文字设为 黑体 小二号 为了突出通报中的收文单位将文字 公司各部门 设置为黑体 小三号 再使用格式刷将同样的格式应用到文字 特此通报 提示 在设置 招聘启事 中的小标题时用这种方法可提高效率 使用格式刷快速设置段落格式 设置段落 现将 公布于下 中的文字字体为 华文细黑 四号 段落格式为 首行缩进2字符 行距为 1 5倍行距 选中该段落 双击 格式刷 按钮 将格式应用于所有其它段落 制表符 在垂直标尺与水平标尺交叉的地方有一个图标按钮称 制表符 它的功用是指定文本输入的起始位置 制表符种类 左对齐式制表符居中式制表符右对齐式制表符小数对齐式制表符 以小数点位置对齐输入的数字 没有小数的 以最后一个数字对齐 竖线对齐式制表符 以竖线间隔输入的文本 制表符的使用 插入制表符CTRL Tab键 例在 特此通报 文字前插入一个制表符 先选择制表符的类型 然后在标尺上单击一下 标尺上就会出现制表符符号 格式 制表位 命令 移动制表符 先选择要移动制表位的段落 再在水平标尺上移动制表符删除制表符 只需要将它拖动出标尺范围即可 可以在输入文本前 先设置好制表符的位置 再利用Tab键跳至下一个制表符继续输入文本 例 制作课程表 先完成表格式内容再转换成表格 用制表键整齐排列列表 问题 由于外文及符号存在不等宽特性 字符 1 占用空间相对于 0 较窄 而所有空格却是等宽的 在制作表格式文章时 因大量的手工 空格 而出现版面混乱的现象 见 素材日程表 解决方法 少使用 空格 键 尽量以 Tab 键代替 例 素材日程表 doc 先选中所有内容 左对齐 10 20 30刻度 用制表符控制落款段落 打开 素材行政考核通报 doc 选中落款段落 选择居中式制表符 在水平标尺刻度 32 位置单击 插入了一个居中式制表符 将光标置于落款的第一行的行首 单击 Tab 键使该行文字在对应的位置居中对齐 以同样方法将落款的第二行进行相同设置 课堂练习 按样式完成行政考核通报 doc中的落款部分按样式完成日程表 doc 第二章谈判文书 本章知识点 自定义项目符号和编号应用拼写和语法检查自定义自动图文集词条在文档中插入页码和行号利用向导快速生成文档 目的 通过完成常见的谈判文书实例的写作 掌握相关的知识点 重点 自定义项目符号和编号 课时 2课时 1课时 实例一采购谈判文书 添加项目符号和编号 在键入文本的同时自动创建键入 1 开始一个编号列表或键入 星号 开始一个项目符号列表 然后按空格键或Tab键 键入所需的任意文本按Enter键添加一个列表项在文本的原有行中添加例 采购谈判 doc 自定义项目符号和编号 在 项目符号和编号 对话框中单击 自定义 按钮 例 采购谈判 doc 在 自定义编号 项目符号 列表 对话框中设置 课堂练习 在文档素材采购谈判 doc中按样式完成采购谈判 doc的设置 目的 通过完成常见的谈判文书实例的写作 掌握相关的知识点 重点 创建自动图文集 页码和行号 使用向导创建文档 课时 2课时 1课时 自动拼写和语法检查 功能让用户在键入文字的同时进行自动检查或完成内容输入后集中进行拼写和语法检查 在出错的文字下方出现红色或绿色的波浪线设置执行 工具 选项 命令 在对话框中单击 拼写和语法检查 标签 选择 键入时检查拼写 和 键入时检查语法 复选框 示例 输入 作出了一个决定 实例二意向性谈判文书 创建自动图文集词条 在 意向性谈判 doc 中选中将要创建为自动图文集词条的文字段 STV 6580型超薄型吸入式DVD执行 工具 自动更正 命令在对话框中单击 自动图文集 标签 选择 显示 记忆性键入 建议 复选框单击 添加 按钮 插入自动图文集词条 执行 插入 自动图文集 命令 页码和行号 执行 插入 页码 命令 在 页码 对话框中设置 还可在对话框中单击 格式 按钮进行更多设置 先选择要添加行号的段落 执行 文件 页面设置 在对话框中单击 版式 标签 再单击 行号 按钮 在 行号 对话框中设置 编号方式 在 页面设置 对话框中设置 应用于 页码和行号 实例三谈判备忘录 使用向导创建文档 执行 文件 新建 命令 单击 备忘录 选项卡标签 从列表中选择 备忘录向导 模板 单击 确定 在打开的 备忘录向导 对话框中一步步进行设置 第二章经济合同 合同 又称为 协议 它是一种常见的应用文本 当这种应用文本用于经济领域时 习惯称之为 经济合同 本章知识点 样式的基础知识应用内置样式格式化文档新建 修改 重命名和删除样式查找和替换样式在模板和文档间复制样式为文档添加文字水印设置打开文档权限密码 目的 在认识 样式 功能的基础上 学习创建和使用 样式 功能 达到快速 规范化处理文章格式的要求 重点 样式的基本概念 样式的创建和应用 查找和替换样式 课时 1课时 2课时 2课时 实例一劳动合同 主要用于用工单位与受雇人员明确规定双方权利和义务 实行责 权 利相结合 双方共同遵守的合同文书 问题 以前 我们在对文档排版时 都是手动设置所有格式 如字体 