集团费用报销制度201503.doc

.文件编号：RX-CW-2015-01 拟文日期：2015年01月01日 文件类别:制度拟文： 复核： 审核： 批准： 抄文部门：集团财务和各下属公司财务部 抄送： 页数 ：共1页传阅 阅后存档 保密 其他*集团费用报销制度目 录第一章 总 则1第二章 员工及主管人员的责任1第三章 出差费用报销管理2第四章 手机费用报销规定8第五章 车辆费用报销规定10第六章 销售佣金报销规定11第七章 销售返利、促销费（按实际回款金额）报销规定12第八章 业务招待费报销规定12第九章 机票、高铁、火车票报销细则14第十章 邮递、运输费用报销规定16第十一章 办公费用报销规定16第十二章 借款、备用金的有关规定17第十三章 附 则18.第1章 总 则第1条 为确保集团及各公司各项支出按规定的标准及程序和适当授权进行，防止差错和舞弊，保证资金安全与流转地顺畅，确保各项支出的真实、准确与完整，提高公司经济效益，指导员工报销真实、必要、合理的出差费用，结合本公司的实际情况，特制定本制度。第2条 本制度适用于*集团本部及各下属公司（以下统称“各公司”）。第2章 员工及主管人员的责任第1条 员工应承担以下责任(一) 合理制定出差计划，跨市、跨省、跨国出差提前填写出差申请，提交直接主管批准。(二) 在各项出差费用发生之前，应充分理解本制度对此的规定，并对发生的出差费用进行合理的成本控制，最大程度地减少费用支出。(三) 保证费用的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。(四) 出差返回后，正确填写费用报销单据，及时报销费用。(五) 对于财务部门的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。(六) 国外出差，为配合公司申请出国政府补助，相关人员需根据出差工作性质，提供检测报告、考查报告、标书和进出境海关护照复印件。第2条 主管应承担以下责任(一) 立足公司利益，对部门的出差需求进行合理有效地控制，避免不必要的出差。(二) 对每次出差的人数、时间、主要费用支出项目等重要事项进行事前审批，严格控制出差成本。(三) 对员工所报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审核，确保所报销的各项费用符合本制度规定。(四) 对员工提交的费用报销单据及时进行审核。(五) 对部门员工出差工作地信息的合理性、真实性进行监督管理。(六) 对财务部门反馈的员工报销问题予以重视。第3章 出差费用报销管理第1条 出差申请(一) 各部门应建立并严格执行出差事前审批制度。如因外部邀请等情况出差的，须将邀请函等文档附在出差申请后。(二) 出差申请单（外出）、出差计划表应完整、详细填写，包括出差目的、工作安排、完成情况、起程日期、预计外出公干时间、主要费用支出预算等。如果出差涉及公司机密，可不详细描述出差目的。(三) 出差申请单（外出）须得到直接主管、人事部的批准，若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请还须得到受益部门权签人审批同意。如研发部、运营管理部出差需经业务部同意。(四) 个人跨国出差，须报经总经理批准；国外出差超过10天或费用超过3万元，需加报执行董事批准方可。第2条 出差延期出差延期指实际出差天数超过事前审批的出差天数。所有出差延期，须事先征得直接主管同意，出差结束后须在报销单上注明原因或另附文字说明，并经直接主管批准，否则延期期间的费用不予报销。第3条 差旅费差旅费是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要、合理的费用，具体包括：在途交通费、市内交通费、住宿费、其他公务杂费等。