办公用品管理制度(试).

办公用品管理制度办公用品管理制度 第一章 总 则 第一条 为使办公用品管理规范化 控制办公费用开支合理化 特 制定本制度 第二条 本制度适用于本集团各部门及全体员工 第二章 职责 第三条 集团行政人事中心负责对各部门提出的办公设施和办公 用品的采购计划分类 送审 购买及登记 管理 第四条 集团总经理负责对办公设施采购置和报废的审批 第五条 集团各部门积极配合行政人事中心做好办公用品的月计 划 管理及领用 维护工作 第三章 办公用品分类 第六条 本制度所称办公用品分为消耗品 易耗品 管理办公用 品及实物资产四种 1 消耗品 价值50元以下 其中包括部门所需品和个人所需品 1 1 部门所需品 传真纸 复 写 印纸 打印纸 墨水 胶 水 订书机 回形针 计算器 文件栏 笔筒 文件夹等 1 2 个人所需品 签字笔 芯 圆珠笔 芯 铅笔 笔记本 双面胶 回形针 信笺纸等 2 易耗品 价值50 300元以下 碳粉 墨盒 填加墨水 硒鼓 复印纸 传真纸 专用印章 剪刀 笔筒 直尺 美工刀 订书机 打孔机 名片 名片册 高级笔记本 拍纸簿 大 计算器 电话等 3 管理办公用品 价值300 500元以下 各类办公设施 各类行 政支出 各类办公用具等或使用年限1年以下的物品 4 实物资产 价值500元以上 打印机 复印机 传真机 电脑 空调 投影仪等或使用年限1年以上的物品 第四章 物资采购 第七条 各部门每月28日根据各自使用物品情况填写 物品 采购申请单 附件一 部门负责人审核 交行政人事中心负责人审 核 经总经理审批后 交行政人事中心统一采购 并于次月3日发放至 各部门 其他时间只发放易耗品 消耗品 实物资产和管理办公物品 不予发放 如遇办公设施故障等特殊原因可另行处理 第八条 集团行政人事中心收到各部门月度办公用品计划后 进行项目分类并编制采购清单 各部门所申请物资在采购完毕后 登 入 部门采购费用统计表 附件二 内 第九条 集团物资的采购 原则上由行政人事中心统一购买 属特殊物资经行政人事中心同意 可由申购部门自行购买 第十条 物资采购由行政人事中心指定专人负责 并采取以 下方式 1 定时 每月月初进行物品采购 2 定量 动态调整 保证常备物资的库存合理性 3 特殊物品 如电脑 打印机等由行政人事中心负责筛选 申报 购买 择优选用 第十一条 各类办公用品进集团时 由集团行政人事中心物 资管理员进行核对 验收 保管及发放 办公设施进集团时 由集团 行政人事中心组织财务部及使用部门进行验收 登帐 编号及保管 第十二条 1 办公设施在使用过程中出现故障时 应及时通 知集团行政人事中心组织维修 2 因办公设施不能满足工作需要或因损坏而不能修复时 维 修费高于购买费的50 按照财产的分类办理报废手续 第5章 物资领用管理 第十三条 集团根据物资分类 进行不同的领用方式 1 消耗品 易耗品 直接向行政人事中心物品管理员申请领 用 2 管理办公品 由行政人事中心负责人签字 在行政人事中 心管理员处领用 管理员应做好备案工作 3 实物资产 总经理签字审批后 由行政人事中心负责人进 行发放工作 4 办公用品领用细则 1 行政人事中心在集团每位员工入职时为其一次性提供符 合规定的全月办公用品 并设立 个人办公物品领用台帐卡 附件三 此台卡由行政人事中心统一保管 供人事异动之用 2 个人先向部门负责人申请 由行政人事中心发放登记 3 各项办公物用品的发放数量有一定的基准 且因工作性 质 职别的不同因人而异使用人可根据个人自身需求领用 大体以正 常合理使用量为限量标准 4 发放办公物品时 行政人事中心应如实填写 物资出库 登记表 附件四 经用人签字确认后统一留备 5 办公物用品的领用分个人使用和部门使用两种 凡部门 使用的办公物用品 各部门负责人应指定专门人领用并保管 6 做好每次办公物用品的库存帐 5 维修及各部门需领用工具等自用设施时 需填写 物资出 库登记表 在行政人事中心物品保管员签字领用 第十四条 办公用品领用原则 1 