对账管理办法

对账管理办法 文件编号 第 1 页 共 7 页 对账管理办法对账管理办法 1 1 目的目的 本文件规定了 XX 行 以下简称 本行 对账管理的原则 基本规定和管理要求 旨在加强本行内控管理 规范对账工作 真实反映债权债务关系和资金往来关系 有效 防范操作风险 确保本行与客户资金安全 2 2 适用范围适用范围 本文件适用于银企 银银 银客对账业务 对账范围包括在本行开立的人民币单 位结算账户 个人结算账户 活期储蓄账户 银行卡备付金账户 同业存放账户 及 本行在人民银行 同业开立的账户 3 3 定义定义 缩写和分类 缩写和分类 3 1 定义 1 银行对账业务 是指本行与在本行开立结算账户和活期储蓄账户的存款人之间 的账务核对 本行与人民银行 同业往来之间的定期和不定期账务核对 包括打印 寄送对账单 回收对账单 处理对账结果 核实和处理对账不符情况及对账单的保管 等所涉及的一系列工作 2 对账单 是指银行向存款人发放的各种包含账户交易明细或余额的清单 电子 信息 3 未达账 指往来双方之间由于凭证传递上的时间差 一方已经登记入账 而另 一方尚未入账的款项 4 寄送 是指邮寄等方式将对账单送达客户 3 2 缩写 无 3 3 分类 1 面对面对账 是指由行社专职对账人员负责发放和回收回执的对账方式 必须 坚持双人办理并逐笔勾对发生额 由专职对账人员与网点客户经理共同负责 2 邮递委托对账 是指对账单通过邮局发放 并由邮局负责在规定时间内收回对 账回执的对账方式 对账管理办法 文件编号 第 2 页 共 7 页 4 4 职责与权限职责与权限 部门部门 岗位岗位职责与权限职责与权限 对账中心对账中心 对对 账管理岗账管理岗 1 负责制定对账工作管理规定 各岗位责任制及考核办法 2 负责制定对账工作计划和措施 组织和协调对账工作 3 负责对辖内对账工作进行管理 监督 对各营业机构及各 对账岗位人员的工作业绩进行考核 4 对账过程中发现的问题 要进行分析 报告 督促整改 5 对账工作中发现的重大问题及异常情况 在第一时间按内 部控制流程向行社社主要负责人进行书面报告 6 负责整理 归集对账资料 及时将对账协议 对账单回执 等对账资料进行整理 装订 并作为重要档案资料保管 7 每季度终了后 30 日内对对账工作开展情况进行总结 总结 内容包括对账工作开展情况 对账单据回执收回率 存在的问题 工作措施与建议等 8 根据风险防范要求和新情况 及时健全对账规定 分支机构分支机构 委委 派会计岗派会计岗 1 负责及时收集 整理 规范 保存账户信息 2 负责配合对账中心处理对账过程中发现的异常情况 3 负责配合对账中心做好上门对账工作 协助对账中心发送 回收对账单据与回执 对逾期未收回的对账单据回执进行催收 4 受理客户对账查询 5 及时发送账户明细对账单 分户账页 信息科技中信息科技中 心心 硬件管理硬件管理 与维护岗和与维护岗和 软件管理与软件管理与 维护岗维护岗 1 根据对账要求 及时提供业务数据 2 负责对账管理系统的开发 升级以及运行 维护 3 负责对账管理系统各类硬件设备的运行 维护 5 5 原则与基本规定原则与基本规定 5 1 原则 1 账户对账工作必须遵循 账账相符 账簿相符 原则 对账管理办法 文件编号 第 3 页 共 7 页 2 对账业务严格遵循对外对账与账务核算相分离的原则 5 2 基本规定 1 对账频率原则上为每年十二次 每月一次 有其它特殊规定除外 2 对寄送的对账单 十五日内客户未返回对账单的视同已对账 6 6 管理操作规定管理操作规定 阶段阶段管理管理 