企业软件选型指南

企业软件选型指南 第一部分 企业软件选型指南 第一部分 Bill Carson 翻译 陈瑶 2008 年 1 月 18 日 第一阶段 如何定义您的业务和技术需求第一阶段 如何定义您的业务和技术需求 IT 收购和采购决策通常是在多种因素混杂的情况 下作出的 未被满足的期望 企业内部的政治议程 软件供应商的承诺 以及令人目眩的品牌宣传 然后 行政命令 经验之谈或基于初步电子数 据表对比而得出的未经充分论证的分析结果都可进一步推动决策的实施 正如很多贸易杂志和媒体经常报道的一样 上述方法必然导致失败 我们希望通过本文帮助您 了解最佳的软件评估和选型方法 帮助您了解如何客观地选择适合的软件解决方案 并降低 时间和成本 技术评估中心 TEC 的软件评估和选型方法可被分为 3 个阶段 第一阶段 定义业务和技术需求 第二阶段 软件评估和分析 第三阶段 谈判和最后决定 概述概述 第一阶段第一阶段 TEC 的方法可为选型项目的最后成功奠定基础 如果最初的业务和技术需求定义不完整或不正 确 就根本谈不上成功的系统评估和分析以及供应商谈判 很多软件选型项 目对本阶段的重视 度都不够 这必然导致项目失败 并可能为正在实施软件和已完成实施的企业用户招致无法弥 补的损失 TEC 的决策支持系统可协助快速而准确地汇总业务流程 并把它们与软件解决方案的特点和功 能进行匹配 只要严格遵循本阶段中的步骤 企业就可生成一份完整而简明易懂的需求清单 且要求新的软件解决方案满足这些需求 另外 企业还可轻松访问汇总在知识库中的数据 第二阶段第二阶段 对软件供应商解决方案的评估和分析从寻找正确的软件供应商开始 直到把范围缩小到 2 至 3 家最终的候选供应商 对于任何企业来说 这个阶段中采集的数据可能是铺天盖地的 数据操 作更是难上加难 通 常 多达 20 或 30 个软件供应商都符合基本要求 而每个软件供应商的功能清单可能包括 上千条的评估项 企业须逐条研究这些评估项 使用传统方法可引发严重的问题 甚至可能 导致选择错误的软件解决方案 我们将向您展示 TEC 的决策支持系统是如何简化这个流程 大量减少选择适合的候选软件供应商所需的时 间 并帮助您作出明智而正确的决策的 第三阶段第三阶段 最后阶段包括与候选软件供应商谈判和做出最后决定等步骤 这包括在客户公司进行现场软件 供应商演示 在这里 业务和选型项目组可评估每个软件解决方案 确定软件解决方案是否易 于使用和涵盖关键业务流程和功能 在本阶段 我们建议您的选型项目组收集每个软件供应商的客户案例信息 以了解他们的实施 服务 支持和培训历史 我们还将向您演示 TEC 的决策支持系统是 如何通过把软件供应商 信息导入软件对比工具来简化和缩短这个流程 以及如何生成支持选型项目组的最终推荐意见 的报告和图表的 典型的企业应用系统选型项目在初期很少谈及技术 因为首要考虑因素是为新软件须支持的业 务流程建模 以及将其与任意特定软件解决方案的功能进行匹配 TEC 运用标准方法来进行流 程建模和匹配 下列步骤对保证本阶段的总体成功至关重要 步骤步骤 1 组建跨职能的选型项目组组建跨职能的选型项目组 一个跨职能的项目组可确保满足业务需求和技术需求 并且每个受影响的部门都可了解新决策 的影响 理想的项目组应由下列成员群体组成 管理层 财务或业务运营部门 最终用户 顾 问 以及来自 IT 运营和架构部门的员工 另外 还应从每个业务领域挑选监督执行人和主题专家 SMEs 来参与这个项目 这种部署 有助于赢得业务部门的全力支持 并有助于在企业内部的其他部门推广新的软件解决方案 以 及为项目组就现有流程和日常运营等事宜提供专家级支持 步骤步骤 2 通过评估内部需求 建立业务流程的层次通过评估内部需求 建立业务流程的层次 在监督执行人和主题专家的帮助下 这个项目组将负责业务流程定义和建模 首要目标是确定 主要的流程分组 