管理信息系统第15章ppt课件.ppt

管理资料 1 第15章系统分析 2 15 1系统分析的任务与步骤 系统分析的任务系统分析 也称逻辑设计 即建立新系统的逻辑模型 在逻辑上规定新系统的功能但不涉及新系统具体的物理实现 也就是要解决 系统做什么 而不是 如何做 的问题 其任务有 了解用户要求 了解用户在系统功能 性能等方面的要求及用户的硬件配置 开发周期 处理方式等方面的意向与打算 其中了解用户在功能 性能等方面的要求是系统分析的核心 需要用户和系统分析人员共同完成 把用户要求成文 完成系统分析报告 3 系统分析的步骤 详细调查现行系统 系统分析的第一步是详细调查现行的信息处理系统 彻底弄清现行系统的边界 组织结构 人员分工 业务流程 各种信息载体的格式 种类及处理过程 描述现行系统 在详细调查的基础上 用一定的图表 文字描述现行系统 如数据流程图 数据字典等 分析用户新的要求 改进现行模型 形成新系统的逻辑模型 编写系统分析说明书 4 15 2系统详细调查 详细调查的任务详细调查是为了弄清原系统的状况 查明其执行过程 发现薄弱环节 收集数据 为设计新系统提供必要的基础资料 具体调查内容包括 管理业务状况的调查和分析 数据流程的调查和分析 系统分析开始就应成立调查组 调查组由使用单位的业务人员 领导人员和设计单位的系统分析员 系统设计员共同组成 系统调查的方法收集资料发调查表征求意见开调查会访问直接参加业务实践 5 15 3管理业务的调查 管理业务调查包括系统环境调查 组织机构调查 功能调查 管理业务流程调查等 系统环境调查环境即是指不包括在本系统中但又对本系统产生较大影响的因素的集合 系统环境调查的具体内容 现行系统的管理水平 原始数据的精确程度 规章制度是否齐全和切实可行 各级领导对开发新的MIS是否有比较清楚的认识 用户单位能否抽调出比较精通本行业管理业务 对本单位存在的问题有深刻了解而热心于改革的工作人员 6 组织机构和职责的调查 对一个组织做调查研究 首先接触到的具体情况就是系统的组织结构状况 也就是一个单位组织内部的部门划分以及它们的相互关系 将单位组织内部的部门划分以及相互的关系用组织结构图表示 功能体系的调查与分析系统有一个总的目标 为了达到这个目标 必须完成各子系统的功能 而各子系统功能的完成 又依赖于下面各项更具体的功能来执行 功能结构调查的任务 就是要了解或确定系统的这种功能构造 7 管理业务流程的调查与分析 管理业务流程的调查与分析就是要弄清管理职能是如何在有关部门具体完成的 以及在完成这些职能时信息处理工作的一些细节情况描述管理业务流程的图表有 管理业务流程图管理业务流程图是一种表明系统内各单位 人员之间业务关系 作业顺序和管理信息流动的流程图 它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理回路 8 业务流程图的基本符号 业务流程图的基本图形符号有五个 业务处理单位表示处理某个业务的单位或个体 业务处理功能描述是表示一个业务能够完成的功能 各类单证 报表是各类单证 报表在业务流程中产生的输出信息 报表 报告 文件 单证等 数据存储是表示数据保存的形式或文档的名称 数据流动方向是表示业务过程联系 业务处理单位 业务处理功能描述 数据流向 各类单证 报表 数据存储 9 例1画业务流程图采购员将入库单交给检验员 检验员将不合格的入库单退回采购员 合格的入库单交保管员并记入库存台帐 统计员根据库存台帐制定月报表交主管部门审阅 10 例1 11 例2 采购员从仓库收到缺货通知单以后 查阅订货合同文件 若已订货 向供货单位发出催货请求 否则 填写订货单交供货单位 供货单位发出货物后 立即向采购员发出取货通知 缺货通知 订货单 催货请求 取货通知 采购员 仓库 查阅 订货合同文件 供货单位 12 例3 顾客发订单给销售部门 销售部门经过订单检查 把不合格的订单反馈给客户 对合格订单 通过核对库存记录 缺货订单通过缺货统计 向采购部门发出缺货通知 并登记缺货记录 对于可供货订单 登记订单记录文件 开出备货单 通知仓库备货 同时保存订单数据 并进行销售统计 13 14 例4 15 16 表格分配图 为了传递信息 管理部门经常将某种单据或报告复印多份分发到其他多个部门 在这种情况下 可以采用表格分配图来描述有关业务 表格分配图表达清楚 可以帮助系统分析人员描述系统中复制多份的报告或单据的数量以及这些报告或单据都与哪些部门发生业务联系 17 例 采购业务表格分配图 18 15 4数据流程的调查 