KA业务财务管理规范.ppt

ka业务应具备的基础财务知识 张良惠 业务应具备的基础财务知识 一 帐款管理帐款的形成借单对帐开发票收款冲帐 续 二 报销作业暂付款作业费用报销的相关规定其他规定 一 应收帐款的产生 出货流程 业务员助理仓库财务收取客录入营业出货核对并归户订单所系统入帐袋注意 1 如新增客户有扣点 必需先在费用控管系统申请费用 并在客户主档录入扣点率 务必提醒助理 2 如客户有限定送货时间 输出货单时应在备注栏注明时间 避客户扣罚及增加公司运费 3 如收款是以客户收货凭证为依据 应书面告之财务 续 一 1 单价锁定 促销单价须提前申请异动 KA最低供货价变更申请表 3 不可手写出货 4 审单时要核对单价 标注条码 加盖送货章 注明送货时间 附订单 5 验收单与出货单数量不符 追究责任 二 预收帐款的产生 退货流程 业务员助理物流财务填写退录入营业根据退货根据有库务签名货传票所系统传票收货的退货入帐袋注意 1 预收帐款的产生包括 退货 商场即期品处理 客户多付款 2 退货传票填写的单价为箱的单价 退五包入时以单包为数量 3 在商场即期品处理 要附上商场退货单 并在退货传票注明 即期品处理 或 买一送一 等处理方式 4 A客户预收绝对不能冲B客户帐款 同一系统的客户除外 续 一 借单对帐 1 出货传票中的红单为客户签收联与客户验收单是收款凭证 2 填写 借出还入追踪单 附清单明细 必须做清点签收动作 3 取得客户签收单 4 帐单归还财务 三 开发票流程及注意事项 开发票 发票的种类 增值税发票 普通发票申请开票 填写 KA 商场发票开具申请表 一式两联 附销售明细 并与帐款核对金额 续 流程 业务员业务主管财务填写开票签名核对申请申请表确认表并开票交业务员签收并拿发票注意事项 1 绝对不允许有重复开票现象 2 如有发生退货 开票金额必须扣减退货 3 必须与客户核对完货款后再申请开票 4 开票申请表适用于普通发票及增值税发票 5 申请开发票须提前一天交财务 6 开票申请表见附件一 四 作废发票流程及注意事项 业务员业务主管财务填写作废发签名收回作废发票票申请表确认并重开票交业务员签收并拿发票注意事项 1 作废发票申请表内的所有内容都须填写 特别是 作废原因 及 是否重开 两项 2 作废发票申请表必须如实注明作废原因 如有恶意欺骗行为 则上报行政处罚 3 作废发票申请表 见附件二 续二 附件一 附件二 续 一 收款汇款 支票 汇票 支票结算a 日期 不能收远期或过期支票b 金额 大小写正确与否c 不能涂改d 收到支票 已收到钱 空头支票 E 不能折 核对印鉴用F 抬头是否正确G 印鉴是否齐全 完整 清晰 五 冲帐 1 冲货款1 客户支付货款的方式有 支票 汇款 2 切制传票时 借银行存款 汇款 或应收票据 支票 贷应收帐款如需冲转预收 借预收帐款贷应收帐款2 以发票冲货款或冲暂付款1 冲货款 在填写报销单时应在备注栏注明需冲帐的客户代号 客户名称 传票日期和号码 金额 如填写不清 财务直接转入预收帐款 由业务员自行冲帐 2 冲暂付款 交报销单时同时附暂付款单 财务做帐时需同时找出留存联做附件 续 一 冲帐 1 冲帐时附上冲帐联 红色 如有退货的 还须将退货的预收一起冲毕 2 冲帐的帐款区间在发票申请单上的起止区间日期内 3 不得冲流水帐 续 一 4 冲帐时填写财务的会计传票 如为区间性冲帐 可附帐款清单 5 有借必有贷 借贷必相等 6 每月对帐 检查帐款余额 异常状况追踪 二 报销作业 费用报销的相关规定发票是不是真的 应取得哪种发票才是符合规定 发票内容要开什么 费用与发票类型对照表 费用申请 当月费用必须当月预提 以发票或补货形式发生的费用 1 应在月中旬按 发票费用 和 申补费用 分别填写本月费用明细表 并送业务主管签名确认后 由助理录入营业所系统中的费用控管系统 2 注意 发票费用系统必须在每月30日前录入 申补费用系统在次月9日前录入3 漏报的费用 财务会作退单不予报销 暂付款申请 1 申请暂付款 客户未提供发票 先向公司借款 1 填写 暂付款申请表 给业务主管签名后 交助理录入OA系统 流程批完后财务才可支付 2 由于申请金额不同 所走流程时间也不一样 因此必须提前申请 3 专款专用4 所有的KA客户费用全以支票或汇款方式支付 不能申领现金 业务员也不可代垫 5 促销费用注明季计划或签呈号码 6 冲帐时间为30天 否则将罚款 7 暂付款一式三联 一联是财务做帐 一联业务员留存 一联财务留存 续 报销流程1 固定费用 包括车费 购办公用品等 购用品时原则上应索取发票报销 如金额少于10元 可以收据报销 车费每月报销一次 时间是 上月的21至本月的20日 不允许多报 漏报 补报 2 行销费用 快讯费 合同费等 行销费用按税局要求必须取得对方的服务业发票 如对方无法提供服务业发票 应提早以签呈报备注意事项 1 所有报销要用胶水粘贴 2 发票以验收单报销 收据及P T工资或奖券等以内部收据报销 3 冲暂付款的发票报销必须把暂付款单附后 发票样版1 发票样版2 续 二 发票注意事项 1 抬头 2 不得涂改 3 项目填写齐全 4 盖发票专用章 5 全联一次复写 6 大小写金额是否正确 7 中奖发票 不要去刮开兑奖区 续 二 原始凭证报销的要求 1 发票类必须使用 付款验收单 报销 2 收据类必须使用 内部收据 报销 3 差旅费及车费报销应使用 国内差旅费申请表 报销 续 二 报销时应填写的事项 1 促销费用报销时须注明签呈 季计划或合同编号 并做费用明细说明 2 可分清品牌归属的应注明品牌归属 3 注明费用归属