印章管理制度

印章管理制度 目目 录录 第一章总 则 1 第二章印章的分类与管理分工 1 第三章印章的刻制 颁发与启用 2 第四章印章的使用 3 第一节印章使用的一般规定 3 第二节印章的使用范围 4 第三节用印权限与程序 6 第四节印章异地使用管理 8 第五章印章的保管 8 第六章印章的停用 回收与销毁 9 第七章附 则 10 第一章第一章总总 则则 第一条第一条 为规范集团及下属子公司 医院 以下简称 集团及下属单位 或 公司 印章管理工作 有效防范风险 保障经营管理活动的有序开展 制定 本制度 第二条第二条 本制度所称印章 是指集团及下属单位公章 领导人员印鉴章及用 于业务管理活动的各类专用章等行使职权的印章 第三条第三条 本制度所称印章管理 是指集团及下属单位各类印章的刻制 颁发 启用 使用 保管 停用 回收和销毁等与印章有关的全过程管理活动 第四条第四条 本制度适用于集团及下属各子公司 医院的印章管理工作 第二章第二章印章的分类与管理分工印章的分类与管理分工 第五条第五条 集团及下属单位印章根据性质和用途一般可以分为以下四类 行政公章类 指可以集团 单位 机构或部门等名义行使公司职权的法 定名称章 领导人员印鉴章类 是指可以集团及下属单位领导人员的名义 代表公 司实施职务行为的印章 一般包括法定代表人 下属子公司及医院负责人和其 他经由法定代表人授权的代理人的个人名章 签字章等 业务专用章类 是指冠以集团及下属单位法定名称 用于业务管理活动 并明确专门用途的印章 一般包括合同专用章 包括编号合同章 财务专用章 发票专用章等 特定工作机构章类 是指集团及下属单位为实施某项特定的管理活动或 完成某项任务而设立的特定工作机构名称章 一般包括跨部门设立的非常设委 员会 领导小组 工作小组印章 工会公章 医技科公章等 集团及下属单位印章目前主要有公章 法人章 财务专用章 合同专用章 发票专用章 工会公章和医技科公章 第六条第六条 集团实行印章分类分工管理 行政办公部门一般为本单位印章管理 工作主管部门 负责有关印章管理制度的制订 修改并对其实施情况进行检查 监督 负责各类印章的刻制 颁发 启用 回收 停用和销毁等工作 第七条第七条 各职能部门除负责本部门公章保管 使用外 一般应根据部门职能 确定相关印章的管理分工 常用印章一般按照如下分工 行政办公部门主任保管本单位行政公章 工会公章 财务部门会计保管财务专用章 合同专用章 发票专用章 财务部门出 纳保管法人章 医技部门主任保管医技科公章 各级单位可根据本单位部门设置及职能分工的实际情况 确定其他各类印 章的管理分工 第八条第八条 集团可结合本单位业务特点和发展需要 刻制一枚以上的编号合同 章 指带有编号的合同专用章 明确不同编号合同章的用途及其授权范围 并 可根据合同管理职责或业务分工确定编号合同章的管理分工 第九条第九条 各子公司 医院 分支机构及其职能部门负责本单位行政公章 领 导人员印鉴章 部门公章和各类业务专用章的保管和使用 第三章第三章印章的刻制 颁发与启用印章的刻制 颁发与启用 第十条第十条 印章的刻制和颁发实行统一管理 各类印章原则上一律由集团行政 办公部门统一刻制和颁发 任何单位和个人未经批准不得擅自或越权刻制印章 第十一条第十一条 刻制印章应当由申请单位或部门向集团行政办公部门提交 印章 刻制申请表 附件一 经集团总经理或其代理人 被授权人 批准后 由行 政办公部门统一刻制 印章应当在公安机关指定的承制点刻制 印章的规格 式样 印文和质料等应当符合国家规定 其他印章的规格 式样 印文等应与 行政公章有所区别 涉及异地单位印章刻制时 应由行政办公部门人员按当地 程序刻制 第十二条第十二条 