第4条 在途交通费(一) 在途交通费主要包含往返飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票及附带的机场建设费、人身意外保险等。在途交通费在公司开支标准内凭票据实报销。(二) 员工应从成本意识出发，合理预计出差时间，提前购买优惠折价机票。但对具有限制性条款的折价机票可根据出差任务和时间要求合理选择。(三) 员工若因工作需要对预订的国际机票取消行程、变更行程等，须尽快填写退票申请，同时提供联次完整的国际机票，及时办理退票手续。(四) 员工跨城市出差，一般情况选乘大巴车；情况特殊，需公司安排车随行或包车，须事前经直接业务主管及行政批准。(五) 因公干需自驾私家车出差，经分管领导审核，总经理批准。其费用按正常行驶费用报销，不得超过租车费用。另外，行车途中违章罚款一律不准报销。第5条 市内交通费(一) 外出办事一般情况使用公交车辆，据实报销费用。(二) 如有特殊情况：市内短距离路程且公交不便利地段可使用出租车，需请示直接主管同意。(三) 在市内外出公干乘坐出租车超过10公里的，需请示直接主管同意，报销时需附说明报总经理批准方可报销。第6条 住宿费 (一) 入住酒店应优先选择物廉价美的酒店。(二) 住宿费在公司开支标准内据实报销。若入住酒店的标准超过公司住宿标准，其超出部分由个人承担，或事前（国内出差）经总经理审批同意、（国外出差）须经执行董事审批同意方可报销，如低于标准，低于部分补贴给个人50%。 (三) 同性员工出差提倡合住，在报销住宿费时须注明费用分摊情况。(四) 住宿发票上应注明住宿的起止日期、住宿单价、费用项目等信息，报销时原则上须提供详细费用清单。(五) 员工因私发生的餐费、电话费、洗衣费等费用由个人承担，但出差期间合住，或在国外出差的情况下，住宿清单上列示的早餐费可以报销。(六) 陪同比自己职务高的人出差，因工作需要可享受同等住宿待遇。 (七) 出差到公司有固定租房的办事处，原则上不给予报销住宿费，特殊情况下另行申请。第7条 公务杂费 (一) 员工外出公干发生的公务杂费，包括邮电费、行李费、购票手续费、异地取款手续费、文件复印费、传真费等。(二) 报销因公话费时，员工须提交电话费用清单（话时记录，电话号码），出差期间因工作需要上网的费用，据实报销。(三) 员工因公发生的飞机票、火车票等的退票手续费须注明退票原因，经直接主管审批后方可报销。(四) 员工因公出国，无护照或护照、签证已过期的，申请办理或续办护照、签证的费用据实报销。(五) 员工个人出差期间发生的小费由个人承担，公司大型会议、展览期间会务组统一发生的因公小费，以及陪同客户期间为客户代付的小费，可以报销。(六) 员工出差期间原则上应采用刷卡方式消费，特殊情况确需支取现金的，因公发生的异地取款手续费予以报销，但是手续费与业务事项在时间、金额方面应合理匹配。第8条 展览差旅费 (一) 参展人员是指直接从事展览会务工作的人员，实际名单应由考勤确定，并经展会负责人签字确认。(二) 展览期间，参展人员的餐费由展团负责人统一报销。(三) 海外展中，讲解人员、调机人员以及第一次出国的参展人员可安排展后1天海外休息时间，餐费、住宿费由公司承担，其他所有展后个人活动费用自理。(四) 各部门的观展人员原则上任务结束后应及时回国。若员工展前经部门主管批准同意展后休假的，所有费用全部自理。(五) 展会也可实行费用承包制，视具体情况而设最高限额，在限额内凭票报销，最高限由总经理、执行董事批准后方可执行，按承包制报销者不能再报销其他差旅费用（住宿费除外）。第9条 差旅补助(一) 长期驻外人员根据地区进行补助，每月由部门统一提交补助申请表需附个人出差申请，由部门负责人、人事、财务、总经理、执行董事批准后在当月工资中发放。