河北省企业档案工作目标管理认定标准

附件一 河北省企业档案工作目标管理认定标准河北省企业档案工作目标管理认定标准 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 一 组织管理22 一 组织领 导 9 11 领导职责1 5 1 明确企业分管领导 0 5 分 2 将档案工作纳入企业发展规划和年度计划 0 5 分 3 列入领导议事日程 对档案工作的机构设置 人员配备 库房建设 业务建设 所需经 费等问题给予及时研究解决 0 5 分 查有关文件 会议纪要 领导批示 讲话等 2 2 档案机构设 置 1 特大型企业集团建立了企业档案馆 大中型企业建立了档案室 处 科 或档案资料信息中 心 规模较小企业明确相应机构承担档案管理职能 1 分 查成立档案管理机构有 关文件材料 3 3 档案工作管 理体系建设 1 5 建立了由企业分管档案工作的领导 主管企业档案工作的部门负责人 企业档案管理机构 企业内部各职能部门负责人及专 兼 职档案人员 重要业务 技术 人员 所属企业 公 司及境外机构 的分管领导及档案部门构成的企业档案工作体系 1 5 分 查档案工作网络图以及 有关人员岗位职责的文 件 查备考表 近三年 有关文件或活动的声像 材料 4 4 企业档案工 作坚持集中统 一管理原则 2 企业档案工作做到统一领导 统一管理 统一制度 2 分 注 企业各种门类和载体的档案实行了综合管理 因工作需要而设档案分室的不扣分 没有 实现档案工作集中统一管理的单位 不予认定 查档案工作制度 归档 范围 交接依据 目录 并实地考查 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 55 管理要求2 1 将 三纳入 要求纳入企业管理制度 0 5 分 执行效果好 0 5 分 注 三纳入 就是将企业文件的形成和积累纳入企业领导工作议事日程 纳入企业规章 制度及工作流程 纳入企业有关人员的经济上有分工 工作上有安排 管理上有考核 2 将 四同步 做法纳入企业工作程序 0 5 分 执行效果好 0 5 分 注 四同步 管理 即下达工作任务 项目计划与提出文件材料的归档要求同步 检查 工作 项目计划进度与检查文件材料积累情况同步 验收 鉴定工作 项目成果与验收 鉴定文件材料的完整 准确 系统情况同步 工作项目总结与企业文件材料完成归档同步 查有关制度 记录情况 6 6 贯彻档案法 律法规和行政 规章 1 1 在企业内组织学习 宣传 贯彻 档案法 河北省档案工作条例 等法律 法规和 方针政策 0 3 分 2 贯彻执行 企业档案工作规范 科技档案案卷构成的一般要求 国有企业文件材 料归档办法 等 0 3 分 3 贯彻执行专业 行业 系统或地方档案工作的有关规定 办法和标准 规范的 0 2 分 4 对违法行为及时查处 上报 0 2 分 查有关文件 会议记录 声像材料 档案管理情 况等 二 档案人 员 5 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 71 人员配备1 5 1 配备了与企业研发 生产 经营和管理相适应的档案工作人员 1 分 2 档案人员保持相对稳定 0 5 分 注 近三年有三分之一的档案人员进行了调整扣 0 5 分 查近三年度案卷备考表 证明材料 8 2 文化和业务 素质 1 1 具有大专以上学历的人员占档案管理人员总数的 60 以上 0 3 分 2 具有中级专业技术职务人员占 30 以上 0 2 分 3 受过档案专业培训的人员达到 100 0 3 分 4 熟练操作运用现代化设施设备 0 2 分 注 申请 企业至少有一名高级专业技术职务人员 查证书 现场考核 9 3 享受应有待 遇 1 1 档案人员在晋职 职称评聘 学习进修和福利等方面享受与科技管理人员同等待遇 0 5 分 2 执行人薪发 1994 19 号文件精神 对图书档案资料保护人员长期接触有毒有害物质 给予规定比例的津贴补助 0 5 分 查相关文件 104 发表文章0 5 近三年内在设区市级以上刊物或会议发表 交流档案业务文章两篇以上 0 5 分 一篇得 0 2 分 查刊物 会议 论文汇 集 115 受奖励情况1 近三年来企业档案工作成绩显著 档案机构或人员受到党委 政府或档案行政管理部门等表 彰 奖励 1 分 受到本企业表彰或奖励 