新成立或更名的公司法人 分支机构 经工商注册 应当由印章 主管部门派员携带医院营业执照正 副本原件及复印件 单位介绍信 法人授 权委托书及身份证复印件 代理人身份证原件及复印件等 到公司注册地公安 机关办理刻制行政公章的 准许证 并依据 准许证 到公安机关指定的承制 点刻制 第十三条第十三条 新成立或更名的分支机构 未经工商注册 行政公章 职能部门 章 特定工作机构章等 由行政办公部门依据成立或更名的批文 经集团总经 理或其代理人 被授权人 批准后统一刻制 第十四条第十四条 各类业务专用章和其他印章 由负责相关业务的主管部门或单位 提交 印章刻制申请表 经集团总经理或其代理人 被授权人 批准后统一刻 制 第十五条第十五条 公司行政公章和合同专用章 财务专用章等与经济事务密切相关 的印章应当在公安机关办理备案 新成立的医院应当在 营业执照 签发日期 起一个月之内办理行政公章备案 办理其他印章公安备案的 应当先办理行政 公章备案 第十六条第十六条 印章完成刻制后 印章管理单位或部门应指定专人到行政办公部 门领取印章 办理领用登记 预留印模并明确为印章专管员 印章专管员是指 领取印章 办理领用登记并对印章负保管责任的兼职人员 主要职责包括印章 保管和使用 印章使用登记 审核印章使用审批手续 监督印章使用过程等 行政办公部门应建立 印章刻制 颁发台账 并及时进行登记 第十七条第十七条 颁发印章的同时 集团行政办公部门应通过发文 业务通知 抄 告单等形式正式启用该印章 注明启用时间 使用单位 部门 使用范围和印 模 未经正式启用的印章不具有法律效力 不得对内 对外使用 各单位应合 理规划本单位印章体系 控制印章数量 凡非必须刻制的印章原则上不刻 不 具有法人资格的医院分支机构的内设职能部门 临时性机构等 除非政府部门 有特殊要求或医院管理必需的 原则上不刻制印章 第四章第四章印章的使用印章的使用 第一节第一节 印章使用的一般规定印章使用的一般规定 第十八条第十八条 印章使用应当遵循 确有必要 方便工作 权限审批 专人监管 的原则 严禁非本医院员工经手和使用印章 应严格执行 随用随盖 人在章 在 人离章收 的操作要求 第十九条第十九条 印章使用必须严格执行审批程序 按照印章的使用范围 权限和 程序 经批准后方可用印 未经审批或审批手续不全的 不予用印 印章专管 员有权拒绝超越授权范围及职责权限的用印要求 第二十条第二十条 印章专管员应对用印件内容和 用印申请单 附件二 上载明 的用印事项进行核对 经核对无误的方可盖章 印章专管员在印章使用过程中 遇到难以判定的情况时 应当及时向本单位或本部门负责人报告 第二十一条第二十一条 用印盖章的位置要准确 恰当 印迹要端正清晰 印章的名称 与用印件的落款要一致 不漏盖 不多盖 介绍信 授权委托书等应留有存根 或复印件 并在落款和骑缝处一并加盖印章 第二十二条第二十二条 使用印章时 印章专管员和用印人员应当做好用印登记并保存 印章使用登记台账 附件三 印章保管部门 保管人 应留存好 印章使 用登记台账 和 用印申请单 定期整理归档 第二十三条第二十三条 使用印章一般应在规定的工作时间内 如因工作需要 必须在 非工作时间用印的 应由用印单位或部门提前提出申请 经印章保管部门负责 人同意 方可用印 第二十四条第二十四条 不得在空白介绍信 空白证件 空白授权委托书 空白表格 空白合同文件或其他空白纸张上盖印 因工作特殊需要时 必须经单位领导批 准并采取有效的风险控制措施方可 待工作结束后 经办人应及时向印章保管 部门负责人报告盖印空白文件的使用情况 未使用的必须立即回收作废 已使 用的文件应保留复印件并交印章保管部门备案 第二十五条第二十五条 在营业执照 