（备注：因业务开展需要，业务员长期驻外工作，出差期间跨度公休日（周末），公司给予对应的出差补助，不另行安排加班工资及调休。不给予补助的时间为：法定节假日、在公司本部出勤期间、个人事假期间。）(二) 司机按照司机出车补助标准执行，需填写报销单直接报销，如与出差人员一起就餐，出差人员报销其餐费，司机将不能报销当餐补贴。第10条 出差费用报销(一) 费用归属出差费用遵循谁受益谁承担的原则。各部门应通过严格执行出差事前审批制度，确定出差费用的受益部门。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批同意的，费用归属受益部门。(二) 票据要求所有住宿、交通或其他任何费用报销时须提供真实业务的合法、合规的原始票据。海外出差所发生无票据费用（只适用于小额的交通费、通讯费、传真费等），须填写境外无票据费用说明清单，并经直接主管审核。(三) 外币及汇率员工跨国出差期间，应合理预计当地货币需要量，避免外币兑换损失。如需借支外币,需提前3个工作日通知财务部出纳,财务部准备相应的外币，出差人员另外填写内部借款审批单。借款程序参见第十二章 借款的有关规定；出差费用报销时，若发生境外币种兑换，须提供外币兑换单，对于无法提供外币兑换单的情况，须注明原因及实际兑换汇率。(四) 费用报销期限1、 所有费用须及时报销。出差费用从出差返回之日起，两个星期内提交到财务部门报销。2、 超过上述时限提交又无正当理由的，对超期费用按照50元/千元计算罚款金额（最低罚款50元/次），罚款直接在报销时扣减。3、 对于超过规定的报销期限2个月以上（含2个月）提交又无正当理由的，公司不再予以报销。(五) 例外事项员工若发生任何与本制度不符的费用，须事先获得其主管部门负责人、总经理的批准。报销时填写例外事项说明书，经主管部门负责人、财务部门、总经理、执行董事审批通过后方可报销，未通过审批的将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。(六) 费用报销的监控财务部门对员工出差费用报销的真实性、必要性、合理性进行抽查和审计，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况，直接主管和部门负责人在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视其情节轻重提交人力资源系统对相关员工及直接主管、部门负责人给予相应处分，情节特别严重的，将作辞退处理。第11条 差旅费报销标准(一) 交通费报销标准序号费用项目适用人员开支标准1在途交通费出差员工1、 根据实际情况乘坐轮船二等舱、火车（不含高铁）、长途汽车等，据实报销。2、 因业务需要，乘坐飞机、高铁交通工具需事先报总经理批准。3、 乘坐飞机商务舱，应符合以下规定：(1) 总经理之外，其他员工需执行董事批准后；(2) 不符合以上条件乘坐商务舱的，公司按经济舱标准报销。2人身意外伤害保险费用公司已为其购买人身意外保险的员工不得再报销人身意外伤害保险费用公司未为其购买人身意外保险的员工可报销人身意外伤害保险费用3市内交通费出差、市内公干的员工据实报销（仅限公交车，其他交通工具须经部门主管、总经理签批后报销）(二) （国内）住宿费报销标准职务国内区域及住宿标准港、澳、台北京、上海、深圳、广州珠三角其他城市、省会一级城市地级城市县城、县级市城镇副总经理及以上注意节约，据实报销。部门经理1000元/每晚500元/每晚400元/每晚300元/每晚200元/每晚150元/每晚其他员工800元/每晚350元/每晚300元/每晚250元/每晚150元/每晚120元/每晚备注上级与下级同时出差的，视情况可享受上级标准。