时间管理讲座ppt课件.ppt

TimeManagement 2001年3月22日 姓名 部门从事工作用一个词描述你目前的工作生活状况描述你心目中理想的时间管理状态是什么样 许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张 我来来往往 我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场 Worksmarter Notharder 合理有效 以达到工作和生活的目标 组织运用时间资源 自我控制观念 计划观念 成效观念 确定事件 你的时间流向到哪里去了 确定事件 突发事件 确定事件 突发事件 琐碎事件 确定事件 突发事件 琐碎事件 浪费 时间管理TimeManagement 有效计划 重要 紧急 优先矩阵 Doitlater Doitnow 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 Delete Delegate 优先矩阵 请看下面的案例 安排计划工作时你会考虑哪些问题 重新分类整理客户资料 访谈重要客户了解服务需求 客户的抽样意见调查 并制成统计表 估计不准 无法预知因素 同事或设备原因 尽量准确 留有余地 时间点的设置 不可并行 精力充沛时做 策划型 作业型 交替安排 自控型 他控型 开始时间尽量提前 给最后期限设留缓冲区 能同时做的事情不要分开去做 可并行 任务类型 任务类型 你的下周工作计划 列出你下周所有要做的工作项目 写出完成这些工作项目的时间点 在任何特定的群体中 重要的因子通常只占少数 而不重要的因子则占多数 因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局 帕雷托原则 ParetoPrinciple 关键点 20 80 问题 被阅读 使用率 销售额 原因 书架的书籍 指令 顾客 Pareto原则应用 集中精力在能获得最大回报的事情上 而不要在琐事上花过多的时间 你的下周工作计划 列出你下周所有要做的工作项目 写出完成这些工作项目的时间点 列出你所做工作项目的关键点活动 时间价值回报较高的活动 重要 非紧急 重要 紧急 重要 紧急 M1 M3 M4 非重要 非紧急 非重要 紧急 准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 投资你的第二象限 Nowindfavorshimwhohasnodestinedport 风不会偏爱没有目的港的人 你的角色应是平衡的 个人丈夫 父亲新产品经理人事经理行政经理 有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的 有任何角色是自己感到不舒服的 有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的 一周行事历 周计划表 确定角色 设定目标 制定计划 逐日调整 评估总结 时间管理通则 把每天要做的事列一份清单确定优先顺序 从最重要的事情做起每天都这么做 时间没有具体确定的待处理事项时间已具体确定的事件电话 记录等信息 每日计划表 客户访谈 整理资料2 设计调查表格1 部门例会 整理资料 客户访谈 部门例会 设计调查表格 确定事件 突发事件 琐碎事件 浪费 时间管理TimeManagement 突发情况处理 客户投诉 审核报销单 突发情况发生怎么办 经理小王 一位善聊客户的电话 内部人员的咨询电话 打印机坏了 突发情况有哪些 职责内 紧急程度 重要程度 职责外 马上处理 暂缓处理 突发事件 计划事件 减少突发情况发生 努力使工作系统从一开始就正确无误对被打扰情况进行分析 Who When Why 建立一种工作模式 减少计划外事件数量累计计划外事件 创建自由时间块缩短每个计划外事件的时间长度 缩短计划外时间 确定事件 突发事件 琐碎事件 浪费 猜猜是谁的办公桌 请看看下面的案例 聊天室 如何根除拖延 如何保持桌面整洁 时间管理TimeManagement 根除拖延 你属于哪种行为模式 狮子型 考拉型 紧迫感喜竞争走路 动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心 放松作决定需要一定时间走路 动作较缓若有所思乐于倾听耐心 拖延者的借口 强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子 拖延的代价 浪费了今天 一时工作拖延 三倍时间偿还 逃避积极的人生 健康不良 待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑 动手去做你能做或梦想要做的事 勇气包含了天分 能力与奇迹 只有动手 心灵才会启动 开始做 工作才会完成 解决拖延的秘诀 唯一的办法就是去做它 与拖延决战 承认 拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断 直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己 时间管理TimeManagement 桌面整洁 管理好书桌才能管理好时间 请说出它们的用途 打孔文件夹强力文件夹双页文件夹插袋文件夹插边文件夹公文袋文件架文件筐 笔盒笔筒便签纸告示贴空名片盒 废纸篓 计算机 日历 文件架 电话 文具盒 便签纸 文件筐 计算机 文具盒 电话 文件架 文件筐 便签纸 日历 常用电话 周计划 周计划 常用电话 剪刀 尺子 计算器 曲别针等 名片夹 工作台 储藏地 想一想 你每年 每周 每日都要用什么东西 容易取得去除造成分心的因素 建立有效的办公环境 尽量保持桌面整洁 只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉 活动 文件的处理 信息 资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级处理 ABC 文件处理原则 每次只处理一份文件 一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量 集中处理邮件 电话 信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面 归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件 确定事件 突发事件 琐碎事件 浪费 时间管理TimeManagement 锦囊妙计 充分利用记事本 待办琐事物品清单 让脑子空下来 装更有创造性的事情 善用零星时间 通勤时间旅途时间等候时间 不要随便打发你的零星时间 背包原则 将同类的事情尽可能成批量处理 琐事也有琐事的处理方式 逆势操作 当别人不去做的时候我就去做 每天读一点没有人读的东西 每天想一些没有人想的事情 给您的建议 休息 高效率的原动力 种下思想 收获行动种下行动 收获习惯种下习惯 收获品格种下品格 收获命运 我们先养成习惯 然后习惯造就我们 昨天是一张作废的支票 明天是一张未兑现的期票 而今天是你唯一拥有的现金 所以应当聪明把握 有个老木匠准备退休 他告诉老板 老板舍不得他走 问他能否帮忙再建一座房子 老木匠说可以 但是大家后来都看的出来 他的心已不在工作上 他用的是软料 出的是粗活 房子建好的时候 老板把钥匙递给他 这是你的房子 我送给你的礼物 老木匠震惊得目瞪口呆 羞愧得无地自容 如果他早知道是在给自己建房子 他怎么会这样呢 现在他得住在一所粗制滥造的房子里 我们又何尝不是这样呢 我们漫不经心地 建造 自己的生活 不是积极行动 而是消极应付 凡事不肯精益求精 在关键时刻不能尽最大努力 等我们惊觉自己的处境 早已深困在自己建造的 房子 里了 把你自己当成那个木匠吧 想想你的房子 每天你敲进去一颗钉 加上去一块板 或者竖起一面墙 用你的智慧好好建造吧 你的生活是你一生唯一的创造 不能抹平重建 即使只有一天可活 那一天也要活得优美 可贵 墙上的铭牌上写着 生活是自己