会议及接待管理制度

会议及接待管理会议及接待管理 试行 一 总则 第一条 为使集团公司的会议和接待管理规范 有序 提高会议 的行政决策效率 特制定本制度 第二条 本制度适用于集团公司总部组织召开的各种会议及接待 工作 第三条 集团综合部负责集团公司各种会议和接待的承办 其它 部门主办的会议和接待 综合部应给予协助 二 会议管理 第四条 会议的分类 一 集团董事会 集团董事会是集团决策重大事项的会议 由董事长召集和主持 或由副董事长召集和主持 全体董事参加 监事可列席参加 也可 邀请集团主要管理人员列席 主要内容为 集团经营计划和投资方 案的确定 公司合并 分立 变更 解散方案的制定 重要人事任 免 增加或减少集团或二级公司注册资本 主要管理人员薪酬以及 其它有必要提请董事会研究的事项 二 总经理办公会 总经理办公会是集团决策重要事项的会议 由集团总经理或分 管副总经理提议召开 集团主要领导参加 综合部 或与会议有关的 部门 负责人列席 主要内容为年度工作重点 人事任免 年度财务 计划 预算 年度经营 生产 计划 投资决策 薪酬奖励及其他 有必要提请会议研究的事项 由总经理或分管副总经理主持 三 工作例会 工作例会是集团综合性的业务会议 一般于每月底召开 也可 根据需要由集团总经理或分管副总经理提议召开 集团主要领导 集团各部门负责人 各公司主要负责人参加 主要内容为总结汇报 各部门 各公司前阶段的工作 安排部署下一阶段的工作 集中讨 论 研究 解决各单位经营 生产 管理中遇到的突出问题 协调 各方面工作 由公司综合部主持 四 各公司专题会议 各公司专题会议包括 为协调或解决各公司经营管理中出现的突 出问题召开的会议 对各公司进行阶段性工作检查时召开的会议 对重要工作进行部署或听取汇报召开的会议 各公司年初工作计划 会议 年终工作总结会议等 各公司专题会议不定期召开 集团相 关领导 相关职能部门负责人 所属公司主要管理人员或全体员工 参加 由该公司负责人主持 五 职能部门专题会议 职能部门专题会议分为两种形式 1 职能部门联合专题会议 由集团总经理或分管副总经理提议 召开 主要是各职能部门的工作汇报 重要工作部署 重要问题的 研讨会 职能部门联合专题会议不定期召开 集团主要领导 各职 能部门负责人参加 由总经理或分管副总经理主持 2 职能部门单独召开的专题会议 由该职能部门负责人召集 主要是总结 分析 讨论 部署本部门的工作 一般每月召开一次 部门全体员工参加 由该部门负责人主持 六 工作专题会议 工作专题会议指针对某一专题事项进行讨论 研究 决策 部 署的会议 由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参 加 由总经理或分管副总经理主持 七 年终总结表彰大会 每年春节前召开 集团主要领导 在宜 回宜的集团正式员工 参加 主要是总结上年度工作和部署当年工作 主要内容为 行政 第一负责人作工作报告 各主管领导作专业报告或专题发言 讨论 工作报告 对先进予以表彰等 由公司综合部主持 八 其它会议 其它会议包括 鉴定会 评审会 论证会 研讨会 新闻发布 会 党 团会议 工会会议等 由发起部门组织召开并确定会议内 容及参会人员 第五条 会议的准备 一 一般会议提前一天以上 重要会议提前三天以上 由综 合部或会议组织部门通知参会人员 通知内容包括 会议时间 地 点 主要议题 需要准备的汇报 讨论 材料或资料等 二 参会人员接到通知后 应按要求积极做好参会准备 三 综合部或会议组织部门提前做好会场布置 会场设施 投 影 音响 摄像 录音等 配备及会议资料的准备工作 第六条 对重大会议 承办单位 人 应提出会议企划报告 经总经理批准后执行 会议企划报告包括以下内容 一 会议的名称 时间 地点 二 会议主旨和目标 三 