会务管理制度

会务管理制度会务管理制度 版 本 号 文件编号 实施日期 第 1 页共 6 页 1 目的和适用范围 1 1 为规范会议组织程序 改进会风 缩短会议时间 提高会议质量 使会议精简 高 效 务实 有序 严肃 认真 特制订本制度 1 2 本制度适用于集团及所属子公司各类正式会务的组织管理 研讨会 茶话会等自由 发言的会议除外 同时集团各公司举办的各类培训班的管理可参照本制度执行 2 会议分类及组织 2 1 公司级会议 主要包括总经理办公会 月度经济计划工作会 年中经济工作会 年 终公司总结表彰大会以及总经理临时召开的会议等 总经理办公会 月度经济计划工 作会 年中经济工作会由集团经营管理部负责组织 撰写会议纪要 年终公司总结表 彰大会由集团公司办公会负责组织 撰写会议纪要 总经理临时召开的会议由议题的 主要执行部门组织 撰写会议纪要 2 2 专业会议 系全集团公司性的技术 业务综合会 如各项目专题会 生产技术准备 会 生产质量例会 安全工作会 残疾人专题会等 由分管领导批准 主管业务部门 负责组织 2 3 部门周例会 各部门 车间 召开的工作会 如车间办公会 车间班组会 部门会 等 由各部门领导决定召开并负责组织 2 4 非紧急会议 会议主持人需提前半日通知会议议题 2 5 参会集团公司级会议的人员 需要发言者 均须备有书面发言稿 会后当场或半小 时内将发言稿上交会议纪要部门 3 会议安排 3 1 例会的安排 3 1 1 为避免会议过多或重复 公司正常性的会议一律纳入例会制 原则上要按例行规 定的时间 地点 内容 参加人员组织召开 例行会议安排如下 3 1 2 集团总经理办公会 3 1 2 1 主要议题 研究 部署公司经营管理工作 讨论全集团公司经营管理工作重大 问题 协调平衡各系统的横向关系 具体内容按会前通知 3 1 2 2 集团总经理办公会由集团总经理主持 集团经营管理部负责组织 撰写会议纪 要 集团副总经理 总经理助理 董事会秘书 监事会主任以及各子公司经理 分厂 厂长参加 会议纪要部门 议题相关部门部长列席会议 会议中途涉及有关单位时 可临时通知该单位负责人列席 会务管理制度会务管理制度 版 本 号 文件编号 实施日期 第 2 页共 6 页 3 1 2 3 总经理办公会每周召开一次 具体时间为每周最后一个工作日 13 10 会前半 个工作日由会议主持人决定会议议题并通知集团经营管理部 由集团经营管理部以办 公系统软件 电话或口头的形式传达与会人员作发言准备 3 1 3 月度经济计划工作会 3 1 3 1 主要议题 通报当月各部门 子公司月度计划 生产计划 市场销售计划 产 品开发计划 经营管理工作计划 降成本目标计划等的完成情况 总结当月生产经营 经营管理工作不足并提出改进措施和考核意见报公司考核主管部门 对下月的各项工 作作出安排布置 3 1 3 2 月度经济计划工作会由分管副总主持 集团经营管理部负责组织 撰写会议纪 要 各公司 各部门负责人参加 3 1 3 3 月度经济计划工作会每月召开一次 时间为每月 25 日左右 3 1 4 年中经济工作会 3 1 4 1 主要议题 总结集团上半年经营工作 就完成全年公司方针目标对上半年工作 提出具体改进措施并安排部署下半年工作 3 1 4 2 年中经济工作会由分管副总主持 集团经营管理部负责组织 撰写会议纪要 集团及各公司副总经理以上领导 集团各部门负责人参加 3 1 4 3 年中经济工作会于每年年中召开 时间为七月二十日前 3 1 5 年终总结表彰大会 3 1 5 1 主要议题 总结年度公司经营工作 安排下年工作任务 表彰年度涌现的先进 模范人物 3 1 5 2 每年春节前召开 由集团办公室组织 撰写会议纪要 3 1 5 3 年终总结表彰大会全体职工均参加 3 1 6 年度质量工作专题总结会 3 1 6 1 主要议题 专项总结公司全年的质量工作情况 并围绕公司新一年的经营目标 提出新的质量工作目标和工作措施 3 1 6 2 质量工作会由子公司主管领导主持 质量部负责组织 中层以上干部 各车间 班组长及工艺员 质量检查员参加 集团公司总经理 副总经理应邀参加 3 1 6 3 年度质量工作专题总结会每年召开一次 时间为每年年末 3 1 7 工会例会 3 1 7 1 主要议题 有关工会工作 会务管理制度会务管理制度 版 本 号 文件编号 实施日期 第 3 页共 6 页 3 1 