工程电子及声像档案归档管理办法

附件七 工程电子及声像档案归档管理办法附件七 工程电子及声像档案归档管理办法 为进一步加强公司档案管理 规范公司电子文件和音像档案的整理 特制 定本办法 本办法依据 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2014 建 设电子文件与电子档案管理规范 CJJ T117 2007 城建档案业务管理规范 CJJ T158 2011 编制而成 一 电子档案 一 工程建设过程中电子档案归档范围 保管期限应按照公司 工程监理 档案资料管理办法 中附件三建设工程监理竣工归档资料附件 四建设工程项 目竣工资料明细表 附件五设备工程监理竣工归档资料中归档范围 保管期限 的有关规定执行 建设电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一 致 监理合同停止或工程竣工一月内应完成电子资料归档 二 电子文件的类别代码标识如下表 文件类别代码 文本 表格 件 Text T 图像文件 Image I 图形文件 Graphics G 影像文件 Video V 声音文件 Audio A 程序文件 Program P 数据文件 Data D 三 项目监理机构应对每份建设电子文件进行登记 电子文件登记表 见附 表一 应与电子文件同时保存 四 项目监理机构归档的建设工程电子文件应采用下表所列开放式文件格 式或通用格式进行存储 专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用 格式 文件类别通用格式 文本 表格 文件 PDF XML TXT RTF DOC 表格文件XLS ET 图像文件JPEG TIFF 图形文件DWG PDF SVG 影像文件MPEG2 MPEG4 AVI 声音文件MP3 WAV 五 归档的建设工程电子文件应采用电子签名手段 所载内容应真实和可 靠 六 归档的工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致 七 离线归档的建设工程电子档案载体 应采用一次性写入光盘 光盘不 应有磨损 划伤 八 存储移交电子档案的载体应经过检测 应无病毒 无数据读写故障 并应确保接收方能通过适当的设备读出数据 九 电子档案整理归档时要填写建设电子文件 档案 载体封面 详见附 表二 二 声像档案 一 工程建设活动的声像档案收集范围 应包括下列内容 1 反映工程原址 原貌及周边状况的声像档案 2 记录工程建设活动的重大活动 重大事件 如拆迁情况 招商引资 签 约仪式 工程招标与投标 奠基仪式等的声像档案 3 记录基础施工过程中工程测量 放线 打桩 基槽开挖 桩基处理等 关键工序的声像档案 4 记录主体工程施工过程中施工现场整体情况 钢筋 模板 混凝土施工 隐蔽工程施工 内处装修装饰的声像档案 5 反映工程采用的各种新技术 新材料 新工艺的声像档案 6 记录工程重大事故第一现场 事故指挥和处理措施 处理结果等情况的 声像档案 7 记录工程验收情况 竣工典礼的声像档案 8 反映竣工后的工程面貌的声像档案 二 照片档案收集与归档要求 1 照片宜洗印成 5 英寸 7 英寸的彩色照片 2 数码照片的采集应使用 RAW JPEG 或 TIFF 格式 其分辨率不得小于 500 万有效像素 3 数码照片的的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体 载体材料不能 有磨损 划伤 三 数码照片的整理要求 1 数码照片的整理可按专题 年度 事项 年度 工程项目 年度 或按 年度 专题 年度 事项 年度 工程项目等建立分类方案 设置文件夹 每 个文件夹下可以按具体的需要设置多级文件夹 最低一级文件内存放一组联系 密切的数码照片 2 数码照片归档时按年度刻光盘 每张光盘中应编制文件夹目录 文件夹 内照片目录 光盘说明文件 光盘说明文件应说明本光盘保存的内容 照片数 量 密级 制作日期 制作者 光盘类型 CD R DVD 光盘编号等 三 文件归档编号代码说明 1 文件类别代码 T 文本文件 I 图像文件 G 图形文件 V 影像文件 A 声音文件 P 程序文件 D 数据文件 O 其他 2 载体编号 年度 部门名称 3 个字母拼音缩写 载体流水号 一个项目一个流水号 自 01 开始 按顺序排 例 2015GDB01 表示 2015 年轨道部 01 号项目 2015GDB02 表示 2015 年轨道部 02 号 项目 3 文件编号 文件编号是指在载体中的目录存储结构号下 可以便于查找检索 用载体 编号 文件流水号 3 位 表示 例 2015GDB01001 表示 2015 年轨道部 01 号项目 001 号文件 2015GDB01002 表示 2015 年轨道部 01 号项目 002 号文件 4 文件名 指单个文件 直接用文件名称 例 XXX 项目监理规划 5 保管期限 用长期 短期表示 6 形成时间 指文件归档时间 用年月日表示 例 20150101 表示文件形成时间为 2015 年 1 月 1 日 本办法自发布之日起执行 由管理运营中心负责解释 修订和补充 附表一 建设电子文件 档案 文件级登记表建设电子文件 档案 文件级登记表 文件编号文件编号文件名文件名 文件类别文件类别 代码代码 形成时间形成时间载体编号载体编号保管期限保管期限备注备注 附表二 建设电子文件 档案 载体封面建设电子文件 档案 载体封面 载体编