会员卡管理制度

食品有限公司会员卡管理制度 第二稿 第一章总则 第一条 为了规范会员卡管理行为 保证公司长期稳定有序发展 结 合公司实际 制定本管理制度 第二条 会员卡管理的目标是实现企业效益最大化 保障财产安全与 持续经营 增强市场竞争力 有效利用企业资产 提高经济效益 第二章 会员卡管理 第三条 会员卡卡类管理 会员卡按用途分类管理 1 普通会员卡 具备积分 充值 消费功能 享受公司为会员设计 的各项优惠服务 2 礼品卡 不具备积分功能 且无会员信息 不享受公司为普通会 员卡设计的各项优惠服务 应与普通会员卡严格区分 不得混合使用 应设置有效期 卡内余额为零时 应由门店回收上交资金部 由资金部集 中将回收卡报送客服部统一销毁 并注销礼品卡卡号及使用功能 总部及各分公司的礼品卡应使用同一类型的卡 3 特定卡 原则上不使用 特殊情况需要启用时 由需求部门提出 报告 申请需求数量 优惠方式及折扣比例 报营运中心 财务中心及 总经理认可同意 信息部方可开通特定卡的使用功能 第四条 会员卡使用范围 以完备的设施和优质的服务为依托 为会员提供一种全新的购物体 验 满足会员在购物前充值需求 刷卡购物享受积分优惠 享受公司为 广大会员客户量身订制的各种产品折扣优惠 以及积分转换电子券优惠 服务 并通过不定期举办一系列促销活动 为会员节省每一分钱 会员卡面向顾客 用于顾客充值 消费 享受公司对顾客的各项优 惠活动 经销商原则上禁止使用普通会员卡 第五条 会员卡制作管理 1 会员卡制作由客服部组织办理 各分公司以文字报告的形式经分 公司负责人及总办签批后转交客服部统一办理 2 申请制作报告应包括以下内容 申请的理由 各分公司会员卡现 存数量 会员卡需求类型 数量和时间等 3 客服部将根据分公司负责人及总办的批复 在 1 个工作日内与相 关的人员进行沟通 并在下个工作日内确定所制会员卡外部卡号及内部 编码 并交由供应链中心确认制卡 4 会员卡制作完毕直接由会员卡供应商发往会员卡需求地 同时客 服部将对应的内部编码导入会员管理系统 以保证会员卡的正常使用 第六条 会员卡领用管理 1 空白会员卡应视同资产管理办法 由专人妥善负责保管 领用部 门应建立登记账薄 按领用顺序逐一登记卡号 定期 每月或每季 清点 核对未用空白卡 2 各分公司营运部按需将会员卡发往各门店 所发放的号段应提前 至少 3 个工作日告知客服部 由客服部将该号段所对应的内部编码导入 会员管理系统 确保卡片的正常使用后 门店方可为顾客进行会员卡的 办理 3 分公司各门店领用会员卡 应由营运部计划主管负责登记造册 统一到客服部办理领用手续 第三章 会员卡活动设置权限管理 第七条 会员卡活动设置权限管理 1 信息部应充分利用 ERP 系统 最大限度发挥会员卡使用功能 应 对会员卡设置使用情况 定期与会员卡使用及管理部门进行沟通 更好 地发挥会员卡功能为企业生产经营服务 2 信息部应配合经营管理部门需要 由客服部会同财务中心及营运 中心 负责做好会员公示及短信通知工作 对会员卡积分有效期进行控 制 应设置积分自动清除期限 配合做好一年以上未使用会员卡的积分 清零工作 3 对一年内未使用有余额的睡眠卡 包括普通会员卡 礼品卡 测 试卡等 由客服部提供一年内未使用有余额的睡眠卡数据 向总办提出 申请报批后 并协同营运中心 负责做好会员公示及短信通知工作 由 信息部在系统中采取冻结方式停用 计算会员数据就不会包括在内 冻 结停用资料 应交财务中心以方便后续处理工作 4 停用的会员卡解决方案 顾客持有停用卡 由门店负责让顾客填 写会员卡号 客服部核对信息无误后 为顾客开通使用功能 开通单据 应报客服部及财务中心复核确认进行账务处理 5 信息部应该完善会员卡系统设置 系统充值自动生成赠送金额 应同时设置负数充值自动减少赠送金额 6 营运部门或市场部安排促销活动 促销方案确定前 应征询财务 中心 信息部 客服部方案的可行性 在促销方案实施前 15 天 将报批 实施方案交财务中心 信息部 客服部备案 信息部方可开通报批活动 内容及规则 设置系统权限 7 接到手续齐全的报批实施方案后 信息部按报批活动内容及规则 设置系统权限后 应先进行系统测试 通过测试确认系统设置没有问题 方可通知营运部门开展活动 8 新店开业促销活动权限设置 应提前三天 参照第 7 条 办理权 限开通审批手续 9 各分公司的促销活动必须向总公司申报审批 分公司信息员应根 据报批实施方案 进行系统设置 并将报批同意实施方案向信息部报备 10 信息部对 ERP 系统管理权限的开通 须使用部门申请 经总办 审批同意后方可开通权限 第四章 会员卡办理管理 第八条 会员卡办理管理 会员卡在受理登记时应当采用实名制原则 顾客凭有效证件 身份 证 护照 军人证 办理 不能提供信息或信息不全的不得办理 会员卡会员登记表应填写规范 应严格按照会员登记表所列表格的 内容为顾客办理会员卡 凡满足申请条件的顾客 办理会员卡时 需出 示本人的有效身份证件 一张身份证件只能办理一张普通会员卡 会员卡会员登记表信息包括 1 必填项 姓名 有效证件号 