消耗品的领用遵循适度的原则 按工作的情况来决定 不 可领用与本工作无关的用品 2 打印纸的使用以节约为原则 除正式文件及合同外 其他 打印文件尽量使用废纸打印 如使用新纸张应采用双面打印 3 办公用品严禁带回家私用 4 新进人员到职时由部门负责人通知部门内的物品管理员发 放消耗品和易耗品 如有需要可向行政人事中心申请管理用品及实物 物资 人员离职时 必须向行政人事中心办理办公物品归还手续 未 经行政人事中心认可的 不得为其办理离职手续 5 行政人事中心有权控制每位员工的办公物品领用总支出 第6章 集团物资借用 第十五条 凡因工作需要借用集团办公器材的须先由部门负责 人审核后 在行政人事中心物品保管人员处签字领用 第十六条 借用物资超时未还的 行政人事中心有责任督促 归还 第十七条 借用物资发生人为损坏或遗失的 视具体情况照 价或折价赔偿 第十八条 集团物资不外借给员工私人使用 第八章 行政物资入库条件 流程 要求 经行政人事中心 申请部门等检验合格的采购物资可以办理物资入 库手续 第十九条 行政物资入库流程 1 采购员将采购来的行政物资交给物资管理员管理 2 物资管理人员再次清点 购销合同 和 物品采购申请单 上所列各项指标 对照质量和数量 3 清点无误后根据入库物品 时间 型号等填写 物资入库 登记表 附件五 同时备份存档 第二十条 行政物资入库要求 1 拒绝不合格或手续不齐全的物资入库 杜绝只见入库单不 见实物的现象 2 入库时 行政人事中心物资管理员必须查点物资的数量 规格型号 合格证件等项目 如发现物资数量 质量不合格时 不得 办理入库手续 3 人员离职时 由物资管理员将分派给个人的行政物资收回 入库 如物资回收时因保管 使用不当或故意损坏造成损失 由使用 者酌情赔偿 第9章 行政物资报修 第二十一条 行政物资的报修条件 以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政人事中心联系维修 其中属个人物资由个人提出报修申请 部门物资由该部门负责人申请 1 价值为300元以上的管理办公用品或固定资产 2 物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏 第二十二条 行政物资报修流程 1 由物资使用者向行政人事中心提出维修申请 并填写 行 政物资报修申请单 按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核 审定 3 行政人事中心物资管理员凭审定通过的 物资维修 报废 申请单 联系维修单位维修 并将申请单存档 4 修理完毕后由管理员归还使用人员 并做维修记录 物资 使用者在记录单上签字 5 维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物 资领用流程办理相关手续 第二十三条 行政物资报修要求 1 由于使用不当等个人原因造成物资损坏的 也可报行政人 事中心维修 但产生费用须个人承担 2 把个人办公物资借给他人而造成损坏的 维修费用由借出 者个人承担 3 行政人事中心作维修记录时必须将 物资维修 报废申请 单 附在维修簿上存档 以便集团日后的物资清查管理 第10章 行政物资报废 第二十四条 行政物资报废条件 以下两种条件同时满足可办理行政物资报废 1 被划分为集团固定资产的行政物资 2 使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法 修理或无维修价值 第二十五条 行政物资报废流程 1 物资损坏部门负责人向行政人事中心提出物资报废要求 2 由行政人事中心物资管理员填写 物资维修 报废申请单 详细填写部门 原因 品名 数量 处理意见等资料 3 物资管理员将申请表交至行政人事中心负责人处组织相关 人员进行初审 并提出报废初审意见 经总经理审核 方可作报废处 理 4 行政人事中心物资管理人员根据 物资维修 报废申请单 所列名目 