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第1章办公自动化概述 办公自动化实用教程 第三版 2020 3 31 2 本章目录 1 1办公自动化的概念1 2办公自动化的发展1 3办公信息系统的组成与功能1 4办公信息系统类型与应用实例1 5办公信息系统的安全与保密 2020 3 31 3 1 1办公自动化的概念 2020 3 31 4 1 1 1办公自动化的含义 1 2 办公自动化 OfficeAutomation OA 的概念 由美国通过汽车公司D S 哈特于1936年首次提出 20世纪70年代 美国麻省理工学院教授M C Zisman将其定义为 办公自动化就是将计算机技术 通信技术 系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的 包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术 2020 3 31 5 1 1 1办公自动化的含义 1 2 1985年 我国召开第一次办公自动化规划讨论会 与会的专家 学者们综合了国内外的各种意见 将办公自动化定义为 办公自动化是利用先进的科学技术 不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中 并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人 机信息处理系统 其目的是尽可能充分地利用信息资源 提高生产率 工作效率和质量 辅助决策 求得更好的效果 以达到既定 即经济 政治 军事或其它方面的 目标 办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息 2020 3 31 6 1 1 1办公自动化的作用 1 实现办公活动的高效率 高质量 办公自动化的开展 使参与办公活动的人员能够使用新的手段改变传统的信息生成 传输 处理的手段和方法 2 实现办公信息处理的大容量 高速度 以计算机为代表的办公设备 处理速度快 存储容量大 在相应软件配合下 可向办公人员提供多种多样的服务 对各项办公业务工作会起到辅助决策的作用 3 实现办公活动的智能化 自动化 智能化的信息设备可以代替工作人员来完成那些重复的 琐碎的以及适合使用智能化机器的工作 以提高办公速度以及准确性 提高业务处理的智能化水平 2020 3 31 7 1 1 1办公自动化的层次 1 事务处理型为最基本的应用 包括文字处理 个人日程安排 行文办理 函件处理 文档资料管理 编辑排版 电子报表 人事管理 工资管理 以及其它事务处理 2 管理控制型为中间层 它包含事务处理型 该层次的OA主要是管理信息系统 它利用各业务管理环节提供的基础数据 提炼出有用的管理信息 把握业务进程 降低经营风险 提高经营效率 3 辅助决策型为最上层的应用 它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础 同时又以其自有的决策模型为支持 该层次的OA主要是决策支持系统 它运用科学的数学模型 以单位内部 外部的信息为条件 为单位领导提供决策参考和依据 2020 3 31 8 1 1 4办公自动化的模式 1 个人办公自动化个人办公自动化指支持个人办公的计算机应用技术 这些技术包括文字处理 数据处理 电子报表处理以及图像图像处理技术等内容 2 群体办公自动化群体办公自动化用来支持群体间的动态协同办公 一般是指针对越来越频繁出现的跨单位 跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统 2020 3 31 9 1 2办公自动化的发展 2020 3 31 10 1 2 1办公自动化的起源 美国最先将电脑系统引入办公室 20世纪60年代初 美国IBM公司生产了一种半自动化的打字机 它具有编辑功能 是现代文字处理机的早期产品 不久 IBM公司就使用了文字处理机 实现了文书起草 编辑 修改 打印工作的处理 从而揭开了办公自动化的序幕 从20世纪80年代初以来 由于适合办公需要的电子计算机 通信设备及各类办公设备的出现 办公自动化的进程大大加快 并且形成新型综合学科 办公自动化 20世纪80年代到90年代 办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展 2020 3 31 11 1 2 2办公自动化设备的发展 从世界范围来看 尽管各个国家情况有所不同 但办公自动化的发展过程在技术设备的使用上大都经历了单机 局部网络 一体化 全面实现办公自动化四个阶段 1 单机设备阶段 1975年以前 2 局部网络阶段 