仓库帐物抽查管理规定

绵阳历泰机械制造有限公司 货仓帐 物稽查管理规定 一 目的 为了管好公司物料 保障公司财物不受损失 同时可以提供准确的仓存数据 为采购决策 财务核算提供依据 二 定义 1 稽查 对事物的对象进行不定形式 不定比例 不定周期的检查 2 帐 在本规定中指 ERP 电脑帐和仓库手工帐 3 物 指相关仓库的实物 4 标识卡 指用于记录物料进出的卡片 常挂于对应物料上 是否使用标 识卡由货仓部内部管理制度中制订 三 适用范围 1 本厂货仓部 含成品仓 半成品仓 二次加工半成品仓 含委外半成品 仓 纸箱仓 配件仓 2 外租厂房之仓库 非工单物料仓 各车间存货 含半成品 成品 3 ERP 系统中记录在仓位的物料 四 工作职责 1 仓库管理人员 负责管理实物保障供给 记好手工帐 确保手工帐与电脑 帐 实物相一致 2 系统记帐员 对合格收料进行 ERP 系统入帐 对审批合格领料单进行 ERP 系统出帐 跟进单据入帐 传递相关单据 不定期与仓管进行对帐 配合稽查 工作 3 系统稽查员 对各仓库按本规定结合 仓库管理规定 进行帐物稽查 对 记帐员工作按相关规定进行稽查 并出具相关工作报告 五 工作规程 一 对仓库实物进行抽查盘点 1 提前二个工作日通知货仓具体要进行抽查的仓库 2 稽查员列印出 仓库抽查盘点表 暂不列出 ERP 帐面数和手工帐面数 3 盘点开始 对照已列印好的物料实行见物盘物 A 清点数量 B 核对标 识卡数量 C 核对实物名称规格是否与电脑中名称规格相一致 D 检查 标识卡中的编号 名称是否与电脑中相一致 是否记录进出仓情况 仓存 为 0 的标识卡或填满的标识卡是否有归档存查 按规范放好物料 4 盘点顺序应按照抽盘人的要求进行 仓管应积极配合 5 盘点数据需盘点人与仓库参与盘点人现场签字证实 有涂改的应相关人员 在涂改旁边签名 6 ERP 帐面数 手工帐面数分别由系统记帐员和仓库手工记帐员填写 盘点 期间收发料数据在盘点结束时应登记注明 7 稽查员计算出有盈亏的 必须再次进行核查 并将核查结果填写在盈亏说 明栏 8 盘点现场双方有争议时 应第一时间通知双方主管到现场进行解决 如果 二主管解决不了的则由二主管向上级汇报处理 严禁双方在有争议时动粗 或出口伤人 否则会受到不同程度的处罚 直至追究刑事责任 9 抽盘时间应由货仓主管调配增派人手 确保受盘点的仓库正常运作 以不影 响生产为原则 但也不能让一方抽盘人员在等候另一方抽盘人员 导致工作 效率低下 10 按 货仓管理规定 中的相关条款 对物料摆放情况进行检查 11 各相关人员必须本着以达到提高管理水平为目的 从而实事求是 客观 公 正地开展此项工作 绝对不能理解为是针对某人而进行此项工作的 二 帐务的规范性 及时性 准确性稽查 1 每次抽盘时必须对帐务规范性 及时性 准确性进行抽查 平时也可以单独 开展帐务的规范性和及时性 准确性进行稽查 仓库人员 系统记帐员必须 认真配合 2 帐务规范性和及时性 准确性稽查主要从如下几个方面进行 A 仓库收发单据是否于当天内交齐 B 单据交接是否有登记 C 手工帐和电脑帐是否相一致 标识卡是否及时填写 填写是否规范 D 领料单据是否填写规范完整 包括发料人 领料人 领料审批人 生产部 记帐员签名盖章 发料日期 实发数量 更改数量旁边是否有领料人签 名等等 原则上 工单物料由使用部门组长以上人仕审批即可 非工单 物料必须经领用部门主管 财务主管 货仓主管审批后才能发料 过帐 E 委外备料单 或领料单 审批是否完整 此备料单视同出库单必须要按 出厂物资审批一样的手续 备料单含委外加工的配件 委外包装的包装 材料 周转容器 必须先按开扣款单再按送回单多少进行冲减扣款数的 原则进行 出厂物料必须有 外发组相关人员签名 财务审批 外厂领 料人签名 盖公章 本厂发料人签名 原料部相关人员签名 系统记帐 员签名 盖章 工厂高层指定人员 出厂时还应有保安签名 F 收料单与送货单是否相一致 单据数据和系统中所记数据是否相符 三 拟写稽查报告 每次抽查盘点后都必须有抽查报告 对仓库物料清点对清帐目后拟写书面报 告 书面报告的内容至少应包括如下几点 A 盘点基本情况 盘点时间 盘点人员 盘点时仓存帐面物料总款数 盘 点款数 盘点占总数的百分率 盘点帐实相符率 盘点盈亏百分率 B 仓库物料的现场管理情况 可根据 货仓管理规定 进行比对 好的 不足的都要说明 C 帐务管理的情况 应包括 ERP 系统帐和仓库存手工帐 物料卡等方面的 内容 也应列明好的 不足的 D 仓库抽查盘点表 E 仓库抽查盘点盈亏调帐申请表 F 对盈亏责任人的处理方案 有规定的按规定处理 没有规定的请示高层给出结 论 G 提出改善的合理化建议 六 附件 1 仓库抽查盘点表 2 仓库抽查盘点盈亏调帐申请表 附件一 仓库抽查盘点表 仓库名称 抽盘时间 参与抽盘人员签名 序 号 物料编 号 物料名 称 ERP 帐 面 数 手工帐 卡 面数 抽 点 数 量 单 位 核点 盈亏 数量 盈亏原因说 明 复查 实际 盈亏 数量 实际 盈亏 金额 复查 后帐 实相 符 合 计 稽查员 生产主管 仓库盘点员 仓管 仓管主管 填表说明 1 序号 抽查物料的顺序号 2 物料编号 物料名称在 ERP 系统中标准 的编号和名称 3 ERP 帐面数 指 ERP 系统中截止盘点时的帐面数 4 手工帐 卡 面数 指仓库管理员的手工帐面数 如果无手工帐的则以 物料卡 记录的为准 5 抽 点数量 实际盘点数量 单位 对应物料在 ERP 系统中的单位 6 核点盈亏数量 指盘 点后即刻与电脑帐核对出来的数量 7 原因说明 通过核查造成盈亏的原因 8 复查盈 亏数量指复查有无漏盘点或漏进出帐后计算出的盈亏数量 9 实际盈亏金额 指对应物 料的价值 单价 X 盈亏数量 通常情况下可不算 但非工单仓 胶料仓一定每次都要算 10 盈 统一在数字前加 亏 统一在数字前加 附件二 仓库抽查盘点盈亏调帐申请表 仓库名称 抽盘时间 序 号 物料编 号 物料名 称 ER