外贸操作流程

1 外贸业务操作流程 出口业务 外贸业务操作流程 出口业务 为了规范和统一业务人员在做业务时的每一步操作 特制定一套科学合理的 符合 我司实际需要的业务操作流程 一方面可以为新的业务员熟悉适应工作 快速进入角色提 供指南 另一方面可以帮助老的业务员在操作业务过程中预见并避免可能出现的问题 对 所操作的业务有一个整体的把握 同时也促进了业务员之间形成默契 相互密切协作 从 而大大提高工作效率 本公司业务人员在执行对外出口业务中 按以下操作流程 一 签订外贸合同 签订外贸合同 合同售货确认书合同售货确认书 见附件一 见附件一 与外商签订的订货合同一般由我方起草 即 合同售货确认书 1 向合同档案管理人申领合同号和一套登记的合同单据 包括 核销单 报关单 报关委 托书等 申领后先检查单据和公司印章是否齐全 章是否清楚 合同的编号即为售货确认书的编号 编号的编制方式举例说明 例如 09HXY001 09 代表的是在 2009 年做的合同 HXY 是公司名称的简拼 001 代表的是 09 年做的第 1 个合同 以后的编号以此类推 如 09HXY002 详见样本 如非我司制定的合同文本 也需附以相应的合同编号做为备案登记使用 2 向财务确认收款账号 填入合同制单确认单 见附件二 3 向外商确认好合同中的收货人信息 收货人信息一定要有收货人公司名称 详细的地址 邮编 联系人 联系电话和 Email 信息确认后填到附件二中 4 确认合同中的货物名称和相应的海关代码等信息 填写附件二 A 先向外商和工厂确认好所购货物的名称 型号 规格 采购数量 业务员收到 订货信息后逐一跟工厂确认 如果信息不全或有误 要向外商详细询问清楚 以免引起 不必要的麻烦甚至造成发错货物的严重后果 业务员要保留好订货信息和往来信件的原 件 以便复核人以此作为核对依据 B 确认货物的中文报关名称 必须经过几个环节 a 向供货商或开票单位确认好 可开出的商品名称 计量单位 数量及开票金额 b 根据开票名称参考查询对应的海关 代码 可在 中国海关报关手册 中查询 或登陆中国海关网的商品查询系统 网址 的时候应遵循两个基本原则 1 凡带有商检等办理手续负杂的监管条件的税号尽量不使 用 2 监管条件相同应该选择退税率高的税号 退税的查询可参考网站 c 最后再向国际货运代理公司确认中英文 报关名称和税号是否可用 5 确定货物目的地和运输方式 如果是海运要有确切的目的地国别和港口名称 如果是空运要有确切的目的地国 别和机场名称 如果是到门要有详细的地址具体到某区 某路 门牌号和邮编 如果 是铁路运输要有准确的目的站车站代码 6 确定合同价格 合同中最关键的部分就是价格 如果报价低于采购价 排除特殊情况 一般情况 下对于业务员来说是绝对不允许的 那就意味着赔本 但价格如果报太高外商又不能接 受 因 FOB 价格条款最常使用 也是其他价格条款的基础 下面就以 FOB 天津港报 价举例说明 工厂的报价一定要含增值税发票 17 含包装和运到天津港口的费用 如 果工厂提供商检还要包括商检 如果有关税还要把关税加上 在此基础上折合美金就是 2 FOB 天津港的价格 换算汇率主要根据当时牌价 货物的退税等视情况不同而有所有变 化 价格确认后填附件二 业务员应保留好所有所有报价的往来邮件或传真 以备复核 人对照审核 7 确定合同价格条款和各项费用 A 佣金 如果是 FOB 条款 我们收取的佣金一般是 FOB 合计的 3 5 具体情况具 体分析 如果是货值较大利润较少的货物 比如 钢材 水泥 等 可以跟客户少收一 些在 0 3 左右 如果是 CFR CIF CPT 或是 CIP 条款 佣金则按照 FOB 加上运费的合计做 基数剩余费率来计算 B 