《国际商务英语函电》课件-unit1信函写作.ppt

2020 3 31 1 lessononebasicsofbusinessletters商务信函基础 2020 3 31 2 LearningObjectives Afterstudyingthelesson youshouldbeabletoKnowprinciplesofbusiness letterwritingKnowpartsofabusinessletterLearnthestylesofabusinessletterLearnsomegeneraltipsofwritingabusinessletterbystudyingsampleletters 2020 3 31 3 I BusinessLetter Writing 1 IntroductiontoBusinessLetter WritingQ Whatdoyouthinkistheimportanceofbusinessletter writing KeyTerms InternationaltradeBusinesscorrespondenceBusinessnegotiationImportance Businesslettersareofcrucialimportanceintheconductofbusinessactivities Theyplayanessentialroleinacompany scorrespondencewiththeoutsideworld 2020 3 31 4 2 PrinciplesofBusinessLetter Writing 7 C sCourtesy礼貌Consideration体谅Completeness完整Clarity清晰Conciseness简洁Concreteness具体Correctness正确 2020 3 31 5 Whatarethefunctionsofallbusinessletters 1 Toaskforandgiveareplytoanenquiry offer orderorcomplaint 2 Tokeeparecordofalltheimportantfactsforreadyreference 2020 3 31 6 ElementsofBusinessLettersandTheirPositionsintheLetter 2020 3 31 7 FullBlockFormat 齐头式 2020 3 31 8 IndentedFormat 缩行式 2020 3 31 9 TheStructureandLayoutofaLetter TheStructureofaLetter英文书信通常有7个部分组成 即信头 日期 封内地址 称呼 正文 结尾敬语以及签名 除此之外 还有一些需根据实际需要而增加的部分 例如参考标号 经办人姓名 事由标题 认辨记号 附件 抄送以及附言等 这些部分可能出现在不同类型的信函中 2020 3 31 10 1 HeadingorLetterhead 信头 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分 商业信函和官方公函尤其如此 一般社交信函的信头包括发信人的姓名 地址 邮政编码 电话号码 电传及传真号码以及e mail地址等 置于信笺右上角 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头 多数是专业设计的 且是已事先印制好的信头 printedheading 进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺 2020 3 31 11 这样做出于三个目的 美观 appearance 高效 efficiency 标准化 standardization 信笺上没有印上本公司或单位信头时 则需要将上述内容打在信笺中上方或上方 2 ReferenceNumber 参考编号 参考编号常用在商业信函中 一家公司在致函另一家公司时 会使用参考编号 便于归类存档 参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处 与写信日期同行 在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上 也可置于左下角低于署名两行处 2020 3 31 12 Yourref 345SCB bxcOurref 532ZXY mzs注1 345为存档编号 SCB为署名人首写字母 bxc为打字员姓名首写字母 注2 532为存档编号 ZXY为署名人首写字母 mzs为打字员姓名首写字母 3 Date 日期 每封信必须标明日期 日期常写在信头下方2行处 一般置于信笺的右上角 但当信函采用全齐头式时则置于左上角 2020 3 31 13 May4 th 1998 美国式4 th May 1998 英国式写日期时务必注意以下各点 1 年份必须用阿拉伯数字写全 不能用02代替2002 2 月份要用英文拼写 可全拼也可采用标准的简写 May June July不能简写 3 日期可用基数词 cardinalnumbers 也可用序数词 ordinalnumbers 2020 3 31 14 4 在年份前面必须用逗号隔开 但在月份和日期之间不能用逗号隔开 May20 2003 5 写信日期 Date 不能全部用数字表示 如5 4 2003 这样写容易引起误解 4 InsideAddress 封内地址 封内地址是收信人的姓名或商行名 与信封地址相同 