1975年 1982年 3 一体化阶段 1983年 1990年 4 全面实现办公自动化阶段 1990年 现在 2020 3 31 12 1 2 3办公自动化的发展趋势 办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公业务集成化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化 2020 3 31 13 1 2 4我国办公自动化的发展现状 我国OA工作开始于20世纪80年代初 在之后30年的发展中 先后经历了启蒙动员阶段 1985年以前 初见成效阶段 1986年 1990年 快速发展阶段 1990年 20世纪末 网络化应用阶段 21世纪以后 四个发展阶段 目前 构筑单位内部Intranet平台 实现办公自动化 进而实现电子商务 e business 或电子政务 e government 已成为众多单位的当务之急 设计信息系统方案 添置硬件设备 建设网络平台 选择应用软件也成为每个单位的信息主管日常工作中的重要部分 2020 3 31 14 1 2 5办公自动化人员的技能要求 对于很多办公事务的处理 要求其必须具备快速的软件处理能力 包括 信息检索文稿处理表格绘制数据处理图表创建幻灯片制作文件共享网络发布办公设备应用 2020 3 31 15 表1 1某公司人力资源部文员一周的工作记录 2020 3 31 16 1 3办公信息系统的组成与功能 2020 3 31 17 1 3 1办公信息系统的含义 20世纪90年代以后 计算机网络的发展不仅为办公自动化提供了信息交流的手段与技术支持 更使办公活动跨时空的信息采集 处理与利用成为可能 并为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间 也提出了新的问题与要求 在2000年11月召开的办公自动化国际学业术研讨会上 专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统 OfficeInformationSystems OIS 认为 OIS是以计算机科学 信息科学 地理空间科学 行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑 以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人 机信息系统 2020 3 31 18 1 3 2办公信息系统的组成 1 办公人员包括高层领导 中层干部等管理决策人员 秘书 通信员等办公室工作人员 以及系统管理员 软硬件维护人员 录入员等其他人员 2 办公信息办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果 办公在一定的意义上讲就是处理信息 3 办公流程办公流程是有关办公业务处理 办公过程和办公人员管理的规章制度 管理规则 办公流程的科学化 系统化和规范化 将使办公活动易于纳入自动化的轨道 4 办公设备现代化办公设备包括计算机 打印机 扫描仪 电话 传真机 复印机 微缩设备等 办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主 2020 3 31 19 1 3 3办公信息系统的功能 1 办公信息系统的基本功能从外在形式上看 办公信息系统的基本功能包括八个方面 公文管理 会议管理 部门事务处理 个人办公管理 领导日程管理 文档资料管理 人员权限管理 业务信息管理 2 网络化办公环境下办公信息系统的集成功能在网络办公环境下 一个完整的OIS应具有七个方面的集成化功能 建立内部通信平台 建立信息发布平台 工作流程自动化 文档管理自动化 辅助办公自动化 业务信息集成 实现分布式办公 3 办公信息系统的功能框架 参见下页 2020 3 31 20 图1 1办公信息系统的功能框架 2020 3 31 21 1 4办公信息系统类型与应用举例 2020 3 31 22 1 4 1办公信息系统的8种常见应用类型 政府型事业型企业型经营型专业型案例型控制型事务型 2020 3 31 23 1 4 2政府型办公信息系统实例介绍 省政府办公信息系统建于1997年 由一家专业政府网络办公软件提供商负责规划 设计 整个系统围绕电子协作 信息管理思路建设 边应用边修改完善 其建设目的是通过计算机和通信技术手段建成一个高质量 高效率 智能化的办公信息系统 为领导决策和机关办公提供信息服务 提高办公厅办公效率 减轻工作人员负担 节约办公经费 从而实现行政机关的办公自动化 办公无纸化 资源信息化 决策科学化 2020 3 31 24 1 系统平台与总体结构 2020 3 31 25 2 