关于文秘专业社会需求情况的调查报告

关于文秘专业社会需求情况的调查报告 调查人 调查人 调查时间 调查时间 一 调查背景及意义 一 调查背景及意义 随着信息社会 网络社会的高速发展 社会的分工愈加细化 各领域 各行业的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离 为 领导决策及实施提供服务的秘书人员 在辅助各级领导进行综合管 理 树立企业形象 沟通内外关系 处理信息交流等方面发挥着越 来越重要的作用 根据法国职业研究中心统计 全世界目前有 160 余种职业 秘 书排在第六位 据北京市 2002 年第一季度公布的统计数字 北京市 文秘岗位需求数排在第三位 岗位与应聘的人数比是 1 6 由此可 见 文秘这一职位重要 需求量大 随着文秘的社会需求数量在上升 社会对它提出了更高的要求 作为现代秘书 只具备传统意义上的秘书的写作能力已是不够的 更应具备现代秘书的公关能力 同时还应具有灵活运用各种办公软 件及汽车驾驶技术的能力等等 那么现今社会对秘书人员的需求情况如何 用人单位对初 中 高级文秘人员的技能要求是怎样的 以及文秘从业人员的薪金情况 和文秘人员的职业生涯发展状况又如何 只有明确了这些问题能使 教育培养出更多适应社会需求的有用人才 以达到教育促进经济的 发展 同时也为就业者指明发展方向 缓解就业难的问题 为此 笔者进行了一次关于文秘专业社会需求情况的抽样调查 二 调查方式 二 调查方式 问卷调查 附录 实地调查 访谈法等 三 调查分析 三 调查分析 1 1 社会对文秘人员的需求情况 社会对文秘人员的需求情况 1 1 文秘人员的职业岗位群需求状况 国家机关 事业单位 全民所有制单位的文秘人员需求量在逐 步递减 而外资企业 民办企业的文秘人员需求量在逐步递增 大 型单位分工较细 文秘人员的需求量大 多以行政秘书工作为主 有专职文员 专职档案员 专职千事 专职机要员等 职责比较单 一中小型单位的文秘人员需求量小 一般出任文秘人员实际上是一 种 综合秘书 也称为 办公室文员 身兼多职 虽然中小型单 位对文秘人员需求量 但中小型单位的数量呈增长趋势 所以中小 型单位的综合文秘人员的需求量总的来说是增长的 而且在经济 法律 医务方面也需要增加文秘人员来协助管理工作 2 2 文秘人员性别需求差异 在调查过程中 笔者发现从事秘书职业的人员女性居多 所占 比例是 97 9 男性占 2 1 年龄多在 20 30 岁之间 同时 女性 在中 初级秘书中占绝大多数 而高级秘书则多数为男性 从事文 秘工作性质中 普通文员的占 44 4 公务秘书的占 23 7 商务秘 书的占 24 3 总裁助理的占 12 9 其他的占 3 7 为什么文秘人员会存在性别比例失调 经分析 笔者认为从女 性角度来说 第一 语言条件的优势 由于先天原因 女性声音悦耳 音质柔 和 有很好的语感和外语接受能力 第二 思维能力的优势 女性细腻 周全 记忆力好 存储大量 信息能够很好地激发她们的想象和联系 因此 女性在担任工 程设计 制定工作计划 构思规划方案等方面 往往能取得很 好的效果 第三 交际能力的优势 女性普遍具有态度温和 感情丰富的特 点 在社交场合中能很好的融入其中 热衷交流沟通 能很好 地公关 第四 管理能力的优势 受过高等教育的女性 个人 修养高 善于听取各方意见 加上女性的温和谦逊能使她们在 管理层中游刃有余 当然 在高级文秘领域男性多于女性也是有一定原因的 如男 性的思维能力方面更具有思辨性 逻辑型 行为处事上更具有创造 性 开拓性 技术水平上 男性在计算机 软件 机械等方面不仅 兴趣要高与女性 在水平上也是更胜一筹 从何以上粗略的分析 大体上能够解释文秘人员在社会需求上 的比例失衡问题 3 3 秘书职业资格认证需求 目前 秘书职业资格全国统一鉴定是劳动保障部推出的第一个 全国统考职业 在社会各界 尤其是用人单位很受欢迎 调查发现 大部分单位认为文秘人员应有专门的职业技能 要经过专门的培训 而高职高专院校设置文秘专业的必要性很大 认同率高达 54 6 对 国家秘书资格证 之类的资格认证的看法 认为含金量较高 能够反映出专业能力的占 60 2 能够帮助我们培养和选择相关层 次人才的占 23 5 没有针对性 不能确定其能否胜任特定的工作 占 9 7 名不副实 没有反映出相应的专业能力占 6 6 因为高等教育的扩招 社会的教育程度在逐年提高 就业者的 不仅在能力上提升了 数量上也在不断上升 所以 相关职业单位 就要优中选优 而这在面试当中最直观的标尺就是职业资格证书 