并保证这些群组与企业的业务领域匹配 在这些分组中 流程与高层次的业务领域划分相对应 详见图 1 和图 2 在流程分组结构中 子流程将高层次的业务领域分解成主要部门 子流程包括每个部门的日常任务 针对每个活动 基于业务的规则描述可帮助了解如何执行和控制日常任务 使用传统方法 如 电子数据表 word 和流程图 将很难跟踪 组织和操作如此大量的数据 但是 如果没有正确地存储 组织或无法轻松访问这些关键信息 这将大大延迟时间 并随 之导致软件选型项目成本大幅增加 图 1 流程分组图 图 2 从业务领域穿透分解到业务规则 步骤步骤 3 详解流程 子流程和活动详解流程 子流程和活动 通常 监督执行人和主题专家负责详解流程 子流程和活动 应以尽可能详尽的信息记录现有 流程和经过优化的未来流程的情况 这可使流程更易懂 且更易于与软件 特点和功能相关联 详细信息可包括系统输入和输出 现有报告或文档的信息 或副本 以及工作流描述和流程 图 这些信息用于直观地说明任意流程 子流程和活动的每个步骤 如果处理不当 可导致 堆积如山 的信息 并且 使用传统的方法 如 电子数据表或 word 文档 很难清晰明了地操作或存储这些数据 事实上 由于这个任务难度很大 选型过程通常 到此就嘎然而止 难以前行 但是 我们还是有办法较轻松和快捷地完成这个艰巨的任务的 通过步骤 2 中的分层和编码结 构 TEC 的决策支持工具可为每个流程 子流程和活动创建一个流程卡 这些流程卡的设计允 许把现有流程和经过优化的未来流程的描述汇总在一张卡上 可把现有的报告 输入和输出 文档和流程图附加在流程卡上 可使用流程卡中的集成流程图设计工具来设计经过优化的未来流程图和活动 并把它们附加在 流程卡上 由于编码结构相同 可将这些流程卡导入到上一步骤中创建的 知识库中 所有的信 息被集中在一起 以便为流程中的下一个重要步骤创造方便 它还针对已完成的工作创建了关 键审计跟踪 图 3 流程 子流程和活动卡 步骤步骤 4 把详细的流程 子流程和活动与功能需求进行匹配把详细的流程 子流程和活动与功能需求进行匹配 把 业务需求转化为功能需求通常会引发来自业务部门和技术部门的项目组成员间的不合 困难 在于 这些项目组成员讲不同的 语言 业务 Vs 技术 有不同的 侧重点 对识别和消除冗 余持不同的看法 但是 最大的困难是如何管理目前收集到的所有信息 以往 职能部门通常 试图通过会海战术来解决问题 这就需要使用 大量的流程图和场景描述 scenarios 在此 步骤中 迫于必须在一定时间内达成共识的压力 项目组往往走捷径 他们很容易因此而忽略 一些重要的 甚至是十分关键的 因素 这些被忽略的因素的影响以后会越来越明显 这 将极大地影响实施 甚至是系统选型本身 通过运用以分层结构组织的知识库 TEC 可帮助您简化这一流程 这种分层结构和简单易用的 拖放技术使您能更快地匹配流程 子流程 活动和功能性需求 当知识库中不包含某些功能性 需求描述时 您可通过插入功能轻松地在需求清单中添加这些需求 在此步骤中 使用 TEC 决策支持工具的最大好处在于 通过汇总不同知识库的功能性需求描述 您最终得到的需求清单是根据项目要求特别量身定制的 举例说 如果企业资源计划 ERP 软件选型需要包含客户关系管理 CRM 和供应链管理 SCM 系统功能 TEC 决策支持工 具可轻松地把它们添加到选型项目中 另外 根据业务职能的不同重要性 项目组可设置最终需求清单的侧重点 您还可设置知识库 中每个层次的需求描述的优先级 从主要的业务职能层次 到详细的功能需求描述层次 借助 这种排列流程优先顺序的方法 TEC 决策支持工具最终生成了信息征求书 RFI 其中包含 根据特定要求定制和整理的需求订单 这将被应用于软件评估的下一阶段 图 4 设置功能描述的侧重点 企业软件选型指南 共两部分 第一部分到此结束 在第二部分中 