系统的功能特点 1 系统界面为广大用户习惯的Windows页面风格 方便了用户使用 系统的稳定性没有损失 2 系统通用性好 扩充性强 可以与不同的通讯方式 不同的文档格式 以及大型关系型数据库等能够有机地结合 3 办公业务和待办事宜配合使用 使流程更加直观 一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公 4 完善的流程跟踪和控制 详细记录公文的当前状态 办理的过程和拟办 批示意见以及办理结果 5 全文搜索功能 在系统中提供了功能强大的全文搜索功能 无论系统中存有成千上万的海量信息 您都能在几秒内找到需要的信息 6 系统中提供了对文件信息按照不同的分类进行查询 按文号 按年度 按关键词 同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息 另外用户可以将感兴趣的信息引出至本地 以便其它文稿使用 2020 3 31 26 3 与下级单位联接示意图 2020 3 31 27 4 软件模块功能简述 1 收文系统和发文系统 2 待办事宜系统 3 文档管理系统 4 政务信息系统 5 信息采编系统 6 会议管理系统 7 领导讲话管理系统 8 领导日程安排 9 督办查办系统 10 远程信息上报系统 11 远程公文上报系统 12 电子邮件系统 13 公用信息系统 2020 3 31 28 5 系统使用效果 省政府机关实施办公信息系统以后 达到了如下效果 第一 便于充分利用政府机关掌握着的社会信息资源 第二 有利于提高政府机关的办公效率 第三 有利于减小机关公务员的劳动强度 第四 可以实现无纸办公 节约办公经费 第五 可以使政府对社会公众提供更好的服务 第六 可以充分利用政府内部的知识资源和技能 2020 3 31 29 1 4 3智能大厦办公信息系统应用介绍 智能大厦俗称3A大厦 包括BAS BuildingAutomationSystem 楼宇自动化 OAS OfficeAutomationSystem 办公自动化 CAS CommunicationAutomationSystem 通信自动化 也有人将BAS中的FAS FireAutomationSystem 消防自动化 和SAS SafetyAutomationSystem 保安自动化 分离出来 将它们作为独立的系统 称之为5A大厦 智能大厦利用系统集成方法 将计算机技术 通信技术 网络技术与建筑艺术有机结合 通过对设备的自动监控 对信息资源的管理和对使用者的信息服务及其与建筑的优化组合 实现语音 图像 数据 文字等信息的一体化处理 并具备事务处理 管理控制 决策支持等功能 是社会信息化发展的结果 是多学科 高新技术的巧妙集成 本节介绍一个智能大厦办公信息系统的基本组成和主要功能 2020 3 31 30 1 5办公信息系统的安全与保密 2020 3 31 31 1 5 1办公信息系统安全与保密的含义 在办公信息系统中 安全是指为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生 避免企业遭受损失所采取的措施 包括硬件安全 软件安全 数据安全和运行安全 保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生 使企业免受损失而采取的措施 2020 3 31 32 1 5 2办公信息系统安全与保密的影响因素 1 人为因素人为因素是指系统运行中由人的行为造成的不利因素 2 自然因素自然因素是指自然界 环境等影响造成的对OIS的不利因素 如水灾 火灾 雷电 地震 电磁波等 这一类因素的危害主要是针对系统设备 存储介质 通信线路等的 3 技术因素 物理方面软件方面数据方面 2020 3 31 33 1 5 3办公信息系统安全与保密的制度管理 为确保办公信息系统的安全 在系统安全和保密控制方面应采取以下具体管理制度 1 建立计算机管理和监察机构 制定系统安全目标和具体的管理制度 2 对计算机系统的关键场所 如主机房 网络控制室 数据介质库房和终端室 应视不同情况进行安全保护 重要部位应安装电视监视设备 有的区域应设置报警系统 3 计算机系统启用前进行安全性检查 重要部门的计算机在启用前要报请有关部门进行安全保密检查 如有否计算机病毒或逻辑炸弹等非法程序侵入等 4 执行主要任务的机构应该做到专机 专盘 专用 重要数据应定时 及时备份 2020 3 31 34 1 5 3办公信息系统安全与保密的制度管理 5 采用口令识别 分级授权 存取控制等成熟的安全技术 6 进行安全审计 掌握非法用户访问或合法用户的非法操作 以便发现潜在的问题 及时制止非法活动或者对刚出现的问题采取补救措施 7 禁止使用来历不明的磁盘 严禁玩游戏 慎重使用共享软件