7 2 工会例会由工会主席主持 工会负责组织 各分会主席及工会人员参加 3 1 7 3 工会例会每月召开一次 时间为每月初 3 1 8 生产质量例会 3 1 8 1 主要议题 调度 平衡生产进度 协调解决各车间 部室不能自行解决的与生 产组织 安全治安消防有关的问题 3 1 8 2 生产调度会由分公司总经理主持 生产部负责组织 各车间主任 各职能部室 主管参加 3 1 8 3 生产例会每周至少召开一次 时间为每周一 3 1 9 部门 车间 办公会 3 1 9 1 主要议题 检查 总结 布置工作 3 1 9 2 部门办公会由部门主管 车间主任 组织主持 部门 车间办公室 人员参加 3 1 9 3 部门 车间 办公会每周召开一次 时间各部门自己商定 3 1 10 班组会 3 10 1 主要议题 检查 总结 布置工作任务 3 1 10 2 班组会由班组长组织主持 班组成员参加 3 1 10 3 班组会每周召开一次 时间原则定为每周末 3 1 11 班组 部室 班前会 3 1 11 1 主要议题 对当天工作进行讲评 布置当日工作任务和注意事项 学习贯彻公 司文件及管理制度 3 1 11 2 班组 部室 会由班组长 部门主管 组织主持 班组 部室 成员参加 3 1 11 3 班组 部室 班前会每天召开一次 时间为每天开班前 3 1 12 残疾人专题会 3 1 12 1 主要议题 为公司残疾员工解疑 对残疾员工工作考核的总结 3 1 12 2 残疾人专题会由集团公司残协主席主持 残联办公室主任负责组织会议 3 1 12 3 残疾人专题会每月至少召开一次 3 2 其他会议的安排 3 2 1 凡涉及多个车间 科室 负责人参加的各种会议均须于会议召开前经部门或分管 领导批准后 方可召开 3 2 2 对于参加人员相同 内容接近 时间相适的几个会议 集团办公室有权安排合并 会务管理制度会务管理制度 版 本 号 文件编号 实施日期 第 4 页共 6 页 召开 4 凡涉及占用公司会议室的各类会议 均须提前半日向集团办公室提出会议室使用申 请 公司办将按照会议的级别高低 重要性 紧迫性顺序安排 各部门小会不应安排 与公司级会议同期召开 与会人员不发生时间上的冲突除外 应坚持小会服从大会 局部服从整体的原则 5 会议通知 5 1 会议由各类会议的组织部门负责通知 非紧急会议应在会前半日以办公系统软件 电话或口头的形式通知到与会人员 并告知议题 紧急会议即时通知 重要会议 须 拟定会议议程 通知时将会议议程一并下发 5 2 参加会议人员涉及子公司 分厂 且范围较大的集团级会议 会议的组织部门可直 接将参加会议的人员名单通知到子公司 分厂的综合管理部 或具有类似职能的其他 部门 各级综合管理部在接到名单后须立即通知 确保参会人员按时到场 不得延误 6 会前准备 6 1 会议主持人拟好会议议程 汇报总结提纲 发言要点 工作计划草案等 6 2 会议组织单位落实好会场 参加人员等有关会议召开的其他事项 6 3 凡在集团公司级会议上发言的与会人员 均须准备书面发言稿 并在会后半小时内 将会议书面发言稿或发言稿的电子文档报至会议纪要部门 7 会议的记录 7 1 各类会议均须有书面记录 集团公司级会议及子公司的重要会议还须有现场录音 7 2 会议纪要的撰写 会议纪要由会议的组织部门在会后一个工作日内撰写完毕 由会 议主持人签发 8 会议纪要的督办 8 1 会议纪要的撰写部门为会议纪要的督办部门 8 2 会议纪要的督办部门须在会议纪要下发后 对会议纪要形成的决议 事项进行跟踪 督办 决议 事项的执行 办理部门应按照会议纪要规定的时间 结点认真落实 执 行 并在纪要规定的办结时间内将决议 事项的执行 办理情况以书面或电子文档的 形式反馈至会议纪要部门 8 3 会议纪要督办部门须对会议纪要的落实情况进行汇总 并在下一次会议上通报上一 次会议纪要的落实情况 同时将会议纪要的督办落实通报以电子文档或书面形式发至 会务管理制度会务管理制度 版 本 号 文件编号 实施日期 第 5 页共 6 页 集团监事会 经营管理部 办公室 8 4 未按照会议纪要规定的时间 节点办结 执行会议纪要决议 事项的 会议纪要督 办部门在继续进行跟踪督办的同时 须对相关责任人向经营管理部提出考核建议 经 营管理部在接到考核建议后应在一个工作日内展开调查 并将调查处理结果反馈至会 议纪要督办部门 9 会议纪律 9 1 