应用文写作-函.ppt

函 情境导入 小李是合景地产公司办公室新招聘来的文员 某日 办公室主任老李给她布置了一项写作任务 主题是向瓯江区国土局申请购买位于南山脚下的一块土地 小李的拟稿如下 关于购买南山脚下地皮的请示瓯江区国土局 由于我公司业务发展需要 特向贵局请求将南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司 妥否 请批示 合景地产公司 公章 二 九年十月十日 老李过目后很生气 认为这是一篇很不规范的文稿 首先文种就不正确 因此打回给小李 让她认真重拟 Help SOS 难道请求事项不是用 请示 吗 为什么这里不能用请示 如果不能的话 又该用什么文种呢 函是平行机关 不相隶属机关之间互相商洽工作 通报情况 询问和答复问题 征询意见 向有关主管部门请求批准事项时使用的公文 大多数函是平行公文 一 什么是函 函的适用范围可分成以下四个方面 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性 询问性和答复性公务联系 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项 4 机关单位对个人的公务联系 如复群众来信等 二 函的特点 1 平等性和沟通性 函主要用于平行机关 不相隶属机关之间互相商洽工作 询问和答复问题 体现着双方平等沟通的关系 2 灵活性和广泛性 一是行文关系灵活 除了平行行文外 还可以向上行文或向下行文 二是格式灵活 3 单一性 函的内容必须单纯 一份函只宜写一件事项 三 函的种类 关于商洽委托代培涉外秘书人员的函河北大学文学院 据报载 贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班 系统讲授涉外秘书业务 公关礼仪 实用文书写作等课程 我集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会 为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从业素质 拟选派8名在岗秘书委托贵院代培 随该班进修学习 有关代培费用及其他相关经费 将按时如数拨付 望函复 卓达集团 印章 二 一 年七月二日 商洽函 天津市塑料二厂关于询问TK一89型自动考勤打卡机维修事宜的函上海市海威企业有限公司 我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤打卡机 两年来使用情况良好 但近来发现打印出现断痕 造成 3 6 8 9 等字难以分辨 估计是打印头断针 我厂曾在我市寻找多家电脑维修站 店 均无此配套的打印头 特发函向贵公司询问 贵公司在我市何处设有该种机型的维修部 应如何送交维修 预计维修费用多少 以及付款方式等 特此函达 XX市塑料二厂 公章 二 一 年四月二十日 询问函 上海市海威企业有限公司关于自动考勤打卡机维修问题的复函天津市塑料二厂 贵厂4月20日 关于TK 89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函 X塑函 2001 11号 收悉 鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点 我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK 89型自动考勤打卡机 特此函复 XX市海威企业有限公司 公章 二 一 年五月五日 答复函 石家庄市统计局关于请求拨款的函市财政局 我局原有132平方米砖瓦结构车库 平房 一处 因年久失修于今年雨季突然倒塌 急需修复 经测算 共需资金30万元 因我局除财政拨款外无另外资金来源 故请能予临时拨款为盼 以便解决车辆越冬之急需 特此函请 请审批 石家庄市统计局 印章 二 一 年九月八日 请批函 三 函的种类 三 函的种类 便函是信函的一种 是各级机关 单位互相进行日常交往时使用的一种简便公函 标题主送机关正文生效标识 函的结构 四 函的写法 发文单位 事由 文种 函的标题通常由 组成 深圳职业技术学院关于商洽 同志调动工作事宜的函 函的行文对象一般情况下是明确 单一的 所以多数函的主送机关只有一个 但有时内容涉及部门多 也有排列多个主送机关的情况 一 标题 关于请求批准在官汕路宁江桥头兴建办公营业大楼的函 二 主送机关 例 深圳市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题请示的复函 正文 三 函的正文 发函的根据 目的 原因等 说明致函事项 用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 请即复函 特此函复 发函的根据 目的 原因等 如果是复函 则先引用对方来函的标题 发文字号 交代根据 说明缘由 说明致函事项 用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 现将有关问题说明 函复 如下 等过渡 特此函达 特此函商 特此函询 特此函告 三 复函的正文 四 生效标识 单一机关行文不用落款 盖印章生效 公章盖在成文日期上 成文日期要写明年 月 日 用小写汉字书写 位于正文下方偏右 五 函的写作要求 