我们将介绍如何进行软 件评估和分析 以及如何进行谈判和作最后决定 企业软件选型指南企业软件选型指南 第二部分 第二部分 Bill Carson 翻译 陈瑶 2008 年 2 月 12 日 第二阶段 如何进行软件分析和评估第二阶段 如何进行软件分析和评估 在第一部分中 我们介绍了软件选型最佳实务的第一个阶段 其中包括定义业务和技术需求的 四个步骤 现在 我们将介绍企业软件选型的最后的也是最重要的阶段 第一阶段的分析成果是生成一个详细的功能要求清单 第二阶段包括对市场上所有现有的软件 解决方案的分析和评估 软件对比应在公平的基础上进行 这样 我们才能做出公平而正确的决 策 只有这样 所有的候选软件供应商才能清楚地了解什么功能是必需的 并作出相应的回应 下面的步骤将为您介绍技术评估中心 TEC 的软件分析和评估方法 以及确定两至三家最佳 候选解决方案的最佳途径 当项目进展到这个阶段 管理层应该组织一个选型团队了 这个团 队包括负责选型项目的核心成员 步骤步骤 1 准备资格预审资料 生成软件供应商预选清单 准备资格预审资料 生成软件供应商预选清单 现在 选型团队的任务是找到可满足目标系统要求的软件供应商 这涉及大量的研究工作 以 确定哪些软件供应商可支持大部分的功能性需求 并确定最终的候选软件供应商 这个步骤十分耗时 且稍有疏忽就可能遗漏一些重要的软件供应商 识别既定领域的主要软件 供应商十分容易 但是 市场中还有很多不为人所熟悉的优秀软件供应商 通常 至少有 15 到 20 个软件供应商可满足要求 有时这个数目甚至可多达 50 个 对于企业来说 在没有专 业指导的情况下 要对所有这些软件供应商进行完整的调研几乎是不可能的 根据您的企业特点和高层次需求 TEC 的决策支持工具可生成一个符合预审资格的软件供应商 清单 并进一步生成一份预选清单 这个决策支持系统十分灵活 可允许您添加清单以外的其 他软件供应商 现在 该系统包括 820 多个企业应用系统解决方案的信息 步骤步骤 2 生成和发布信息征求书 生成和发布信息征求书 RFI 现在 您的选型团队需要创建一个对于软件供应商来说简明易懂的 RFI 传统的方法是使用电 子表 您需要明确规定供应商的回复时间期限 RFI 可包括上千条评估项 如果组织不当 就会为软件供应商带来很多不便 如果行项目描 述不清 就可能误导软件供应商 如果到了截止日期软件供应商还没有回复 企业就不得不延 长期限和推迟决定 这种事情常常发生 正如我们前面提到的一样 这个步骤可耗费大量时 间 并有可能导致排除了一些本来有希望入选的软件供应商 但 是 对于那些已填写了 TEC 的标准 RFI 并在 TEC 知识库中有记录的软件供应商来说 事 情就简单多了 在最终用户给软件供应商发 RFI 前 可把供应商的答 复先导入到 RFI 中 软 件供应商只需快速地校验现有的答复 并就最终用户添加的新功能评估项做出答复 这不仅缩 短了获得软件供应商答复的时间 还简化了整个选型流程 TEC 的 RFI 使用行业标准的定义 和格式 并支持优先级设置 软件供应商回复和附件等功能 您还可轻松地把 RFI 导入 TEC 的决策支持工具 以作进一步处理 在本步骤结束时 您应该已收集了 20 到 30 份包含软件供应商答复的 RFI 并准备进入对比和 评估阶段 图 1 软件供应商的 RFI 答复 点击浏览 TEC 的 RFP 模板站点 步骤步骤 3 评估软件供应商答复 创建您的个性化候选清单 评估软件供应商答复 创建您的个性化候选清单 当 您收集了软件供应商的 RFI 答复后 您的下一个任务就是评估这些软件解决方案 并把符 合您要求的软件供应商范围缩小到 2 至 3 家 在这个阶段 使用传统的电子表格的工作量将 是十分惊人的 因为这 30 家软件供应商都回复了近 4000 条评估项 而您需要逐条对比每条 评估项的答复 