无特殊情况 会议应按既定时间准时召开 9 2 到会人员须按时参会 不得迟到 早退和中途外出 进入会场保持安静 会议期间 不得使手机 对讲机等通讯设备发出响声或私下聊天 看报等 9 3 与会人员不得旷会 有事不能参加会议须提前向组织部门请假 未经批准不得缺席 经许可后可以委托其助手代为参加会议 9 4 与会人员不得在会场打盹 睡觉 起哄 争吵 对他人进行人格或人身攻击 否则 由主持人给予警告 并视情节轻重或警告是否有效 提请公司研究 对责任人给予处 罚 9 5 与会人员不得以任何言行或方式不尊重和不维护会议主持人的权威 否则 视情节 给予处罚 9 6 未经口头申请或主持人许可 随意插话 随便打断别人发言 发言人 组织者或主 持人有权对插话人提出警告和提出考核意见 不听劝阻者 除处罚外 令其退出会场 9 7 发言人不得诽谤 诬蔑 抵毁他人 否则受到严厉处罚 9 8 与会人员不得在会场吸烟 不得将茶水倾倒在会场 不得将废纸等杂物丢弃在会场 不得损坏会场里的物品和设施 9 9 发言人发言内容偏离主题 主持人有权提醒并中断其发言 9 10 会议超出限定时间 10 分钟以上为拖会 出现拖会对主持人进行考核 10 会议的考核 10 1 会议纪律的考核 10 1 1 无故早退 迟到 10 分钟内考核 50 元 10 分钟以上考核 100 元 未经许可中途 退场者考核 50 元 次 旷会处罚 200 元 在会场上高声喧哗处罚 50 元 次 会场发出通 讯声响处罚 50 元 次 会议期间若有重要电话经主持人或会议组织者允许 可离开会场 接打手机 但时间不得超过 5 分钟 超过 5 分钟处罚 50 元 超过时间达 10 分钟处罚 会务管理制度会务管理制度 版 本 号 文件编号 实施日期 第 6 页共 6 页 100 元 10 分钟以后每超过 5 分钟处罚 50 元 若在会场接打手机等通讯设备处罚 50 元 次 开小会 私下聊天 看报者分别处罚 30 元 次 10 1 2 会议请假虽经批准 但无助手代会 一次对责任人考核 50 元 10 1 3 在会场打盹 睡觉处罚 20 和 50 元 起哄 激烈争吵者处罚 100 500 元 并视情 节轻重 给予行政降级或撤职处理 并令起哄 争吵者退出会场 10 1 4 一年达三次以上违反会议纪律者 纳入年终综合考评 同时扣罚一月绩效工资 10 1 5 对随意插话者 插话一次考核 50 元 第二次 100 元 第三次主持人令其退出会 场 10 1 6 违反第 9 7 项 视情节轻重 给予 50 500 元的处罚 行政降级或撤职处理 并 令其退出会场 10 1 7 与会吸烟一次罚 100 元 茶水倒入会场罚 200 元 任意扔杂物一次考核 50 元 损坏会场公物照价赔偿 故意为之加倍处罚 10 1 8 拖会每超过 10 分钟给予主持人 50 元的考核 10 1 9 凡参加集团公司级会议的人员 发言偏离主题 答非所问 无理辩解被会议主持 人当场制止的 一次考核 20 元 未准备书面发言稿的 一次考核 30 元 会后半小时 内未向会议纪要部门提供书面或电子文档发言稿的 一次考核 50 元 参会人员必须认 真记录会议内容 对重要事项无遗漏 对不记录者或有重要事项遗漏者一次考核 100 元 10 1 10 会议超过 2 小时 中途休息 10 分钟 离开会场休息者 会议休息时间结束继续开会 时迟到除按 10 1 1 执行 对无故不再进入会场者 每过 10 分钟考核 50 元 直到会议结 束时间为止 会议超过 2 小时 主持人未执行中场休息 不经允许可离开会场 5 分钟 人次 不 受考核 若超过 5 分钟按第 10 1 1 执行考核 若 2 小时后离开会场达 2 次及以上者仍按 50 元 次处罚 10 1 11 会议安排的工作任务未完成 尚未造成缺失的 考核 50 500 元 次 已造成损失 的 另行调查处理 10 1 12 召开非紧急会议 会议主持人未通知议题的 考核主持人 30 元 次 10 1 13 会议组织部门未及时通知参与人员 导致参会人员迟到的 考核会议通知人 20 元 人 相关迟到人员不受考核 10 1 14 会议纪要决议 事项的执行 落实部门 经会议纪要督办部门督办后 未按照 督办部门规定的时间反馈执行 落实情况者 考核具体执行 落实人 50 元 次 连带考 会务管理制度会务管理制度 版 本 号 文件编号 实施日期 第 7 页共