段落 制表位 边框等都是依次进行设置 而设置的结果也只作用于当前文档 当n个文档都要求有统一的格式设置时 就得重复这样的操作n次 解决方法 有了样式 这种工作就不需要重复进行 只需要将格式操作创建为样式 对于有相同格式的文本块或段落直接应用样式就行了 样式 定义 样式 就是应用于文档中的一系列格式设置操作的集合 当应用样式时 系统会自动完成该样式中所包含的所有格式的设置工作 大大提高排版的工作效率 用户可根据需要自定义上述类型的样式 同时Word还提供了多种内建样式 例 劳动合同 doc 样式的类型段落样式 用于控制段落外观的所有方面 如文本对齐 制表位 行间距和边框等 也可能包括字符格式 字符样式 影响字符内选定文字的外观 如文字的字体 字号 加粗及倾斜格式 表格样式 为表格的边框 阴影 对齐方式和字体提供一致的外观 列表样式 为列表应用相似的对齐方式 编号或项目符号字符以及字体 套用内建样式 选中要套用样式的段落 单击 格式 样式 命令 在打开的 样式 对话框中选择某种样式 单击 应用 按钮 为所选内容应用内建样式 注 列表 框中选择 所有样式 例 依次在劳动合同 草样 doc中选择以一 二 三等大写编号的段落 为这些内容应用内建样式 标题2 注 Word2002可按住Ctrl键同时选中这些段落 新建样式 单击 格式 样式 命令 在打开的样式对话框中单击 新建 按钮 在打开的 新建样式 对话框中进行设置在名称框中输入新样式的名称 例如输入 文件标题 打开 样式类型 下拉列表选择 段落 基准样式 和 后续段落样式 都设为 正文 新建样式 单击 格式 下拉按钮进行对应的格式设置例如字体 黑体 加粗 初号 字符间距为加宽 5磅段落 对齐方式设为 居中 单击 确定 选中 劳动合同 段落 单击应用 文件标题 样式 课堂练习 打开劳动合同 草样 doc 完成 文件标题 样式的新建和应用 在 编号 前键入空格 将它移动到文档的右上方 参照劳动合同 doc键入一些空行并在 签订日期 年 月 日 后面键入空行 将以后的内容移动到第2页中 新建样式并命名为 封面正文 样式类型选择 字符 基准样式 自动选择 默认段落字体 格式区域中设置字体为华文宋体 四号 加粗应用于 甲方 乙方 文字其余格式参照劳动合同 doc 快速套用样式 快捷键法 为样式指定快捷键 新建 条款编号 样式 加粗 阳文 设置样式类型为字符 继续在新建样式对话框中单击 快捷键 按钮 在打开的 自定义键盘 对话框中进行设置 命令 列表框中显示 条款编号 单击 请按新快捷键 按下需要指定的快捷键 Ctrl 1 从 将更改保存在 列表中选择 劳动合同 不影响Normal模板 单击 指定 然后 关闭 退出对话框 指定快捷键后 只需选定要应用样式的文字或段落 然后按下相应的快捷键 快速套用样式 删除 在样式对话框中选中某样式 执行 更改 快捷键 操作 在自定义键盘对话框中选中要删除快捷键 单击 删除 格式刷法略 实例二产品购销合同 查看样式 格式 样式 在样式对话框的 列表 中所有样式 a代表字符样式 回车符代表段落样式 用户的定义样式正在使用的样式 隐去了该文档中并未使用的样式 选中某样式 查看 说明 示例 产品购销合同 草样 修改样式 在样式对话框中单击 更改 按钮 在 更改 样式对话框中进行修改 示例 打开产品购销合同 草样 选择 项目标题1 更改名称 加 基准样式 标题7 格式中的字体 华文宋体 四号 格式中的段落 特殊格式 无 行距 1 33倍 大纲级别对应基准样式为7级 查找和替换样式 查找和替换功能 可以查找文字 还可查找段落标记 分页符 列表符等各种特殊标记 以及查找和替换样式 练习 替换 doc 查找替换特殊标记 查找和替换样式 练习 打开产品购销合同 草样 先将 标题 第一条 第十二条 应用样式标题8 查找样式 标题8 将其替换为样式 项目标题1 注 应用段落样式时 一定要选中文字后面的段落标记 重命名和删除样式 删除样式在样式对话框中选中要删除的样式 例在 产品购销合同 中删除样式 合同标题 单击 删除 按钮 先单击 否 观察样式 标题1 标题8 能删除吗 重命名和删除样式 在样式对话框中单击 管理器 按钮 利用 重命名 删除 按钮进行设置 实例三技术转让协议 应用其他文档中的样式 打开 技术转让协议 草稿 打开 样式 对话框 单击 管理器 按钮 在 管理器 对话框中 单击右侧的 关闭文件 再单击 打开文件 打开 劳动合同 doc 可将该文档中的样式复制到文档 技术转让协议 草稿 中 注 复制到文档 技术转让协议 草稿 中的样式可以进行修改 不会影响到原 劳动合同 doc 中的样式 为文档添加文字水印 单击 格式 背景 水印 命令 在打开的 水印 对话框中进行设置文本可在列表中选择也可自行输入选择字体选择颜色选择输出的效果 斜线或水平若要删除只需单击 删除 按钮 设置权限操作密码 工具 选项 保存 Word2002中的设置 第3章信函 