向部门收回报废物资 5 对有回收价值的报废物资 应协同运保部和财务部对其进 行贩卖出售 所得款项由财务部做入账登记 6 行政人事中心物资管理员凭 物资维修 报废申请单 到 财务处销账 做到帐 物同时注销 第二十六条 行政物资报废要求 1 为保证物资经常处于良好状态和账实相符 除因无法妥善 存放的物资专项报废外 物资报废每年年终进行一次 2 固定资产报废必须由部门负责人 专业人员 行政人事中 心负责人 运保部负责人等相关人员会同鉴定 按照物资报废流程严 格执行 3 因个人或部门保管 保养不善造成的物资报废 应由个人 或部门负责人写出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿 4 报废物资一经批准报废 必须将实物交回行政人事中心处 理 不得随意丢弃 5 凡有修旧利废价值的 应充分实现其再利用价值 进行物 资维修工作 不得随意做报废处理 第十一章 行政物资清查 第二十七条 行政物资清查条件 集团应对价值50元以上的行政物资做定期清查核算 第二十八条 行政物资清查流程 1 在行政物资清查工作开始之前 由行政人事中心负责人布 置清查工作 确定清查范围 时间和应达到的要求 2 行政人事中心相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行 政物资与实际物资进行核对 并跟据 个人办公物用品领用台帐卡 物资出库登记表 做具体校对 同时物资管理人员应停止行政物资 的收发活动 将物资分类摆放有序 严禁实物流动 3 物资清查中发现帐实不符 应及时查明原因 以书面形式 给出相应处理意见 如盘亏的从账面销除 盘盈的估价入账等 并按 照价格根据物资采购报批标准上报行政人事中心负责人审核 总经理 审定 4 由行政人事中心负责人 总经理确定差异处理决定和对相 关责任人的处置决定 第二十九条 行政物资清查要求 1 行政人事中心负责人每季末进行行政物资清查 每年年末 会同运保部 财务部等部门进行年度盘点 并将工作记录装订成册保 管存档 2 清查过程中要分配专人负责清点 专人负责记录 专人负 责监督 清查过程中 除了要保证清点数量准确外 还要关注各类行 政物资的价值有无减损 有无超储积压 浪费等现象 3 清查过程中如有固定资产需作报废处理的 必须按审批程 序经相关领导审核批准后才可处理 否则一律不准自行调整 4 清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题 如超期 老化 变质或损坏等 应及时用书面的形式向相关领导汇报 如因台帐管理 人员等由于疏忽等自身原因造成集团固定资产帐实严重不符 须视具 体情况给予经济处罚 第11章 附 则 第三十条 本制度由行政人事中心负责解释 修改 由集团颁 布生效 第三十一条 本规章自批准之日起实施 二零一三年九月九日 附件一 物品采购申请单 附件二 部门采购费用统计表 附件三 个人办公物用品领用台帐卡 附件四 物资出库登记表 附件五 物资入库登记表 附件六 物资维修 报废申请单 附件一 物品采购申请单 办公用品 副资材申请人部门负责人 临时采购用品 月度采购物品 希望纳期 临时采购原因 序 号 物品名称型号数量单价小计结 算 方 式 采 购 地 点 联 系 方 式 备注 1 2 3 附件二 部门采购费用统计表 4 5 6 7 8 9 10 合计金额 部门负责人 审批及意见 行政人事中心审 批及意见 财务部审 批及意见 总经理审 批及意见 部门 年 月 日 序号日期物品名称数量采购员入库员金额备注 附件三 个人办公物用品领用台帐卡 姓名部门职级 品名规格单位数量领用日期备注 领用人签字 物资管理员签字 部门负责人签字 行政中心负责人签字 附件四 物资出库登记表 总计 序 号 物品名称规格数量申请人发放人出库时间备注 附件五 物资入库登记表 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12