(三) （国外）住宿费报销标准（国外）职务国家区域及住宿标准美国、加拿大、欧洲、美洲国家、日本其它亚洲国家非洲国家副总经理及以上实报实销部门经理 100-200美元/每晚 80-150美元/每晚 50-100美元/每晚根据需要选择三星级/四星级宾馆标准间，据实报销。其他员工 80-150美元/每晚 70-130美元/每晚 40-80美元/每晚根据需要选择二星级/三星级宾馆标准间，据实报销。(四) 伙食费报销标准费用项目适用人员开支标准中国国内出差伙食标准地点报销标准副总经理及以上国内根据需要，实报实销。经理港、澳、台200元/日北京、上海、广州、深圳100元/日珠三角其他地区80元/日其他地区60元/日惠州市内20元/餐(只报正餐)其他员工港、澳、台150元/日北京、上海、广州、深圳80元/日珠三角其他地区60元/日其他地区50元/日惠州市内15元/餐(只报正餐)(五) 常驻外人员及司机出车补助 费用项目适用人员开支标准1驻外人员补助长期驻外办事处职员地点补助标准北京、上海（长三角）50元/日其他地区40元/日2司机出车补助司机惠州行政区域0元/日其他地区35元/日第4章 手机费用报销规定第1条 原则上有对外业务、外勤人员、与外界有较多联系给予话费报销。第2条 手机话费报销实行限额制度，凭移动、联通、电信等通信公司打印的自用手机号话费发票，在限额内据实报销。没有移动、联通或电信等通信公司打印的话费发票，或话费发票中的使用人名称与当事人不符者，一律不予受理。第3条 手机话费按月报销，次月25日前将上月话费发票交由人事行政部统一做费用报销，超过期限提交发票的，人事行政部拒绝接收；发票背后必须注明清楚此费用的人名和部门，否则人事部有权拒收。第4条 报销标准内的手机话费，由人事行政部做报销单交财务复核后，呈总经理和执行董事批准后方可领取报销。因特殊情况，超过限额部份需要公司报销时，由申请人书面陈述报销理由及报销金额，部门负责人审核情况如实后,经人事行政部和财务部审核后呈总经理和执行董事批准方可报销。第5条 需要申请手机话费报销人员，必须在试用期过后以书面形式根据报销标准和实际工作电话费用需求申请，由人事行政部和财务部根据实际使用情况审核后呈总经理和执行董事批准后方可报销。第6条 若需要长期出国，出差人员需提前申请购买当地临时电话卡，以免造成不必要的费用。第7条 手机话费报销不只是按岗位高低来评定，并结合实际工作电话用量来评定的。第8条 以下是电话费用报销级别分类：序号级别报销额度/元岗位备注1一级0仓管、文员、记账员2二级50-150驻外技术员、驻外工程师、组长、跟单员、计划员、策划员、驻外仓管员、商务专员、联络专员、采购员、外勤人员3三级200-250业务员、报关员、税务/融资会计、主管、司机、秘书、人事行政专员、出纳、驻外办事员、学术专员、律师4四级300-400主任、经理、总监、部长、秘书长5五级实报实销副总经理级以上第5章 车辆费用报销规定第1条 用车范围及优先秩序(一) 重要客户的接送；(二) 政府要员来公司检查工作；(三) 一般性客户接送(小客户只接送到惠州)；(四) 财务部外出带大金额现金或重要票据；(五) 公司职员其它工作需要用车，主管级以下人员到市区办理相关业务及外出出差原则上不派车，一律搭公交车或大巴车(3人以上出差才可以安排车)； 第2条 所有人员用车需提前一天申请,填写派车单，需注明事由、时间、地点、申请人签名,交部门经理审批，行政部方可派车；若属公司集体活动派车，由公司总经理签名；司机凭部门行政部人员签字批准后的派车单方可发车，如确有紧急情况可以当天填报派车单出车，若主管负责人外出需电话请示行政部车辆调配人员(负责人回来后补签派车单)；第3条 如有紧急事情需要申请派车，在行政部确实安排不到的情况下，主管级以上人员可以开私家车，费用报销每月累计不可超过￥300元，每月报销一次要凭票报销，需附上当月出车明细，并附出差申请单及派车申请单。