会议室使用管理制度发行版

深深 深圳市艾姆诗数码科技有限公司深圳市艾姆诗数码科技有限公司 1 5 文件编号 ZB 会议室管理规定会议室管理规定 为进一步加强会议室管理充分发挥作用 提高使用率 明确各部门使用公司 会议室的规定及申请使用流程 现对会议室的使用作如下规定 一 会议室用途一 会议室用途 会议室适用于公司会议 部门会议 员工培训 员工工作面谈 招聘面试 客户接待以及适合在会议室举办的小型活动 竞赛活动等场所 不做其它用途 二 会议室的预约二 会议室的预约 2 1 公司会议室统一由行政部管理 统筹协调安排使用 并负责会议室内设备 物品的管理 2 2 部门或个人需要使用会议室时 需提前一天及以上时间向行政部行政前台 发出预约 统一将会议室预约信息发至 总部 分部会议使用 钉钉群 行政前 台查询会议时间没有冲突后 会将预约成功的 会议室预约表 发在钉钉群内 三 会议室使用规定三 会议室使用规定 3 1 会议室使用应遵循先预约后使用 没有经过提前预约的部门及个人 在会 议室没有被预约的情况下可以使用 但如果已被预约则必须礼让已预约会议室的 部门或个人 3 2 会议室依照预约的先后顺序使用 特殊情况下经相互协商后调整使用顺序 行政部不参与协商 由使用部门及个人自行协商 3 3 遇公司管理层级的紧急或重要会议 已预约使用会议室的部门及个人在不 能调换时间的情况 应优先公司管理层级的会议 3 4 部门及个人应在会议预约时间达到会议室并开始使用 超过 15 分钟未到 达会议室的 行政部有权对会议室的使用另行安排 3 5 如部门临时取消预约 再需使用会议室时 需重新预约 3 6 部门及个人应按预约的时间内使用完毕会议室 不得超时使用 如需延长 使用时 请及时通知行政前台延长会议时间 如在紧接的时间段内已安排了给其 深深 深圳市艾姆诗数码科技有限公司深圳市艾姆诗数码科技有限公司 2 5 文件编号 ZB 他部门或个人使用 超时使用的部门或个人应离开该会议室 3 7 任何部门或个人在使用会议室期间 必须爱护会议室的设备设施 安全规 范的使用 严禁私自接拉电源 私自移动设备 如因个人原因造成设施设备损坏 须照价赔偿 3 8 会议室内的所有设施设备 未经允许 严禁带出会议室 3 9 会议室使用期间 使用部门或个人需保持会议室的整洁 不允许有乱扔垃 圾等不讲卫生的行为 如需使用会议室设备 应提前说明 以备提前准备 确保 会议顺利进行 3 10 会议结束后 使用部门务必将所有移动过的桌子 椅子 设施设备等还 原 离开时关闭电源 空调 投影 音响等会议设备 会议结束未关闭会议设备 的包括但不限于照明 空调 电脑 投影 音响等设备 行政部将直接对会议室 预约人和预约部门负责人同时开具行政罚款单 罚款金额 100 元 人次 发现两 次及以上的行政部有权取消该部门未来一个月内的会议室预约要求 3 11 接待重要来访客人 需要提前准备瓶装饮用水或果盘 请提前一天通知行 政部准备 四 本规定自四 本规定自 20182018 年年 6 6 月月 1 1 日起执行 最终解释权归行政部 日起执行 最终解释权归行政部 五 附则五 附则 附件 1 会议室物品摆放图解 附件 2 会议设备开启 关闭流程图 行政部行政部 二二 0 0 一八年六月一日一八年六月一日 深深 深圳市艾姆诗数码科技有限公司深圳市艾姆诗数码科技有限公司 3 5 文件编号 ZB 附件一 附件一 会议室物品摆放图解 会议室使用须知 会议室使用须知 会议配有会议桌会议配有会议桌 1 1 张 座椅张 座椅 2727 张 八爪鱼张 八爪鱼 1 1 个 空调个 空调 1 1 台 音台 音 响设备一套 话筒响设备一套 话筒 8 8 个 投影仪个 投影仪 一台 摆放位置如图一 一台 摆放位置如图一 会议如需使用电脑 投影等设备 会议如需使用电脑 投影等设备 请提前和网络技术部预约 请提前和网络技术部预约 电源插座及网线位于会议桌下 电源插座及网线位于会议桌下 同时 本会议室设有免费同时 本会议室设有免费 WIFIWIFI 会议室设有两套无线键鼠 会议室设有两套无线键鼠 1 1 号号 键鼠放于会议桌主位 键鼠放于会议桌主位 2 2 号键鼠号键鼠 进门处会议室桌上 进门处会议室桌上 纸巾摆放在会议桌绿植之间 相纸巾摆放在会议桌绿植之间 相 关遥控设备摆放在进门处会议桌关遥控设备摆放在进门处会议桌 上 饮用水放在空调右边角落 上 饮用水放在空调右边角落 各部门使用后 请自觉清理桌面各部门使用后 请自觉清理桌面 的空水瓶等垃圾 饮用水不足时的空水瓶等垃圾 饮用水不足时 请通知行政前台 并将会议室恢请通知行政前台 并将会议室恢 复使用前状态 以备下次使用 复使用前状态 以备下次使用 如确无时间整理 请交办部门其如确无时间整理 请交办部门其 他同事处理 他同事处理 公司管理层级会议待会议结束后公司管理层级会议待会议结束后 统一由行政前台整理并还原 统一由行政前台整理并还原 图三为各个设备遥控器摆放顺序图三为各个设备遥控器摆放顺序 图一图一 图二图二 图三图三 深深 深圳市艾姆诗数码科技有限公司深圳市艾姆诗数码科技有限公司 4 5 文件编号 ZB 附件二 附件二 会议设备开启 关闭讲解 1 如左图一所示 红圈位置是设 备开关按钮 亮起蓝色灯为开启 状态 在使用中把所有红圈中的 开关开启 使用完关闭即可 2 在机柜顶部的调音台设备 上 面的按键不允许作任何调节 红 色的开关按钮在背面开启 使用 完关闭即可 图一图一 深深 深圳市艾姆诗数码科技有限公司深圳市艾姆诗数码科技有限公司 5 5 文件编号 ZB 3