国际运费 如果是海运 运费主要由海运费 港杂费构成 港杂费主要包括 报关 费 THC 集装箱码头装卸作业费 也叫码头操作费 录入费 保安费 文件费 和短运费 也叫产装费 等构成 如果货物商检有货代负责 那么报价还包括商检费和商检代理费 货代报价时会报两种价格 美金和人民币价格 海运费报美金 其他的费用都是人民币 对外报价时应该是全部人民币的费用加起来折合成美金加上海运费的合计就是运费的报价 在实际操作中 为了避免运费上调的风险 要在货代报价的基础上加上合理的上浮 并在 报价中注明是当月报价 以发货时的运费为准 铁路运费和空运费的计算与海运费基本相 同 具体问题具体分析 C 保险费 对外报价保险费的费率都是按照 0 25 来计算 8 付款条款 我司通常接受的外商付款方式为 T T 按照约定将货款汇入我司指定帐户 首笔汇 款不得低于合同额 30 根据与供货商的协商及考虑到汇率的变化 有时需要 100 预 付 剩余货款应在交货期前一周内汇到我司指定帐户 特殊情况下 如 见货运提单付全款 需经理批准 并在发运后尽快取得提单 督 促外商及时付款 注 未收到全款前不能交付给外商任何提货单据 包括提单正本或副本等 8 约定交货期 合同中注明的交货期应参考与工厂和供货商协商的交货日期 一般以供货商交货期 的顺延 15 30 天为宜 9 其他合同条款 如 信用证等 经与外商协商后另行在合同中注明 10 业务员将外贸合同和合同中涉及的所有的文件和附件二在保证所有单据完全一致的基础 上全部打出 在合同背面签字背书 在附件二中填表人处签字 交由复核人复核 复核 人对附件二上的信息逐一确认核对 无误后在复核人处签字 再按照附件二中的信息核 对外贸合同 合同无误后在合同背面审核人处签字背书 附件二经填表人和复核人签字后 将作为以后该合同所有单据制单和复核的依据 复核人签字后复印留底 原件交给经办人继续使用 11 业务员将签字确认后的合同发给外商确认 并保存好电子版文件 所有对外发出的合同都要经过制单人和复核人签字确认方可盖章发出 即制单人和 复核人对发出的合同负有绝对责任 如果合同没有复核人签字直接发给外商 则业务员 对合同负绝对责任 12 合同经中外双方签字盖章后合同于双方签字盖章之日起正式生效 13 如果外贸合同中注明违约处罚条款 一定在内贸合同中注上相同条款 14 其他条款具体问题具体分析 二二 签订内贸合同 签订内贸合同 出口产品订货合同 国内 出口产品订货合同 国内 见附件三 见附件三 1 内贸合同的编号要与外贸合同号一致 例如外贸合同号为 09HXY001 则内贸合同号亦为此号 2 确认商品名称 型号 规格 数量及单位要与外贸合同一致 3 确定合同金额 在签订合同之前 工厂所发来的报价文件 传真或是电子邮件都应保留 3 好原件 在与工厂谈判定价时要以此作为谈盘依据 根据附件二查到的监管条件 如 果有商检或其他的手续 工厂能提供的应由工厂提供或协助工厂提供 费用应包括在 价格当中 4 关于开发票条款 重要条款 不可忽略 A 注明可开发票种类 一般出口业务必须要求开具增值税 17 专用发票 个别的可 开普通发票 不能开票的补税票款 如果供货商不能准确确定是否能开出增值税专 用发票 需提前做好安排 B 注明可以开出的发票内容 包括 商品名称 计量单位 数量和开票金额 对于供 货商的口头答应持怀疑态度 如果发货后供货商开票时出现问题 违反事先口头 约定 并不能追究其责任 因此保险的做法是让将开票信息落实在合同中签字确 认 C 注明开票时间 供货商发货后接到我司的开票信息 依照开票信息开票 关于开 票信息的内容详见附件四 D 开票时限 一般约定在交货后的 30 天内 最晚不得超过 45 天 未能在合同约定时 