收集进行分析所需要的资料收集原系统全部输入单据 输出报表和数据存储介质 如帐本 清单 的典型格式 弄清各环节的处理方法和计算方法 在上述各种单据 报表 帐本的典型样品上或用附页注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频度 发生的高峰时间及发生量等 在上述各种单据 报表 帐册的典型样品上注明各项数据的类型 长度 取值范围 19 绘制原系统的数据流程图 数据流程图 DFD 是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 数据流程图的特性抽象性概括性数据流程图的基本成分外部实体 是指在所研究系统外独立于系统而存在的 但又和系统有联系的实体 它表示数据的外部来源和去向 它可以是某个人员 组织 某一信息系统或某种事物 它是系统的数据来源或数据终点 确定系统的外部实体 实际上就是明确系统与外部环境之间的界限 从而确定系统的范围 20 数据流数据流表示流动着的数据 它可以是一项数据 也可以是一组数据 如扣款数据文件 订货单等 数据流用带有名字的箭头表示 名字表示流经的数据 箭头则表示流向 数据存储指逻辑意义上的数据存储环节 即系统信息处理功能需要的 不考虑存储的物理介质和技术手段的数据存储环节 如数据文件 文件夹或帐本等 用一个右边开口的长方形条表示 图形右部填写存储的数据和数据集的名字 左边填入该数据存储的标志 处理逻辑 加工 是对数据进行的操作 处理逻辑 加工 也称为处理 处理逻辑 加工 包括两方面的内容 一是变换数据的组成 即改变数据结构 二是在原有的数据内容基础上增加新的内容 形成新的数据 21 数据流程图的基本成分 22 绘制方法 自顶向下 逐层分解 数据流程图是分层次的 绘制时 先将整个系统按总的处理功能画出顶层的流程图 然后逐层细分 画出下一层的数据流程图 例如 订货处理 顶层图 23 对顶层数据流程图的分解从 处理逻辑 开始 将 销售处理 分解为五个主要的处理逻辑 验收订货单P1 将填写不清的订货单和无法供货的订货单退回用户 将合格的订货单送到下一步 处理逻辑 确定发货量P2 查库存台帐 根据库存情况将订货分为两类 分别送到下一步 处理逻辑 开发货单 修改库存P3 开发货单 修改库存 记应收帐 订货单存档填写暂存订货单P4 对未满足的订货填写暂存订货单对照暂存订货单P5 接到采购部门到货通知后应对照暂存订货单 如可发货 则执行 开发货单和修改库存 处理功能 24 25 26 27 工资核算系统的二层数据流程图 28 工资费用分配 处理框可以继续分解 形成第三层数据流程图 工资汇总数据 工资费用汇总分配表 29 例如 药品数据在药库 门诊两部分之间的流动过程 数据流程图一般由顶层 中间层和底层组成 顶层图说明了系统的边界 即系统的输入和输出数据流 顶层图只有一张 中间层的数据流程图描述了某个处理逻辑的分解 而它的组成部分又要进一步被分解 较小的系统可能没有中间层 较大的系统中间层可达八九之多 底层图由一些不必再分解的处理逻辑组成 30 数据字典 数据字典的定义所谓数据字典是以特定格式记录下来的 对系统的数据流程图中各个基本要素 数据流 加工 存储 和外部实体 的内容和特征所作的完整的定义和说明 数据流程图配以数据字典 就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行描述 从而形成一个完整的说明 数据字典的内容数据字典的内容包括六个方面 数据项 数据结构 数据流 处理逻辑 数据存储和外部实体 31 1 数据项 也称数据元素 具有独立逻辑含义的最小数据单位 在数据字典中其定义包括 数据项的名称 编号 别名 简述数据项的取值范围数据项的长度例 数据项的定义数据项编号 A03 04数据项名称 库存量别名 数量简述 某中配件的库存数量长度 6个字节取值范围 0 999999 32 2 数据结构 由若干数据项构成的数据组合称为数据结构 它描述了某些数据项之间的关系 其定义包括 数据结构的名称 编号简述数据结构的组成例如 数据结构编号 D02 01数据结构名称 用户订货单简述 用户所填写的用户情况及订货要求等信息数据结构组成 订货单标识 用户情况 配件情况 33 3 数据流 表明系统中数据的逻辑流向 可以是数据项或数据结构 包括 数据流的名称及编号简述数据流的来源数据流的组成数据流的流通量高峰期流通量例如 编号 D03 08名称 发货单简述 销售科为用户开出的发货单来源 开发货单处理功能组成 发货单数据结构流通量 150份 天高峰流通量 