大中型会务操作规范

大中型会务操作规范大中型会务操作规范 1 1 管控目的管控目的 明确大中型会务操作流程 规范办会行为 确保会务有序有效进行 树立 文明 优质 快速 高效的公司形象 2 2 适用范围适用范围 本规范适用于公司自行组织 1 天以上 及上级政府 行业协会要求协办 承办的各类大中型会务活动 3 3 工作原则工作原则 分工清晰 职责明确 周密组织 安排到位 反应迅速 落实高效 程序 简洁 方便易行 言行文明 接待规范 严守秘密 勤俭节约 4 4 会务规程会务规程 根据办会常规 会务活动一般分为会前筹备 会间组 织与服务阶段 会务善后三段组织 实施 具体操作如下 4 14 1 会前筹备会前筹备 4 1 14 1 1 会务分工会务分工 会议应视情况 成立会务领导小组 下设秘书组 会务组 后勤医疗组 保卫组 参观接待组等小组 各司其职确保会议召开 各小组具体职责如下 4 1 1 1 会务领导小组 根据会议内容及公司领导意见 确定主要会务事 项 会议名称 时间 地点 会期 日程 议程 参会人员范围 会议编组 会场安排 预算编制及生活安排 文件准备 工作机构设置 各组驻会人员 宣传报道 会议考察等 4 1 1 2 秘书组 负责会议讲话稿 议程 会议指南等材料的整理与报审 证件设计与制作及会议报道宣传工作 同时负责会议期间新闻媒体应对与接待 4 1 1 3 会务组 负责会议会务工作 主要包括下达会议通知 报到登记 发放入场证件 纪念品和会议相关材料等 迎送 接待有关会议领导 负责食 宿安排与车辆调度 做好各类费用预算并及时确认 支付结算会务费用 4 1 1 4 后勤保障组 会议期间 组织 引导与会人员按时食宿 参观 并据实做好应急医疗 参观时 负责对参观点及沿线环境 包括车间内外环境 卫生 绿化苗木 卫生间 各类标识与标示等 进行整治 并确保参观期间整 洁无污 4 1 1 5 保卫组 组织人员对食宿 会议场所等进行安全检查 疏通通道 开启安全门 协助会务组做好相应工作等 在会务人员参观时 负责车辆的引 导 沿线治安与秩序维护 具体操作见 公司重要接待参观流程规范 4 4 1 21 2 会议通知会议通知 4 1 2 1 通知要简明准确 主要包括会议内容 参会人员范围 时间 会 期 开会和报到地点 参会人员名单 联系人及电话 返程机 车 票预订 食宿禁忌等事项 4 1 2 2 通知发出后 即落实有关负责人是否收到 并统计好参会人数 若 需报名单 则要注意统计姓名 性别 职务等项 4 1 2 3 大型会议要印制会议指南 包括参会人员及会务人员的姓名 单位 职务 房间号 就餐时间 地点 乘车号及其他注意事项等内容 4 1 2 4 需分组座谈的 应指定座谈地点 召集人等 4 4 1 31 3 会议材料准备会议材料准备 4 1 3 1 会议材料准备包括领导讲话 主持词 典型发言 会议议程 宣 传材料等 要注意材料的数量 篇幅与会议时间安排一致 会议材料均应经相 关领导阅知 会前送交讲话者本人 4 1 3 2 会务人员要注意会务材料是否齐全 并逐页核对无误后方予印刷 装订 主持人 讲话人对材料的纸张 字号大小等有特殊要求的 应尽量满足 其要求 4 4 1 41 4 会场布置会场布置 包括落实会场场地 会标悬挂 电源 灯光 音响 入 退 场音乐选定 投影 录音录像设备 饮水器具 主席台和会议桌上物 品摆放 座次排列 空调设备及安全出入等 具体如下 4 1 4 1 会场布置形式 会场布置形式可根据会议的内容 发言人及参会 人员数量而定 会议内容主要为传达文件 而发言人数量较少 参会人数又较 多时 采取分排式就座 座谈或听取汇报的会议 采取圆桌式就座 4 1 4 2 座次排列顺序一般以座位的面向为准 先中间 后左 右 依次 向两边摆放 对人员的座次排列 人员排序均有严格要求 一般规律应是 A 政府 行业团体等对排名有详细规定的 以其排列的顺序为准 B 同等职位的 按任实职时间为先 不在职的人员 根据场合酌情排列 C 上级来人参加会议时 应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置 