一般在写信日期以下2 4行靠左书写 封内地址内容及顺序如下 2020 3 31 15 1 收信人姓名 或商行名 2 收信人头衔 职务或职称 3 公司 或所属单位 组织 学校 名称 4 邮政地址 mailing postaladdress 和街道地址 streetaddress 即门牌和路名 5 城市 邮编 省名或州名 国名 2020 3 31 16 封内地址可采用齐头式 blockstyle 也可采用缩进式 indentedstyle 齐头式较为普遍 但采用缩进式时 信函的其他部分也必须都采用缩进式 缩进式Mrs MiriamSchwarts1280ColemanAvenueOmaha Nebraska U S A 68014如果信函时写给公司而不是个人的话 则应先写公司名称 后写公司地址 门牌等 如 2020 3 31 17 EASTERNTEXTILESIMP EXP CO LTD 72FlintStreetSYDNEYAustralia 如果不知道收信人姓名时 信函常寄给与讨论的问题有关的部门 该部门头衔一般被认为可以处理有关问题 如 2020 3 31 18 TheManagerBarminsterBankLtdLondonEC25BPEngland5 AttentionLine 经办人 商务和官方信函虽然写给公司或政府机构 但常常由某个成员收阅并办理信中事务 若写上经办人姓名 可以加快信函的处理 经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间 可左齐 缩行 也可居中 可全部大写 也可有大小写并下划线 Attention后可用冒号或破折号 也可不用标点 例如 2020 3 31 19 ATTENTION MR LAWRENCEWAGNER EXPORTMANAGERATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENTAttention Mr LawrenceWagner RegionalVicePresidentAttentionofMarketingManagerFortheattentionofMarketingManagerAttentionMr LawrenceWagner 2020 3 31 20 6 Salutation 称呼 称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系 写信人与收信人非常熟悉 在非正式信函中可直呼其名 半公半私信函可称呼为Dear 以示热情 友好 Dear 后面还加上尊称 如 DearMr DearMrs Mydear DearDr DearProfessor DearPresident 2020 3 31 21 3 官方公函常用DearSir或Sir 商务信函的称呼通常用的形式是DearSirs Gentlemen DearMadam 不管采用何种形式 称呼总是单独出现在一行 若无经办人姓名 称呼紧跟在封内地址下2 4行 左齐 后面常用逗号或冒号 7 SubjectLineorCaption 事由标题 在商业信函中常用 事由标题 一则让收信人尽快了解信函的主要内容 二则便于归档 下列两种情况下尤其要使用 事由标题 项 2020 3 31 22 当对方来函已使用了事由标题项 当信函内容比较复杂时 事由标题 项常介于称呼和正文之间 可全部大写 也可有大小写并下划线 可左齐 可缩行 也可居中 常用subject或用Re引导 DearSirs Subject AlternationtoWarehouse 2020 3 31 23 8 TheBodyoftheLetter 信函正文 要求 安排恰当 层次清楚 观点明确 态度诚恳 信函正文包括引言 中心部分和结尾 引言为信函的第一句话或第一段 一般英文书信没有固定的引言 但人们常用一些客套话作为引言 如果体积对方来函的日期 编号及主题 以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的 或对对方来表示谢意 假如是首次致函对方 也可用引言作相应的自我介绍 并标明写信的主要目的 如 2020 3 31 24 YourkindletterofNovember12tharrivedthisafternoon ThankyouverymuchforyourletterofMay15andthegiftyousentmeonChristmasEve WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSaturdaythat I mverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcompanyhasbeenapproved 2020 3 31 25 InreplytoyourletterofJuly12 YouwererecommendedtoourcompanybytheBOC andwewishto 信函的中心部分是正文的主要内容 或提供信息 或说明情况 或请求解决问题 结尾部分用来总结信函内容 表达谢意与祝愿 请求合作与帮助 或期待回复等 注意 避免使用分词引导的结尾语 如Lookingforwardtoyourfavorablereply 常用的结尾语有 2020 3 31 26 Weareawaitingyourgoodnews Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience Pleaseremembermetoyourfamily Shouldtherebeanythingelsewecandoforyou pleaseletusknow Welookforwardtoyourconfirmationatyourearliestconvenience 如果信函的正文很长 需要续页时 则需要注意以下细节 2020 3 31 27 不能只将结尾敬语及以下各行移于续页 至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页 最后一个词不要使用连词符号 须将整词留在上页或移于续页 续页纸张的质量 颜色 大小应与前页纸相同 续页上部注明页码 收信人姓名及写信日期 其格式如下 Mr Johnson July5 2003Page2 2020 3 31 28 Dr Johnson 2 June2 2003Page2InternationalTradingCo Ltd May8 2002InternationalTradingCo Ltd Page2July8 2003 2020 3 31 29 9 TheComplimentaryClose 结尾敬语 结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式 结尾敬语必须与称呼配套 如 2020 3 31 30 非正式结尾敬语用于彼此认识的人 或者希望消除拘谨时也可采用 正式的结尾语是作为一种标准的惯例而使用的 结尾敬语通常置于信函正文以下2 4行处 在缩行式信函中 结尾敬语大约位于信函中间 一般与日期对齐 形成视觉对称感 但在全齐头式信函中 结尾敬语左齐 结尾敬语中 只有第一个单词首写字母大写 结尾敬语后加逗号 2020 3 31 31 10 TheSignature 签名 每一封信函都必须手写签名 为防止签名潦草 难以辨认 常在签名下打印署名人的姓名 假如称呼中使用了收信人的名字 firstname 写信人也必须使用自己的名字来签名 然后再在下面打上全名 如 Verysincerelyyours Signature HenryBrown 2020 3 31 32 写信如果是女性 并且与收信人素不相识 一般在打印的署名前用括号注上Miss Mrs 或者Ms字样 以便对方回信时选用适合的称呼 签名与结尾敬语对齐 有些官方和商务信函是由秘书或经授权的助理签名的 假如秘书或助理以自己个人名义为别人签名 那么 授权秘书或助理签名的人的姓名和头衔打印在秘书或助理的签名下面 以下是各种形式的签名 2020 3 31 33 以自己名义签名的个人Yourssincerely Signature Miss EdithUnderwood为其公司或部门签名的官员Sincerelyyours OrientalHorizonsInc Signature ManagingDirector 2020 3 31 34 秘书代表雇主签名Verytrulyyours Signature Miss BarbaraNolan经特别授权的雇员的签名Yoursverytruly MulsenTradingCo Ltd Signature ppRalphL Harris Manager pp perpro代表 2020 3 31 35 未经特别授权的雇员的签名Yoursincerely Signature MarionEdwardsForMarketingDirector11 Enclosure 附件 出信函外还有其他资料 如广告册子 影印件 发票 单据等 也封入信封内 可以签名下方二行处使用附件栏 格式左齐 表达方式如下 2020 3 31 36 Enclosures3Encl 3cataloguesEnc 1invoiceEncls asstated12 CarbonCopyNotation 抄送 当把书信的副本寄给第三者时 要在左边齐头处写上有关副本的注明 抄送的表达方法是在cc后加抄送的对象的姓名或单位名称 或头衔 若信中有附件 则抄送直接置于附件之下 若信函中无附件 则抄送紧随签名之后 2020 3 31 37 1 CopytoJohnSmithCopiestoJohnSmith 2 cc Mr BruceWarrenccNancyHill 两人以上按姓名字母顺序排列 c c Mr RichardJames13 Postscript 附言 除非确属必要 最好不要用附言 附言通常用P S 表示 放在信的最后一行 或在附件下 2020 3 31 38 1 体谅原则一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影响 要想达到此目的 就应当设身处地为收件人着想 考虑他的要求 希望和利益等 周密的思考有助于你更理解你的收件人 因此 你的要求将会更加实际和可以理解 写作时要注意以下问题 1 采取收信人的态度 即 You attitude 避免采取写信人的态度 即 We attitude 比较下列句子 2020 3 31 39 Weattitude Weallowa5 discountforcashpayments Youattitude Youearna5 discountwhenyoupaycash Weattitude Wearepleasedtoannouncethat Youattitude Youwillbepleasedtoknowthat 下面两封信是这两种态度的典范 第一封信是以 We attitude的方式写的 而第二封信是以 You attitude的方式写的 2020 3 31 40 试对它们进行比较 看看它们给你的印象有什么不同 