限内开出有效发票的须补扣税 5 明确注明生产周期及交货时间 6 供货商应于合同规定时间内提供给我司准确的外包装明细单 见附件五 如果供货商提供的数据与实际的偏差过大 会导致我们装箱时出现问题 甚至给我 司带来经济损失 因此对这一环节 业务员要特别的注意 业务员将附件五的表格打出发给供货商 供货商填写后确认盖章传真回来 业务 员核对表格中的数据无误后在填表人处签字 交给复核人审核 如果有多家供货商 业 务员需要将各家的表格整理汇总到一份表格里 确认数据无误后打出来 在填表人处签 字 与所有原件一同交给复核人审核 复核人确认无误后在复核处签字 附件五经过复核人签字确认后可据此制箱单 7 如有需要商检的货物 应在合同中规定工厂提供通关单或换证凭条的时间 一般应在工 厂交货的同时提供 8 在商品外包装上注明我司或外商指定的唛头 包括包装箱编号 商品的名称 规格 尺 寸 毛重 净重及型号等 9 关于付款条款 货款原则上应视为两部分 付款时应分成付货款和付税款 交货前付清货款 货物 装船报关后再付税款开票 A 合同成立后先预付订金 一般为 10 30 最多不超过 50 有的货物需要 100 需要与外商协商 B 在供货商生产出合格商品的同时 提供我司经办人准确的包装明细后 再付剩余货 款 C 报关信息出来后 业务员将根据关单信息打开票信息 附件四 经复核人核对无误 后传真给供货商 供货商按照开票信息内容在约定时间内开出正确有效的发票 开 票后先将发票传真给我司一份 由业务员核对无误后将传真件和报关单副本交给财 务 向财务申请付剩余开票税款 财务付款后 通知供货商寄出发票 10 供货商应于交货同时提供相关产品的中文和英文的安装使用说明或图表 如果不能提供英文的翻译 需提前交货日 10 天提供我司中文版的说明和图表 11 供货商应详细说明商品在交货过程中及以后使用中可能出现的问题及解决办法 12 注明由供货商负责将货物送到我司指定产装地点交货 并负责装箱 13 其他条款 如违约等 根据外商的要求及与供货商的协商另做规定 以上两个部分不是独立的两个阶段 而是同步骤相互配合进行的 有些外贸合同的条 款要根据我方跟供货商商量确定下来 有些内贸合同的条款是外贸合同中外商提出的要求 因此对供货商也必须要提出同等要求 外贸合同和内贸合同的条款就是在我方跟外商与供 4 货商 承运方以及银行等多方沟通的后 在保证外贸合同能够顺利完成的基础上确定的 以上指的是在做自营出口业务时 与外商和供货商签订合同时需要执行和注意的步骤 如果是由我司代表客户与外商和供货商签订合同 则主要按以下几个步骤操作 1 可由我司代理委托方与外商签订 合同售货确认书 也可由我司经办人制作合同 经委托方审核后交给复核人复核 委托人背书后 发给外商签字确认 其他操作流程同自营 如客户不在本市或中国境内 则传真至国 外客户签字确认 2 国外客户传回签字后生效的 合同售货确认书 即可办理 出口产品订货合同 操 作流程同售货确认书 由委托方与国内供货商协商约定合同条款 双方确认无误后 如需要委托方需将 合同背书确认 供货商与我司加盖公章 内贸合同正式生效 三 执行合同三 执行合同 与外商和供货商签订合同之后 要根据合同的条款开始着手执行 主要有三个方面需 要执行和落实 货款 货物和运期 1 货款 A 催促外商及时按合同规定将货款汇到合同指定账户 如果汇款延迟 供货商则不能 及时安排生产 而货物有可能在约定的交货期不能交货 同时 由于汇款延迟时间 较长 可能由于汇率变动造成价格上涨 而不能以原合同价格成交 收到汇款前 业务员应提前通知财务 将财务收付款明细 见附件六 填写好后交 给财务 财务可以根据附件六上的信息在第一时间通知业务员汇款到账情况 并根 