据走访的几家用人单位的 HR 也是如此表示 所以文秘人员的资格认 证需求也在上升 2 2 用人单位对文秘人员的技能要求用人单位对文秘人员的技能要求 通过走访具有代表性的用人单位 针对 文秘人员应具备的能 力 文秘人员应具备的知识 文秘人员应掌握的技能 进行问 卷调查 调查发现用人单位普遍认为好的文秘人员最好具备公文写作 办公自动化设备操作能力 人际沟通能力 执行能力 合作能力 懂得本行业的专业知识背景 办公室事务管理知识 应变能力 商 务知识 法律知识 认为文秘人员应具备大专以上文凭 形象气质 好 具备良好的组织沟通协调能力 文笔好 语言表达能力强 能 熟练使用电脑及各种办公设备 同时各单位还希望文秘人员具备业 务背景 如生产部秘书职位要求化工或理工科背景 涉外秘书职位 要求有英语专业八级证书或高级口译证书优先 公关部门秘书职位 要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等 值得一提的是 虽然用人单位都特别注重秘书人员的专业知识 及能力 但有一点是不可否认的 他们最终决定能否让其担任秘书 一职却是主要取决于秘书人员的 职业道德 和 敬业精神 因为 用人单位表明 专业知识和经验是可以在长期的工作中学习的 但 一个人的人品却是很难改变的 另外 还有不少单位指出 毕业生 所表现出的实际能力与用人单位的要求尚存差距 有的差距还不小 经过分析 笔者认为 在新形势下 秘书人员需要具备参谋助 手 承上启下 协调服务 调查研究 信息监督等几项基本职能 而要顺利履行这些职能 就要求秘书人员是一个 通才 全才 甚至是 超才 秘书人员工作的全面性 活动的广泛性 及其角色 的多变性 除了应具备一般管理干部的素质之外 还必须具备与秘 书本质工作的性质 任务相应的更高 更严的要求 其中尤以 德 谋 书 为最基本素养和业务能力 另外 秘书人员还必须具备关键能力和从业能力 关键能力应 更全面 从业能力应更细致 关键能力和从业能力所共同表现出的 综合职业能力应更强 文秘专业的从业能力可分为 从业基础能力 从业业务能力 和 从业相关能力 三部分 从业基础能力 主 要包括 执行能力 公关礼仪 时间管理能力 人际沟通 能力 和 使用和维护现代化办公设备 的能力等 从业业务能力 主要包括 文书拟写与处理 会议组织 办公室日常事务管 理 协调工作 文件档案管理 接待工作 和 信息工作 等能力 从业相关能力 主要包括 法律与法规 商务知识 速记速录 英语应用 财务管理 等能力 这些能力可进一 步分解为专项技能 具体情况如表 1 表表 1 1 文秘人员综合职业能力调查统计表 应具备的能力用人单位重视程度值 执行能力 8 7 人际沟通能力 8 5 时间管理能力 8 4 信息收集能力 9 1 合作能力 8 3 应变能力 9 3 组织协调能力 8 3 语言表达能力 9 使用和维护现代化办公设备 9 7 公关礼仪 7 2 文件档案管理能力 9 办公室事物管理 9 会务组织 8 8 公文写作 9 3 速记速录 8 4 商务知识 8 3 法律法规知识 8 2 英语运用 7 8 财务管理 7 3 3 3 从业秘书人员的薪金情况从业秘书人员的薪金情况 通过调查 文秘人员的月薪情况如下 月薪在 1000 3000 的文 秘占 79 3 3000 5000 元的文秘占 9 3 5000 8000 元的文秘占 6 3 8000 10000 元的文秘占 2 8 10000 元以上的文秘占 2 3 70 以上的文秘人员月薪在 3000 以内 大部分文秘人员对薪 金现状表示比较满意 有的文秘人员甚至还打算向高层次拼博 成 为高级秘书 获取更高的薪金 文秘人员是一种社会从属性 服务性职业 其主要内容就是指 文秘人员的工作本身不能脱离它所服务的领导或单位而独立存在 领导及单位工作涉及到哪里 它的工作范围就延伸到哪里 从属性 服务性 辅助性就是对文秘人员工作性质的最好概括 繁 杂 忙 累四个字就是对文秘人员工作特点的最适当形容 他们的工作是辛 苦的 每天都是些平凡 琐碎 细微的事务性工作 不止是打印文 件 整理资料 将近 20 的文秘人员成为管理助手 从事文字档案 管理 行政后勤管理 协助经营管理 组织协调公司会务 公关与 政府关系和公务差旅等 许多临时性工作随经理主管们的日程安排 变化而变化 经常加班没有规律 需要不断熟悉掌握公司各部门业 务 收集 处理各种信息 还要在复杂而且繁琐 看似一些枯燥乏 味 鸡毛蒜皮的小寡情之间 处理协调上下级和各部门关系 做到 万无一失 其实这与秘书的层次有很大的关系 工作薪金有高低 正照应 