70份 每天上午9 00 11 00 34 4 处理功能 加工 仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 包括 处理逻辑名称及编号简述输入处理过程输出处理频率例如 编号 P03 01名称 验收订货单简述 确定用户的订货单填写是否正确输入的数据流 订货单 来源 外部实体 用户 处理 检验订货单数据 查明是否符合供货范围输出的数据流 合格的订货单 去向是处理逻辑 确定发货量 不合格的订货单 去向是外部实体 用户 处理频率 50次 天 35 5 数据存储 是数据流动的暂停或永久保存的地方 包括 数据存储的编号名称简述组成关键字相关的处理例如 编号 F03 08名称 库存帐简述 存放配件的历年库存和单价组成 配件编号 配件名称 单价 库存量 备注关键字 配件编号相关联的处理 P2 P3 36 6 外部实体 外部实体的编号外部实体名称简述输入的数据流输出的数据流例如 编号 S03 01名称 用户简述 购买本公司货物的用户输入的数据流 DS03 06 订货单 D03 08 发货单 输出的数据流 DS03 06 订货单 37 描述处理逻辑的工具 1 决策树当某个动作的执行不是只依赖于一个条件 而是和若干个条件有关 如果仍然用结构化语言表达 可能要使用多层判断语句 结构会较复杂 不能一目了然 在这种情况下使用决策树比较合适 决策树又称判断树 是用来表示逻辑判断问题的一种图形工具 它用 树 来表达不同条件下的不同处理 比用语言的方式更为直观 判断树的左边为数根 从左向右依次排列各种条件 左边的条件比右边的优先考虑 根据每个条件的取值不同 树可以产生很多分支 各分支的最右端 即树梢 即为不同的条件取值状态下采取的行动 也称策略 38 例如 某公司的折扣政策为 购货在5万元以上的顾客 如果最近3月无欠款 则折扣率为20 虽然有欠款但与公司已经有5年以上的交易关系 则折扣率为10 否则折扣率为5 年购货在5万元以下的顾客 则没有折扣 39 2 决策表 decisiontable 决策表也称判断表 也是一种表达逻辑判断的工具 它以表格的形式给出各种条件的全部组合以及在各种组合下应采取的行动 当条件的个数较多 每一条件的取值有若干个 相应的动作也很多的情况下 使用决策表比决策树更加有效和清晰 决策表分成四大部分 左上角为条件说明 左下角为行动说明 右上角为各种条件的全部组合 右下角为各种条件组合下采取的行动 决策表要反映出所有的条件组合 若有C1 C2 Cn共n个条件 每个条件分别可能取S1 S2 Sn个值 则全部的条件组合有S1 S2 Sn个 以上例为例 各条件均取两个值 所以共有2 2 2 8个条件组合 如表1所示 表中 Y 为条件成立 N 为条件不成立 表示采取此行动 40 表1 41 表2 N N N Y Y N Y Y Y N 4 2 3 5 没有折扣 5 10 20 Y 与本公司交易大于等于5年 Y 最近3个月无欠款 Y 年购货额大于等于5万元 1 42 15 5数据分析 通过数据调查收集来的数据调查收集来的数据是系统分析的原材料 要把这些原材料加工成系统实际所需要的资料 就必须进行数据的分析工作 数据的静态特征分析数据的动态分析固定值属性固定个体变动属性随机变动属性通常把具有固定属性的数据存放在主文件中 把具有固定个体变动属性的数据放在周转文件中 把随机变动属性的数据放在处理文件中 43 数据存储分析 主要分析存储数据的内容和数据之间的关系 分析中要确定各种单据 帐册需要存储的内容 具体做法 根据新系统的功能确定是否有必要增加新的存储单据或帐册去掉非基本的和多余的数据项为便于检索 增加必要的代码项数据查询要求分析数据的输入 输出分析输入方面 需分析各种数据输入的目的和使用范围 数据量的大小以及存在的问题 在输出方面除明确数据查询要求外 还应对各种输出报表的目的和使用范围进行分析 系统的处理速度而后打印速度是否能满足输出的要求等 44 15 6新系统的逻辑模型 逻辑模型主要包括数据流程图和系统说明书两个方面 数据流程图是系统说明书的基础和依据 系统说明书是对数据流程图的详细说明和解释 两者相互联系 相互补充 构成系统的逻辑模型 新系统逻辑模型的提出 要以现行系统的数据流程图为基础 并以新系统的目标为依据 逐层修改现行系统的数据流程图来实现 45 确定新系统的目标 确定新系统目标的原则适用性原则经济性原则整体性原则确定新系统目标的依据以现行系统存在的问题作为系统开发的突破口根据开发的资源情况 恰当地确定新系统开发的范围和进度 46 确定新