公司各类例会及开会指导说明

第一节第一节 办公例会安排办公例会安排 召开时间召开时间 会议类别会议类别 1 1 月月 2 2 月月 3 3 月月 4 4 月月 5 5 月月 6 6 月月 7 7 月月 8 8 月月 9 9 月月 1010 月月 1111 月月 1212 月月 总经理总经理 办公会办公会 公司每周公司每周 工作例会工作例会 部门每周部门每周 工作例会工作例会 资金资金 管理会管理会 经营经营 协调会协调会 年度经营计划年度经营计划 预算质询会预算质询会 季度业绩考核季度业绩考核 与经营计划会与经营计划会 月度经营月度经营 计划会计划会 年度工作总结年度工作总结 表彰大会表彰大会 表示事情该时间段必须执行表示事情该时间段必须执行 表示事情该时间段根据情况执行表示事情该时间段根据情况执行 第二节第二节 办公例会类别办公例会类别 会议名称会议名称召开目的召开目的与会人员与会人员 总经理总经理 办公会办公会 对公司经营活动中的重要议题进行研究 总经理 副总经理 各部门负责 人 资料文秘 其他指定与会人 员 公司每周公司每周 工作例会工作例会 听取各部门上周工作汇报及下周工作安排 协调解决工作中出现的问题 总经理 副总经理 各部门负责 人 资料文秘 部门每周部门每周 工作例会工作例会 听取部门内部各岗位工作情况汇报 协调解 决工作中出现的问题 部门全体员工 资金资金 管理会管理会 制订 调整公司在融资 资金分配与使用等 方面的政策 总经理 投资总监 财务总监 财务经理 财务资产部相关人员 经营经营 协调会协调会 交叉部门较多的工作出现问题时 需要召开 专门会议进行多方协调 沟通 解决问题 相关人员 年度经营计划年度经营计划 预算质询会预算质询会 制定公司的年度经营计划 预算 董事长 总经理 副总经理 各 部门负责人 资料文秘 季度业绩考核与季度业绩考核与 经营计划会经营计划会 对各部门经营业绩目标的完成情况进行考核 总经理 副总经理 各部门负责 人 资料文秘 月度经营月度经营 计划会计划会 下月度经营计划调整 总经理 副总经理 各部门负责 人 资料文秘 年度工作总结年度工作总结 表彰大会表彰大会 对半年 全年的工作进行汇报总结并对优秀 先进员工进行表彰 董事长 总经理 副总经理 各 部门负责人 表彰员工 资料文 秘 第三节第三节 重要例会说明重要例会说明 第一条 总经理办公会 会议目的会议目的 为公司高级别日常管理例会 旨在对公司经营管理活动中的重要议题进行研究 揭示经营管理中出现的问题并责成解决 通报各高中层管理人员在过去一个月 中作出的重要决策 参加人员参加人员总经理 副总经理 各部门负责人 资料文秘 其他指定与会人员 会议时间会议时间每月上旬 2 小时左右 可与经营计划与预算调整 人事任免等专题会同步举行 1 总经理宣布本次办公会的议程及主题 2 征询并决定与会人员需临时增加重要的议题 3 检查上次办公会遗留事项的执行情况 4 相关人员通报过去一月内重大决策 5 总经理主持对本次会议主题进行讨论 6 总经理对讨论结果进行总结 作出相应决策或责成跟踪 会议议程会议议程 7 建议下次办公会主题及议题 1 总经理决定每次会议议题及主题 2 与会人员提前两天可建议增加临时议题 交由综合管理部汇总后 由总经 理酌定 会议规则会议规则 3 一旦建议增加临时议题 建议者必须准备相应讨论材料 1 综合管理部下达本次会议主要议题 要求与会人员提前一周提出需增加的 议题 需提前准备的需提前准备的 资料资料 2 相关部门就总经理选定的主题或相关人员就自己建议的议题准备的书面材 料 交由综合管理部汇总编印后 提前两天分发给与会人员 输出结果输出结果KBSW BG HY001 总经理办公会会议纪要模板 1 资料文秘整理会议纪要 以及会议主要结论 决定 待办事项及责任人 会后后续活动会后后续活动 2 综合管理部代表总经理按 待办事项及责任人 跟踪执行 完成情况 第二条 资金管理例会 会议目的会议目的 制订 调整公司在融资 资金分配与使用等方面的政策 审批年度的资金预算计 划 年度会议 讨论审批预算外紧急融资与信用额度增加申请 季度或紧急会议 参加人员参加人员总经理 投资总监 财务总监 财务经理 财务资产部相关人员 会议时间会议时间 季度会议 每年四 七 十月上旬 2 小时左右 年度会议 每年一月上旬 3 小时左右 1 财务总监主持本次会议议程 2 征询需讨论的临时重大资金问题 3 讨论来自年度财务预算的资金预算 达成共识 年度会议 4 讨论上季度资金使用情况 修正本 下季度资金预算和分配 季度会议 5 讨论 审批单项重大投融资方案 会议议程会议议程 6 讨论 审批预算外紧急融资和信用额度增加申请 紧急会议 1 对资金和信用额度的要求以实际情况和业务要求为基础 额外需求有充足 的理由 会议规则会议规则 2 以公司大局为重 1 财务资产部准备的资金使用汇总表和其他报表 