会议议程 四 会议议项 五 会议主持人 六 出席人员名单 七 会议财务 支出 预算 八 接待工作说明 九 当前筹备情况及进展 十 可能 存在的问题 解决方案及要求 十一 筹备时间进度表等 第七条 会议的组织召开 一 会议主持人应遵守以下规定 1 会前 10 分钟 重要会议应提前 30 分钟 到场 检查会务落 实情况 做好会前准备 2 会议进行中 主持人应根据情况 对议程进行适时必要的控 制 并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言 确保会议效率 3 属讨论 决策性的会议 主持人应引导会议作出结论 对需 要集体决议的事项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见 二 与会人员须遵守以下规定 1 准时到会 一般应提前 5 分钟 重要会议应提前 15 分钟 到会 2 发言简洁清晰 紧扣议题 3 遵守会场纪律 4 对尚未公布的会议内容 不得对外泄露 否则按泄密论处 第八条 会议纪律 一 无特殊情况 不得请假 未经请假 不得缺席会议 否 则以旷工论处 二 未经主持人或领导同意 不得提前退场 否则以早退论 处 三 不得交头接耳或做与会议无关的事项 四 不得随意进出会场 五 召开大型会议 与会者应将手机调整至振动和关闭状态 并不得在会场内接听电话 第九条 会议纪要的整理 一 各类会议应确定记录员做好会议记录 记录员由综合部 或会议主持人确定 二 会议记录员应不迟于会议结束后二日内将会议纪要整理 后上报总经理 副总经理或会议主持人 三 会议纪要经审核后发至集团领导及相关部门或人员 四 会议资料由集团综合部整理 立卷 存档 其它部门主 办的会议 会议资料除各自存档外 并应报综合部备案 第十条 会议室管理 一 会议室由综合部负责管理 二 会议室只限本公司使用 外单位借用会议室须经综合部经 理批准 各部门无权将会议室借给外单位使用 三 集团各部门 各公司 使用会议室需经综合部同意后 领 取会议室钥匙 使用会议室的部门必须爱护会议室的公用设施 保 持会议室清洁 用后应检查安全 锁好门 关好窗 将钥匙交还综 合部 四 任何单位和个人未经综合部同意 不得将会议室的各种设 施拿出会议室或转做它用 五 会议室内的卫生每周至少清洁两次 遇有会议时要一次一 清洁 六 会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护 含花木等 做到会散 人走 电源关 门上锁 第十一条 会议内容的督办 落实 会议形成的决定 决议 工作部署等由公司综合部负责检查 督办 落实 对于没有落实到位的单位要下发督办通知 对仍然没 有落实到位的要在集团内通报批评 并限期完成 三 接待管理 第十二条 接待工作是公司的窗口工作 对于塑造企业良好形象 具有十分重要的意义 各相关部门及人员必须高度重视且规范有序 第十三条 对外接待范围 本制度规定的接待范围主要是集团及所属各部门 各公司经营 管理活动所必须的接送 食宿 购票 会谈和陪同参观等 第十四条 对外接待原则 对外接待应遵循 平等 对口 节约 周到 保密 的原则 使客人高兴而来 满意而归 一 平等原则 来宾不论职位高低 都要平等相待 落落大 方 不卑不亢 一般情况下 级别与权限相等 同级别出面 特殊 情况高规格接待 二 对口原则 坚持集团综合部归口管理与各职能部门对口 接待相结合的原则 集团综合部负责接待工作的统一管理与协调 办理重要接待事务 对涉及较强业务性的接待事务 应由对口部门 或公司牵头接待 综合部给予配合 三 节约原则 招待来宾既要热情周到 也要讲究节约 量 力而出 反对铺张浪费 不重复宴请 主方陪同人数原则上不多于 宾客人数 接待费用支出应视接待事由归口各公司列支 四 周到原则 坚持 