第4条 部分分公司暂时未配置车辆或车辆配置不足，部份分公司、子公司的总经理、销售副总经理、销售经理、区域销售经理、销售主管、业务员为满足企业的生产经营需要，临时私车公用者（不含摩托车、电动车和自行车等），经公司行政办或办公室人员核查确实属实的，公司给予油费补贴，凭加油站打印的发票，在限额内据实报销。公司不予任何保险费和维修费补贴。第5条 因工作需要，持殊岗位经执行董事和总经理批准有固定车补人员不再另行报销燃油费，凭加油站油票在规定范围内报销。第6章 销售佣金报销规定第1条 实行先借支，后核销原则。第2条 准备佣金时，经办人事先需提出申请，经相关人员审批后，方可借支。但在申请中需注明申请事项、金额、预计达到效果。第3条 借支后实行先挂账，根据效果再核销。超过三个月未核销的财务实行扣款。对于金额较大，6个月内难以收回的，由财务部负责人与欠款人员协商，及时收回欠款。销售经理审核财务审核销售副总审核总经理复核执行董事审批业务员申请 （附当初借支时申请报告）第4条 核销流程：第5条 申请标准（单笔金额）：区域销售经理1000元、销售经理2000元、销售副总5000元、总经理5000-10000元、执行董事10000元以上。特殊情况改由其他人申请或送礼的，须报执行董事授权和总经理或同意后方可执行。第7章 销售返利、促销费（按实际回款金额）报销规定第1条 原则：先签销售返利合同，签返利合同首先需财务审核返利合同的盈利水平，如果亏损则不签返利合同；经财务审核非亏损合同需总经理、执行董事签字。返利条利需在合同中明确，达到返利条件后再按审批流程返利。第2条 审批流程：经办人申请（附代理商或促销合作协议、销售合同、财务部核实的销售数量与回款金额）区域经理审核销售经理审核销售副总审核 财务审核总经理审批执行董事批准第8章 业务招待费报销规定第1条 业务招待费用途本管理办法适用于因公司业务发展的需要，与外界各有关客户、融资关系单位、行政事业单位、供应商以及其它一切外部关系单位所发生的交际、应酬费和招待费。具体用途主要包括：(一) 招待新、旧合作伙伴；(二) 庆祝新契约关系的建立；(三) 出访时的招待；(四) 来访时的接待；(五) 与社会各有关部门的日常联络；(六) 接纳各种建议后的致谢；(七) 为达到某种目的而做准备及达到各种目的后的致谢等。第2条 业务招待费的类别：餐费、交际费（含小费）、酒店住宿费、交通费、礼品第3条 业务招待费申请(一) 使用业务招待费标准A档（特别重要和重大的接待，根据实际情况申请报销）B档（比较重要和重大的接待，费用在1千元以上，5千元以下）C档（一般的接待，费用在1千元以下） D档 （工作餐，50元以下/餐）(二) 业务招待费的申请审批：经办人根据工作需要，确定招待标准，并征得本部门经理同意，并填写招待费申请单经部门负责人、财务、总经理、执行董事（限A档）批准方可招待。若招待受益部门与员工所在部门不一致，招待申请还须得到受益部门人审批同意。招待费申请单招待单位 人数 申请时间 招待地点 陪同人员 申请金额 申请人 开拓新客户 巩固老客户 其他申请说明： 财务核对部门主管/经理总经理执行董事第4条 业务招待费的管理(一) 客户执行的标准1、 接待一般验厂人员，按D档执行；2、 接待客户长时间驻厂人员，包括驻厂工程师按D档执行；3、 一般客户经理级别，较少来公司，可执行C档；4、 接待客户较高级别管理，能为公司签下较大订单人员可执行B档；5、 能为公司签下特大订单客户高级管理，可执行A档，主持招待人严控把关。