时间管理矩阵-利用它如何正确确立优先目标？

时间管理矩阵 利用它如何正确确立优先目标 时间管理矩阵 利用它如何正确确立优先目标 答 一个好的计划需要分清事物的轻重缓急 确定轻重缓急是管 理者的基本技能 他们不但应该对每天或每周要做的事情做到心中 有数 而且应该分清主次 清楚哪些事情必须优先处理 同时最好 根据事情的轻重缓急来安排员工的活动 作为团队的领导 可以将任务按照紧迫性与重要性进行分类 紧迫的事 临近最后期限 事出紧急 要立即加以关注 重要的 事 对结果 绩效或长远目标意义重大的事情 需要优先处理 下图是表示任务重要性和紧迫性的时间管理矩阵 它有四个区 域 分别代表不同优先级的任务 时间管理矩阵 确定任务优先级的方法 确定任务优先级的方法 重要性 紧迫性 优先级 B 重要但不紧迫 优先级 A 重要而且紧迫 优先级 D 不重要也不紧迫 优先级 C 不重要但紧迫 1 1 优先级优先级 A A 重要而且紧迫 重要而且紧迫 危机和紧迫情况 有着最后期限的危机和紧迫情况 有着最后期限的 项目或亟待解决的重要问题 项目或亟待解决的重要问题 举例 诸如应付难缠的客户 准时完成工作 住院开刀等等 紧急是指必须马上做的事项 重要是指对公司 部门或者个人 有重大影响的事项 例如销售部经理要处理客户投诉 需要职业经 理临 急 不乱 能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意 但是 如果顾客投诉增多 每天都要处理类似事件 则要考虑产品 是否出了问题 销售人员的销售或服务水平是否降低 这是考验我们的经验 判断力的时刻 也是可以用心耕耘的园 地 如果荒废了 我们很会可能变成行尸走肉 但我们也不能忘记 很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足 而变成迫在眉睫 本质是缺乏有效的工作计划导致本处于 重要但不紧急 第二 象限的事情转变过来的 这也是传统思维状态下的管理者的通常状 况 就是 忙 2 2 优先级优先级 B B 重要但不紧迫 重要但不紧迫 准备 预防措施 规划和审议 准备 预防措施 规划和审议 团队建设 团队和员工的发展 团队建设 团队和员工的发展 案例 主要是与生活品质有关 包括长期的规划 问题的发掘 与预防 参加培训 向上级提出问题处理的建议等等事项 例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定 新聘的销售 人员的培训等虽然非常重要 但可以拖一段时间 然而一旦这些重 要的事项没有在限定的时间内完成 等到要上交或实施时才着急去 做 就变成第一象限的工作 既重要又紧急 一般情况下 重要 的事项都是可以在一定的时间内完成的 一般有较充足的时间安排 但是 由于每天忙于琐碎事务 经常把重要的事搁置起来或认为还 有时间 结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻 不仅时 间仓促 质量和效果也不能令人满意 荒废这个领域将使第一象限日益扩大 使我们陷入更大的压力 在危机中疲于应付 反之 多投入一些时间在这个领域有利于提高 实践能力 缩小第一象限的范围 做好事先的规划 准备与预防措 施 很多急事将无从产生 这个领域的事情不会对我们造成催促力 量 所以必须主动去做 这是发挥个人领导力的领域 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志 建 议管理者要把 80 的精力投入到该象限的工作 以使第一象限的 急 事无限变少 不再瞎 忙 3 3 优先级优先级 C C 不重要但紧迫 不重要但紧迫 电话 不必要的会议 帮助团电话 不必要的会议 帮助团 队成员解决问题 队成员解决问题 举例 电话 会议 突来访客都属于这一类 销售经理解决客户投诉 上司找你了解工作等等都是紧急的事 下属请示工作 电话 会议 来访等基本上也属于这一象限 由于 对时间没有计划性 没有按优先原则排序 所以经常把一些紧急的 事当成重要的事来处理 颠倒了主次 表面看似第一象限 因为迫切的呼声会让我们产生 这件事很 重要 的错觉 实际上就算重要也是对别人而言 我们花很多时 间在这个里面打转 自以为是在第一象限 其实不过是在满足别人 的期望与标准 4 4 优先级优先级 D D 不重要也不紧迫 不重要也不紧迫 闲聊的电话 干扰 鸡毛蒜闲聊的电话 干扰 鸡毛蒜 皮的琐事 皮的琐事 举例 阅读令人上瘾的无聊小说 毫无内容的电视节目 办公 室聊天等 不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力 简而言之就是浪费生命 所以根本不值得花半点时间在这个象 限 但我们往往在一 三象限来回奔走 忙得焦头烂额 不得不到 第四象限去疗养一番再出发 这部分范围倒不见得都是休闲活动 因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的 然而像阅读令人上 瘾的无聊小说 毫无内容的电视节目 办公室聊天等 这样的休息 不但不是为了走更长的路 反而是对身心的毁损 刚开始时也许有 滋有味 到后来你就会发现其实是很空虚的 现在你不妨回顾一下上周的生活与工作 你在哪个象限花的时 间最多 请注意 在划分第一和每三象限时要特别小心 急迫的事 很容易被误认为重要的事 其实二者的区别就在于这件事是否有助 于完成某