行政前台的岗位职责说明书

行政前台的岗位职责说明书行政前台的岗位职责说明书 行政前台的岗位职责是什么呢 下面小编为大家精心搜集 了 2 篇关于行政前台的岗位职责说明书 欢迎大家参考借鉴 希望可以帮助到大家 行政前台的岗位职责说明书一 1 1 接听电话 接收传真 按要求转接电话或记录信息 接听电话 接收传真 按要求转接电话或记录信息 确保及时准确 确保及时准确 2 2 对来访客人做好接待 登记 引导工作 及时通知被 对来访客人做好接待 登记 引导工作 及时通知被 访人员 访人员 对无关人员 上门推销和无理取闹者应拒之门外 3 3 保持公司清洁卫生 展示公司良好形象 保持公司清洁卫生 展示公司良好形象 4 4 监督员工每日考勤情况 监督员工每日考勤情况 5 5 负责公司快递 信件 包裹的收发工作 负责公司快递 信件 包裹的收发工作 6 6 负责办公用品的盘点工作 做好登记存档 负责办公用品的盘点工作 做好登记存档 并对办公 用品的领用 发放 出入库做好登记 7 7 不定时检查用品库存 及时做好后勤保障工作 不定时检查用品库存 及时做好后勤保障工作 8 8 负责每月统计公司员工的考勤情况 考勤资料存档 负责每月统计公司员工的考勤情况 考勤资料存档 9 9 负责复印 传真和打印等设备的使用与管理工作 合 负责复印 传真和打印等设备的使用与管理工作 合 理使用 降低材料消耗 理使用 降低材料消耗 10 负责整理 分类 保管公司常用表格并依据实际使用 情况进行增补 11 做好会前准备 会议记录和会后内容整理工作 12 做好材料收集 档案管理等工作 13 协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务 工作 14 协助上级进行内务 安全管理 为其他部门提供及时 有效的行政服务 15 协助主任做好公司各部门之间的协调工作 积极完成 上级交办的临时事务 行政前台的岗位职责说明书二 一 日常接待一 日常接待 1 1 接待来访者 接待来访者 接待不明目的的来访者 先问清对方来访 原因 根据原因来看来者是否是无关人员 还是需要找公司相 关人员再进行接待 2 2 接待咨询者 若有咨询者来访 应及时请实验室或办公接待咨询者 若有咨询者来访 应及时请实验室或办公 室相关工作人员来协助接待 室相关工作人员来协助接待 3 3 接听转接电话 接听转接电话 前台是总机电话 一般电话拨入后都需 转接其他分机 根据通讯录的分机号码 准确的进行电话转接 接 听咨询电话 若在前台接到咨询电话 如对方不明确自己的咨 询顾问是谁 直接将电话转接至相关部门助理处 4 4 接待推销人员 接待推销人员 上班时间若有其他公司的推销人员上门 推销 应婉转拒绝 告知上班时间在公司推销 会影响他人工 作 若有员工需要他们的服务 告知相关部门员工直接与其对 接 5 5 面试人员 面试人员 请面试人员在前台处填写面试人员资料表 并带领其前往会议室等待 通知办公室主任或相关部门领导进 行面试 6 6 接待频繁往来的相关人员 接待频繁往来的相关人员 a 快递 公司内部不论发件或者寄件 均以电话通知相关 员工至前台处进行处理 不能让快递员直接进入公司实验室内 部 b 物业公司 公司内部的水电维修 物业规定的各项活动 的联系工作 c 送水公司 关注公司各处饮水机水量情况 及时联系送 水 每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水 桶 拿走空桶 个即可 每月月底结账 填写请款单提 交办公室主任 向财务申请费用支付 同时关注公司饮水机是 否正常 如有异常及时通知饮水公司进行维修 二 办公用品管理二 办公用品管理 1 1 盘库 盘库 