公差管理办法1

出公差管理办法 第一章 目的 第一条 为加强公司财务管理 规范差旅费报销流程 结合公司具体情况 特制定本规定 第二章 范围 第二条 本制度适用于武汉舜鸿商贸有限公司全体员工外驻出差 项目工作 培训学习 品牌交流等差旅费用方面的管理 第三条 差旅费开支范围包括 员工因公出差发生的合法 有效的交通费用及其他各种 补贴 零星开支费用 第三章 定义 第四条 本规定所指差旅费用是指公司员工因工作需要离开本岗位固定地点到异 地处理公务而发生的费用 第四章 职责 第五条 人事行政部是公司员工出差考勤管理部门 第六条 计划财务部是公司各部门差旅费资金计划及报销审核部门 第五章 程序 第七条 差旅费标准 1 差旅费用原则上实行预算控制 定额管理 按级审批 凭单报销 公 司制定食宿标准 依据标准凭票报销 若因业务特殊需要其住宿费超出标准的 需作出书面说明并报请分管领导审批后方可按住宿费用实报实销 2 员工出差应合理规划出行线路 控制交通成本 本着安全 节约的原则选 择合适的交通工具 请明确要求 要不就删 3 差旅费费用标准按职级和不同地区划分 参见附表 员工出差 外出工作 学习期间移动通讯费用 均按照 通讯管理规定 标准级别额度报销 无其他通讯补助 4 常驻武汉市外 20 天以上的员工 市外项目或机构及公司批准的驻外学 习 应由部门一级负责人书面列明并报公司领导核准 报计划财务部门备案 5 同行出差时 同性别者要求两人同住一间 即每两个人只能报销一间 客房住宿费 总经理及副总 总监可单人单间 其他因工作需要住单间的员 工 需报请公司领导同意 6 出差乘车时间不超过 6 小时的不准乘坐卧铺 员工出差从出发地 至机场的交通工具 原则上以机场大巴为首选 若因特殊请况需报请公司领导 批 准 批准人应从严控制 7 经公司批准参加外部会议 专业技术培训的员工 可按会议组织方 或培训机构的统一安排据实报销 8 如出差期间因工作需要或生病等原因需延长出差时间或改变差旅路 线 应立即请示公司批准出差的领导 由人力资源部考勤员在 出差申请及总 结 表 上进行登记 未经许可而擅自延长出差时间或改变差旅路线者 不予报销 差 旅费 情节严重的 按照公司 考勤管理规定 及 奖惩管理细则 规定予以 处 分及处罚 9 营运中心员工因工作需要超过 23 点下班者凭当天计程车发票实报 实销 财务中心及人事行政员工因工作需要外出凭 外出登记表 及部门一级 负 责人签字凭当天公交车票或计程车发票实报实销 市内公共交通费 含用车 费 在公司核定的部门费用总额范围内据实报销 这是公出 不是出差 如果 要加公出 请在本制度本头对出差及公出做说明 第八条 借支及报销要求 1 借支流程及要求 原则上 上述借支的所有手续由借款人自行办理 如果有关审批人 员不在公司需借支时 由借支人用短信方式向相关审批人申请 将相关回复短 信 内容向计划财务部会计人员出示后 计划财务部会计根据短信内容进行审核 没人签字财务会让你借款吗 代理人 对于已通过非签字方式批准但签字手续不完善的已付款借支单 出 纳应在相关审批人员回公司后第一时间补签手续 出纳负责将借支单手续齐全 后 才能交会计进行帐务处理 如果借支单到月底手续仍不能齐全 暂交会计进行 帐 务处理 但补齐手续的责任仍在出纳 这些都是财务上的费用审核流程 如果公司员工出差在外需要借支时 由部门同事参照本规定第十二 条的流程代为借支 不需将 出差申请及总结表 交考勤员处 借支时仍需 注 明资金用途 员工出差回来后 5 天内在代办借支单上补签 有代借支的吗 如果前次借支未冲销 下次出差不予借支 特殊情况下须公司领导 批准 这些都是财务上的规范 e 员工借支 必须在当月结清 如因特殊情况员工借支不能在当月及 时还款或冲帐 本人须提供书面说明报部门负责人核实后 交财务备案 并约 定 还款或冲帐时间 一个借款需要一整张篇幅来解说和流程演示吗 2 报销要求及流程 a 出差员工应于回公司后5个工作日内报销费用 并提供以下证明材 料 员工出差住宿凭正规住宿发票报销 发票上应有发票专用章 注明住宿单位 住宿日期 天数 人数 房号 房价等发票上应填写的内容 住宿发票如为定 额 申请人 出差申请表 部门负责人 审批通过 人力资源部做 考勤记录 借 支 单 财务部总经理 或授权人 审批通过 领款 发票必须要求旅馆单位填写以上正规发票应填写的内容 并注明联系电话 经 批 准的出差申请表以及税务部门认可的发票 收据等支付凭证 如某些票据意外 遗 失 不予报销 如有特殊情况不能提供原始票据的 则由出差人附上相关情况 说 明 部门负责人或者相关同行人证明 经公司领导批准 公司可酌情按照50 的 实际票据金额报销 b 参加外部会议 专业技术培训员工报销费用时 除上述 3 项证 明 材料外 还须提供以下证明材料 会议通知 时间 地点 出席人员 内容 目 的 费用标准以及税务部门认可的发票 收据等支付凭证并经公司行政管理部门审 核 同意后 方可报销 员工参加会议费用应纳入公司相关部门的费用计划 c 公司员工参加短期培训学习 应取得部门负责人的批准 并经公司 行政管理部门审核同意后 方可报销 员工短期培训学习费用应纳入公司行政 管 理部门的费用计划 参加外部会议和培训 学习的员工 回到公司后 应先向公 司提交报告和有关会议 学习材料后 方可办理报销手续 具体监管程序见 教 育培训管理规定 d 出差期间发生的招待费报销要求见 招待费管理规定 申请人 差旅费报销单 部门负责人 审批通过 人力资源部做 出差总结归档 财务部 审核无误后冲抵借支或付现 第九条 罚则 1 对于违反上述规定 未及时报销者 延迟一天处以借支金额 0 5 的罚款 该罚款及借支款将从员工工资中扣除 2 员工三个月不报销且没有经公司领导审批的书面说明 从第四个月 起 从工资中抵扣借支 直至借支金额冲抵为零 3 借支长期不报销 伪造及用虚假票据报销 违规批准报销的 公司 将 视情节轻重分别给予警告 通报批评 罚款 降职 解除劳动合同等处分 触 犯 法律的 依法追究法律责任 第六章 记录 附表 1 出发及到达时间折算表 附表 2 国内差旅费报销及补贴标准表 出发及到达时间折算表 时间12 00 前12 00 后 出发 离汉 全天半天 到达 到汉 半天全天 国内差旅费补贴标准 地区类别行政级别住宿费用交通补助 经理级 含 以上60 元 天 A 级城市 京 沪 广 深 经理级 不含 以下 280 元 天 45 元 天 经理级 含 以上50 元 天 B 级城市 省会城市 经理级 不含 以下 220 元 天 35 元 天 经理级 含 以上40 元 天 C 级城市 非省会城市 经理级 不含 以下 160 元 天 25 元 天 一 要求的附表 二