资质证书 组织机构代码证 安全生产许可证等 证书复印件上加盖行政公章等印章的 应当在复印件上注明用途 并声明 再 次复印无效 第二十六条第二十六条 公司应积极运用信息化手段和其他专业管理工具 探索电子印 章等新型印章的使用和风险管控模式 提高印章使用的效率 防范用印风险 第二节第二节 印章的使用范围印章的使用范围 第二十七条第二十七条 各单位应当根据本单位的业务特点和发展需要 合理设计印章 体系 规范印章的名称 种类和用途 不得超范围使用印章 第二十八条第二十八条 公司行政公章的使用范围主要为 公司章程 各类内外行文 以公司名义定期报送的财务 管理等各类计划 统计 核算等业务报表 和报告 重要申报材料 招投标文件 各类保函申请 法定代表人授权委托书 公司与政府有关 部门 金融机构等有关重要事项的往来书函 证明文件 备案文件等 涉及资金运作和医院合法权益等重大事项的各类书证材料 公司对外联系工作的介绍信 对外投资 合资 合作协议 其他需以公司名义发出的书面材料 第二十九条第二十九条 合同专用章 包括编号合同章 的使用范围主要为 签订各类合同 办理各类合同的变更或解除 签署各类合同结算文件 一般情况下 不得以行政公章代替合同专用章 第三十条第三十条 财务专用章用于公司转账支票 现金支票以及承兑汇票等各类银 行票据和货币结算业务 第三十一条第三十一条 领导人员印鉴章的使用范围主要为 各类银行票据 招投标文件 授权委托书 其他根据规定需要使用领导人员印鉴章的文件 报表等书面材料 第三十二条第三十二条 特定工作机构印章仅用于以该机构名义发出的各类特定工作文 件 书函 书证等书面材料 第三十三条第三十三条 职能部门章一般不得对外使用 只能用于 内部单位 部门之间的工作联系 本业务条线的上下沟通 情况通报 工作部署 业务指导和通知等各类 书面材料 授权范围内本部门与外单位惯例性业务工作的往来书函 第三十四条第三十四条 集团分支机构行政公章只能用于以下事项 本单位内部文件 通知 通报及向上级单位报送的各类文件和其他书面 材料 向上级单位报送的经营 财务 管理等各类计划 统计 核算等业务报 表和报告 与集团内部各单位之间相关业务的往来书函 与集团外单位的一般业务联系 第三十五条第三十五条 职能部门章 分支机构章 项目章等非法人机构印章 未经特 别授权 不得用于订立经济合同 担保 承诺或确认其他与经济有关的事项 第三节第三节 用印权限与程序用印权限与程序 第三十六条第三十六条 集团及下属单位应当根据本单位的业务特点和发展需要 合理 确定使用不同类别印章的权限和程序 合理设计用印审批流程 规范用印管理 第三十七条第三十七条 公司行政公章 公司名章 一般应遵循以下用印权限与程序 使用公司行政公章必须填写 用印申请单 办理用印审批手续 由用 印单位或部门主要负责人审核 并根据授权权限报单位领导批准后用印 用印 事项涉及具体业务的 应当由相关业务主管部门对用印事项进行审核 审核通 过后报单位领导审批 用印审批应当由审批人亲笔签字 不得使用印鉴章 签 字章等代替 公司规章制度的颁布或废止 重要文件 重大资金运作事项 涉及公司 重大权益的法律文书 法定代表人授权委托事项以及向上级单位请示 报告重 大事项等文件或书面材料的用印事项 必须经公司法定代表人或主要负责人批 准确认 公司各类常规性业务文件 公司与政府有关部门 金融机构有关重要事 项的文件资料 重要事项申报材料及其他以公司名义发出的公函的用印事项 必须由相关业务分管领导批准 其中涉及费用的 分管领导应按授权权限审批 超越授权范围的应由公司法定代表人或主要负责人批准确认 以公司名义定期报送的经营 财务 管理等各类统计 计划 核算等业 