会议管理制度8

会议管理制度会议管理制度 2 目目 录录 第一章第一章总则总则 第二章第二章会议分类及审批会议分类及审批 第三章第三章会议管理会议管理 第四章第四章奖惩奖惩 第五章第五章附则附则 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 引言引言 为规范公司会议管理 提高会议质量 降低会议成本 特制定本制为规范公司会议管理 提高会议质量 降低会议成本 特制定本制 度 度 第二条第二条 适用范围适用范围 本制度适用于公司所有部门的会议管理 本制度适用于公司所有部门的会议管理 第三条第三条 管理权责管理权责 一 人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督一 人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督 二 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作 并有权对违反本二 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作 并有权对违反本 制度的行为提出处罚建议制度的行为提出处罚建议 三 会议的审批权限详见三 会议的审批权限详见 第五条第五条 会议发起与审批会议发起与审批 3 第二章第二章 会议分类及审批会议分类及审批 第一条第一条 会议分类 见附表会议分类 见附表 会议分类会议分类 序序 号号 会议名称会议名称主题主题 特点特点类别类别主持人主持人参加人参加人 1 周例会 1 总结本周工作 安排下周工作 2 总结上周会议决议的落实情况 3 公司例会每周五下午 3 点在 3 号 会议室进行 4 部门例会应避免与公司例会冲突 1 公司例 会 2 部门例 会 1 人事部负责人或 指定会议主持人 2 部门负责人或指 定会议主持人 1 主管以上人员 或会议指定参会 人员 2 部门例会 组 长以上人员或指 定参会人员 2 动员会 发言固定 没有讨论程序 公司临时召开行政会议 部门负责人 指定 会议主持人 会议发起人提拟 参会人员 3 研讨会 对某一课题或问题切磋 探讨 不 一定有结果 公司临时召开 行政会议 部门负责人 指定 会议主持人 会议发起人提拟 参会人员 4 评审会 对某事物的价值 性能 质量鉴别 必须有结论 公司临时召开 行政会议 公司总经理或其指 定会议主持人 会议发起人提拟 参会人员 5 专题会 为某一专题而开 必须有结论 公司临时召开行政会议 会议提拟人或会议 提拟人指定会议主 持人 会议发起人提拟 参会人员 6 评比会 必须有结论 一般在年底或某一重大活动结束后 召开 公司例会 人事行政部负责人会议发起人提拟 参会人员 7 总结会 总结前一段工作 研究 部署下阶 段工作 公司例会 部门负责人或指定 会议主持人 会议发起人提拟 参会人员 8 汇报会 下级向上级或有关人员汇报工作情 况 公司临时召开 行政会议 会议提拟人或会议 提拟人指定会议主 持人 会议发起人提拟 参会人员 9 调度会 任务安排 人员派遣 设备物资情 况的调动 公司临时召开 行政会议 会议提拟人或会议 提拟人指定会议主 持人 会议发起人提拟 参会人员 10 部门早会各部门固定程序部门会议部门负责人自定部门全体人员 第二条第二条 会议发起与审批会议发起与审批 一 公司一 公司 例会例会 和和 例行早会例行早会 无须发起和审批无须发起和审批 二 研讨 评审 专题 评比 汇报 调度等会议的召开 需由发二 研讨 评审 专题 评比 汇报 调度等会议的召开 需由发 4 起人起人 主管级以上员主管级以上员 按要求在办公软件里填写会议申请 报到人事行 按要求在办公软件里填写会议申请 报到人事行 政部 批转后方可按程序办理相关事项政部 批转后方可按程序办理相关事项 三 公司临时行政会议 公司年会由总经理或副总经理直接发起或三 公司临时行政会议 公司年会由总经理或副总经理直接发起或 由议题涉及业务的主办部门负责人发起 总经理或副总经理批准由议题涉及业务的主办部门负责人发起 总经理或副总经理批准 三 部门会议由各部门自行安排 但会议时间 参加人等 不得与三 部门会议由各部门自行安排 但会议时间 参加人等 不得与 公司会议冲突公司会议冲突 第三条第三条 会议安排的原则为 小会服从大会 临时会议服从例会 会议安排的原则为 小会服从大会 临时会议服从例会 各类会议的优先顺序为 公司例会 公司临时行政会议 部门会议 因各类会议的优先顺序为 公司例会 公司临时行政会议 部门会议 因 处置突发事件而召集的紧急会议不受此限 处置突发事件而召集的紧急会议不受此限 第三章第三章 会议管理会议管理 第一条第一条 所有会议通知遵照以下规定 所有会议通知遵照以下规定 一 会议通知一般应在会议召开前一天的一 会议通知一般应在会议召开前一天的 