费用报销制度及流程

1 费用报销制度及流程费用报销制度及流程 一 目的 为了加强公司的财务管理工作 控制费用 提高效率 保证财 务支出审核审批管理健康 及时 有序地进行 现结合公司具体情 况 特制定本制度 二 适用范围 本规定适用于公司全体员工 三 权责 各部门 工厂执行本规定 具体费用报销申请核定工作及报账 结算工作 相关部门主管 经理 各工厂厂长 总经理负责报销事 项及费用的核准 财务部负责费用的核对 报销等具体工作 财务 部在执行报销过程中起监督作用 只对符合有关制度规定 提供完 整报销单据 经授权人核准的开支办理报销 费用报销必须依据合 法单据 严格审核白条 收据报销 四 报销的具体要求 一 发票的基本要求 1 发票必须合法 真实 有效 取得的增值税专用 普通发票 2 含电子发票 应在 购买方纳税识别号 栏填写公司纳税人识别号 或统一社会信用代码 不符合规定的发票 财务部可不予报销 2 发票内容须与实际交易内容完全一致 须开具货物或商品明细 不得笼统填写 办公用品 生活用品 食品 劳保用品 等 如因特殊情况未取得正常出具的发票而以其他发票代替 须咨询财 务部 3 发票不得涂改 挖补 大小写金额必须相符 字迹清楚 发现发 票有误 应当退回重开 4 要用回形针 夹子分类 整齐地附在报销单后面 防止原始凭证 在传递过程中丢失 5 无论何种原因遗失原始票据的费用一律不予报销 一切损失由当 事人自行承担 6 对下列不符合规定的发票 票据 不得作为合法会计凭证 财 务部有权拒绝办理相关报销手续 1 填写项目不齐全 内容不真 字迹不清晰 没有加盖填制单位 印章 2 发票收据内容涂改 3 发票金额 内容填写有误的 出具票据不完整 4 一式几联的原始票据 报销联未复写 3 二 报销单的填写要求 1 必须按报销费用单的要求填写相关内容 2 报销事项的内容 用途说明必须清晰准确 并注明费用归属 属 于哪个部门 工厂或项目 便于分类核算 必要时附清单详细说明 所有费用发生前须事先征得部门经理或工厂厂长口头或书面批准 否则财务部有权不予报销 将自行承担费用 如无法取得发票 经 办人应填写招待费事项证明清单 并归属那个项目 签字证明后交 部门负责人 厂长审核后交财务部方能取得报销款 3 报销金额大小写必须一致 不得涂改 不得使用铅笔 圆珠笔 红色墨水填写 4 财务在审核时按相关制度有权去除不符合要求的票据 如白条 不符合要求的发票等 可以核小报销金额 但审核金额超过报销金 额时 应退回经办人重填或按申报金额报销 三 其他报销附件要求 1 除发票外 其他附件必须合法 合规 有关责任人的签字审批 有实物的报销单据需列出实物明细表并由验收人验收签名 低值易 耗品等需入库的还需附入库单 四 报销的时效要求 1 当月费用必须在次月当月费用必须在次月 1 0 日前报销 日前报销 节假日顺延 4 2 财务部出纳在规定日期通过现金或网银转账到报销人的银行账户 3 费用报销应严格按报销时间规定办理 不得延迟 否则财务部不 予办理 五 报销审批付款流程要求 1 经办人 根据本公司实际业务需要 所有费用发生前须事先征 得部门经理或工厂厂长口头或书面批准 在费用事项发生后 按照 报销流程管理要求分类整理原始凭证 填写报销单 交部门 工厂 负责人审核 经办人对其发生费用的真实 合法 合理 完整性负 责 严整虚报 假公济私 先斩后奏 2 部门 工厂负责人 按管理及责任权限对本部门发生费用的真实 性 合理性负责审核并签字 对费用是否符合部门计划 预算承担 责任 部门 工厂责任人可以根据事项 金额的重要性 让部门业 务主管先行审核签字 并落实责任 对审核不通过的予以退回 3 财务部负责人 财务部门负责人对报销凭证的相关内容 根据财 务制度要求 标准进行审核 并复核报销的金额 是否有备用金或 其他借款 是否从报销中扣回相关借款 根据本单位的各项具体管 理制度对票据的合法 合规性负责审核签字 对审核不通过的予以 退回 4 总经理对所有费用具有最终审批权 对当月单笔报销金额少于 5 1000 元 含 1000 元 和当月累计报销金额少于 3000 元 含 3000 元 的 由总经理授权部门负责人和工厂厂长审批 5 出纳 审核报销单是否完成上述签字流程 是否本人签字 对审 批签字手续不全的坚决予以退回 对报销金额再次复核 复核金额 付款金额 只能小于等于报销人申报金额 对复核金额大于申报 金额的 予以退回给经办人重新办理 或按申报金额办理 报销费 用冲抵借款部分 出纳应开具收据 收回多余的现金 收据中的一 联应作为凭证附件 6 审批流程 报销人员贴票填单 报销单 审批流程 报销人员贴票填单 报销单 本人及部门 工厂负本人及部门 工厂负 责人签字责人签字 交财务审核票据的合法性及核对金额交财务审核票据的合法性及核对金额 总经理签名总经理签名 退退 回财务部回财务部 出纳处领款 出纳处领款 五 注意事项 1 费用报销