务报表和报告一般应由相关业务分管领导或其授权的业务部门负责人批准 开具公司介绍信 须经用印单位或部门主要负责人批准 下级单位申请使用上级单位行政公章的 应由用印单位主要负责人审核 用印事项涉及具体业务的 应当由上级单位相关业务主管部门对用印事项进行 审核同意 并按授权权限报医院分管领导或法定代表人或主要负责人批准 经有权限的公司领导签署的授权委托书 担保函 报告 报表或其他文 件 不需要填写 用印申请单 可直接用印 但印章专管员应当做好用印登记 公司开具的授权委托书 介绍信和其他书证 协议等 不得介绍或授权 非本公司人员以本公司的名义对外开展经营业务 签订合同或提供担保 承诺 等 涉及法律问题的重要用印事项 应当经法律专业人员审核同意 集团分支机构行政公章的用印申请 审批等要求 参照集团行政公章用 印程序执行 第三十八条第三十八条 集团下属子公司 医院申请使用集团行政公章 法定代表人或 主要负责人印鉴章的 应当填写 用印申请单 由下属子公司 医院主要负责 人审核批准后到集团行政办公部门盖章 用印事项涉及具体业务的 应当报集 团相关业务主管部门对用印事项进行审核 经批准后用印 涉及重大事项的 应报集团领导或法定代表人或主要负责人批准 第三十九条第三十九条 集团合同专用章 包括编号合同章 一般应遵循以下用印权限 与程序 申请使用合同专用章 应当按照规定的程序进行合同审批 合同文本按 规定的流程审批通过后 报法定代表人或取得相应授权的人员批准 方可加盖 合同专用章 合同审批表由合同事务归口管理部门负责留存 定期归档 合同文本盖章前 应由合同主办部门或合同事务归口管理部门校核无误 后方可用印 各单位可结合本单位业务特点和发展需要 授权有关单位或部门按规定 程序和权限使用编号合同章 使用编号合同章应当按规定的流程履行审批手续 严禁超越授权范围使用编号合同章 第四十条第四十条 使用特定工作机构的印章 一般应由用印部门或单位填写 用印 申请单 经用印部门或单位负责人审核 分管领导审批 必要时报经集团主要 领导批准 第四十一条第四十一条 各级职能部门使用本部门公章必须严格按照部门职责权限 经 部门负责人批准后用印 并做好用印登记 第四十二条第四十二条 使用财务专用章 应当按财务管理制度严格审核审批手续的有 效性和完备性 手续不齐全的应拒绝用印 第四十三条第四十三条 各类书证材料在使用行政公章 业务专用章时 如需同时加盖 领导人员印鉴章的 应在 用印申请单 上注明 一并审批 在银行票据上加 盖领导人员印鉴章的 按财务制度执行 第四十四条第四十四条 特殊情况下 用印事项未经批准 但必须紧急用印的 经办人 应通过电话 传真 网络等方式及时通知有权的审批人 由审批人通知印章保 管部门 保管人 用印 经办人应在 印章使用登记台账 上详细记录用印时 间 事由 经办人 批准人等信息 并在事后及时补办用印审批手续 第四节第四节 印章异地使用管理印章异地使用管理 第四十五条第四十五条 印章应在固定的办公场所保管和使用 严禁任何人未经批准携 带印章外出 确因工作需要 必须异地使用印章的 用印单位或部门应填写 印章异地使用申请表 附件四 明确用印事由 用印时间和用印地点等 经批准后方可携带外出 第四十六条第四十六条 集团下属子公司 医院申请异地使用集团行政公章 法定代表 人或主要负责人印鉴章等印章的 应当填写 印章异地使用申请表 由下属子 公司 医院主要负责人审核 并报集团行政办公部门负责人批准 第四十七条第四十七条 异地使用印章一般应由印章专管员携带 并全程保管和监督用 印 做好用印记录 如印章专管员不便携章外出的 用印单位或部门应安排专 门的领 送 印人 全程负责保管和使用 用印单位 部门和领 送 印人只 能将印章用于申请事项 