公司印章管理及风险防范.ppt

公司印章管理及风险防范 认知印章 目录 公司印章 印章的法律意义 印章管理的法律法规 印章的使用和管理 以案说事 第一部分认识印章 公司印章是指企业刻制的以文字 图记表明主体身份的公章 专用章 它是企业从事民事活动 行政活动的符号和标记 公司印章主要包括 公司公章 法人章 财务章 以及合同章 发票章以及业务专用章和部门专用章等 第二部分公司印章 第二部分公司印章 一 公司印章的种类 1 法人印章 公司法定名称的印章 2 党群类印章 主要包括党委 纪委 工会 团委等党群组织的印章 3 内部机构印章 主要包括董事会 监事会和公司各职能部门印章和公司本部成立的一些临时或常设机构印章 4 专用印章 指某种业务专用的印章 包括财务 发票 合同 业务章等 5 领导人名章 指只标有领导人姓名的印章 二 印章的使用范围 1 凡属以公司名义对外发文 开具介绍信 报送报表等一律需要加盖公司法人公章 2 凡属部门与公司 部门与部门业务范围内的工作文件等 加盖部门印章 3 凡属经营类的合同 协议等文本 一般使用公司合同专用章或公司法人公章 4 凡属财务会计业务的 用财务专用章 第三部分印章的法律意义 1 确认法律关系的作用 2 证明法律关系主体的作用 3 识别行为主体的作用 4 表明代理权限的作用 第三部分印章的法律意义 一 公司及专用印章的法律效力 1 印章之所以具有证明力 是因为印章的使用可以代替签名 而与印章的质料 大小 形状无关 2 印章之所以被广泛使用 主要是因为使用印章有时具有省事省力之效 3 由于印章极易被伪造 并且印章的名义所有者与实际控制者极易分离 所以 印章的证明力在本质上低于签名的证明力 二 部门印章 1 部门印章是指刻有企业内部职能部门字样的印章 2 企业成立后 其公章 合同专用章及财务专用章必须先经过工商 公安部门批准备案才能刻制 但是部门印章的刻制程序较为简单 根据国务院的有关规定 只要经事业单位的领导批准 就能到公安部门指定处刻制 3 使用部门印章原因 一是企业公章的使用较为严格且申请手续复杂 不便于日常一般业务的使用 而部门印章的简便特点能满足一般的工作需要 二是企业想通过部门印章避免过多地使用企业公章所带来的风险 第三部分印章的法律意义 五 实践中使用印章不当引发纠纷的形式 1 应盖不盖2 盖而不当3 全而无权4 预先盖章5 私盖印章6 盗盖印章7 私刻印章8 借盖印章 第四部分印章管理的法律法规 一 行政法规二 与印章相关的民商事立法三 刑法中相关的罪名 第四部分印章管理的法律法规 一 行政法规 国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定 国发 1999 25号 节选 十四 企业事业单位 社会团体的印章 直径不得大于4 5厘米 中央刊五角星 五角星外刊单位名称 自左而右环行 制发办法由公安部会同有关部门另行制定 十七 印章所刊汉字 应当使用国务院公布的简化字 字体为宋体 二十二 国家行政机关和企业事业单位 社会团体的其他专用印章 包括经济合同章 财务专用章等 在名称 式样上应与单位正式印章有所区别 经本单位领导批准后可以刻制 二十三 印章制发机关应规范和加强印章制发的管理 严格办理程序和审批手续 国家行政机关和企业事业单位 社会团体刻制印章 应到当地公安机关指定的刻章单位刻制 二十四 国家行政机关和企业事业单位 社会团体的印章 如因单位撤销 名称改变或换用新印章而停止使用时 应及时送交印章制发机关封存或销毁 或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理 第四部分印章管理的法律法规 二 与印章相关的民商事立法 1 2 中华人民共和国合同法 的规定 第三十二条当事人采用合同书形式订立合同的 自双方当事人签字或者盖章时合同成立 第三十三条当事人采用信件 数据电文等形式订立合同的 可以在合同成立之前要求签订确认书 签订确认书时合同成立 第三十五条当事人采用合同书形式订立合同的 双方当事人签字或者盖章的地点为合同成立的地点 第三十七条采用合同书形式订立合同 在签字或者盖章之前 当事人一方已经履行主要义务 对方接受的 该合同成立 第四十八条行为人没有代理权 超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同 未经被代理人追认 对被代理人不发生效力 由行为人承担责任 相对人可以催告被代理人在一个月内予以追认 