文件管理制度80

1 文件管理制度文件管理制度 1 1 目的目的 为建立健全公司文件管理制度 规范文件制作 发文 收文 保管及存档流程 提高文件形成和使用的效率 保证文件长期有效 保存 确保公司经营管理活动信息畅通 充分发挥公文在各项工作 中的指导作用 保障公司各项经营管理政策的落实 特制订本制度 2 2 适用范围适用范围 2 1 本制度适用于公司各种行政类文件的管理 2 2 以公司名义进行的发文 2 3 各部门以本部门名义发出或下发的文件 以及各部门收到的外 来文件 参照本制度执行 3 3 职责职责 3 1 管理部 公司行政类红头文件的归口管理部门 负责公司级行 政类文件的校核 缮印 发文 收文等工作 3 2 科技管理部 公司制度文件的归口管理部门 负责公司级制度 类文件的校核 缮印 发文 收文等工作 3 3 各部门 负责本部门职责范围内文件的草拟 组织评审 会签 修订与审稿工作 3 4 各部门分管领导 负责所分管部门文件的签发 外来文件的批 阅等工作 4 4 发文流程发文流程 2 4 14 1 拟稿拟稿 4 1 1 文件的提出部门为拟稿人 负责文件的起草 4 1 2 文件的草拟 应符合公文行文规范 情况要确实 观点要明 确 文字要精炼 条理要清楚 层次要分明 标点符号要正确 篇 幅要力求简短 编辑格式要全篇统一 4 1 3 文件草拟完成 拟稿人填写 文件拟制审批单 中相关内容 在拟稿人处签字后随文件一并转入审稿流程 4 24 2 审稿审稿 4 2 1 由拟稿部门负责人对文件进行审稿 4 2 2 审核的重点是行文的必要性 法规的符合性 内容是否真实 可靠 明确具体 切实可行 行文关系 公文格式是否正确 文字 是否规范 4 2 3 审稿完成 审稿人在 文件拟制审批单 审稿人处签字 4 2 4 需要其他部门评审或会签的文稿 须经其他部门评审或会签 审核通过后 由会签人在 文件拟制审批单 会签人处签字 4 34 3 校核校核 拟文部门应向管理部提交电子文档和书面文档 由管理部对需 签发的文件进行文字校核 检查行文的语言和格式是否符合公文规 范 如有文字和格式上的问题 应进行修正 若发现内容上有不明 确或争议的地方 须及时与拟稿部门进行沟通确认 并提出修改建 议 文稿校核完毕后 由校核人在 文件拟制审批单 校核人处签 字 并将校核后的文稿返回拟稿部门 3 4 44 4 签发签发 4 4 1 经过管理部校核签字的文件 由拟稿部门报送分管拟稿部门 的分管领导对拟制文件进行审批签发 4 4 2 审批时如有修改 由文件拟稿部门按审批意见完成修改 审 批稿为终审稿 原则上任何人不得再行改动 4 4 3 文件通过审批或完成修改 分管领导在 文件拟制审批单 上签发 4 54 5 发文格式发文格式 4 5 1 公司各类文件发文均须采用公司拟定的统一文件头格式 4 5 2 须按照公司 红头文件格式 要求进行的发文 4 5 2 1 公司 司 对外的重要行文应使用红头文件 4 5 2 2 公司对内下发需要遵照的决定 决议 纪要 任命 通报 等使用红头文件 4 5 2 3 红头文件仅用于公司级文件 无部门级的红头文件 4 5 2 4 红头文件由管理部统一分配文件号 其中文件号由发文机 关 年份 序号组成 序号不编虚位 4 5 3 以公司名义对内下发的须要遵照执行的各类制度 规定 规 范采用 管理标准文件模版 要求进行发文 发文时需进行文件编 号 编号由科技管理部标准化组统一分配 版本号 部门号及修改 次数标识详见 企业标准体系表及企业标准文件编号规则 4 5 4 以公司名义或各部门名义行文解决一般性事项的通知 说明 等 可使用分别以公司名义或部门名义按公司 便签格式 要求进 4 行发文 4 64 6 缮印缮印 4 6 1 经过签发的文件 由拟文单位送交管理部 管理部在 年发文总目录 台账上记录行文日期 文件号 文件名 称和拟文部门等 4 6 2 管理部根据 文件拟制审批单 上填写的数量对文件进行缮 印 4 6 3 管理部将缮印完毕的文件装订成册 装订时认真检查 不得 缺页 错页或多页 4 74 7 用印用印 4 7 1 公司级文件对外发送时 须加盖公司公章 具体要求参见公 司 印章管理规定 部门级文件对外发送时无须加盖印章 仅需部 门负责人签字以表确认即可 4 7 2 文件用印前应检查 文件拟制审批单 上的签字是否齐全 不符合本制度规定流程的公文 管理部有权不予盖章 4 7 3 文件用印须与发文单位名称一致 并做好用印登记 加盖印 章应下压在成文时间上 如遇公文恰好满页 发文时间和文尾部分 需另起一页 