并对印章外出期间的使用后果承担一切责任 第五章第五章印章的保管印章的保管 第四十八条第四十八条 印章的保管职责按照本制度第二章的管理分工执行 第四十九条第四十九条 印章保管由印章专管员负责 严禁擅自委托他人代管或两人以 上共管 第五十条第五十条 印章应放置牢固可靠的带锁的橱柜 抽屉或保险箱内 用完随时 锁好 保管人休息或暂时离开座位时必须上锁 不得随意摆放 印章专管员应 当在每天上班后和下班前检查印章是否齐全 并做好相应的防盗措施 妥善保 管 第五十一条第五十一条 印章专管员外出或因事 病 休假等原因暂时离开岗位期间 应当指定专人代为保管印章 印章专管员应当向代管人交代注意事项并办理印 章移交手续 填写 印章交接单 附件五 第五十二条第五十二条 财务部门应当指定专人保管有关印章 财务专用章和法人章原 则上应分开保管和使用 不得随意委托他人保管和代为用印 第五十三条第五十三条 印章专管员离职时 其管理的用印记录和档案作为员工离职移 交工作的一部分 须办理相关印章的移交手续并填写 印章交接单 后方可办 理离职手续 第五十四条第五十四条 发生印章遗失 被盗等意外情况时 印章专管员应保护好现场 并立即报告本单位或本部门负责人 采取相关的补救措施 包括但不限于追查 印章下落 报告公安机关 公告印章作废 对责任人进行处罚等 第六章第六章印章的停用 回收与销毁印章的停用 回收与销毁 第五十五条第五十五条 有下列情况之一的 印章应停用 有关单位 部门 项目部或机构被撤销 有关单位 部门 项目部或机构名称发生变更 印章发生损坏 印章遗失或失窃 声明作废 第五十六条第五十六条 决定停用印章的 行政办公部门应当下发 印章停用通知单 将停用原因 时间等通知相关单位和部门 停用行政公章 业务专用章等重要 印章的 可以视情发布停用公告 第五十七条第五十七条 印章停用后应及时上缴原颁发部门 进行统一回收 封存和销 毁 任何单位和个人不得存留和擅自使用已经停用的印章 第五十八条第五十八条 当发生机构 部门名称变更或撤消时 为利于工作 可由印章 管理主管部门将有关回收印章继续保管一段时间 确认不再使用时将印章作封 存或销毁 因特殊情况需继续使用回收印章的 应办理借用手续 注明用途与 归还日期 并经行政办公部门负责人和集团领导批准 第五十九条第五十九条 印章封存应当由行政办公部门编制 印章封存清单 交本单 位档案管理部门封存 并办理交接手续 封存印章一般不得再行启用 因特殊 情况需要使用封存印章的 应当报行政办公部门和集团领导批准 第六十条第六十条 回收和封存的印章经确认不再使用的 行政办公部门报请集团领 导同意 可以进行销毁 销毁印章应在行政办公部门负责人 印章专管员的见 证下进行 并编制 印章销毁清单 第七章第七章附附 则则 第六十一条第六十一条 本制度解释权 修订权归行政办公部 本制度未尽事宜由行政 办公部负责说明 第六十二条第六十二条 本制度自 2014 年 X 月 X 日起正式执行 印章刻制申请表 申请单位 部门 申请事由 申请刻制 印章名称 印章式样 规格 申请刻 印附件 申请单位 部门 经办人 申请单 位 部门 负责人 意见签字 日期 印章管理 主管部门 负责人 意见 签字 日期 领导审批 意见 签字 日期 注 本附件供参考使用 有关单位可结合实际作充实调整 附件二附件二 用印申请单 申请单位 部门 NO 申请使用 印章名称 用印事由 用印文件名称 不够另附清单 份数 经办人身份证号 申请单位 部门 主要负责人 意 见 签字 日期 相关业务主管 部门意见 签字 日期 领导 审批意见 签字 日期 注 1 用印审批应当由审批人亲笔签字 不得使用印鉴章 签字章等代替 2 本申请单由印章