2 财务资产部准备各部门资金需求量定额预算表和调整表 3 重大项目框架协议草案 需提前准备的需提前准备的 资料资料 4 除紧急会议外 例会所需资料由财务资产部汇总编印 提前一天分发给与 会人员 输出结果输出结果KBSW BG HY004 资金管理例会会议纪要模板 1 财务资产部根据会议结果筹集调度资金 会后后续活动会后后续活动 2 根据情况需要 由投资发展部展开专项调研审计 第三条 年度经营计划 预算质询会 会议目的会议目的 为公司最重要的经营管理会议 根据公司年度总体经营目标 财务目标 对各部 门的年度经营计划及财务预算进行质询 提出改进意见 确保经营目标切实可 行 参加人员参加人员董事长 总经理 副总经理 各部门负责人 资料文秘 会议时间会议时间每年十二月中旬 全天 1 董事长回顾本年度公司经营态势 介绍公司总体战略方向及下一年度经营 目标 财务目标期望 0 5h 1h 2 总经理介绍公司总体经营计划及总体财务目标并向各部门初步分解 1h 3 副总经理主持 各部门呈报经营计划及财务预算 接受与会人员质询 2h 4 总经理总结发言 介绍修正后的集团总体经营计划及财务预算 明确各子 公司需修改的要点及时间表 1h 会议议程会议议程 5 董事长总结 宣布闭会 0 5h 1h 1 各部门的呈报资料 图表一律用投影形式 按要求格式不超过 10 页 2 质询及对质询的应答要求以事实及数据为基础 对事不对人会议规则会议规则 3 与会人员对各部门均有质询权 董事长对调整修正要求有终决权 1 总经理提前一个月下达会议议程及规则 材料要求 总体财务目标分解预 案 2 各部门三周内各自组织编制经营计划及财务预算 并与公司领导及综合管 理部沟通协商 需提前准备的需提前准备的 资料资料 3 综合管理部汇总编印后 提前一周分发给与会人员 输出结果输出结果KBSW BG HY006 年度经营质询会会议纪要模板 1 综合管理部三个工作日内总结 分发会议上关于各部门修改要点 规划完 成时间表 会后后续活动会后后续活动 2 各部门一周内修改完善 综合管理部跟踪进度 总经理审核 提交董事长 最终审批 第四条 季度业绩考核与经营计划会 会议目的会议目的 对各部门的经营计划及财务预算执行情况进行质询 提出改进意见 以确保各 部门的经营目标有相当的高度且实际可行 并尽可能保证公司总体经营目标 财 务目标实现 制定下季度经营计划 参加人员参加人员总经理 副总经理 各部门负责人 资料文秘 会议时间会议时间 季度会议 每年四 七 十月上旬 2 小时左右 年度业务考核 每年一月中旬 4 小时左右 1 董事长回顾集团上季度经营整体态势 0 5h 2 总经理介绍集团总体经营计划执行情况 0 5h 3 财务总监介绍集团总体财务预算执行情况及财务分析报告 0 5h 4 副总经理主持 各部门呈报经营计划及财务预算 绩效合约上季度完成情 况及本季度计划安排 明确改进方向 接受与会人员质询 2h 5 董事长总结发言 总结会议达成的需要解决的问题 明确改进目标 0 5h 会议议程会议议程 6 总经理宣布闭会 1 各部门对差距的认识及解决方法准备充分 并准备相关图表 不超过五页 2 出于发现问题 分析问题 解决问题的工作思路 而不是寻找借口和踢皮球会议规则会议规则 3 与会人员对各部门均有质询权 董事长对调整修正要求有终决权 1 各部门提前一周作出对自己的计划完成情况的差距分析和解决的拟用举措 并就本季度经营计划及财务预算 绩效合约编制计划预案 需提前准备的需提前准备的 资料资料 2 综合管理部在会前三天对本季度计划完成情况做出差距分析并找出主要疑 点 汇总编印后 提前一天分发给与会人员 输出结果输出结果KBSW BG HY007 季度业绩考核会会议纪要模板 1 综合管理部总结 下达会议结果 会议责成解决事项和负责人 2 综合管理部跟踪以上事项的完成情况 及时向总经理及有关部门通报会后后续活动会后后续活动 3 综合管理部统计 记录考核结果 第五条 月度经营计划会 会议目的会议目的 对各部门的经营计划及财务预算执行情况进行质询 提出改进意见 以确保各 部门的经营目标有相当的高度且实际可行 并尽可能保证公司总体经营目标 财 务目标实现 参加人员参加人员总经理 副总经理 各部门负责人 资料文秘 会议时间会议时间每月上旬 2 小时左右 1 总经理介绍公司总体经营动态 公司季度经营计划与上月计划完成情况 2 与会人员讨论质询 主要关注公司层面的重大事项或经营偏差较大的部门会议议程会议议程 3 总经理总结发言 总结会议达成的需要解决的问题 明确改进目标 1 出于发现问题 分析问题 解决问题的工作思路 而不是寻找借口和踢皮球 2 重点关注经营偏离目标严重的业务 3 有针对性研讨一个或数个经营专题 会议规则会议规则 4 与会人员对各部门均有质询权 总经理对调整修正要求有终决权 1 各部门每月 5 日前以书面形式报告