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与 正文同处一页 不得采取此页无正文的方法解决 4 84 8 分发分发 4 8 1 管理部负责对文件进行分发 4 8 2 分发的范围 5 报 发文部门的直接上级领导或部门 送 发文部门的平级部门或间接责任单位 发 文件资料所及的各下属单位 4 8 3 分发形式 4 8 3 1 公司的所有行政文件 原则上均须将文件转换为 PDF 格式 后以电子版形式进行发放 不便于形成电子版的文件或必须以纸质 形式发放的文件仍以纸质文件形式进行发放 4 8 3 2 所有发文的公司行政文件均须通过用户名为 公司发文 专用 OA 邮箱发出 4 8 3 3 所有行政文件均需在公司公告栏进行书面公示 原则上公 示期为十个工作日 4 8 3 4 所有行政文件均以电子版 PDF 格式共享于公司网络共享平 台 4 8 4 拟稿部门如对纸质文件的发文数量有特别要求 可在 文件 拟制审批单 备注上说明 4 8 5 凡属于秘密文件 应注明 机密 秘密 绝密 字样 并确 定报送范围 由专人印制 报送 5 5 收文收文 5 15 1 登记登记 5 1 1 收到发给公司的外来文件 由管理部统一进行登记 5 1 2 由公司各部门带回的发给公司的外来文件 应送管理部进行 登记 不得自行处理 6 5 1 3 收文登记应填写 收文登记表 5 25 2 拟办拟办 5 2 1 经过登记的外来文件 由管理部负责拟办 5 2 2 根据来文的性质和内容 由管理部提出文件办理意见 包括 呈报公司领导阅批 直接转有关部门承办 安排传阅 直接存档或 必要的其它方式等 5 2 3 来文拟办时应填写 文件处理单 5 2 4 管理部则将附带 文件处理单 的来文按照办理单提出的办 理方式 报领导阅批 或传递 分发给承办部门办理 5 35 3 办理办理 5 3 1 需要公司领导批办的文件 由公司领导在 文件处理单 上 签署办理意见 5 3 2 文件承办部门负责按领导的批示或文件的要求 对文件内容 进行及时处理 需要汇报 协调的 及时进行反馈 5 3 3 管理部负责对来文的办理进行督促 催办 避免积压和漏办 5 3 4 需要在领导之间或部门之间传递的文件 不应直接横向传递 传递应通过管理部指定人员进行 以避免延误进度或传失 5 3 5 文件办理完毕 承办部门在 文件处理单 上记录办理情况 及结果 并将附带 文件处理单 的文件传回管理部 6 6 文件管理文件管理 6 16 1 移交移交 7 6 1 1 所有按照本制度规定的程序办理完毕的公司的发文及收文 均移交管理部统一存档保管 6 1 2 文件的承办部门或主办人员不应自行保管文件 若有必要 可对文件进行复印使用 但不得违反相关保密制度 6 26 2 保管保管 6 2 1 管理部应对公司文件指定专人进行统一保管 6 2 2 应对保管的文件进行分类 编号 分类和编号的办法由管理 部根据 非技术类档案管理制度 执行 6 2 3 应对每类文件建立单独的文件袋 文件袋上应有文件类别和 卷内文件目录 6 2 4 应在每份文件首页的右上角标明文件编号 6 2 5 应将保管的文件袋统一存放在专门的资料柜中 6 36 3 借用借用 6 3 1 文件使用应办理借阅手续 填写 文件借阅登记表 6 3 2 文件使用完毕 应及时归还 借阅后归还的文件应完整 不 得有损坏 遗失 随意涂改 6 3 3 文件借阅的办法 应符合公司相关保密规定 复制带有 秘 密 的文件资料需经总经理批准后 由公司指定人员统一复制并作 好登记 6 46 4 修改与作废修改与作废 6 4 1 文件的修改 一般由原编制部门修改并填写 文件更改单 提出对文件修改 更改的理由 修改好的文件 应经部门负责人审 8 核及相关部门会签 校核 分管领导审批后 才能颁布执行 6 4 2 文件经多次修改 平均更改达 3 次 或文件需要进行大幅度 修改时 应换发新版本 但保持原编号 同时需要在文件的眉头标 注新版次 当新版次的文件一经颁布 以新版文件为准 原老版本 文件自动失效 公司不对老版本文件回收 6 4 3 文件作废由文件编制部门填写报废申请 提出该文件的作废 理由 经部门负责人及相关部门评审 会签 分管领导审批后 交 公司管理部公布并备案 公布之日起该文件自动失效 公司不对该 文件回收 6 4 3 已作废文件的编号应当保留 不能被注销或被新文件所使用 6 56 5 归档归档 6 5 1 应定期对保管的文件进行清理归档 6 5 2 每年管理部根据 非技术类档案管理制度 要求将所管文件