0 5 分 不重复计分 均有取最高职 查有关文件和奖状证书 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 三 制度建 设 2 5 12 1 建立健全各 项规章制度 2 1 制定了本企业档案管理办法 规定并纳入企业管理制度中 0 3 分 2 制定并严格执行了文件收集归档制度 档案保管 整理 保密 统计 利用和鉴定销 毁 档案库房管理 电子档案管理等专项制度 1 分 3 档案部门参加重要活动 产品鉴定 科研课题审定 项目验收 设备开箱等形成制度 并纳入企业制度中认真执行 0 5 分 4 各专项制度上墙 0 2 分 查有关文件材料及贯彻 执行情况 现场查看 13 2 制定应急预 案 0 5 1 制定应急预案 0 3 分 2 进行模拟演练的 0 2 分 注 近三年企业档案有水淹 火灾等事故的 不予认定 查有关文件材料 现场 查看 四 对本企 业所属单位的 宏观管理 4 14 1 制定管理办 法 1 1 及时传达党和国家关于档案工作的各项方针政策和档案行政管理部门的有关会议 文 件精神 0 4 分 2 制发了本企业档案管理办法或业务标准规范等 0 6 分 查有关文件 声像材料 等 15 2 监督检查和 指导 0 5 对所属单位档案工作进行了部署 定期进行监督 检查和知道 组织参加档案法规 业务培 训 0 5 分 查近三年有关文件 声 像材料等 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 16 3 所属单位档 案工作目标管 理认定情况 2 所属单位档案工作目标管理认定比例达 80 2 分 达 40 得 1 分 达 20 得 0 5 分 20 以下不得分 申报 的 要求所属单位档案工作目标管理认定比例达 100 查近三年有关文件材料 等 17 4 对转制企业 档案的处置 0 5在企业重组改制过程中 能按规定及时解决档案的归属与流向问题 0 5 分 有关文件及目录 18 五 重点建 设项目档案管 理 1 5 认真执行 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 加强对本企业及所属单位重 点建设项目档案的管理与验收 确保项目全过程档案的完整 准确 系统和安全 1 5 分 查重点建设项目登记表 及有关验收材料 二 档案业务 建设 41 一 手机归 档 8 19 1 编制保管期 限表 1编制了各类文件材料归档范围和保管期限表 1 分 查保管期限表 202 归档责任1企业各部门 项目及专项工作专兼职档案人员按照规定将文件整理后归档 1 分 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 213 归档4 5 1 严格按照各类文件材料的归档时间归档 0 5 分 2 近三年各类档案的归档率达 100 1 分 95 含 100 得 0 5 分 95 以下不得 分 3 近三年各类档案的完整率达 100 1 分 95 含 100 得 0 5 分 95 以下不得 分 4 近三年各类档案的准确率达 100 1 5 分 95 含 100 得 0 5 分 95 以下不 得分 5 归档交接目录 手续齐全 0 5 分 注 没有按年度完成归档工作的 不予认定 查交接目录 收发文登 记册 期限表 各内设 机构总结 现场抽查 22 4 归档文件的 形式 0 5归档文件应为原件 因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档 0 5 分 抽查 10 的档案 23 5 文件制成材 料和字迹材料 要求 1 文件制成材料和字迹材料符合国家规定的质量要求 1 分 注 发现一处不合格 减 0 5 分 减满标准分值为止 热敏纸 圆珠笔 铅笔等不合格 抽查 10 的档案 二 整理10 5 241 分类方案2 1 全宗明确 编制有档案分类方案 1 分 2 分类方案类目设置合理 涵盖企业在生产 经管 管理 科研 基建等方面形成的各 种文件材料 1 分 查看档案分类方案 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 25 2 档案整理规 范 合理 符 合国家或行业 标准要求 6 1 期限划分标准 1 分 2 遵循文件形成规律 