看谁做主要讲话 酌情排列 4 1 4 3 席签要据会议主题等选定用纸 黑字印刷 应写清该座位人员的 姓名 核实无误 或单位名称 4 1 4 4 会场环境视不同会议酌情布置会标 条幅 鲜花等物品 营造庄 严 肃穆 热烈等不同风格的会场气氛 同时应留意会场安全出入通道设置 卫生间标识等情况 4 1 4 5 灯光音响 灯光的亮度要适宜 台上光线一般要比台下亮一些 晚上开会要做好停电的应急准备工作 话筒的数量应根据会场座位的摆放及发 言人的多少而定 音响及话筒应逐一调试 并请音响人员专司此责 会场音乐 据会议主题与内容选定 一般选择步步高 喜洋洋等 4 1 4 6 空调 通风设备 适宜温度及清新空气是确保会议成功的重要 因素 会务人员在会前须调节好室温 并即时关注会中有关情况并即时作适当 调整 4 1 4 7 桌上摆放物品 主席台摆放的会议材料 必须由会务人员对其是否齐全 页码 印刷及装 订质量等逐一检查 必要时准备记录用笔及笔记本等 准备好茶水 矿泉水等物品 如会场空间小 可使用饮水机 会场空间大 可逐桌摆放热水瓶 如会议规格高 参会人员较少 应由工作人员负责倒水 4 4 1 51 5 新闻报道新闻报道 由文宣部门准备好录音 摄像 摄影设备 及时进行 会议精神传达 如有必要应事先联系新闻单位 并安排好记者的接送工作 4 4 1 61 6 车辆及食宿安排车辆及食宿安排 如需参观 应指定车辆负责人 准备好车辆 并请参观人员按编号乘车 在无会议指南情况下 可将食宿安排表提前交会议 主持人 在休会前告知参会人员 4 4 1 71 7 其他事项其他事项 4 1 7 1 设立报到处 做好参会人员报 签 到或机 车 票代订及会议 相关收费等 同时分发会议资料 如会议日程 议程 会议相材料 会议纪律 食宿指南及纪念品等 4 1 7 2 会务人员应根据签到情况掌握到会人数 并及时联系未到会人员 查明迟到或缺席的原因 将有关情况报告相关领导 4 1 7 3 会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座 并注意了解参 会领导是否带齐讲话稿等物品 4 1 7 4 应注意参会人员的就座情况 会场前排尽量不要空座 4 1 7 5 视情况统一会务工作人员着装 4 24 2 会间组织与服务阶段会间组织与服务阶段 4 2 1 会务人员提前 1 小时到达会场 反复检查会场准备情况 4 2 2 如需要会议签到 准备好签到表及相关材料分发 4 2 3 落实主席台领导 发言人是否到齐 4 2 4 按预定方案组织与会人员由前向后依次就座 4 2 5 维持好会场秩序 会议前 5 分钟 关闭会场大门 与会人员入座就 绪 无关人员离开会场 会间关闭手机或调到振动 一般不允许找人 无关人 员不准进入会场 4 2 6 安排专人做好话筒的摆放与开关 倒水等服务工作 4 2 7 会务人员在会议开始 结束时做好与会领导的引领 会议开始及进 行中须随时观察并领会主席台领导示意 做好临时安排的各项工作 4 2 8 由秘书组做好录音 摄影 摄像及会议记录等工作 4 2 9 如有必要 由会务组代与会有关人员预定车票 机票等 4 34 3 会务善后工作会务善后工作 4 3 1 会议结束后 要检查会场 带回剩余材料 席签等物品 4 3 2 组织送站 根据与会人员离会时间 提前安排车辆 送站人员等 4 3 3 做好会议文件的清退 收集 归档工作 会议若需形成会议纪要印发 的 组织单位要拟好文稿 送公司办按公文处理办法印发 4 3 4 严肃会纪会风 对迟到 无故不参加会议的单位与会人员 仅指由公 司主办的会议等情况 进行通报 4 3 5 据实做好会议相关事件等的新闻报道工作 4 3 6 即时对会务各类费用进行确认 并及时予以结算 4 3 7 召开会务总结会 总结 分析会议组织过程中存在问题 经验教训 以作借鉴 5 5 罚则罚则 5 1 会务落实中 因会务人员自身原因导致工作落实不到位 影响到局部 工作进展的 每项次扣 1 分 影响到整体工作安排的 每项次扣 5 分并通报批 评 责令写出检讨 5 2 因会务活动安排不当 给公司在行业内造成重大不良影