模板是提高工作效率的一个重要途径 本章在上一章样式的基础上 介绍模板的概念及相关操作 本章知识点 模板的概述创建模板文件在页眉中插入图片设置文档图片水印背景修改自定义模板在模板中插入提示域 目的 了解模板的相关概念 掌握模板文件的创建及修改 重点 模板文件的创建 课时1 2 2 实例一统一商务信函格式 问题 实现文体风格的规范化 统一化 是公务文章的基本要素 信函是日常办公中应用最广泛的文体 如何创建有统一格式的美观的信函呢 解决方法 利用模板 模板的作用 保证同一类文体风格的规范化 统一化 使用模板能够在生成新文档的同时包含特定文字 格式 用户自定义工具栏 宏以及其他元素 又快又好地建立新文档 避免从头编辑和设置文档格式 模板的定义和要素 凡可以通过填空方式制作的文稿 统称 模板 模板文件的两个基本特征一是文件中包含某类文件的固定内容 例如抬头和落款部分 二是包含此类文件体中必须使用的样式列表用模板文件制作的文档特点 文体风格一致 文章内容各异 模板是一个特殊文件 每一类公文原则上应该保存为一个独立的 模板 文件 其文件名通常使用此类公文的名称 如命令 通知 合同等 文件的类型为 dot 自动生成 模板文件的保存位置 默认 C ProgramFiles MicrosoftOffice Template 制作信头信尾 一 单击 视图 页眉和页脚 在页眉中输入文字 俊杰广告有限公司 回车后再输入 您值得信赖的朋友 文字设为 华文楷体 四号 空心 左对齐 在页眉处插入图片 素材文件 328 gif 环绕方式设为 浮于文字上方 再在页眉中插入公司的logo标志 设置图形高度为80 浮于文字上方 制作信头信尾 二 在页眉虚线框下方绘制一直线 3磅双实线利用垂直标尺 下移页眉区域 向下拖动页眉的上边距 在页脚区输入以下内容 TEL 左 FAX 中 ADD 北京市 街 号 右 在页脚区文字上方给制一条直线 1 5磅 注 原有的一条线通过选中文字将段落边框设为无删除 设置信纸背景 插入 图片 素材文件夹中的背景图片 gif 并设置为水印效果 保存为商务信函背景 注 上面的方法只能给正文区域添加背景 在Word2002中利用 格式 主题 可为整个页面添加背景 创建为信函模板 信函通常包含标题 称呼 结束敬语和署名等 而这些内容的格式基本又都是固定的 如果将这些较为固定的内容添加到模板中 以后创建此类文档时 就会非常省事 创建方法 在文档正文区域输入文字内容 具体见邀请函文字内容 doc新建样式 信函标题 类型 段落 样式基于 标题1 后续段落样式 信函标题 华文中宋 初号 加粗 加宽5磅 居中对 称呼 样式进行修改 样式基于 正文 信函正文 后续段落样式 正文 信函正文 华文中宋 小三 加粗 对 正文 样式进行修改 正文 信函正文 华文中宋 小四 1 5倍行距选中文本 邀请函 应用样式 信函标题 选中称呼语 尊敬的 应用样式 称呼 选中其余文字 应用样式 正文 信函正文 设置好后将其保存为模板 单击 文件 另存为 保存类型 文档模板 保存在 Templates 目录下 文件名 商务信函模板 注 Templates 目录为系统指定的专门存放模板文件的目录 为方便应用 应当尽可能保存在此位置 C DocumentsandSettings Administrator ApplicationData Microsoft Templates 实例二会议邀请函 利用模板生成会议邀请函 单击 文件 新建 在 常用 选项卡中选中模板 商务信函模板 在 新建 区域选择 文档 按钮 再单击 确定 参照 会议邀请函 中的文字将模板中的 替换为具体内容 再输入正文部分的内容 在标题 邀请函 的上方添加会议的名称作为副标题 输入的文字会自动套用样式 正文 信函正文 新建样式名称为 副标题 类型为 段落 样式基于 正文 信函正文 后续段落样式为 正文 信函正文 字体 黑体 小二号 居中显示将副标题文字 应用样式 副标题 文件 另存为文件名 会议邀请函类型 Word文档单击 保存 在提示对话框中选择 是 修改模板 单击 文件 新建 在 常用 选项卡中选中模板 商务信函模板 在 新建 区域选择 模板 按钮 再单击 确定 可基于某个模板创建另一个模板 新建样式名称为 副标题 类型为 段落 样式基于 正文 信函正文 后续段落样式为 正文 信函正文 字体 黑体 小二号 居中显示在邀请函的上一行中输入 请在此处输入信函的副标题 再应用样式 副标题 还可根据需要对其它元素进行修改 修改完后保存模板 创建为带提示域的模板 为方便其它人使用模板 就需要制作内容提示域 方法 在Word2003版本中的设置 基于模板 商务信函模板 创建 模板1 选中 正文内容 单击 插入 域 命令 在对话框中进行如下设置 类别为 文档自动化 域名选择 MacroButton 显示文字文本框中输入 请输入正文内容 宏名选择 Do 第7章商业企业方案 本章知识点 