公司会议费管理办法

1 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为规范公司 以下简称公司 会议费管理 统一会议费开支标准 厉行勤俭节约 严格成本控制 在 总结公司会议管理制度执行情况基础上 结合公司管理实 际 特制定本办法 第二条第二条 本办法所指会议费 是指公司本部各部门 所属各单位 各直管项目部因召开和参加会议所发生的费 用支出 包括会议期间的食宿费 会场租赁费 会场布置 费 设备租赁费 文件资料印刷费等 第二章第二章 职责分工职责分工 第三条第三条 总经理办公室为公司本部会议费的归口管理 部门 主要职责是 建立健全公司会议费管理制度和标准 2 组织研究 完善 监督 执行本部会议费的审批和 报销程序 组织定期盘点 分析 通报本部会议费使用情况 第四条第四条 公司本部各部门 各直管项目部为公司会议 费的使用部门 主要职责是 1 严格执行本办法有关规定 结合实际细化会议费管 控措施 2 2 编制 上报 执行会议费年度计划 3 定期汇总 分析会议费使用情况 4 对公司会议费管控提出合理化建议 第三章第三章 管理标准与要求管理标准与要求 第五条第五条 依据公司下达的会议费指标 公司对会议费 实行总额控制 第六条第六条 公司内部会议分类及会议组织参照会议管理 制度进行 第七条第七条 精简会议数量 控制会议规模 内部会议场 所能满足会议要求的 不在外部租赁会议场所 可以合并 召开的专业会议 要合并召开 充分利用现代化手段召开 电视电话会议和视频网络会议 按 公司视频会议管理办 法 执行 减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的 费用支出 第八条第八条 在公司内部会议场所召开的各类会议 遵照 公司会议管理制度有关规定执行 使用公司本部会议室的 由会议组织部门 或单位 直管项目部 在信息网上履行 申请程序 本部会议室使用申请单 见附件 1 第九条第九条 公司本部各部门拟在外部场所租用会场召开 会议 须于每年 1 月底前填写 外部场所会议计划表 见 附件 2 经部门分管领导审核后 提交总经理办公室汇总 形成公司本部外部场所年度会议计划 报主管经营副总经 3 理审批 第十条第十条 公司所属各单位 各直管项目部根据公司下 达会议费预算指标 结合实际制定具体管控措施 严格控 制在外部场所召开会议 第十一条第十一条 纳入公司本部外部场所年度会议计划的会 议 由会议组织部门提前填写 外部场所召开会议申请表 见附件 3 经总经理办公室负责人签字后实施 未纳入 年度计划 确因工作需要临时申请在外部场所举办会议 费用预算在 3 万元以内 经部门分管领导同意 总经理办 公室负责人签字后实施 费用预算超过 3 万元的 须经公 司主管经营副总经理审批方可实施 第十二条第十二条 上级有关部门 单位委托公司本部各部门 组织各类会议 会议承办部门须提前填写 承办会议审批 表 见附件 4 附上级有关部门 单位 委托办会通知 报部门分管领导审核 总经理办公室负责人签字 主管经 营副总经理审批后执行 承办会议所收取的会议费应冲减 会议费预算 承办会议费用预算超过 5 万元时 须经公司 总经理审批 委托承办会议的书面通知 费用预算 实际 费用发生情况等资料要及时归集留存 以便会后向会议委 托单位 部门 结算相关费用 第十三条第十三条 公司所属各单位 本部各部门 各直管项 目部召开会议 尤其是在公司外部租赁会议场所召开会议 4 要严格控制各项费用支出 不得借开会名义变相旅游 发 放礼品 第十四条第十四条 严格控制各类庆典活动 特殊原因需要举 办的 须事先履行申请审批程序 提交费用预算 经部门 分管领导签字后 报公司主管经营副总经理审批 第十五条第十五条 因公外出参加会议 会议期间会议主办方 统一安排食宿的 住宿费 伙食补助费不予报销 不统一 安排食宿的 住宿费 伙食补助费按照 公司差旅费管理 办法 执行 第四章第四章 费用管理与监督费用管理与监督 第十六条第十六条 公司会议费管理严格执行全面预算管理办 法 纳入公司年度预算 第十七条第十七条 每年年初 公司五项费用领导小组办公室 结合实际 对公司下达的会议费指标进行二次分解 经五 项费用领导小组审定后 对公司本部 所属各单位 各直 管项目部下达年度会议费使用指标 每月末 组织对费用 指标执行情况进行统计 每季度末 组织对费用指标执行 情况进行专项分析 通报 每年第三季度 结合实际情况 对费用指标进行适当调整 每年年底 组织对费用指标完 成情况进行考核 第十九条第十九条 会议费的核算遵循 企业会计准则 和 XXXX 有限公司会计核算标准化手册 试行 5 第二十条第二十条 会议费报销应符合公司规定程序 总额不 能超出年度总预算 第二十一条第二十一条 公司本部各部门 所属各单位 各直管 项目部不得以任何方式挤占其他费用指标 第五章第五章 附则附则 第二十二条第二十二条 本办法适用于公司本部 所属各单位 各直管项目部参照执行 第二十三条第二十三条 本办法由总经理办公室 财务处负责解 释 第二十四条第二十四条 本办法自印发之日起执行 附件 附件 1 本部会议室使用申请单 2 外部场所会议计划表 3 外部场所召开会议申请表 4 承办会议审批表 6 附件 1 XXXXX 公司本部会议室使用申请单公司本部会议室使用申请单 年 月 日 申请部门经办人 拟使用会议室拟使用时间 主持人参会人数 会议名称 会标 是 否 桌签 是 否 会议准备 视频或投影 是 否 桌形 报告 型 交流型 参会部门或人员 申请部门负责人意见 签字 年 月 日 总经理办公室意见 签字 年 月 日 7 附件 2 XXXXX 公司外部场所召开会议计划表公司外部场所召开会议计划表 申报部门 年度 序号会议名称拟召开时间会议地点人数会期在外开会原由预计费用 合计 申报部门意见 年 月 日 部门分管领导意见 年 月 日 8 附件 3 XXXXX 公司外部场所召开会议申请表公司外部场所召开会议申请表 主办部门 会议名称 会议时间会议地点 出席领导 参会人员 会期人数 费用预算 明细 申请部门负责人签字 年 月 日 总经理办公室意见 年 月 日 部门分管领导意见 年 月 日 公司主管经营副总经理意见 年 月 日 注 本表一式 2 份 分别由申报部门 总经理办公室留存 9 附件 4 XXXXX 公司