公司档案管理工作计划

1 / 25公司档案管理工作计划XXXXX 公司档案管理工作计划书2016-8-2企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，下面就所见现状和档案管理工作如何开展进行浅谈。一、面临问题：(一)档案管理在公司实属空白。1、档案不集中，分散在各部门手里，无法保证其整体性、安全性、延续性和可追溯性。2、无正式下发的管理办法、细则，难以界定管理者的权限、责任和义务，以至于即使档案丢失也无人知晓，无法问则。2 / 25(二)不受重视。档案属企业的隐形资产，见利不直接，因此容易被忽视，甚至在企业改革中出现被挤脱现象。 (三)固有模式业已形成，难以改变。 二、解决办法：(一)建立健全档案管理制度，切实做好执行工作。1、界定档案范围。公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。2、建立与档案管理相适应的组织结构和管理制度。使档案管理有章可循，落实责任人和责任，界定档案管理权限。(二)高管重视及各部门密切配合。将档案管理工作同企业现代化发展同步考虑，列入企业发展和年度工作计划，纳入领导议事日程。增强各部门助理、秘书责任感，促进文件资料、会议纪要等进行收集、整理、送交行政部存档。3 / 25(三)抓住时机，实现双轨双套。在 OA 正式启用之时，将档案管理纳入 OA 系统中， 使档案管理工作实现数字化、网络化、档案信息共享，达到方便检索和利用的目的，进一步提高档案管理现代化水平。(四)加强硬件建设。设立专门档案保存区域，添置档案柜等相关设备，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防尘、防虫等安全措施。三、执行档案管理工作的计划：(一) 做好档案收集工作。 1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集4 / 25即齐全又完整，避免资料遗失。(二)制定合理的分类方案。1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。 2、将文书档案按年度类目级别保管期限进行分类。 3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。(三)认真做好日常档案管理。各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。(四)加强档案管理工作的学习。恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有5 / 25计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。【注】规范档案管理即可以保证企业的商业机密、法律权益不受侵害，又可以提高各方工作效率，是实现企业现代化管理的必经之路，此项工作的开展首先需要确立观念，正确执行；其次需要各级领导的大力支持和各部门的密切配合。附：各专业档案分类及管理要求 档案管理目录体系 档案管理台账表各专业档案分类及管理要求一、行政文书档案分类1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 3、会议纪要、收文和发文登记薄。6 / 254、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。 5、公司大事记、史志。6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。 7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。 9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。 管理要求归档时间要求，对于独立项目的声像材料，在项目结束后，随时整理归档。零星项目声像材料可在每年的十二月底至次年一季度前，整理好总经办归档。档案管理工作职责一、档案管理员职责负责集团、业务部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统7 / 25计。1、负责集团档案的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。使档案管理标准化、系统化、规范化，做到科学整理立卷。2、负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，立卷、归档等检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责当日追还归档，确保档案齐全，完整。3、严格遵守档案保密制度 ，做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄，未经集团领导批准，任何人不得私自调档，更不得有外来人员进入档案室。4、对一级档案外的文件材料包括等均应立卷归档。5、 文件、档案、资料要专人、专柜保管、离开档案室要随手关灯、关窗、关门、钥匙随身携带，安全意识强。6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。8 / 25二、归档范围和要求1、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、与业务单位签订的借款合同、担保合同协议书等文件材料，要求收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。2各部门必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。3声像档案应用文字标出摄像或录(来自: 海 达范文网:公司档案管理工作计划)音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。4档案室接收案卷时，分为一级档案和基础档案，各部门必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，标明归档类别及存档时间，交接双方在移交目录上签字后方可建立档案编号。9 / 25三、档案借阅制度1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2绝密级档案禁止调阅，业务档案只能在档案室阅览，不准外借，但借阅时间为当天归还。借出档案业务员要及时做好归还工作，如当天借出为予归还，档案管理员必须做好催还工作。需要长期借出的，须经总裁批准。3借阅档案，必须履行 OA 系统流程。4借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还。