统一高效 规范服务 热情周到 的 原则 做到接待程序清晰 接待方式完善 分工明确 热情细致 服务到位 以礼相待 五 保密原则 向来宾介绍情况 注意保守公司秘密 巧妙 回避不宜回答的问题 第十五条 接待分类 贵宾接待 指公司领导重要客人 公司重要客户 外宾或政府 部门领导的接待 业务接待 指与集团有业务联系的客户的接待 普通接待 指一般来客的接待 第十六条 接待方式 标准 一 贵宾接待 综合部文员迎接来宾于会议室 接待室 入 座 公司领导陪客接待 以茶 烟和水果方式招待 如须就餐由公 司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐 二 普通接待和业务接待 综合部或相关部门人员迎接客户 于办公室 接待室 洽谈 综合部或对口部门安排专人陪同 以烟 茶 方式招待 如须安排外出就餐 由综合部或对口部门安排陪同人员 三 接待标准 1 用餐标准 贵宾接待 80 120 元 人 餐 或按董事长 总经理的意见办理 较重要的业务接待及普通接待 50 80 元 人 餐 一般的业务接待及普通接待 30 50 元 人 餐 常客及公司驻外员工 20 元左右 人 餐 2 住宿标准 贵宾接待 200 300 元 间 或按董事长 总经理的意见办理 较重要的业务接待 普通接待 150 200 元 间 一般的业务接待 普通接待 100 150 元 间 第十七条 接待礼仪要点 一 见面要主动 热情 礼貌 二 接待要主动起迎 问明来意 三 安排交谈地点 1 根据来客来意和身份 安排适当地点 办公室 接待室 会 议室 进行交谈 2 手头正忙 一时难以抽身时 应向客人说明暂请他人代接待 或另商时间 3 切忌让客人久侯而无人问津 4 客户提出与集团领导或他人交谈 应立即联络 并将客人引 至约定地点等候会面 介绍后再行离开 四 引见 首先向领导介绍客人 单位 职务 姓名 按职务高低 依 此介绍一行来客 职务相同 先介绍年纪大的 领导与来宾见面交 谈后 对客人原定日程有变化的 与客人共同协商安排 五 行路 1 陪同客人行路 请客人行于自己右侧 2 乘坐车 上下楼梯 电梯要礼让在先 主动开关门 3 自己处于主陪地位 应并排在客人旁边 不要落在后边 第十八条 接待程序和内容 一 接待程序 1 综合部文员对来访人员礼貌询问后让座与办公室或会议室 2 综合部文员与公司领导或相关人员联系 3 公司领导或相关业务人员与来客洽谈 4 重要接待由综合部拟订接待方案 指南 包括 迎送陪同 人 员 日程安排 车辆安排 食宿安排 会议 会谈 参观 旅游观 光 线路 接待费用等 接待方案 指南 制定后报主管领导审批 5 接待人员须严格遵守公司相关规定 保守公司秘密 未经主 管领导同意 不得让客人随意查阅资料和超规定范围参观 二 接待内容 1 接受任务 弄清来宾的基本情况 单位 人数 姓名 性别 职务和使命 抵离时间 乘坐交通工具及车次或航班 2 布置接待 提出接待意见 接待部门 人员 规格 方式 安排 费用预算 并报请上级批准 3 迎接安排 根据来宾身份 人数 性别 预订宾馆 安排好 伙食标准 进餐方式 时间 地点 按来宾抵达时间 派人派车迎 接 4 看望并商议日程 来宾住下后 集团有关人员前往看望 表 示欢迎和问候 了解来访日程和目的 商定活动日程并通知有关部 门和人员 5 安排有关领导会见 按接待规格和礼仪 安排有关领导去住 所看望 接待人员安排会见地点 时间 陪同人员 6 组织活动实施 按参观 考察目的 组织业务部门向客人介 绍情况 参观现场 对上级检查 安排汇报座谈会 7 参观游览 根据来访目的 性质 来宾意愿和兴趣 选择有 针对性的游览项目 安排身份相当的陪同人员 8 送别 根据客人意见 预定车 船 机票 结算食宿帐目 话别送行 派人派车送至车站 码头或机场 三 接待用品准备