会议室、学术报告厅使用管理规定

图书馆会议室使用管理规定图书馆会议室使用管理规定 为加强对图书馆会议室的管理 充分发挥作用 提高利用率 现对 学院会议室的使用作如下规定 一 图书馆 212 会议室由图书馆办公室管理协调安排使用 并负责 卫生 安全以及对室内设备物品的管理和维护 二 校级会议党政领导联席会议 院长办公会和办公室牵头承办召 开的各类会议 由办公室负责做好各项会前准备 会中服务和会后整理 事宜 三 部门承办会议或分管院领导组织的会议 须由承办部门或分管 校领导指定人员 在会议前两个工作日与学院办公室联系 内线电话 2494 办理会议室的使用预约手续 四 办公室按照 系部 处室会议服从院级会议 先定先使用 的 原则统一安排 并做好有关准备工作 保证会议准时召开 五 使用会议室时 未经办公室和技术部的同意 不得改变会议室 设备 家具的位置 不得将会议室物品携出室外 不得擅自动用室内音 响 功放 投影等设备 如需使用应在预约时一并申请 由办公室派技 术部人员开启调试 六 会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水 内部会议一律不 配茶叶 纯净水和纸杯 承办重要会议需要茶水等 须在预约使用会议 室时一并申请 有其他需要则自行准备 部门会议请自行做好会务服务 工作 在会议室悬挂 张贴标语条幅 需在办公室专人指导下开展 并 在用后及时清除 以保持墙面整洁 七 会议期间会议室的卫生 照明 空调 设备的使用由承办部门 负责 使用时要爱护各种设施 如有损坏 按照规定赔偿 八 会议承办部门应提前到达会场 做好会场布置及准备工作 九 会议所需的笔记本电脑等设备由图书馆技术部提供 也可以由 会议承办部门准备 十 凡使用会议室的承办部门负责人即为会议期间的防火负责人 若出现安全问题及其他隐患 学校将追究使用部门的责任 十一 会议期间请自觉保持室内清洁 会后应及时清理会场 关好 门窗 空调等设备 通知办公室查验设备 并由承办部门办理登记手续 十二 对于未按规定要求预约 使用会议室的部门 学院办公室有 权不予适用 并提出批评或通报 十三 本规定自下发之日起执行 由图书馆办公室负责解释 二 一五年七月二十日 会议室现有设备 音响设备一套 投影设备一套 开启顺序是 进门电闸 灯 夏季和冬季可以开空调 温度一 般设定为 26 度 投影仪 连接电脑设备 打开音响 关闭的顺序 音响设备 投影仪 电脑设备 空调 灯 电闸 学术报告厅使用规定学术报告厅使用规定 学术报告厅是用于大型会议 学术报告 课件培训等大型活动的公 共设施 为确保报告厅的正常使用 特制订本规定 一 学术报告厅的使用实行申请审批制度 活动承办部门应至少提 前一天向图书馆办公室提出申请并填写申请表 各系部 行政处室借用 须向学院办公室提交书面申请 经批准确认后方可使用 未经批准擅自 使用者或导致以外事故出现者 将追究其责任以及要求赔偿经济损失 二 报告厅使用优先满足学院大型会议 重要活动 各部门使用报 告厅 如时间上发生冲突 一般按时间先后顺序安排或协调解决 学术 报告厅原则上不对外开放 学生组织申请使用 参会人数一般以 100 人 左右为宜 最多不超过 150 人 三 学术报告厅仪器设备由专人负责 每次使用前 由专人按照仪 器设备管理规定及活动的要求 做好安装调试等工作 四 主厅及控制室内仪器设备 配件等物品要固定位置分类摆放 遵循易取用的原则 不得将厅内专用设备挪作它用 控制室内禁止非工 作人员进入 擅自进入将追究其责任 五 报告厅使用坚持 谁使用 谁负责 原则 坚持 安全第一 原则 活动承办单位必须明确责任人 负责报告厅使用期间安全防范 应急处理等工作 如会场秩序维护 防火防电 意外事故处理等 六 严禁私自对灯光 音响等设备进行操作 如有损害厅内空调 音响 灯光 地插 桌椅等设施设备情况 当事人必须照价赔偿 并承 担相应的责任 七 报告厅使用期间 必须遵守会场秩序 保持会场清洁和卫生 不得损坏报告厅内桌子 座椅等设施 严禁携带零食进入会场 严禁抽 烟 吐痰 乱扔果皮 纸屑 严禁携带易燃易爆品进入 八 海报 横幅应在指定位置张贴 张贴时保持墙面干净 会议 活动结束后及时清理 九 报告厅使用结束后 承办部门负责收回借用物品 将设备 办 公用品放置整齐 报告厅由专人负责做好使用记录 确认物品没有损坏 之后请活动负责人签字确认 做好会后的档案记载 归档工作 十 学术报告厅由专人负责防火 防盗 安全用电检查 每次使用 后 工作人员要切断电源 关窗锁门 报告厅日常卫生工作 由总务处 安排专人定期打扫清理 十二 以上规定解释权属于图书馆办公室 使用中有其他未及事宜 再作研究处理 十三 本规定自即日起开始执行 学术报告厅管理办公室 二 一五年七月 附 开启顺序是 空调电闸 水房旁 403 电闸 408 进门