绘制自选图型自选图形的分布与对齐设置自选图形的填充效果组合自选图形设置自选图形的阴影和三维效果制作图文并茂的促销海报 目的 掌握自选图形的绘制与设置 自选图形的组合 分布与对齐 重点 自选图形的绘制与设置 自选图形的组合 分布与对齐 课时 2课时 绘制自选图形及设置 单击 绘图 工具栏上的 自选图形 当指针变为 十 字形时 拖曳鼠标绘制 为图形添加文字 选中自选图形 右击鼠标 从弹出的菜单中选择 添加文字 改变文字方向 单击图形中的文字 右击鼠标 从弹出的菜单中选择 文字方向 设置图形的叠放次序双击图形 打开 设置自选图形格式 对话框 可设置大小 版式 颜色和线条 设置填充效果 选择 设置自选图形格式 在对话框中单击 颜色与线条 在 填充 区域中单击 颜色 下拉列表 选择 填充效果 命令 图形的分布与对齐 按住Shift键 同时选中几个图形 单击绘图工具栏上的 绘图 对齐或分布 横向分布 单击绘图工具栏上的 绘图 对齐或分布 顶端对齐 组合与取消组合 按住Shift键 依次单击选中所有自选图形 右击鼠标 从弹出的菜单中选择 组合 组合 取消组合 练习 打开 企业形象宣传策划 草案 doc 参照 企业形象宣传策划 doc 完成文档中的内部刊物建立示意图 外部宣传架构图 宣传途径示意图等 目的 掌握自选图形的阴影效果和三维效果的设置 重点 自选图形的阴影效果和三维效果的设置 课时 2课时 实例二新产品上市策划方案 设置自选图形的阴影效果 选中要设置的自选图形 单击绘图工具栏上的 阴影样式 按钮 选择一种样式进行设置 单击 阴影设置 打开 阴影设置 工具栏 可快速设置或取消阴影效果 设置阴影位置以及阴影颜色 在设置阴影颜色时可设置 半透明阴影 效果 练习 打开 新产品上市策划案 草案 doc 参照样文 新产品上市策划案 doc 完成前2个图的设置 设置自选图形的三维效果 选中要设置的自选图形 单击绘图工具栏上的 三维效果 按钮 选择一种样式进行设置 单击 三维设置 打开 三维设置 工具栏 可快速设置或取消三维效果 还可以快速更改三维样式的角度 深度 方向 照明角度 表面效果及三维颜色 练习 打开 新产品上市策划案 草案 doc 参照样文 新产品上市策划案 doc 完成第3个图的三维效果设置 自己动手为最后一个图形添加三维效果 注意 可以单独添加阴影或三维效果 但不能同时添加两者 目的 掌握图文并茂的电脑节促销宣传海报的制作 重点 文本框的使用 艺术字 自选图形的应用 课时 2课时 练习 参照 宣传海报样文 doc 完成电脑节促销宣传海报的制作 完成排版练习1中的第1个版面 第8章商务礼仪文书 本章知识点 插入图片和艺术字图片和艺术字的格式设置 目的 掌握商务电子贺卡的制作 重点 文本框的使用 艺术字 图片的应用 课时 2课时 实例一制作商务电子贺卡 在当今这个电子商务时代 无论是对于商业伙伴 还是关系客户 或者公司的雇员 在节假日或一些特殊的日子里都需要表达问候或祝福 利用Word便可以自己动手制作一份特别的祝福 练习 参照 商务贺卡样文 doc 完成电子商务贺卡的制作 完成排版练习1中的第2个版面 第9章商业计划书 本章知识点 创建和编辑表格设置表格格式拆分与合并单元格设置表格属性按照内容排序表格标题行重复拆分表格表格与文本的相互转换 目的 掌握表格的创建和编辑 表格属性的设置 单元格的拆分与合并 重点 表格的创建和编辑 单元格的拆分与合并 课时 2课时 实例一年度销售计划表 创建表格的方法编辑表格选定表格选定行 列 单元格插入行 列 单元格删除行 列 单元格表格属性的设置 练习一 新建样式 表格标题 华文宋体 三号 加粗 带下划线并居中样式类型为 段落 样式基于 正文 参照 年度销售计划样表 doc 创建 年度销售计划表 将表格标题应用样式 表格标题 行高设为1厘米 列宽自行调整填充底纹 实例二销售收款计划表 单元格的拆分与合并平均分布各行平均分布各列 可将边框线重新对齐 练习二 参照 销售收款计划表原始样表 doc 创建表格插入一个21列 15行的表格添加表格标题 销售收款计划表 并设置字体为 黑体 小三 加粗 加下划线 居中对齐参照 销售收款计划表样表 doc 完成对表格的编辑 制作较为复杂的表格 拆分和合并单元格添加底纹 目的 掌握表格内容排序 标题行重复 拆分表格 表格与文本的转换 显示与隐藏表格虚框 重点 表格内容排序 标题行重复 拆分表格 表格与文本的转换 课时 1课时 实例三部门月度费用申报单 表格内容排序注 若表格中含有合并单元格就不能执行排序操作 标题行重复当表格中的行较多 需要显示多个页面 利用 标题行重复 命令可在续页中自动生成标题行 方便查阅表格内容 选中标题行 单击 表格 标题行重复 命令 拆分表格表格 拆分表格表格与文本的转换表格 转换显示与隐藏表格虚框 不要添加表格线 表格 隐藏虚框 练习 打开 各部门月度费用申报单 doc 完成表格内容的排序主关键字为 广告费 次要关键字为 交通费 第三关键字为 采购费 所有排序方式为 降序 