手机号等 2 选填项 通讯地址 邮箱等 3 重点信息填写 会员卡卡卡号 注明办理日期 4 会员卡会员登记表 应经当事人亲自签字确认 5 以上所有资料要求书写规范 完整 清晰 对于会员登记表上的信息有误 信息不全 卡号错误 卡号不清 卡号重复等 客服部有权将错误单据 错误原因将其发回各分公司营运 部进行核实 校对准确后再将正确 有效的会员登记单转交客服部进行 录入并归档 第五章会员卡充值及消费管理 第九条 会员卡充值及消费管理 1 会员消费按消费额产生积分 积分的转换优惠活动 按市场部制 定的方案执行 积分从办卡生效日起一年内有效 若持卡人连续一年内 无消费记录 原卡内积分自动失效 2 在会员卡的使用过程中 严禁本公司员工参加充值赠送电子券 充值额按一定比例赠送金额的会员活动 并从中获取经济利益行为 将 按所涉金额进行处罚 3 门店员工用自己或亲属的会员卡 对顾客所购产品进行刷卡 从 中套取赠送金额及电子券行为 一经发现将处以罚款 100 500 元 并视 情节轻重进行教育或直致开除 4 会员卡反充值权限由总公司财务中心资金部统一管理 顾客在 门店多充值 原则上不予冲转 确属操作失误造成的多充值 各分公司 应及时向总部资金部反馈 认真核实情况后填写会员卡故障单 并于当 天传至总部进行处理 5 门店误充值的现金当天必须和销售款一同上交 反充值处理后再 返还 如当天未能执行反充值 充值款项由责任人自行垫付 次日总部反 充值操作后 分公司应根据签批后的会员卡故障单 填写费用报销单 返还反充值金额 6 会员卡误充值处理 误充值的卡号应及时报备客服部及资金部冻 结 将卡返回资金部处理 或告知顾客 48 小时或几个工作日后 内 凭 与卡内信息一致的有效证件前来办理领取因故修正的会员卡 7 营业员在顾客消费时 应主动询问是否持有会员卡 提醒顾客使 用会员卡消费 会员卡消费则能享受相应积分及促销折扣等优惠 会员 卡在购物付款时积分自动生成 过后不再补加积分 会员卡故障单 格式另附会员卡故障处理单 xlsx 第六章 会员卡挂失 补办 故障卡处理管理 第十条 会员卡挂失 补办管理 客服部应做好会员卡办理 挂失 补办 会员卡制作 领用情况 的资料汇总及资料保管工作 对会员信息资料的单据的接收与存放 以 及对会员资料安全负责 会员卡遗失后 持卡人可凭有效身份证件到公司门店办理挂失 为保证和维护会员的利益 代办会员卡挂失手续须凭双方的有效证件办 理 办理挂失后状态立即生效 如挂失后需重新补办的 需重新填写申请表 工作人员在申请表 上注明遗失的卡号 并由客服部注销遗失的卡号 补办后原会员卡内余 额及积分 可由资金部转至重新补办会员卡内 第十一条 会员故障卡处理管理 1 客服部应做好故障会员卡处理工作 负责对有卡 无卡等各类故 障卡的处理工作 对不同类型的故障 做好处理的同时 客服部有权要 求营运部 按故障会员卡处理流程操作 对信息不详或不符的资料 重 新补充完整后 再进行故障会员卡处理工作 2 为顾客正常使用会员卡提供保障 对新卡故障 卡片弯折 消磁 卡信息不能读取 及时反馈供应链 及时与供货商沟通 保证新卡制作 质量 减少新卡故障率 第七章会员数据 资料管理 第十二条 会员数据管理 1 为了确保会员数据的完整性和安全性 客服部负责对会员数据 进行管理 客服部应对 ERP 系统有直接查询会员用卡的历史交易记录 余额 积分等信息的权限 2 客服部应每月对会员数据进行统计及分析 反映会员卡当月充 值消费促销活动等信息 会员卡的使用率的活跃度 做好相关资料的统 计工作 并向各有关部门反馈 为公司各部门提供准确的会员数据依据 3 客服部应建立会员信息录入管理制度 统一记录单据所提供的 所有会员信息 录入时会员卡号按照会员卡类型进行分类 如新会员卡 星运卡 师生卡 团购卡等 联系方式在录入时如遇座机号码 在号 码前加上当地区号 不完整信息单据 将单据提供的所有信息录入 为 保证会员信息及时录入或更新 各分公司营运部应按客服部要求 新办 会员登记单及会员消费单 在最迟不晚于 15 日内将转交客服部 4 客服部应建立会员信息导入管理制度 区别不同地区 不同类型的 会员卡 不同的卡号段内部编码不同 导入前需严格检查内部编码的前 缀 位数和卡类型代号 确保会员卡正常使用 5 其他部门需查询非权限内相关会员数据 应由需求人及相关部门 负责人签字后提交申请函至客服部 待客服部负责人签字确认后 方可 查询会员数据 6 财务人员应如实核算会员充值及消费数据 以及会员其他数据 不得虚报 瞒报 以确保财务数据与 ERP 系统数据一致 7 信息部人员应定期检查数据库运行情况 同时做好数据库相关设 备的维护 做好有效数据的备份 定期检查硬盘工作状态 关注硬盘存 储空间的变化 做好硬盘存储空间的合理利用与及时扩容 第十三条 会员资料管理 1 客服部应建立会员资料管理制度 对所有纸档会员单据 由客服 部负责统一接收并登记 统一存放 确保会员单据的安全性及保密性 2 营运部负责将各门店办理会员卡资料进行归集 安排专人向客服 部进行交接 由客服部对会员信息资料进行专项管理 公司有权尊重会员的