1212 0000 以前 通知对象以前 通知对象 为与会人员 会务服为与会人员 会务服务提供部门 人事行政部 务提供部门 人事行政部 二 所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知二 所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知 第二条第二条 会议的其它准备工作遵照以下规定 会议的其它准备工作遵照以下规定 一 会议发起部门须提前做好会议资料 如议程 提案 汇报材料 一 会议发起部门须提前做好会议资料 如议程 提案 汇报材料 计划草案 其它与会人应提交的资料 的准备 计划草案 其它与会人应提交的资料 的准备 二 会务服务提供部门 须提前做好会务准备工作 应提前半小时二 会务服务提供部门 须提前做好会务准备工作 应提前半小时 打开会议室 检查会议室的卫生情况 打开窗户通风打开会议室 检查会议室的卫生情况 打开窗户通风戓戓开启空调 备好开启空调 备好 会议所需的各种设施 用品等会议所需的各种设施 用品等 三 各参会人员 应根据会议要求 准备好相关材料 材料包括 三 各参会人员 应根据会议要求 准备好相关材料 材料包括 5 会议所需要的技术材料 本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议会议所需要的技术材料 本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议 决议落实情况的汇报 以上材料要以书面形势提出决议落实情况的汇报 以上材料要以书面形势提出 第三条第三条 部门会议需用公司会议室的 应向会议室管理部门 人事部门会议需用公司会议室的 应向会议室管理部门 人事 行政部 通过办公软件提出申请并按照相关程序办理 由会议室管理部行政部 通过办公软件提出申请并按照相关程序办理 由会议室管理部 门 人事行政部 统筹安排 门 人事行政部 统筹安排 第四条第四条 会议主持人须遵守以下规定 会议主持人须遵守以下规定 一 主持人须于会前指定一名会议记录员 对本次会议进行详细记一 主持人须于会前指定一名会议记录员 对本次会议进行详细记 录 并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取 交给会议录 并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取 交给会议 主持人或招集人 并在会后对会议记录 纪要进行整理主持人或招集人 并在会后对会议记录 纪要进行整理 二 主持人须于会前二 主持人须于会前 5 5 分钟到达 检查会务落实情况分钟到达 检查会务落实情况 三 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须解决问三 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须解决问 题及达成目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的简单说明题及达成目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的简单说明 四 公司例会 临时行政会议一般应控制在四 公司例会 临时行政会议一般应控制在 2 2 小时以内 根据会小时以内 根据会 议进行情况确需延时的 主持人须征得与会人员同意议进行情况确需延时的 主持人须征得与会人员同意 第五条第五条 与会人员注意事项 与会人员注意事项 一 行政会议的与会人员 须在会议一 行政会议的与会人员 须在会议 2 2 小时前向会议主持人提交会小时前向会议主持人提交会 议发言提纲或提案文本 如果本人没有在会议上发言的计划 或者发言议发言提纲或提案文本 如果本人没有在会议上发言的计划 或者发言 内容很少 可告知或口述给会议记录员 由会议记录员记录内容很少 可告知或口述给会议记录员 由会议记录员记录 二 与会人员须准时到会 并在二 与会人员须准时到会 并在 会议签到表会议签到表 上签到上签到 见附件一见附件一 第六条第六条 会议记录会议记录 一 一 公司各类会议均须进行会议记录 必要时由发起人进行会议录公司各类会议均须进行会议记录 必要时由发起人进行会议录 音音 6 二 公司各类会议由会议记录员负责记录 各部门应设一名会议记二 公司各类会议由会议记录员负责记录 各部门应设一名会议记 录员 负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作录员 负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作 第七条第七条 会议记录员职责 会议记录员职责 一 做好会议的原始记录 根据需要整理会议记录 