为第二页自动添加标题行将表格虚框隐藏 第10章统计表格 本章知识点 自动套用表格格式绘制复杂的斜线表头Word单元格自动填充编号设置表格中的数值按小数点对齐利用公式计算合计值和平均值插入图表对象公式编辑器安装及应用 目的 掌握表格的自动套用格式 绘制斜线表头 单元格自动填充编号 表格中的数值按小数点对齐 重点 绘制斜线表头 单元格自动填充编号 表格中的数值按小数点对齐 课时 2课时 实例一生产产量统计 自动套用表格格式在表格任意处单击 再单击 表格 表格自动套用格式 命令 练习一 打开文档 生产产量统计 原稿 doc 将表格自动套用格式 立体型3 实例二制作员工工资表 表头 是指表格中左上角的第一个单元格 绘制斜线表头 将表头的单元格调整到足够大 单击 表格 绘制斜线表头 命令 选择样式 输入标题 系统默认字体大小为 五号 若标题文字较多 可尽量减小字体大小 单击 确定 不必理会弹出的提示框 单击选中表头对象 取消组合 选中直线进行调整 大小 旋转 位置等 调整文本框的分布位置 按住Shift同时选中所有对象 进行重新组合 Word单元格自动填充编号 选择需要连续编号的所有单元格 单击 格式 项目符号和编号 命令 在编号选项卡中选中一种最接近的编号样式 单击 自定义 按钮 在对话框中进行修改设置 单击 确定 设置表格中的数值按小数点对齐 单击选中需要进行对齐设置的单元格 单击菜单栏上的 格式 制表位 命令 在 制表位位置 文本框中输入值 4字符 在 对齐方式 选择 小数点对齐 设置 前导符 为 无 最后单击 设置 按钮 单击 确定 练习二 打开 员工工资表 格式 doc 参照 员工工资表样表 完成绘制斜线表头的操作 利用 自动填充编号 完成第一列数据的填充 输入 基本工资 列的数值 采用常规的左对齐 输入 奖金 列的数值 采用 小数点对齐 目的 掌握利用公式计算合计值和平均值 插入图表对象 重点 计算合计值和平均值 课时 2课时 实例三一季度产品销售统计 Word表格的编号 与Excel中类似 常规表格中的第一列为A1 A2 A3 第二列为B1 B2 B3 域 域 指示Word在文档中实现特定功能的一段代码 例如自动插入文字 图形 页码 创建数学公式等 用数学公式计算数值 可用 表格 菜单中的 公式 命令在表格或常规文本中插入 Formula 域 系统设置了显示域底纹 所以计算的结果值带有灰色 计算合计值和平均值 利用 表格 公式 命令 可设置数据格式 求和 sum left sum above sum B2 B4 求平均 Average left Average above Average B2 E2 利用自动求和按钮 无法对所得结果设置数据格式 单击 表格和边框 工具栏上的 自动求和 命令按钮 可以自动对单元格上方的单元格中的数据求和 更新域 当单元格中的数据发生变化时 可单击 更新域 命令 右击鼠标 对计算结果进行更新 练习一 在文档 一季度产品销售统计 doc 中利用公式完成各项合计和平均值的计算 将华南地区一月份的销售量数据修改为1600 并对受到影响的合计和平均值进行更新 插入图表对象 选中数据区域 单击 插入 图片 图表 右击图表对象 选择 图表对象 编辑 命令 图表四周出现虚框 对图表中的对象进行格式设置 填充图表区 背景墙 单击图表对象 右击鼠标 选择 题注 命令 插入题注 默认 并输入图表的名称 练习二 在文档 一季度产品销售统计 中选择A1 E4区域绘制图表对象 图表类型为 三维簇状柱形图 图表区域填充 茵茵绿野 斜下背景墙选择 自动 填充颜色添加题注 图表一 并输入图表名称 一季度各地区销售比较 目的 掌握公式编辑器的安装及应用 重点 公式编辑器的应用 课时 1课时 公式编辑器安装及应用 安装公式编辑器单击 工具 自定义 命令 在对话框中选择 命令 标签 单击 插入 选项 在命令列表中将 公式编辑器 命令拖到工具栏中 单击应用该命令 无法用时 可利用office2000安装盘进行安装 编排公式 执行 插入 对象 命令 从 新建 选项卡下面的 对象类型 列表中选择 Microsoft公式3 0 单击确定 即可打开 公式编辑器 在 公式 工具栏中有两行工具按钮 上面一栏为编辑公式时所需要插入的公式符号 下面一栏为编辑公式时要使用的运算模板 只要在公式编辑区输入公式内容 同时套用模板和插入公式符号就可以进行公式编辑 输入内容要注意当前光标的层次 例 在Word中输入积分 练习三 参照文档 公式的输入 完成公式的编排 第11章招标投标书 本章知识点 应用内置样式生成文档结构利用样式自动生成目录页为文档添加页码利用自选图形创建平面示意图利用文档结构图快速定位文档在同一文档实现两种页面方向 目的 掌握应用内置样式生成文档结构 自动生成目录页 为文档添加页码 利用自选图形创建平面示意图 重点 应用内置样式生成文档结构 自动生成目录页 为文档添加页码 难点 应用内置样式生成文档结构 自动生成目录页 课时数 