每月 23 25 日对库存的办公用品进行全面盘点 制作 办公用品库存统计表 提交办公室主任审查 若有用品数 量不足或已领用完 即时上报 进行补充 2 2 购买 购买 每月 25 28 日通知公司各部门提交下月所需的办 公用品清单 统计出 购买清单 后报办公室主任审批 批准后 联系办公用品供应商送货 3 3 领用 领用 员工领用所需办公用品时 让其填写 办公用品 领用表 并签字 然后给予发放 4 4 结算 结算 每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清 单及发票 确认无误后 填写支出单 报财务人员审批后通知 供应商前往领款 三 日常事务三 日常事务 1 1 保证行政电子设备的正常使用 包括 保证行政电子设备的正常使用 包括 扫描仪 传真机 复印机等 若机器出现故障 及时联系供应商解决问题 2 2 每月每月 1515 日左右统计公司提供话费补助的员工名单 并日左右统计公司提供话费补助的员工名单 并 将名单与话费总数报于办公室主任审核 将名单与话费总数报于办公室主任审核 领款后 前往移动和 联通营业大厅购买充值卡 并开具发票 将充值卡发放给相关 员工 并要求其签字确认 3 3 每月定期统计公司所有人员通讯信息 更新员工通讯录 每月定期统计公司所有人员通讯信息 更新员工通讯录 公司若有新进或离职员工 都应在公司若有新进或离职员工 都应在 2 32 3 个工作日内制作新的通个工作日内制作新的通 讯录 发送至每位员工邮箱中讯录 发送至每位员工邮箱中 4 4 名片的申请与制作 名片的申请与制作 当公司部门有印制名片需求时 需 要其填写 名片申请单 并提供名片相关信息 确认名片信息 后 将信息发送给供应商 通知其排版印刷 电子版确认无误 后印刷 后交于名片申请人 5 5 每周一定时查看公司信箱 将信件发放至员工手中每周一定时查看公司信箱 将信件发放至员工手中 6 6 公司备用门卡的管理 前台应妥善保管备用钥匙以备公公司备用门卡的管理 前台应妥善保管备用钥匙以备公 司同仁有紧急情况时使用司同仁有紧急情况时使用 7 7 公司有人员招聘时 协助人事部门电话通知应聘人员各公司有人员招聘时 协助人事部门电话通知应聘人员各 项事宜项事宜 8 8 收发传真 协助各部门员工收发业务传真收发传真 协助各部门员工收发业务传真 9 9 协助办公室主任组织协调公司内部活动 如员工生日会 协助办公室主任组织协调公司内部活动 如员工生日会 公司集体活动 拓展等业务的联系 通知 协调事宜 公司集体活动 拓展等业务的联系 通知 协调事宜 10 新员工入职时 提供入职表格 欢迎信 办公用品 公司通讯录等 并收取新员工的个人身份证明 身份证 学历 学位证 户口本 照片 的复印件 提交办公室主任整理归档 11 积极配合公司的市场宣传活动 做好后勤保障工作 四 接待工作四 接待工作 1 1 接待前准备工作接待前准备工作 a 来客人数确认 会议前向相关负责人确认来客人数 为 布置会议室及订餐做准备 b 会议室桌椅布置 在开会前将会议室的桌面收拾整洁 会议椅归位 c 茶水及点心 会议前准备好茶 热水及杯子 等来客就 位后逐个送茶 接待贵客时 应提前准备必要的水果及点心供 开会人员食用 d 相机 准备公司相机 为来客拍照留念所用 e 订餐 向会议负责人确认是否需要订餐 如需订餐应确 认就餐人数后 电话联系餐厅预订包房 f 预订酒店 如需为来客预订酒店 确认主客姓名后 电话联系锦江富园大酒店预订房间 预订成功后向办公室主任 汇报确认 2 2 会议中服务工作会议中服务工作 a 为开会人员添加茶水 b 按照领导要求提供会议支持 c 安排专人负责会议中的摄像工作 3 3 会议后完善工作