据付款明细对于要付款项提前做好计划和安排 B 收到外商汇款后 将内贸合同中约定的预付货款支付给供货商 付款后随时督促其 按照合同条款来执行 C 于交货期前 1 2 周开始催促外商将剩余货款汇到合同指定账户 收到汇款后 按内贸 合同约定 由供货商先提供我司准确的货物包装明细单后 我司方可付给供货商剩 余货款 D 特殊外贸合同中的付款条件 如信用证 见货运提单付款等条款时 应尽量迟付供 货商剩余货款 E 如因供货商因故延迟交货 而遇外商提出索赔时 应按内贸中的委托条款 扣除违 约部分的违约金 2 运期 A 在落实货物的同时 应同时着手与国际货运代理公司 以下简称 货代 联系船期 运费和商检 如果货代不能办理商检 则需要联系报检公司 B 在得到几家货代报价后 我司确定选定一家货代合作 与其签订 国际货运代理委 托协议 见附件七 和 国际货运代理授权委托书 见附件八 并确认费用 C 与货代商定运期 一般的运期应定在供货商全部交齐货物后的 5 天至 15 天之内 要 根据实际情况来确定 有的货物需要商检 有的则不需要 商检的货物不同所需时 间也不同 切不可将运期安排过近 以免因为突发事件耽误运期 从而失信于外 商 3 货物 A 在货物生产期间 要随时了解供货商的生产情况 督促其保质保量 按时完工交货 如果条件允许 要多次下厂查看 抽查生产成品并抽样留档 在检验货物时一方面 要检验产品质量是否符合要求 工厂要提供厂检报告和化验单据 另一方面还要检 查货物的包装是否结实 是否可以满足运输要求 如果有问题 立刻要求工厂返工 以免影响发货 B 在供货商生产出现问题时 需及时了解情况 迅速与外商通报 就可能造成的延期 5 交货及短溢等情况进行协商 C 发货及清点验收 货物发货分两种情况 一种是在天津港验收货物后装箱 另一种是在工厂或供 货商的仓库验货后装箱 采取哪种方式视多种因素综合考虑而定 主要看几点 a 从安全角度来看哪样最保险 b 从运费来看哪样最便宜 c 从操控来看哪样运作 起来更方便 做好发货前的准备工作 填写发货装箱记录单 见附件九 a 货代必须提前装箱日 3 天将送货通知以传真方式发给我司 告知送货时间 详 细送货地址 联系人和联系电话 b 提前取得所有送货司机 提箱司机装箱堆场等各个环节的联系电话 通知送货 时间和送货地点 c 发货时需要带的东西 发货装箱记录单 附件九 货物包装明细单 附件五 记录笔 粗水笔 透明胶带 剪刀 卷尺 相机等 d 发货人员应先到达装箱地点 在货物送到后装入集装箱前 先核对清点货物的 数量种类和包装情况是否与附件五上的信息一致 检查包装是否牢固 如有开 箱 破箱需要用透明胶带密封好或捆绑牢 如有怕压货物 应用粗水笔在包装 的明显位置注明 并在装箱时提醒搬运工小心地放在安全位置 如有只能直立 放置的货物 要在包装外明显位置注明 并在装箱时提醒搬运工 如果清点时 数量补齐或损坏的货物应拍照留证并及时联系供货商 想办法尽快补齐货物 货物验货清点无误后 要求送货司机负责将各自的货装入集装箱内 待装货完 毕封箱后发货人方可给送货司机签收 封箱后要对集装箱的箱号和铅封号或临 时封号拍照 带回公司后传给外商 装箱后如果附件五上的数据没有变化 可 做制箱单 e 产装后联系货代确认箱重与报关箱单是否相符 如果货代没有把握 则要求其 先对箱体称重 如果存在偏差会影响运输运用时 业务员要立刻修改单据 经 审核后交给货代报关 并退回原来错误单据 f 四 缮制单据四 缮制单据 需要缮制的单据主要分为 报检单据和报关单据两套 其中报检单据包括 合同 副 本 箱单 发票 报检委托书 以及商检局要求的其他单据 如 厂检合格证 购货发票 等 报关单据包括 合同 副本 箱单 发票 报关委托书 核销单 