1 正确使用文种 特别使要注意批请函与请示的区别 2 一事一函 3 内容简洁 开门见山 不要问候 喧寒 客套 4 用语得体 练习 一 填空题1 函的主要特点是和 2 按行文方向不同 函可分成和二种类型 3 按性质不同 函可分成和二种类型 练习 二 选择题1 向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用 A 请示B 报告C 函D 请示报告2 向无隶属关系的有关主管部门请求批准 用 A 请示B 函C 报告D 通知3 商洽性文件的主要文种是 A 请示B 通知C 函D 通报 练习 4 随着社会主义市场经济的发展和城镇化进程的加快 城市社区在经济社会发展中的地位越来越重要 社区居民对社区服务的需求越来越多 要求越来越高 做好社区服务工作对于提高居民生活质量 扩大就业 化解社会矛盾 促进和谐社会建设都具有重要意义 国务院就加强和改进社区服务工作发文 文种是 A 决定B 通知C 意见D 决议 练习 5 天津市教委关于核定南开大学现代远程教育艺术类专业学费标准给天津市物价局和天津市财政局发文 文种是 A 请示B 报告C 通知D 函6 天津市教委关于重新核定大学英语四 六级考试收费标准给天津市物价局和天津市财政局发文 文种是 A 请示B 报告C 通知D 函7 国务院办公厅答复教育部的问题 用 A 通知B 函C 批复D 决定 练习 8 引用公文应当 A 先引发文字号 后引标题B 先引标题 后引发文字号C 只引发文字号D 只引标题 练习 9 函灵活简便 可广泛应用于联系各个领域 以下事项不适应使用函件这一形式的有 A 北京市人民政府就 发电厂建设问题向国家计委申请B 上海市浦东区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问C 山东省公安厅就打击车匪路霸问题向华东三省一市的公安厅提出建议D 国务院 中央军委就军队营区外义务植树进行指示 练习 10 函 的结束用语一般用 A 请审批B 请批复C 请批示D 请函复 练习 11 大学向 市税务局了解纳税的有关情况 行文应用 A 商洽函B 申请书C 请批函D 询问函12 集团公司向 校联系借用该校运动场举办职工运动会 行文应用 A 商洽函B 申请书C 请批函D 询问函 练习 13 小学向县国土局请求用校内十地建房 行文应用 A 商洽函B 申请书C 请批函D 询问函14 请求有关主管部门批准某事项 应用 行文 A 商洽函B 申请书C 请批函D 请示 练习 三 判断题1 有一份回复函的开头写道 贵局 劳发 32号请示收悉 2 某县教育局行文请求县财政局增拨希望工程资金 应该使用的文种是函 3 县信访办答复群众来信 应该使用的文种是通知 4 集团公司拟行文到 大学了解本公司员工进修情况 应该使用函行文 练习 5 函是平行文 不可上行 一般也不下行 6 不相隶属机关之间商洽 询问 答复问题可用函行文 7 函的格式没有明确的制作规范 8 复函标题的文种前应写上 复 字 9 复函的致函缘由应引述来函的标题和发文字号 10 函的发文字号中机关代字后一般应加 函 字 练习 四 病例析改试指出下面两文的毛病 并加以修改 练习 病文 关于联系教师进修的函河北师范大学教务处 首先让我们以石家庄市公关学校的名义 向贵处表示衷心的感谢 过去为我校办学给予了很大的帮助 目前我校又面临一个很难解决的问题 练习 原来事情是这样的 我校开办不久 师资力量很差 决定派 位年轻教师到贵校旁听进修一年 我校与有关部门多次商量 但 位教师进修住宿问题 至今也没有得到解决 提高教学质量的关键是师资 为提高我校教育质量 恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题 但不知贵处是否有什么困难 如果需要我校给贵处办什么事情 请尽管提出 我校会竭力去办 再说一句 贵处如能解决我校进修教师住宿问题 我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意 致以崇高的敬礼石家庄市公关学校 印章 2011年8月6日 练习 五 写作训练1991年10月8日 河北省高级人民法院向最高人民法院写了一份 关于保险单能否抵押的请示 发文字号是 冀法经 1991 6号 最高人民法院接到请示后 以公函的形式于1992年4月2日进行了答复 财产保险单不能用于抵押 该函发文字号为 法函 1992 47号 该函答复说 财产保险单是保险人与被保险人订立保险合同的书面证明 并不是有价证券 也不是可以折价或者变卖的财产 依照 中华人民共和国民法通则 第八十九条第 2 项的规定 抵押物应当是特定的 可以折价或者变卖的财产 依据上述材料 写一回复函 给下面标题填写文种 1韶关市关于几起重大交通事故的 A 通知B 通报C 通告D 公告2 深圳职业技术学院关于申请增加财政拨款的 A 报告B 请示C 意见D 函3 市高教局关于同意 大学增加财政拨款的 A 通知B 意见C 批复D 函4 深圳市教育局关于2004年度全市中考情况的 A 通知B 意见C 通报D 通告 5 深圳职业技术学院关于召开增报专业论证会的 A 通知B 通报C 请示D 报告6 广东省教育厅关于2004年度教育工作座谈 A 请示B 通报C 会议纪要D 报告7 公司关于开除 职工的 A 通知B 决定C 公函D 通告 8 不宜抄送给下级的文件是 A 报告B 请示C 通报