保持文件之间系统联系 1 分 3 卷内文件排列有序 并按要求编号 加盖填写归档章或档号章 1 分 4 根据需要 对应的档案设立互见号 1 分 5 文件装订结实 整齐 美观 无易锈蚀金属物 1 分 6 档案盒封面 盒脊 卷内文件目录 备考表填写齐全 规范 清楚 整齐 1 分 抽查 10 的档案 263 目录编制2 1 建有纸质的归档文件目录或文书档案案卷级目录 全引目录 0 5 分 2 建有纸质的科技档案总目录 0 5 分 3 建有纸质的科技档案分类目录 0 5 分 4 建有纸质的照片档案 声像档案 实物档案等目录 0 3 分 5 其它检索工具如底图目录 重要文件目录 文号目录 资料目录等两种以上 0 2 分 查档案目录 27 4 无积存零散 文件 0 5 各门类 各载体档案均按国家有关标准整理上架 无积存零散文件 0 5 分 注 凡有积存零散文件的不予认定 三 保管与 保护 11 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 28 1 档案库房建 设 4 5 1 库房 办公 阅览三分设 且布局合理 便于工作 1 分 注 二分设得 0 8 分 2 库房面积充足 达 200 平方米 2 分 注 库房面积达 150 平方米得 1 5 分 达 80 平方米得 1 分 达 40 平方米得 0 5 分 低于 40 平方米不得分 3 档案库房建筑基本符合 档案馆建筑设计规范 要求 库房门为防火防盗门 0 8 分 窗户为小开窗或大开窗采用防光窗帘 0 5 分 开启窗有密闭措施 0 2 分 实地查看 29 2 有设备有措 施实现 八防 4 1 防火 有火灾报警 灭火器 电线线路规范 预案并演练 1 分 2 防盗 有防盗报警 防盗门窗 监控 出入库登记 1 分 3 防光 防光窗帘 白炽灯或防紫外线灯 0 4 分 4 防高温 空调 0 4 分 5 防潮 空调 去湿机等 0 3 分 6 防有害生物 门窗紧闭 温湿度达标 防虫霉鼠药物 定期检查 0 3 分 7 防尘 墙地不起尘 吸尘器 门窗密闭 定期清洁 0 3 分 8 防水 无水源 气暖 顶 窗不漏不渗水 地下室做防水处理 0 3 分 查有关记录 现场查看 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 303 库房管理1 5 1 库房干净 整洁 无积尘 无杂物 0 2 分 2 温 湿度符合标准 并有温湿度记录和分析 0 3 分 3 近三年每年对室藏档案资料清理核对 0 5 分 4 每年至少一次对档案保管状况进行全面检查 每半年至少一次抽查 0 5 分 注 凡新出现档案霉变 褪色 虫蛀 破损 丢失 泄密等问题不予认定 依法查处 查库房检查制度 近三 年的温湿度记录 实地 查看库房 清查记录 314 档案排行1 1 档案柜架排列整齐 编号规范 指引卡标识清楚 0 3 分 2 编制各门类档案存放地点索引或图表 0 2 分 3 档案按类分别集中排列 类别内按类目条款顺序依次排列 整齐 规范 0 3 分 4 实物档案设立了专门的展室或展柜 0 2 分 实地查看库房 抽查 10 的案卷 四 档案统 计 1 5 32 1 年报及各种 统计报表 0 5 及时 准确地填报档案工作年报及有关统计报表 0 5 分 注 未按要求向档案行政管理部门填报报表的 扣 0 3 分 数据不准确的扣 0 2 分 查统计年报及有关报表 332 台帐1 1 建立了档案工作统计台帐 室藏档案情况 0 2 分 2 档案及人员入出库情况 0 2 分 3 档案利用情况 0 2 分 4 档案设施设备情况 0 2 分 5 档案销毁情况 0 2 分 查各种台帐 序号认定内容 标准 分值 评分细则及标准考评方法及见证材料 34 五 鉴定销 毁 1 1 成立了档案鉴定组织 0 5 分 2 对已超过保管期限的档案进行鉴定销毁并按规定编制了销毁清册 销毁档案手续齐全 0 5 分 查相关文件 销毁清册 35 六 移交档 案 1 依据国家有关法律法规 按时向同级国家档案馆移交质量符合进馆标准的档案 0 5 分 检 索工具 参考资料 0 3 分 交接手续完善 0 2 分 查档案馆接收意见 交 接手续 36 七 建立全 宗卷 3 按 全宗卷规范 DA T12 94 建立了全宗卷 内容全面 准确 主要内容 全宗介绍等 综合材料 1 分 档案收集 0 3 