了初 中 高不同层次的秘书 从调查结果看 月薪在 1000 3000 的文秘占了绝对数量 这也从一个侧面看出 一方面从业人员 需要不断充电 提高自身技能 以达到更高一层的水平 另一方面 也存在社会上人才浪费的现象 有些能力较强的文秘在从业中被日 常的琐碎事务牵绊 没有机会发挥更有效的作用 4 4 文秘人员的职业发展前景文秘人员的职业发展前景 据调查发现 从事秘书工作年限的 1 年以下的占 32 9 1 3 年占 43 6 3 5 年的占 16 3 5 10 年的占 9 6 10 年以上 的占 7 6 随着企事业单位用人机制改革的深化 从业文秘人员在 一个单位的一个岗位上干一辈子的可能性越来越小 升迁或转职机 会多 一般在 3 5 年后会得到晋级的机会 所以文秘人员职业发展 前景还是很好的 1 1 文秘工作中的很多内容是协助参与公司的经营管理的 和高 高在上的老总比较 文秘人员有更多的机会接近各个部门的基层员 工 了解来自第一线的信息反馈 和一般的部门主管比较 和管理 层天时地利的接近优势 使得文秘人员又具备对公司整体战略部署 更全面的了解和体会 从这点上看 单位高层在决策过程中 多会 听取高级文秘人员参考意见 另外长期在领导身边 可以学习领导 的思考与处理方法 有的被调查者认为和领导一起出去应酬 可以 扩大交际圈 积累人脉资源 2 2 行政主管是文秘人员未来的主要职业发展方向 文秘人员因 工作接触到单位业务的各个方面 在职业转换 特别是单位内部换 岗晋升具有很好的优势 换岗晋升的可能依次是行政主管 经理助 理 人力资源经理 部门经理 秘书 初级 中级 高级 市场部 主管 公关部主管 财务管理人员 高职高专院校的文秘专业毕业生不要觉得做文秘人员很困惑 发展空间狭小 只要努力学习充电或深造 具有较强的工作能力 自然会得到晋升的机会 所以高职高专院校的文秘专业毕业生应该 不仅具有胜任工作的能力 而且应该具有不断更新知识和技能的能 力 社会需要的是复合型人才 秘书职业所需要的是通才 管理人才 十创新意识 秘书是一个富于挑战的职业 必须努力攀爬 才能到 达目标 作为文秘人员 要想在人群中脱颖而出 出类拔萃 就必 须放弃保守被动的心理 而应积极进取 迎接一切挑战 四 调查结语 四 调查结语 此次调查从数据 方式 内容等方面体现了文秘人员社会需求 量很大 大多数文秘人员在从事文秘工作 3 一 5 年后会转换岗位或 得到晋升 但并不表示文秘是吃青春饭的职业 虽然在中 初级文 秘人员中女性占绝大多数 但也不表示文秘是 花瓶职业 做到五 六十岁退休的女秘书大有人在 比尔盖茨的秘书就是一位很老练成 熟的秘书 可以把比尔盖茨的日程安排设计到分和秒 在西方国家 很多年长资深的秘书他们会更加受青睐 因为她 他们的自身的素质 以及对企业文化的认同度都造成了她 他们在职业生涯中的游刃有余 这也是高级秘书和初级文员的区别 也是文秘职业纵向发展的方向 文秘人员在日常工作中接触到人事 财务 专业业务的机会比 较广泛 对各方面技能要求很高 只有具备较强的文字与语言表达 能力 综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力 富有经验的文秘 人员才是在我们社会急需的复合性人才 因此我们武汉商业服务学 院的文秘专业的毕业生可以从接电话 发传真 收发信件等服务型 为主的初级文员做起 积累工作经验 努力成为一位可以用英文写 一般信函 起草报告和准备会议的中等秘书和能起草重要的合同文 本 懂法律 税务知识 协助领导参谋决策 有协调管理能力的高 级秘书 社会对文秘人员的需求情况决定了文秘职业是一个充满活 力和挑战性的职业 也是一个具有广阔发展前景的职业 五 附件 五 附件 关于文秘专业的调查问卷关于文秘专业的调查问卷 你好 我是河南商业高等专科学校 10 级文秘专业的学生 正在 做关于本专业的调查 我希望通过本问卷了解现今文秘的发展状况 题目特别说明外均为单选题 此内容仅供调查分析使用 请你放心 填写 最后 感谢你抽出宝贵的时间做这份问卷 1 你的性别 A 男 B 女 2 你的年龄段 A 20 岁以下 B 20 30 C 31 40 D 41 50 3 你目前从事的职业是 4 你身边有从事文秘工作的人吗 A 有 B 没有 C 不清楚 5 她 他们从事文秘工作多长时间了 A 1 年以下 B 1 3 年 C 3 5 年 D 5 10 年 E 10 年以上 6 她 他们的薪资待遇大概是多少 A 1000 3000 元 B 3000 5000 元 C 5000 8000 元 D 8000 1