报关单 以及出 境货物通关单等 1 报关单据的制作 A 合同 副本 即售货确认书原件的复印件 B 箱单 根据确认后的附件五和附件九制作总箱单和 或分箱单 然后在背面制单人处背 书 箱单的格式参照附件十 箱单的编号方式根据外贸合同的编号 如果外贸合同编号是 09HXY001 则箱单编号 HXY9001 以后编号以次类推 如果有多个集装箱 需要做对应的分箱单 分箱单编 号为 HXY001 1 HXY001 2 总箱单的编号则为 HXY9001 C 发票 根据合同 确认后的附件五和附件九制作总发票和 或分发票 然后在背面制单 人处背书 发票的格式参照附件十一 发票的编号与箱单编号一致 如果有分箱单 分发票的编号与分箱单编号一致 D 核销单 报关单和报关委托书上注明合同号 其他内容可委托货代或报关行填写 E 核销单在网上电子口岸备案 F 业务员将全套报关单据准备齐全交由审单人审核 审核无误后盖上公司单据专用章 在审核人处背书 交给经理或经理委托人员确认 6 G 全套单据审核无误后 业务员在 签收单 见附件十二 上登记 然后交给货代或 报关行 签收单签字后业务员留档 H 业务员另准备出两套相同单据 一套正本业务留档 另一套副本交给财务留档 2 报检单据的制作 A B C 同上 D 报检委托书上要注明本合同号 其他内容可委托货代或报检公司填写 E 业务员将报检所需单据准备齐全交由审单人审核 审核无误后盖上公司单据专用章后 在审核人处背书 交给经理或经理委托人员确认 F 全套单据经审核无误后 业务员在单据签收单 见附件六 上登记 然后交给货代或 报检公司 签收单签字后业务员存档 G 业务员准备出一套相同单据做业务留档 为了保证发货后尽快完成报关通关手续 以免耽误船期 要在发货前提前办理商检 提早取得出境通关单或换证凭条 五 报关五 报关 1 货运代理收到报关单据后开始办理通关手续 通关后货物放行 货物即可离港 2 做 CIF 条款时要注意海运费与保险费的问题 这与核定退税标准有关 如果报关的海运 费与保险费过高 超过退税核销的最高标准 则通不过国税局退税的基本条件 所以就 应提前通知货代公司 按具体的价格填写海运费与保险费 这样就可规避换汇成本过高 的出口商品退税门槛 如若出现空运或者快船运输费用过高时 应将 CIF 条款改为 FOB 条款 并在合同中附注运费和佣金 六 提供外商提货单据六 提供外商提货单据 1 船东在开船后开始出具提单 我司可于开船日 3 天后向货代索要两正两副提单 2 由专人负责制作产地证 产地证分为两种 一般原产地证和普惠制产地证 根据外商和国别的要求选择制作 3 由业务员整理出一套完整的单据 包括 售货确认书 箱单 发票 提单和产地证 所 有单据皆为正本 初审后在制单人处背书 然后交给审核人复审 4 审核人复审无误后 在审核人处背书交给经理 5 经理确认无误后 业务员寄给外商 6 再另准备一套单据做为业务留档 七 七 准备退税单据准备退税单据 需要给财务准备的退税单据包括 1 外贸合同和内贸合同 均为副本 2 箱单 发票 提单 副本 3 供货商开出的增值税专用发票 4 货代返回的海关盖章后核销 单和报关单及场站收据等 货物报关后 报关单上便打上了报关日期 合同随即开始进入了退税申报 90 天倒计 时 因此 业务员必须要在报关日起 30 天至 60 天之内 将上述全部单据拿到手里 交给 财务部门准备退税申报工作 单据备齐最迟不得超过 70 天 否则将可能导致退税申报过 期 税务局规定申报退税有效期为报关日后 90 天 逾期不得申报 1 货物报关后立即向货代索要报关单的传真件 业务员据此打出开票信息 见附件四 交 给供货商做为开票依据 如果一种商品有多种规格 只按一种名称报关 然后根