员工出差费用管理制度

盐城安运物流有限公司 1 员工出差费用管理制度员工出差费用管理制度 一 总则一 总则 为规范公司出差行为 提高工作效率 加强差旅费及有关费用开支的控制与管理 特制定本制度 1 本制度主要适用于公司的业务人员出差差旅费的报销 2 各类原始报销票据必须真实 合法 员工报销各项费用须经过各部门的经理签批后交至财务报销 3 各部门经理出差或休假时 应授权委托其他相关人员代行费用签批职责 二 职责二 职责 1 计划由部门经理安排 并报总经理审批 2 职责审查本部门出差人员的计划 核实差旅费 出差逗留时间 路线及相关费用 总经理负责审查部门经理 出差人员的计划 核实差旅费 出差逗留时间 路线及相关费用 3 财务部职责审查出差人员的费用额度和报销票据 预支和发放出差费用 三 出差借款及报销三 出差借款及报销 1 员工因公出差 需提前一天向部门经理汇报出差计划 填写 员工出差申请表 并确认所需费用额度 经同 意后 填写 请款单 由部门经理核实借款事项的真实性 必要性后签署意见后一并交财务部审核 财务部应 根据不同职别出差报销标准支付相应借款数额 2 业务招待费借支须填写 费用申请单 招待费需由总经理审批 申请人需将审批手续完毕的 费用申请单 报财务部备案 否则发生的招待费一律不予报销 3 出差所需请款手续同上 但必须由总经理签署意见后转财务部 4 经总经理批准方可借支 遇总经理不在公司 又急需借款的情况 可由财务人员通过短信或电话方式请示总经理 批准 事后由出差人员补办签字手续 5 出差员工应于出差归来后三个工作日内进行报销 并按规定填写 差旅费报销单 经部门经理核实后 向 财务部提交单据审核 如遇特殊情况需报请总经理批准后 方可适当延期报销 借款人获准批复的延期报销申 请 应及时交财务备案 否则将按逾期未结账予以处罚 6 员工借款应专款专用 首要原则是 前账不请 后账不借 总经理特批除外 7 预计借款超过一千元的个人 需提前一天通知财务部备款 否则不保证有足够的现金余额支付 盐城安运物流有限公司 4 四 报销范围四 报销范围 一 一 差旅费 差旅费 1 差旅费是指员工因公外出到本市以外 在出差期间发生的公杂费 交通补助 通讯补助 伙食补助 和住宿 费 城市间交通费 2 实际出差天数按出差返回日期减去出差起程日期加一天计算天数 出差当日发车时间晚于中午 11 点 公杂 费按 0 5 天计算 返回当日到达市区时间早于下午 3 点 公杂费按 0 5 天计算 上述二种出差情形当日需到公 司考勤 3 公司统一制定差旅费报销标准 各项费用在标准内据实报销 超标部分由个人承担 1 城市间交通费 出差人员乘坐长途汽车 飞机 火车和轮船的 按车票据实报销 乘坐飞机必须由总经理审批同意 机票费 机场建设费 航空保险费等 陪同公司总经理出差的随行人员 其往返交通费据实报销 2 食宿费 出差人员发生的食宿费需要按公司规定的标准据实报销 超标部分由个人承担 确因工作原因需要超标住宿的 必须事前报总经理批准并向财务部备案 否则按出差标准报销 4 员工参加外单位 政府部门组织的异地学习 会议 培训等团体活动 已缴纳会务费用并由组织单位统一安 排食宿的 凭学习或会议通知 按实际发生费用报销 不再报销其他出差补助 如未统一安排食宿 则按出差 标准报销 5 员工到外地进行商务活动和技术服务 由接待单位提供免费食宿 按实际发生费用报销 不再报销其他出差 补助 二 二 业务招待费 业务招待费 1 各部门应严格控制业务招待费的开支 超预算支出一律不予报销 2 员工发生业务招待费 实行单笔大额费用事前申报制度 按单笔业务招待费预计发生金额 事前必须向其部 门经理申报 凡未事前申报的 部门经理应拒绝签批 1 业务人员单笔招待费支出大于 500 元时 需向总经理事前申报 并向财务部备案 2 员工出差途中确需临时增加业务招待费支出 可由本人通过短信或电话方式请示总经理批准 事后向总经 理补办签字手续 3 员工一旦发生该费用未事先申请 先行支出后再补办相关申请手续的行为一律视同无效 财务部有权将其 报销凭证退回 由经办人自行负担 盐城安运物流有限公司 1 五 报销票据规范要求五 报销票据规范要求 1 票据的合法性要求 1 交至财务部报销的有效票据票必须是正规发票 由各级地方税务局监制 或专用收据 由各级财政部门 监制 报销 在票面上必须加盖收款单位的 财务专用章 或 发票专用章 2 对于某些特殊费用 若无法取得发票 在报经相关领导批准后另寻正规发票方可报销 3 无论何种形式的原始单据 其基本要素必须完整 包括 原始单据的名称 填制凭证的单位名称或填制人 姓名 经办人员的签字或盖章 填制日期 接受单位的名称 经济业务的内容 数量 单价和金额等 如以上 要素不齐全或不清楚 财务可根据具体情形要求报销人另附相关证明文件 否则不予审批 2 票据的粘贴和报销单的填写 1 报销人在报销费用时 应填写 费用报销单 在费用报销单上注明费用实际发生日期 原始单据要求粘 贴整齐 规范 单据较多时 同类票据粘贴在同一张 原始凭证粘贴单 上 不能用订书机装订或用胶带粘贴 小型凭证应由下到上或由左到右依次摆开均匀粘贴 较大的票据粘贴后不能超过粘贴单的长度和宽度 票据本 身长度 宽度超过粘贴单的 应折叠后粘贴 2 报销单应按财务部的规定格式填写完整 如实填报费用项目 票据张数 申报金额 申报金额要写合计数 注意字迹清晰 金额不能涂改 3 严格按审批程序办理 按财务规范粘贴报销单 部门经理审核签字 财务核实报销 六 出差补助报销标准表如附表六 出差补助报销标准表如附表 七 附则七 附则 1 本制度执行之日为 2011 年 2 本制度属于管理制度 经审议后 呈请总经理签核后公告实施 修改 废止时亦同 盐城安运物流有限公司 1 附表 出差报销标准明细 附表 1 食宿费用标准 食宿标准 标准