要想在合理的时间内准确地完成对所有这些数据的操作几乎是不可能的 同 时 我们又必须生成一个候选清单 因为我们只可能和有限数量的软件供应商就最后的条件和 合同等进行谈判 对于大多数选型项目来说 可进入最终谈判和筛选阶段的软件供应商的数目 不超过 3 个 我们可把软件供应商的 RFI 答复导入到 TEC 的决策支持工具和进行并行评估 以确定最符合 优先需求的 2 至 3 家软件供应商 并生成候选清单 我们可针对 RFI 的任意层次来完成这些 评估 还可根据需要 调整优先级顺序以及运行和重新评估假设情景分析 运 用 TEC 的加权平均综合指数 WACI 我们可以快捷而准确地获得最终评估结果 这个 综合指数可用于衡量产品功能与客户要求和侧重点的匹配度 它还可避免单独使用加权平均算 法的弊病 由于加权平均算法易忽略产品性能差异 这常常导致用户选择与其需求不完全匹配 的产品 图 2 加权平均算法 vs 加权平均综合指数法 WACI 第三阶段 如何进行谈判和制定最后的选型决定第三阶段 如何进行谈判和制定最后的选型决定 在 经过前两个阶段的评估后 我们已经把最符合功能要求的软件供应商范围缩小到 2 或 3 家 您的选型团队现在可准备进入确定策略 关键条款和条件以及最高预算额的阶段了 还要 做好与选定软件供应商进行谈判的准备 下面的步骤介绍了软件选型的最后阶段 即如何最终 选定一个软件解决方案 步骤步骤 1 邀请候选清单中的软件供应商进行现场产品演示 邀请候选清单中的软件供应商进行现场产品演示 邀请软件供应商到公司进行现场产品演示 供应商可借此机会说明他们的软件解决方案如何符 合您的业务需求 您的选型团队应作的准备是 在供应商进行演示时 让他们了解什么是关键 业务流程和需求 监督执行人和主题专家 SMEs 须参与演示活动 这样 他们可协助评估软件的功能性 易 用性和对关键流程的覆盖 您应该设计一个评估这些因素的系统 以对比候选的软件解决方案 这是关乎项目成败的关键时刻 行动方案必须与功能需求相匹配 毋庸置疑 这是十分重 要的决定 在这个阶段 可使用假设情景分析法 当选型团队的成员 监督执行人和主题专家有意见分歧 时 必要的协商和让步可帮助解决这些分歧 典型的软件供应商演示包括预先准备好的产品示范 虽然软件供应商可借此机会充分展示其产 品优势 但却无法说明他们的产品与您的业务需求的匹配度 在这种情况下 TEC 的决策支 持工具就派上了用场 该工具汇总了可用于指导软件供应商的详尽演示脚本 脚本包括产品功 能决策评估项 这些评估项详细地描述了您的业务需求 通过使用这些演示脚本 您的选型团 队可以从质量角度对软件产品的性能进行评估 然后 您可把评估结果导 TEC 的决策支持工 具 并作为与供应商谈判的基础决策标准 另外 您还可以图表和报告方式快捷地进行假设情 景分析 以帮助选型团队更好地论证其观点以及研究所有的可能性 图 3 演示评分卡 步骤步骤 2 收集候选清单上每个软件供应商的客户评价 收集候选清单上每个软件供应商的客户评价 除了脚本化演示 客户评价也是选型流程的一个重要组成部分 这些评价可帮助贵企业的决策 制定人和那些与贵企业情况类似并实施了相同产品的企业客户进行沟通 您可以准备一个标准 问题清单 以便与这些企业客户沟通时使用 这些客户的答复可帮助您了解一个软件供应商的 实施历史和表现 同时 您还可把这些评价导入到 TEC 的决策支持工具 按侧重点排序 然后 用于客观的分析 图 4 把客户评价导入决策支持工具 步骤步骤 3 发布报价征求书 发布报价征求书 RFQ 每个候选软件供应商都将收到一份正式的报价征求书 RFQ 您的选型团队可规定返还期限 这份报价书详述了与软件实施有关的成本 以及软件授权许可证 培训 维护和其他服务和支 持的费用 这通常是左右最终决定的最关键信息 可把这些信息导入 TEC 的决策支持工具 以便进行基于功能的价格分析 图 5 基