纪要一 做好会议的原始记录 根据需要整理会议记录 纪要 二 会议记录 纪要的发放或传阅范围由主持人确定 最迟于次日二 会议记录 纪要的发放或传阅范围由主持人确定 最迟于次日 呈报会议主持人及相关与会人员呈报会议主持人及相关与会人员 三 会议决议的相关责任人要在会议纪要三 会议决议的相关责任人要在会议纪要上确认签名 上确认签名 如有与会人如有与会人 员对会议纪要产生异议 须提交本人当次会议的原始记录 再与其员对会议纪要产生异议 须提交本人当次会议的原始记录 再与其 他与会人员核定确认 经核定确认异议存在 须立即修正他与会人员核定确认 经核定确认异议存在 须立即修正 四 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人核四 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人核 准的准的 会议签到表会议签到表 会议记录 纪要会议记录 纪要 报人事助理处存档报人事助理处存档 五 除部门早会外 其它所有会议都必须有会议记录 纪要五 除部门早会外 其它所有会议都必须有会议记录 纪要 第八条第八条 会议资料的归档保管 会议资料的归档保管 一 会议资料包括 一 会议资料包括 会议签到表会议签到表 会议记录会议记录 会议纪要会议纪要 及与及与 会人员提交的会人员提交的 议案议案 等等 二 各部门组织的本部门会议的会议资料 由各部门会议记录员负二 各部门组织的本部门会议的会议资料 由各部门会议记录员负 责归档 责归档 涉及多个部门会议 由会议发起部门负责会议记录的归档涉及多个部门会议 由会议发起部门负责会议记录的归档 三 公司所有会议的会议记录 记要 签到表 会后整理完毕后统三 公司所有会议的会议记录 记要 签到表 会后整理完毕后统 一交由人事助理处存档一交由人事助理处存档 四 会议记录 记要为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 四 会议记录 记要为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行 保管期限为其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行 保管期限为 2 2 年 到期年 到期 由人事行政部统一销毁由人事行政部统一销毁 7 第九条第九条 会议决议的跟进会议决议的跟进 一 会议决议 决策事项须会后跟进落实的 遵照一 会议决议 决策事项须会后跟进落实的 遵照 谁组织 谁跟谁组织 谁跟 进进 的原则 会议主持人另有指定的 从主持人指定的原则 会议主持人另有指定的 从主持人指定 二 例会的会议决议事项 由会议指定的责任人负责落实 并由主二 例会的会议决议事项 由会议指定的责任人负责落实 并由主 持人指定的专人对落实情况进行跟踪 督查 在下周例会上先对本周决持人指定的专人对落实情况进行跟踪 督查 在下周例会上先对本周决 议的落实情况进行核实 对末按要求落实的项目 当事责任人要给出合议的落实情况进行核实 对末按要求落实的项目 当事责任人要给出合 理解释 否则按末完成工作任务处理 并限期完成理解释 否则按末完成工作任务处理 并限期完成 三 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准三 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准 第第 4 4 章章 会议纪律会议纪律 第一条 无正当理由迟到 早退每次罚款第一条 无正当理由迟到 早退每次罚款 1010 元的元的 第二条 无正当理由缺席每次罚款第二条 无正当理由缺席每次罚款 5050 元的元的 第三条第三条 因通知原因造 因通知原因造成参会议人员迟到或缺席的 以上处罚由传成参会议人员迟到或缺席的 以上处罚由传 达人承担达人承担 第四条 与会人员须遵守会议纪律 与会期间应将手机调至振动 第四条 与会人员须遵守会议纪律 与会期间应将手机调至振动 与会期间不许接听电话 不准吸烟 聊天 不准随便走动 有急事需离与会期间不许接听电话 不准吸烟 聊天 不准随便走动 有急事需离 开时 要向主持人请假 获准后方可提前离开 否则每次罚款开时 要向主持人请假 获准后方可提前离开 否则每次罚款 10 3010 30 元元 第五章第五章 附则附则 第一条第一条 本制度由公司人事行政部负责解释 本制度由公司人事行政部负责解释 第二条第二条 凡本制度未明确规定的奖惩 按凡本制度未明确规定的奖惩 按 奖惩管理制度奖惩管理制度 有关规有关规 定执行 定执行 8 附件一 附件一 会议签到表会议签到表 附件二 公司会议纪要模板附件二 公司会议纪要模板 会议签到表会议签到表 会议名称 会议名称 会议室 会议室 年年 月月 日日 时时 分分 姓名姓名