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企业常用公文的写作及要求 公文顾名思义就是公用的文章 公务文书 是一种已经被使用者所认可 形成固定模式和要求的文章 是具有法定效力和规范性体式的书面材料 是政府机关 企事业单位内部往来和外部交换信息的传递形式 2 公文的格式 标题主送机关正文附件发文机关成文时间 3 标题是由发文机关名称 事由和文种组成 除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 主送机关即公文的主要行为对象或主要受理单位 顶格写 正文是公文主体或核心内容部分 表述公文内容和制文意图 由开头 主体 结尾组成 4 附件是随文附上的有关材料 包括文字 图片 图表 统计数字等 应在正文之后 成文时间之前 注明附件的顺序和名称 发文机关即落款或署名 是公文的法定作者 印章除会议纪要外的所有公文都要按规定加盖 成文时间是成文的年月日 以负责人签发的时期为准 位于发文机关之下 稍偏右错开 一律用汉字书写 5 公文语言的特点 准确贴切 公文语言不能用夸张 虚构 渲染 抒情等手法 非写散文简洁严谨 用最少的词句表达最丰富的内容 言简意赅 文约意丰 6 朴实庄重 语言端庄稳重 朴实平直 公文的语言必须合乎规范 俗语 俚语都不应写入公文 公文是用来处理公务的 应该朴实庄重 而不是个人情怀的表达 不宜体现个人风格 中性的 不含对此事件的个人评价 文笔犀利 或者过于优美 得体规范 说话做事恰当 合适 不同的文种采用不同的语气就称之为得体 规范就是指符合约定俗成或明文规定的标准 用字用词 语句 标点符号 数字 缩略语 计量单位都要符合规范 7 公文语言运用的方法 第一 选择恰当的词语 多用直义词 少用或不用委婉的词 避免发生歧义 第二 广泛使用公文惯用词 所谓惯用词即公文中经过不断发展变化沿袭下来和习惯用语以及定型化 规范化的语言格式 第三 多用 的 字结构 使语言具有简明 经济的表达效果 8 第四 适当选用文言虚词作为公文惯用语 慎用方言 口语 如 之 的使用 第五 适当使用模糊词语 如原则上 一定的 尽快 适当 妥善等 但在时间 地点 人物 情节和结果等不能使用 而是要求表达精确 第六 科学地选择句式 公文基本上采用主谓句 有较长的句 用介词结构作修饰语 9 企业常用公文主要有下行文的通知 通报 批复 决定和会议纪要 上行文的报告 请示 平行文中的函等 10 一 通知 通知适用于批转各类公文 传达要求下级办理 周知或者执行的事项 任免人员 它是下行文 主送单位必定是下属 真叙 明了 开门见山和直截了当是通知的特点 强调各公司的通知都要抄送到集团总部 11 二 报告 报告是向上级汇报工作 反映情况 答复上级询问所用的公文 在公文中属于上行文 它的主送单位必定是发文单位的上级主管 12 三 请示 请示用于向上级主管请求指示 批准 用的最多的是人事的聘任 制度的出台以及固定资产的购置等 请示要求一事一请 不能多事一请 凡请示类文件 在正文下方必须标明联系人及固定电话 上行文必须有签发人 文件上的签发人与发文原稿中的签发人应该是同一人 13 四 会议纪要 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 具有指导性 纪实性 概括性的效果 会议纪要的写法大致可分集中概述法 分项叙述法 发言提要法 14 五 信息 信息应包含时间 事件 人物 效果以及给人们的提示等 信息实际上是一种 内部新闻 它与新闻相比 只是受众不同 其中信息主要面向机关企事业单位 受众为领导同志和管理人员 新闻面向社会公开发表 受众为人民大众 同一篇材料 如果公开发表在报刊上 就称为新闻 如果刊登在内部简报上 就称为信息 15 六 会议记录 会议记录是文秘人员的基本功 是一项经常性的工作 会议记录应包括 时间 地点 与会人员 主持人 记录人 列席人员 请假人等 然后是议题 与会人员发表的意见和表态 最后是形成的决议或统一意见 能位相宜要求具有岗位要求的工作能力和工作业绩 16 会议记录有 记 与 录 之分 记 又有详记与略记之别 略记是记会议大要 会议上的重要或主要言论 详记则要求记录的项目必须完备 记录的言论必须详细完整 若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠 录 录 有笔录 音录和影像录几种 对会议记录而言 音录 像录通常只是手段 最终还要将录下的内容还原成文字 笔录也常常要借助音录 像录 以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证 17 格式 会议记录的格式分为记录头 记录主体 审阅签名三个部分 记录头的内容有 1 会议名称 2 会议时间 3 会议地点 4 会议主席 主持人 5 会议出席 列席和缺席情况 6 会议记录人员签名 18 要求 会议记录的要求归纳起来主要有两个方面 一个是速度要求 一个是真实性要求 一 速度要求 快速是对记录的基本要求 19 二 真实性要求 纪实性是会议记录的重要特征 因此确保真实就成了对记录稿的必然要求 真实性要求的具体含义是 1 准确 不添加 不遗漏 依实而记 2 清楚 首先是书写要清楚 其次 记录要有条理 3 突出重点 20 会议记录应该突出的重点有 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 2 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 3 权威人士或代表人物的言论 4 会议开始时的定调性言论和结束前的总结