2课时 实例一公开招标书 应用内置样式生成文档结构 打开 公开招标书 草样 选择标题文字 公开招标书 设置为楷体 GB2312 初号 加粗 居中 选择标书编号 京政采 2005 027号 设置为仿宋 GB2312 四号 选择 项目名称 北京市 校校通 二期工程校园网建设 十所省市重点中学 设置为楷体 GB2312 三号 加下划线 选择 北京市政府采购中心 设置为设置为楷体 GB2312 三号 选中文档中的 第一部分招标函 第二部分投标须知 第三部分合同签订与付款 第四部分附件 文字内容 应用样式 标题一 选择各部分中以大写阿拉伯数字编号的标题和 第四部分 中的各个附件的标题 应用样式 标题二 单击 视图 文档结构图 在 文档结构图 窗口查看该文档的层次结构 添加页码 单击 视图 页眉和页脚 在页脚处插入 自动图文集 中的 第X页共Y页 居中 若要求第一页中不显示页脚内容 应如何设置 页面设置 版式 以上操作在文档 公开招标书 草样 中完成 自动生成目录页 将插入点定位于第二页的最前面 单击 插入 索引和目录 命令 在 目录 选项卡下进行设置 在目录页的上方输入文字 招标文件目录 注 有了目录 只需要单击目录页中所需查看的内容 会自动链接到该部分内容所在页面 制作平面示意图 利用自选图形 完成以下平面示意图的制作 参照 师院附中校园网光纤布线结构平面图 参照 校园平面及网络拓朴图样图 doc 目的 了解文档结构图的查看与设置 掌握节 分节符的概念 分节符的插入 分节符的应用 重点 分节符的应用 难点 分节符的插入及应用 课时数 3课时 实例二投标报价表 文档结构图视图 文档结构图是一个独立的窗格 能够显示文档的标题列表 可快速浏览整个文档 单击 视图 文档结构图 命令 显示文档结构窗口 单击 文档结构图 中的标题后 Word会跳转到文档中的相应标题 显示相关内容 同时在 文档结构图 中突出显示该标题 显示或隐藏不同级别标题的内容 设置 文档结构图 中标题的字体和字号 更改突出显示活动标题时所使用的颜色 单击 格式 样式 命令 选中 文档结构图 对其样式进行更改 插入分页符 当文字或图形填满一页时 Word会插入一个自动分页符并开始新的一页 要在特定位置插入分页符 可插入人工分页符强制分页 单击 插入 分隔符 命令 选择 分页符 确定 注 插入人工分页符后 同一文档中的页面元素还是一致的 如何能在同一文档中 设置不同的页面元素 节的概念 节文档的一部分 可在其中设置某些页面格式选项分节符为表示节的结尾而插入的标记 分节符包含节的格式设置元素 例如页边距 页面的方向 页眉和页脚 以及页码的顺序 插入分节符 单击需要插入分节符的位置 单击 插入 分隔符 命令 在 分节符类型 下 选择某选项 确定 分节符类型 下一页 插入一个分节符 新节从下一页开始 连续 插入一个分节符 新节从同一页开始 奇数页 或 偶数页 插入一个分节符 新节从下一个奇数页或偶数页开始 分节符的应用 在同一文档中同时使用纵向和横向两种页面方向在同一文档中设置奇偶页不同的页眉页脚在同一文档中设置两种不同的页码样式 设置两种不同的页面方向 示例 将文档 论文 中的第一页和最后一页设为横向 其余为纵向 单击 插入 分隔符 分节符 连续 注意 若产生了多余的空白页 可通过删除分页符 将空白页删除 练习一 打开投标报价表 草样 doc 将第一页和最后一页的页面设置为纵向 其余仍为横向页面 设置奇偶页不同的页眉页脚 单击 文件 页面设置 命令在 页面设置 对话框中 单击 版式 选项卡标签 在 节 区域中的 节的起始位置 下拉列表中选择 奇数页 并选中 奇偶页不同 和 首页不同 两个复选框 应用于 整篇文档 单击 视图 页眉和页脚 切换到 偶数页页眉 输入文字 HT 6300商用收银机系列 左对齐 切换到 偶数页页脚 在左侧插入页码 切换到 奇数页页眉 输入文件名 右对齐 切换到 奇数页页脚 在右侧插入页码 首页不设页眉页脚的内容 练习二 完成对文档 商用收银机用户手册 doc 中奇偶页不同的页眉和页脚的设置 设置两种不同的页码样式 打开文档 论文 在目录结尾处插入分节符 下一页 光标置于第1节 单击 视图 页眉和页脚 在第1节页眉处插入页码 设置一种页码格式 在第2节页眉处插入页码 设置另一种页码格式 打开 页面设置 在 节 区域中的 节的起始位置 下拉列表中选择 新建页 并设置首页不同 练习三 一 按要求制作论文的页码内容 在页脚处设置 目录 中英文摘要部分页码采用 格式 居中对齐 其它部分采用1 2 3格式 居中对齐 封面不设置页码 目的 了解邮件合并的相关概念 掌握邮件合并的步骤和实际应用 重点 利用 邮件合并 实现信件和信封 标签 的批处理 难点 利用 邮件合并 实现信件和信封 标签 的批处理 课时数 3课时 第12章使用邮件合并实现信件的批处理 某公司决定召开全国各地经销商网络会议 邀请客户参加 如何完成会议邀请函的印制并寄发给各经销商 本章知识点 