a MayIexpressmythanksfortheaccountyourecentlyopenedwithourstore Wearepleasedtofurnishawidevarietyofproductsforthehomeorindividual Wetrustyouwilltakefulladvantageofourstoreservices forwehavethelargeststockinthecity Alsowemakedeliveriesofourcustomers purchasesfreeofchargewithinthirtymilesofourstore WewelcomeyoutoJohnson s Ifwecanbeofadditionalserviceinanymanner pleasecallonus 2020 3 31 41 Translation 让我对你最近在我公司开户一事表示感谢 我们乐意提供家庭和个人使用的各种产品 我们相信你会充分利用我们的服务的 因为我公司所备货物时本地最充足的 同时 我们的顾客所购货物 在距离公司30英里范围内 可以免费送货 我们欢迎你光临本公司 如果我们能在其他方面为你服务 请打电话给我们 2020 3 31 42 ThankyoufortheaccountyourecentlyopenedatJohnson s Servingyouwithyourneedsforclothingandhomefurnishingsisapleasure Youwillfind34departmentsatJohnson sstockedwithavarietyofqualityitems Andcourteoussalesclerksareheretoassistyouinselectingthemerchandisethatbestmeetsyourrequirements YouarealwayswelcomeatJohnson s Pleasecallonuswheneveryouneedadditionalservice 2020 3 31 43 Translation 感谢你最近在约翰逊商店开户 为你服务 想你提供所需的衣着和室内家具与陈设品感到高兴 你将看到约翰逊商店有34个部门备有各种高档货 彬彬有礼的售货员帮你挑选最称心的商品 永远欢迎你光顾约翰逊商店 有别的需要服务时 请随时光顾本店 2020 3 31 44 You attitude并不是在一切场合下都适合表达 体谅 的 下列情况下使用 You attitude将会引起反感和不快 1 当对方有错误时 例如 a YourletterofJuly1 tellsyouplainlythatthegoodsyousentwouldreachusbytheendofthismonth Improper 贵方7月1日来函清楚地表明 贵方所寄货物将于本月底到达我方 b I mverygladtorefertoyourletterofJuly1 fromwhichweknewthegoodsweorderedwouldreachusbytheendofthismonth Good 2020 3 31 45 很高兴提及贵方7月1日来函 从中 我方得知我方所定货物将于本月底抵达我方 2 当对方表示过不同意见时 例如 a Youareentirelywronginyourattitude Improper 你方的态度是完全错误的 b Weknowyouhaveanalyzedthematterfromtwoviewpoints butthereisstilloneaspectwhichextremelyimportantandwhichisworthyofbeingdiscussedbybothofus Good 2020 3 31 46 Translation 我们知道 你方已从两个方面分析了这一事件 但还有及其重要的一个方面需要我们双方来商讨一下 2 尽量以积极的方式谈问题 避免以消极的方式谈问题 比较下列句子 看看哪一个更好些 a Wedonotbelievethatyouwillhavecausefordissatisfaction Negative 我们不相信你们会有理由感到不满意 2020 3 31 47 b Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied Positive 我们确信你们会感到满意的 c Yourorderwillbedelayedfortwoweeks Negative 你方订货要延期两个星期才能发出 d Youorderwillbeshippedintwoweeks Positive 贵方订货两周内装船 2020 3 31 48 2 正确国际商务英语应用文必须正确 否则就会引起误解 甚至走入歧途 国际商务英语应用文 特别是商务信函 常常是各种商贸文件如合同 协议的基础 所以 常常涉及到贸易双方的权利和义务等 这一事实必须引起作者的特别注意 为保证商务应用文的正确性 作者应当记住下列几点 1 选择唯一准确的事实 词语和数据 如 2020 3 31 49 Youaskveryshortdeliveryforyourorder 贵方要求短期内贵方所订货物 但是 短语 shortdelivery 指的是 重量短缺 而非 迅速交货 Revised Yourequirequick prompt deliveryofyourorder 贵方要求迅速交货 b Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesample 所供货物完全与样品相同 Revised Thesamplerepresentsasnearlyaspossiblewhatcansupply 此样品基本上代表我们可供的货物 2020 3 31 50 Or Thesampleisthenearestinsizetothegoodsyouneed 此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码 c Alloffersbytelegramareopenforfivedays 所有电报开盘五天内有效 没有解释和说明具体的五天 Revised Alloffersbytelegramareopenfor5daysinclusiveofthedateofdispatch 所有电报开盘从发电之日起五天内有效 d ThiscontractwillcomeintoeffectfromOct 1 此合同从10月1日起生效 未解答涵盖问题 2020 3 31 51 Revised ThiscontractwillcomeintoeffectfromandincludingOctober1 2008 本合同从2008年10月1日起 包括10月1日生效 2 以实事求是的态度表明你要说的事 不要言过其实或者表达不够充分 如 Youshouldn tsay a Thisproductisabsolutelythebestonthemarket Revised Thisproductisthebestonewecansupply 是我们能供应的最佳产品之一 b Itisthelowestpriceavailabletoyou 2020 3 31 52 Revised Itisthelowestpricewecanoffertoyounow 现在能提供给贵方的最低价 c Weassureyouthatthiserrorwillneveroccur Revised We lldoallwecansothatwemaynotrepeatsuchanerror 一定尽力不再 3 在商务应用文写作时 要注意正确理解和使用商业术语 如 价格术语 2020 3 31 53 EXW ExportWorks 工厂交货价FCA FreeCarrier 货交承运人FAS FreeAlongsideShip 船边交货价FOB FreeonBoard 船上交货价 或离岸价CFR CostandFreight 成本加运费CIF Cost InsuranceandFreight 成本加保险费 运费价 或 目的港 到岸价CPT CarriagePaidTo 运费付至 价CIP CarriageandInsurancePaidTo 运费 保险费付至 2020 3 31 54 DAF DeliveredAtFrontier 边境交货价DES DeliveredExShip 目的港船上交货价DEQ DeliveredExQuay 目的港码头交货价DDU DeliveredDutyUnpaid 未完税交货价DDP DeliveredDutyPaid 完税后交货价装运术语Partialshipment s tobeprohibited不准分批装运ShipmentnotlaterthanMay1 五月一日前装船 包括五月一日 2020 3 31 55 ShipmentbeforeMAY1 五月一日前装船 不包括五月一日 Twoequalmonthlyshipments duringJuneandJuly 六 七两月内分两批平均装运Minimumofeachlottobe500cases 每批至少500箱 报盘术语Pricesubjecttochange alteration withorwithoutnotice 无论是否事先通知 价格随时变动 2020 3 31 56 Subjecttoour final confirmation 以我方 最后 确认为准 Subjecttothegoodsbeingunsoldonreceiptofyourreply 此盘以接到贵方答复时货未售出为有效 Subjecttomarketfluctuation 价格 随市价变动而变动 数量和质量术语Inspectionbythebuyeratthedestinationtobefinal 以买方在目的地的检验为最后依据 2020 3 31 57 Publicsurveyor sweightatthelandingporttobefinal 以卸货港公证人的重量为最后依据 Subjecttoavariationplusorminusof5percent 容许溢装或短装5 为条件 此外 句子的结构 单词的拼写 标点的使用 大写字母的使用均应正确 2020 3 31 58 2 Thelayoutofaletter 信函的格式 英语中有几种不同却可以接受的信函格式 四种信函格式分别是缩进式 齐头式 混合式 及半齐头式 IndentedStyle 缩进式 Themainfeatureintheindentedstyleisthateachlineofthe InsidenameNameandAddress shouldbeindented andthefirstlineofeachparagraphshouldbeindented3 8spaces 传统的缩进式的特点 信头 封内地址在换行时 下一行要比上一行往右缩进2 3个字母的位置 每一个段落开始一行 一般都从左边空白边缘往右缩进3 8个字母的位置 也可与称呼的最后一个字母对齐 各段第一行往右缩进时