操作要求操作要求风险提示风险提示 6 1 存款类 账户对账规 定 1 账户分类 对账中心要根据账户余额 发生额 发生频率等数据 对账户进行分类 将需对账账户分为重点账户 普通账 户 一般账户 特殊账户 睡眠账户 内部户 预警账 户 其他账户等不同类别 账户的分类由行社按日均余额或账户特性另行制定分类 规则 具体额度视情况适时调整 保证金账户 财政性 账户等账户 由于其变动具有特定原因 或具有特定的 使用范围与要求 作为特殊账户进行对账管理 长期 不动户 等账户纳入睡眠账户管理 2 对账周期 对账中心在账户分类的基础上 可针对不同类型的账户 采取不同的对账周期 重点账户 内部户按月进行对账 其他各类账户按 安徽省农村合作金融机构账户分类参 考标准及对账规则设置 见附件 分别按季或按年进 行对账 睡眠账户不再进行对账 对账周期以外 对账 中心应不定期抽取任意账户 随时进行明细对账 每年年终决算前 必须进行一次内部往来账户全面对账 对账中心可根据实际情况或管理需要 采取上门面对面 对账 邮递委托对账等方式进行周期性对账 重点账户 原则上每年进行不少于两次的面对面对账 3 对账单回执收回管理 重点账户面对面上门对账的对账单据回执收回率应达到 100 邮寄委托对账的对账单据回执收回率原则上应达 到 98 以上 对长期 连续三期 未返回对账回执的 对账中心应进行上门对账 查明原因 各营业机构 部 门 应协助对账中心对邮寄投递对账回执尽量进行回收 特殊账户原则上按季进行面对面对账 4 对账中心对账流程 一 对账数据的提取及对账单据的输出 对账中心根 对账管理办法 文件编号 第 4 页 共 7 页 阶段阶段管理管理 操作要求操作要求风险提示风险提示 据对账周期或管理要求 设置对账参数 二 对账单据的发送 对账中心根据对账范围 将面 对面对账单分发各专职对账人员 各交接人员必须按规 定进行签收 三 对账单据回执的收回 面对面对账单回执由各专 职对账员负责收回 邮寄委托对账单回执由邮局负责收 回 统一送达 四 对账单据回执的审核 收回的对账单据回执由对 账中心通过系统进行集中审核 审核内容包括印鉴的审 核和账户余额的审核 系统审核未通过的 由对账人员 进行手工处理 回执应于收回后 5 个工作日内审核完成 五 对账不符的处理 经未达账项调整后仍对账不符 的 对账人员要与营业机构 部门 共同查找原因 及 时处理 并详细登记处理情况 同时形成书面报告 上 报对账中心负责人 六 档案管理 对账中心按对账批次对收回的对账单 据回执进行装订 归档 按照会计档案管理要求进行保 管 发出的对账单 必须以系统打印格式为准 系统无法打 印时 手工补制的对账单据必须换人复核 并经对账中 心负责人审核签章确认 对账单据应在每月 季 末后的 5 个工作日内制作完成 面对面对账单据回执应在当月全部收回 对账单据丢失的 对账中心要查明原因 由对账人员补 制对账单 经对账中心负责人审核签章后重新发送 因账户信息不准确造成对账单据无法送达或被退回的 对账中心应及时反馈营业机构 部门 营业机构 部 门 要在 2 个工作日内完成账户信息的核实工作 核实 后重新进行对账 其他金融机构存放的款项 纳入重点账户进行对账管理 长期不动户等睡眠账户在对账周期内出现借方发生额的 对账中心根据事后监督中心预警信息 于次月对此账户 进行面对面对账 6 2 系统内 往来对账 系统内往来对账 是指行社内部各种资金往来的对账 系统内往来账户由事后监督中心风险预警系统每日对上 个工作日的账务自动进行核对 对账中心对账流程 一 分支机构与总行清算中心的行内往来款项由对账 