邮件合并 关于邮件合并 对于主要内容基本相同 只是具体数据有所变化的信件 可用Word的 邮件合并 功能把每封信件变化的信息自动填充到信件的所需位置 实现信件的批处理 相关概念 主文档 每份邮件中都重复的内容 信件的主体 数据源 区分不同邮件的数据 信件中的变化信息 数据源文件可以是Word表格也可以是Excel表格或者是Access中的数据表 合并域 通过在文档中插入特殊的 合并域 告诉Word应当在什么位置显示来自数据源的变化信息 邮件合并步骤 执行 工具 邮件合并 命令 启动邮件合并向导来完成 分以下4步 创建主文档建立或打开数据源在主文档中插入合并域执行合并操作 打开 会议通知 doc 单击 工具 邮件合并 命令 在打开的向导中单击 创建 套用信函 选择 活动窗口 即当前文档 为主文档 单击 获取数据源 打开数据源 选择 经销商通讯录 mdb 单击 编辑主文档 按钮 在需要变化的位置 插入合并域 姓氏 名字 职务 查看合并数据 单击 合并至新文档 或 合并至打印机 按钮 示例 信件的批处理 练习一 以 会议邀请函1 doc 为主文档 经销商通讯录 mdb 为数据源 含姓名 职务 进行邮件合并 将文档合并至新文档 并以 邮件合并1 为名保存在学生的文件夹中 以 例邀请函2 doc 为主文档 例小信封数 doc 为数据源 含姓名 称谓 进行邮件合并 将文档合并至新文档 并以 邮件合并2 为名保存在学生的文件夹中 练习二 中段考已经结束 假设你是00计1班的班主任 你需要给该班的每位家长寄去一封打印的信件 汇报其中段考试情况 教务处提供一个Excel表格文件 00计1中段成绩 xls 信函的具体内容及格式如下 纸张自定义大小为18cm 13cm 标题 成绩通知书 隶书小二号称呼 楷体小四号 加粗正文 宋体 五号日期 为当前日期 用 邮件合并 实现信件处理注意事项 括住合并域的 是Word插入的特殊字符 不可自己键入 对主文档的内容和合并域也可根据打印的要求进行格式化 用 邮件合并 实现信封 标签 的批处理 利用信封制作向导新建单个电子信封的样板新建一空白Word文档 执行 工具 中文信封向导 命令 通过向导完成信封的制作 最后会弹出另一个窗口 其中显示了制作完成的信封样板 以 信封草样1 doc 为文件名进行保存 利用 邮件合并 自动生成多个不同地址和收信人的信封打开 信封草样1 doc 单击 工具 邮件合并 命令 将其设置为主文档 单击 获取数据源 打开数据源 选择 邮件合并数据源 doc 主要步骤同信件的批处理 用 邮件合并 实现信封 标签 的批处理 注意区别 单击 创建 信封 在 信封选项 设置 信封尺寸 等在 信封地址 插入相关合并域通过查看合并数据进行适当调整 第13章长文档行政文书 本章知识点 关于大纲视图利用大纲视图创建和调整文档结构在大纲视图中设置标题样式利用大纲级别生成目录关于主控文档和子文档创建主控文档及其子文档合并和拆分子文档 目的 掌握利用大纲视图创建和调整文档结构 设置标题样式 利用大纲级别生成目录 重点 利用大纲视图创建和调整文档结构 设置标题样式 利用大纲级别生成目录 难点 利用大纲级别生成目录 课时数 2课时 实例一公司章程 关于大纲视图 大纲视图 Word中常见的一种视图方式 它用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别 可使用大纲视图来处理主控文档 大纲级别 用于为文档中的段落指定等级结构 1级 9级 的段落格式 大纲视图中的格式 每一级标题都已经设置为对应的内置标题样式 标题1 标题9 或大纲级别 Word按照标题级别缩进该标题 该缩进只在大纲视图中出现 切换到其他视图时 Word将取消该缩进 在大纲视图中不显示段落格式 要查找或修改时 须切换到其它视图 在大纲视图中编辑文档时 若要查看文档的真实格式 可以拆分文档窗口 在另一个窗口使用页面视图 利用大纲视图创建纲目结构 新建一空白文档 切换到大纲视图 将打开 大纲 工具栏 在文档开始处输入内容 输入的文字在 大纲工具栏 中被自动默认为是 1级 并被自动应用了内建样式 标题1 这正是大纲视图的特点 先按样文 公司章程 纲目框架 doc 添加一级标题 继续添加二级标题 利用工具栏中的 降低 按钮将大纲级别降为 2级 段落前的段落控制符向右移动一位 将制作好的纲目结构保存为 公司章程 doc 练习一 参照 公司章程 纲目框架 doc 样文 利用大纲视图创建纲目结构 并保存为 公司章程 纲目结构 利用大纲工具栏调整纲目结构 利用大纲工具栏中的 上移 下移 按钮将有下级标题的标题先折叠起来 再进行移动 比较省事 示例 在 公司章程 纲目框架 doc 中将 第七章经理 移动到第六章前 示例 将 董事会秘书 段落的级别更改为 正文文本 实例二销售系统工作手册 在大纲视图中设置标题级别与样式 打开 销售系统工作手册 草样 doc 切换到大纲视图方式下 选中所有章标题 单击 