(二) 政府人员的标准1、 股长以下级别人员，来公司一些普通业务，与公司没有太大利害关系，按C档接待；2、 分局正副局长及科长级别政府管理员，与公司没有太大利害关系事务，按B档接待；3、 与公司有重大利害关系，处理对公司影响较大事务时，可执行A档或B档，主持招待人严控把关。(三) 供应商或其他人员，按D档招待。(四) 招待的管理1、 招待实行对口申报，即哪个部门的业务由哪个部门申请；2、 因招待需要订D档工作餐时，相关人员在就餐1小时前在行政部的工作餐登记表上登记填写，部门负责人复核，由行政部负责在快餐店预定。申请人员详细填写招待人员名字、客户名称、对应业务员，以备费用挂到对应业务部门，月底业务员签名复核后与快餐店结账；3、 填写申请单各项目必须真实、全面、正确填写，项目不全的行政部不予订餐，财务部不予报销；4、 招待前需事前填写招待费申请单。如部门负责人不在公司内，可向上级领导申请批准。所有的上级领导不在公司，要在电话中请示批准。在申请单中备注已取得电话同意,事后一定要补充手续。(五) 业务招待费的报销1、 在招待工作结束后一周内办理报销手续，工作餐实行月结。2、 若无有效凭证，所产生的一切费用由经办人承担。3、 特殊情况确实无法取得有效凭证的须由经办人书面写明原因，报部门经理核实、签字，报公司主管领导审核，经总经理同意后方可凭财务部门认可的合法票据报销。第9章 机票、高铁、火车票报销细则第1条 机票、高铁、火车票订购与款项支付流程出差人员填制订票申请单经部门负责人、财务、总经理、执行董事批准，人事行政部或办公室购票人员购买，票据购买人根据订票申请单、机票、发票统一报销经财务帐务处理（月结）出纳付款。第2条 乘坐飞机、高铁岗位资格(一) 经理、总监、副总经理、总经理、董事、执行董事、董事长。(二) 经理级以下职位以普通火车、大巴车为主要出行交通工具，因特殊情况需乘坐飞机、高铁，需经总经理或执行董事批准。第3条 订购要求(一) 因工作需要出差的工作人员方可申请公司订票；(二) *集团及各分公司人员出差可在惠州地区公司申请订票；(三) 各公司须指定人事行政部或办公室专人购买票，禁止出差人员自己购买机票、高铁票，其他交通工具可以自行购买；(四) 因工作需要为非公司人员订票的，由公司经办人员填写订票申请单，交总经理和执行董事申请批准；(五) 在外出差人员需订票应委托他人代申请；(六) 购票人员见手续齐全的订票申请单方可订购机票，手续不全的订票申请单退回申请人补全手续；订票申请单订票人申请部门申请人填报日期出差事由出发时间出发地目的地交通工具班次座次等级票价回程时间出发时间出发地目的地交通工具班次座次等级票价回程时间出发时间出发地目的地交通工具班次座次等级票价回程时间部门经理人事行政中心财务中心总经理执行董事第10章 邮递、运输费用报销规定第1条 邮递分为两类：月结与零星快递，快递单必须用正楷字填写，并将寄件人全名、手机号码和收件人姓名、公司全称、手机号码填写完整，私人快递不得由公司月结，不得报销其费用。第2条 月结类快递需在快递寄件处进行登记快递寄件登记及到付月结登记表，由月结公司快递人员签收方可做为月结依据，未进行登记的月结公司快递人员不允许收件，否则不给予月结。需由公司到付的快递需本人签收，并在快递寄件登记及到付月结登记表上登记，由快递公司送件人签名确认方可月结。第3条 零星快递为未予快递公司建立长期合作的，此类快递无论是寄件还是到付都必须由本人自行报销，此类报销必须有填写清晰完整的快递单和发票，由部门负责人签名确认后交财务报销。第4条 运输费用指零星货运，公司本部请车必须由用车部门填写派车单，经第三方可控部门确认其用车需求及用车规格，由行政部确认其费用及监督用车合理性，费用由请车人员垫付后报销，财务根据有第三方可控部门及行政部签名的派车单和发票进行审单报销；公司本部以外的办事处需要请车的，用车部门提出申请经第三方可控部门确认，由财务部监督其用车合理性，费用由请车人员