分 整理 0 3 分 鉴定 0 3 分 保管 0 3 分 统 计 0 2 分 利用 0 3 分 新技术应用 0 3 分 等 查全宗卷 八 设施设 备 5 371 档案柜架1 1 有充足且规范统一的档案柜架 密集架 金属柜架 0 8 分 注 木质柜不得分 2 特殊载体档案有专用保护功能的柜架 0 2 分 实地查看 382 卷皮卷盒1各类档案盒规格 式样和质量符合国家 省规范要求 1 分 39 3 满足工作所 需设备 3 1 配备档案工作所需要的晒图机 装订机 打印机等设备 0 5 分 2 数码照相机 摄像机 复印机等设备 0 5 分 3 服务器 扫描仪 光盘刻录机等设备 1 分 4 配备档案管理专用计算机且达档案人员每人一台 1 分 注 数量达不到每人一台的按实际数量酌情扣分 实地察看 序号认定内容标准评分细则及标准考评方法及见证材料 分值 三 档案信息 化建设 18 40 一 纳入单 位信息化建设 规划 1 1 将档案信息化建设纳入企业信息化建设总体规划和目标 0 5 分 2 与企业信息化建设协调同步发展 0 5 分 查机关信息化建设规划 中是否有档案信息化内 容以及在实际工作中是 否统一部署 统一要求 41 二 档案管 理软件及应用 2 1 档案管理软件符合 档案管理软件功能要求暂行规定 具备数据管理 整理编目 检 索查询 安全保密 系统维护等基本功能 并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其 他相应功能 1 分 2 系统应用良好 1 分 查其各项功能是否都已 运用 实际运用情况是 否规范 是否先进 实 用 三 档案数 字化建设 7 421 目录数据库3 1 建立了室藏全部文书档案文件级目录数据库 条目录入规范 符合 河北省文书档案 机读目录数据管理规范 的要求 能检索 查询 1 分 2 建立了室藏科技档案案卷级或文件级目录数据库 1 分 注 未完成按比例得分 上机检查 序号认定内容标准评分细则及标准考评方法及见证材料 分值 43 2 图像数据 库 全文数 据库 4 1 对重要的和利用频繁的档案建立了图像数据库 2 分 2 纸质档案数字化符合 纸质档案数字化技术规范 DA T31 2005 要求 全部实现 了数字图像与相关联的目录数据的挂接 能进行全文检索 浏览 1 分 3 数据进行了备份 1 分 注 未完成按比例得分 上机检查 四 电子 文件管理 4 441 系统建设1 本单位办公自动化系统及其它各信息系统已与档案管理系统相衔接 档案部门在网络环境下 能够实现对本单位各类电子文件的收集 整合 控制和传递 1 分 查看其他信息系统是否 已与档案管理系统相衔 接并能够应用 452 管理责任1 1 文件形成部门负责鉴定归档电子文件的真实性 0 1 分 完整性 0 1 分 和有效性 0 1 分 及确定密级 0 1 分 是否归档 0 1 分 和划定保管期限 0 1 分 2 档案部门负责电子文件的鉴定 0 1 分 整理 0 1 分 保管 0 2 分 查各项规章制度及交接 手续 查电子文件是否 可读取 内容是否与纸 质档案一致 元数据 背景信息等是否一并归 档 查看电子文件整理 保管是否符合要求 463 备份2 1 重要电子档案须进行纸质 胶卷等载体的异质备份 1 分 2 异质备份的纸质档案须加盖单位公章 0 5 分 3 电子档案一式三套存储在脱机载体上 0 5 分 现场查看 序号认定内容标准评分细则及标准考评方法及见证材料 分值 五 档案 网络化服务 471 网络应用2通过局域网或互联网对非涉密的数字化档案和已归档电子文件开展利用 咨询工作 2 分 检查档案是否可以通过 局域网或互联网进行查 询 482 网络管理1涉密档案管理系统与互联网物理断开 非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离 1 分 查看涉密和非涉密档案 服务器是否分设 是否 按要求进行了隔离 并 采取了很好的安全防护 措施 493 网络安全1档案管理系统应采取身份认证 权限控制 加装防火墙等安全保密措施 1 分 上级查看安全设置情况 并能正常实用 四 档案开 发利用 19 一 接待 利用 3 501 利用室0 5利用室借阅条件良好 整洁宽敞明亮 摘抄复印方便快捷 检索工具齐全 0 5 分 实地查看阅览室 51 2 有完备的 档案借阅手