提升 按钮 到 标题1 级别 将 标题1 样式中的字号更改为 二号 选中所有节标题 设置大纲级别为 2级 应用的样式为 标题2 并将字体更改为 三号 选中节标题后 或不能提升 可先将其降为正文文字 再 提升 到 标题2 练习二 打开 销售系统工作手册 草样 doc 完成标题级别与样式的设置 打开 素材公文样式 doc 完成各标题级别的设置 用大纲级别创建目录 单击 插入 索引和目录 示例 打开 销售系统工作手册 草样 doc 完成目录的创建 若需要更新目录 可选中目录 单击 更新域 打开 更新目录 对话框 进行设置 目的 了解主控文档和子文档的概念 掌握主控文档及其子文档的创建 掌握合并和拆分子文档的操作 重点 主控文档及其子文档的创建 合并和拆分子文档 课时数 2课时 实例三公司年终总结报告 公司年终都会制作年终总结报告 该报告涉及不同部门的工作总结 篇幅较长 为了方便管理 可采用Word中的主控文档及子文档模式进行管理 编写 关于主控文档 主控文档可将其它Word文档作为独立的对象 子文档 包含进来 使用主控文档可创建并管理多个文档 主控文档包含与一系列相关子文档的关联和链接 可以使用主控文档将长文档分成较小的 更易于管理的子文档 从而便于组织和维护 创建主控文档 一 利用大纲创建主控文档和子文档创建一空白文档 切换到 大纲 视图 参照 凤驰集团公司年终总结报告 草样 doc 创建文档和各子文档的标题 标题格式设置为内置样式 标题1 选中 第六部分 第八部分 所在段落 单击 降低 按钮将它们的级别降为 2级 并将题号改为 一 三 分别选中这3个标题 单击 大纲 工具栏中的 创建子文档 命令按钮 Word把每个子文档放在一个虚线框中 并且在虚线框的左上角显示一个子文档图标 子文档之间用分节符隔开 单击 文件 保存 选择好保存位置 在 文件名 文本框中输入主控文档的名称 Word在保存主文档的同时 会在同一目录下自动保存创建子文档 子文档的文件名是大纲视图中的2级标题的名称 切换到页面视图 子文档已自动变为超链接的形式 分别在主控文档和子文档中完成相应的内容 练习一 参照 凤驰集团公司年终总结报告 草样 doc 利用大纲创建主控文档和子文档 二 利用已有文件创建主控文档和子文档 保存在文件夹 原文件 中 打开需要用做主控文档的文档 凤驰集团公司年终总结报告 doc 切换到 大纲 视图 给每个标题指定 标题1 对于每个子文档的标题使用 标题2 任何非标题内容 须降为 正文文字 在主控文档中单击要添加子文档的位置 即单击选中 标题2 单击 插入子文档 命令按钮 在打开的对话框中选定要添加的文档 单击 打开 Word会将选定的文件整个插入到指定的位置 练习二 利用保存在文件夹 原文件 中已有的文件创建主控文档和子文档 从主控文档中删除子文档 打开主控文档 并切换到大纲视图中 如果子文档处于折叠状态 单击 大纲 工具栏上的 展开子文档 命令如果要删除的是锁定的子文档 请先解除锁定 单击要删除的子文档的图标 按下Delete键 注 单击 大纲 工具栏中的 展开子文档 按钮 文档展开后 原来的按钮将变为 折叠子文档 按钮 再次单击 折叠子文档 按钮 子文档又将成为折叠状态 合并子文档 移动要合并的子文档使其两两相邻 单击子文档图标 选中第一个要合并的子文档 按住Shift键 单击要合并的另一个子文档图标 单击 大纲 工具栏中的 合并子文档 按钮 注 合并和拆分前需先解除子文档的锁定状态 拆分子文档 选中被合并的子文档所在段落 先确定它为 2级 段落样式为 标题2 单击 拆分子文档 按钮 注 合并和拆分后 注意观察原文件中各子文档的变化 练习三 将练习二完成后的主文档 凤驰集团公司年终总结报告 doc 打开 完成以下操作 将子文档 市场部年终总结报告 和 财务部年终总结报告 进行合并 将合并后的子文档重新拆分 目的 了解设置分隔线 字号的快捷技巧 掌握文本框链接的创建方法 重点 文本框链接的创建 课时数 2课时 第14章 Word高级编辑技巧 一 快速排版 字体大小想变就变 Ctrl 逐磅增大文字 Ctrl 逐磅减小文字 Ctrl Shift 快速放大 以10磅一级增大 Ctrl Shift 快速缩小 以10磅一级缩小 它可以突破最小5磅 最大72磅的限制 自由往来于1 1638磅之间 实际应用 打印海报或宣传墙报 二 快速排版 用特殊符号快速绘制分隔线 连续输入3个以上的 再按回车键 可以得到一条虚线 连续输入3个以上的 再按回车键 可以得到双直线 连续输入3个以上的 再按回车键 可以得到一条波浪线 连续输入3个以上的 再按回车键 可以得到中间加粗的三直线 连续输入3个以上的 再按回车键 可以得到单直线 三 文本框的链接 文本框的链接就是把两个以上的文本框链接在一起 不管它们的位置相差多远 如果文字在上一个文本框中排满 则在链接的下一个文本框接着排下去 文本框链接的创建方法 在文档中建立若干个文本框 在其中一个文本框上 而非文