6借阅档案人员不可走出档案室，要在档案员的监督下完成借阅过程，如特别需要摘录和复制，必须部门经理批准方可摘录和复制，由档案管理员陪同进行拍照或复印。7借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、拍照、抄录、转借。借出档案材10 / 25料，因保管不慎丢失时，将追究当事人责任。四、档案的销毁1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、总裁审批同意后销毁。3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的案卷目录 、 档案总登记簿上注明“已销毁” 。五、档案转移封存1、经过鉴定确需转移封存的档案，必须列出此类档案清册。2、档案封存转移，必须严格执行审批制度，各类档案必须经总经理、董事长审批同意后在进行封存转移。11 / 25档案管理工作计划根据企业职工档案管理工作要求，以实施档案信息化、规范化建设和档案资源建设为重点，以长远计划、分步实施、重点突破、逐步完善为指导思想，进一步强化我司档案基础工作，充分发挥档案作用，努力实现档案管理工作科学化、规范化，更好地为领导决策、为公司发展服务。现制定档案管理工作计划如下：一、职工档案信息完善企业职工档案是企业职能部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是职工档案的组成部分。在实际档案整理工作中发现少数员工档案材料存在不完善的情况，主要表现在以下五类材料：一、学历材料；二、党群材料；三、奖励材料；四、职务变动材料；五、薪酬变动材料。12 / 25针对以上不完善的员工档案材料，做好查漏补缺工作。根据公司发文文件和人力资源系统信息梳理员工档案信息，将梳理后的信息与员工纸质档案材料进行核对整理，对缺少材料做好记录，并与相关职能部门联系沟通，明确所需归档材料名称及归档材料移交时间段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原长期员工缺少材料补充工作，逐步完成所有员工档案信息的建立健全工作。明年具体安排如下：针对不完善材料，采取措施如下：档案管理是一项持续地不断补充完善信息材料的工作，需要相关部门领导、同事的支持与配合，树立档案材料归档意识，将归档材料妥善保存并按规定时间段移交，让公司所有员工档案信息更加充实、完善。二、档案信息化建设积极开发档案信息资源，做好加工、整理、开发、利用工作，拓宽档案的信息功能。具体措施：13 / 251、购买计算机、扫描仪等硬件设施。2、与计算机软件系统开发人员沟通，为档案信息化提供数据支持。3、做好数据输入的前期准备工作，参加相关业务的培训学习。4、拟定计划，分批次完成员工档案的数据输入和全文扫描工作。关于做好公司档案资料统计与管理的工作计划为了完善公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理利用公司档案资料，在公司领导的指示与领导下，我将负责开展档案统计与管理事宜。档案统计与管理是一项涉及部门广、档案类别多、持续时间长的工作，为了做好这项工作，现拟定以下工作计划：一.制定档案管理制度并监督执行。建议公司发布档案管理制度作为日常工作守则，让全体员工意识到档案管理的重14 / 25要性和长久性，为档案统计与管理做好宣传工作。二.做好档案资料统计与保管的条件准备工作，包括档案存放位置选址，档案柜、档案盒、装订机、打孔机、防火消防栓等相关物品的采购。三经公司领导审核，确定需要统计与管理的档案类别，制定档案统计与管理登记表，包括档案统计汇总表、档案借阅登记表、档案销毁记录表等。我已初步拟定了档案统计汇总表模板，计划从档案类别、档案编号、档案名称、档案所属部门、保密等级、存放位置、归档时间等方面开展统计工作，档案统计汇总表模板附后。1. 档案类别分大类和小类，大类分以下五类：1) 文书类2) 资质证书类15 / 253) 合同资料类4) 公司内部资料5) 公司对外申报资料2.为了方便查阅，对上述五类进行了以下细分：1）文书类 a) 公司发文a)公司资质证书b)公司荣誉证书2）资质证书类 c)员工资质证书d)知识产权类证书a) 采购合同b) 销售合同16 / 253）合同资料类d)业务合作合同e) 施工合同a) 公司注册备案类b) 人事档案资料4）公司内部资料 c) 财务档案资料d) 技术档案资料e) 公司管理文档f) 其他a)科技项目申报资料b) 知识产权申报资料17 / 255）公司对外申报资料 c) 项目年检验收资料d) 贷款申请资料e) 荣誉资质申报资料3.档案拟统计的部门：1) 总经办2) 行政部3) 人力资源部4) 采购部5) 销售部6) 招商部7) 市场部18 / 258) 产品推广部9) 客服部10) 技术部11) 产品部12) 运维部13) 设计部14) 财务部15) 投资与数据管理部16) 跨境贸易部4.根据档案形式可分为以下四种：1）实物类档案19 / 252）声像类档案3）电子类档案4）纸质类档案5.根据档案内容进行保密等级划分，拟分为以下四种：1) 一般机密2) 中级机密3) 高级机密4) 机密根据公司档案管理制度，为了做好档案资料合理利用工作，我已制定了档案借阅登记表模板，档案借阅登记表附后。对于存储时间久，经相关人员鉴定无保存价值的档案资料要进行销毁工作，销毁前需要经公司领导审核批阅，并做20 / 25好销毁记录，销毁记录表模板附后。四.与各部门沟通协调，按部门开展档案资料收集归档工作。五.对收集的档案进行分类整理，并对分类后的档案资料进行信息登记和入库存放工作。六对档案室及档案资料定期进行检查和维护，根据档案管理制度做好档案利用工作，对有借阅需求的员工做好借阅登记与归位工作。七根据档案的保管期限，定期进行档案保存价值的鉴定工作。该项鉴定工作由公司高层领导、档案产生部门负责人、档案管理人员共同实施。对无利用价值的档案经公司领导审核并签字批准后开展销毁工作。以上计划当否，请指示！计划编制人：总经办傅赞梅编制日期：2016 年 8 月 11 日21 / 25附件 1：深圳市网通电子商务有限公司档案管理制度第一条为了规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理利用公司档案资料，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行一级管理，由公司总经办统筹管理工作。2、总经办档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。22 / 25第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，总经办保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、由公司对外签订的协议或合同，由总经办保存原件，财务部及合同执行部门可留存复印件。6、在归档范围内的所有资料，由经办人整理后连