对账管理办法 文件编号 第 5 页 共 7 页 阶段阶段管理管理 操作要求操作要求风险提示风险提示 中心采集清算中心综合业务系统数据 打印余额对账单 分发至各专职对账人员 对分支行机构对应账户余额进 行核对 二 一级支行 信用社 与二级支行 信用分社 的 行内往来款项由对账中心采集支行综合业务系统数据 打印余额对账单 分发至各专职对账人员 对二级支行 信用分社 账户余额进行核对 系统内往来对账不符的 对账人员要会同营业机构会计 主管 或机构负责人 查明原因及时处理 并在系统内 往来余额核对表上注明差错原因及处理结果 系统内往来对账 要严格坚持双人核对 互相监督的原 则 系统内往来对账相关单据 各营业机构 部门 要专夹 保管 定期装订 6 3 其他对 账 1 存放同业款项对账 由对账中心按季发放对账单 以邮寄方式与其他金融机 构进行对账 每年至少双人上门核对一次 投资款项对账 债券 由对账中心按季采集投资款项 债券 种类及票面金额 产生明细对账单 委派专职 对账人员 与中央债券综合业务系统进行核对 并由对 账中心 清算中心 公司业务部三方签字确认 2 贷款对账 行社信贷管理部门或风险管理部门每年会同对账部门制 定贷款对账工作计划 按户每年至少核对一次 主要核 对借款人身份 借款日期 借款金额 借款用途及担保 人或抵押物是否与贷款合同 借据一致 是否是甲贷乙 用 一户多贷 冒名贷款 是否跨区发放贷款 是否超 权限发放贷款 6 4 监督管 理 行社要明确部门负责对账中心和对账人员监督工作 严 格管理 对账过程中发现有不符款项的 应逐笔进行核实 属错 账的 查明原因后 对账人员签署意见后 再进行调整 属客户错账的 对账中心对账人员应及时通知对方 对账工作过程中发现重大问题和可疑账务的 应及时向 分管行长 主任 报告 并妥善处理 集中对账资料档案由行社对账中心进行统一管理 按机 构 批次进行整理 塑封 作为会计档案保管 保管期 限五年 行社要将对账工作列入内控检查的必查项目 定期或不 对账管理办法 文件编号 第 6 页 共 7 页 阶段阶段管理管理 操作要求操作要求风险提示风险提示 定期开展专项检查 列入工作年度综合考核的重点 对通过对账工作发现重大风险隐患或堵截案件发生 挽 回或减少行社损失的有关机构和人员 应给予适当的物 质和精神奖励 对违反对账管理规定 违规操作 弄虚作假的有关人员 应严格按有关规定进行处理 有下列情形之一 影响正常开展对账工作的 要给予直 接责任人一定的经济处罚 并予以通报批评 一 对账信息与实际不符 造成退信的 二 未及时维护客户信息或信息维护不正确 导致对 账中心未能按期进行对账的 三 由于客户信息收集 维护有误 导致对账单生成 发送错误的 四 对账中发现问题或对账不符处理不及时的 五 对账人员不认真执行规章制度 出现对账单据回 执收回率低 收回的对账单据回执加盖印鉴与约定印鉴 不符 档案管理混乱的 六 对账人员不坚持面对面对账 而委托他人进行对 账的 七 由于其他原因造成应对账而未对账 应回收账单 而未回收的 有下列情形之一的 行社要予以行政处分 情节严重 触犯法律的 移送司法机关处理 一 泄露客户信息 引起客户纠纷 严重影响本行声 誉的 二 明知或应知该账户开立 使用异常 而与客户串 通 提供不实对账信息的 三 对账中发现重要问题 未及时汇报 导致案件发 生的 四 对账人员在对账过程中 出现制作虚假对账单据 或对账信息 伪造存款人回执 与存款人勾结等行为的 五 由于其他原因 严重影响行社声誉或造成损失的 7 7 检查监督检查监督 牵头检牵头检