被代理人未作表示的 视为拒绝追认 合同被追认之前 善意相对人有撤销的权利 撤销应当以通知的方式作出 第四十九条行为人没有代理权 超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同 相对人有理由相信行为人有代理权的 该代理行为有效 第五十条法人或者其他组织的法定代表人 负责人超越权限订立的合同 除相对人知道或者应当知道其超越权限的以外 该代表行为有效 第四部分印章管理的法律法规 二 与印章相关的民商事立法 2 2 最高人民法院关于适用 中华人民共和国民事诉讼法 若干问题的意见 法人或者其他组织的工作人员因职务行为或者授权行为发生的诉讼 该法人或其组织为当事人 借用业务介绍信 合同专用章 盖章的空白合同书或者银行帐户的 出借单位和借用人为共同诉讼人 第四部分印章管理的法律法规 三 刑法中相关的罪名 第二百八十条 伪造印章罪 伪造 变造 买卖或者盗窃 抢夺 毁灭国家机关的公文 证件 印章的 处三年以下有期徒刑 拘役 管制或者剥夺政治权利 情节严重的 处三年以上十年以下有期徒刑 伪造公司 企业 事业单位 人民团体的印章的 处三年以下有期徒刑 拘役 管制或者剥夺政治权利 第一百六十七条签订 履行合同失职被骗罪 国有公司 企业 事业单位直接负责的主管人员 在签订 履行合同过程中 因严重不负责任被诈骗 致使国家利益遭受重大损失的 处三年以下有期徒刑或者拘役 致使国家利益遭受特别重大损失的 处三年以上七年以下有期徒刑 第五部分印章的使用和管理 第五部分印章的使用和管理 一 印章的使用范围 1 行政性文件2 业务文件 合同 协议等法律文件3 其它 二 印章管理和使用人的基本职责 1 形式审查2 程序审查3 登记管理4 信息采集5 事件上报 第五部分印章的使用和管理 三 公司印章管理的基础 1 部门岗位职责分工2 流程3 制度4 授权 四 大型企业印章管理工作中的问题 1 作风官僚化2 办事程式化3 责任文件化4 拍板会议化 第六部分 以案说事 案例一总承包商将预制构件承包给分包商进行预制构件生产 签订预制构件分包合同 总包商 分包商 预制场内需要一台门吊 分包商与设备租赁公司商谈好了 设备租赁合同 双方代表都签了字 实际租赁合同关系 分包商 设备租赁公司 第六部分 以案说事 分包商事后找到总承包商要求总承包商在其与设备租赁公司签订的 设备租赁合同 上盖章 理由是 门吊属于特种设备 质量监督局要求 设备租赁合同 必须是工程总承包单位签订 因工期紧张 总承包商未加核实与审查便在合同上加盖印章 设备进场后 分包商发现设备有种种问题不能使用 所以也没有支付租赁费用 分包商工作人员由于缺乏法律意识 也没有及时采取措施收集对自己有利的证据进行抗辩 但合同约定 设备进场后 无论是否使用承租方都需支付30万元租赁费用 设备租赁商运回设备后 多次向分包商催款未果便向法院提起诉讼 第六部分 以案说事 虽然合同是分包商签字 但由于总承包商已盖章 故设备租赁公司将总承包商作为被告向法院起诉 设备租赁公司 总承包商 第六部分 以案说事 总承包商 法院最后判决 总承包商向设备租赁公司支付30万元及相应利息 设备租赁公司 案例一警示 对于没有事实合同关系为基础的合同 禁止加盖公章或合同章 第六部分 以案说事 案例二 2007年4月 武汉 建筑公司将一个住宅工程中的下水道工程分包给个人肖 双方未签订合同 2007年底 上述下水道工程完工 但由于其他工程施工 导致已完成的部分下水道工程遭破坏 需重新施工 2008年 对该部分重新施工的工程 肖 填写了签证单 武汉 建筑公司在签证单的施工单位栏盖上公司的技术资料专用章 肖 将此签证单递交给业主和监理 业主和监理都盖章或签字进行了确认 2009年 肖 向法院起诉建筑公司 要求建筑公司就该部分重新施工的工程支付工程款59万元 第六部分 以案说事 庭审中 肖 向法院提供了相关的签证单 结算书 并提供了一份文件 该份文件称 已收到肖 提交的结算书 并认可结算书上的结算价 该份文件上盖着建筑公司的技术资料专用章 建筑公司辨称 保管技术资料章的人员从未在上述文件上盖章 并认为技术资料专用章只能用于技术资料 不能用于结算 要求法院对所涉的工程造价进行审计 第六部分 以案说事 分析 技术资料章 不是公章 但如果盖技术资料章的行为构成表见代理的 则技术资料章的效力等同于公章 盖技术资料章的文件能对建筑公司产生约束力 表见代理 是指行为人无代理权而以本人的名义为代理行为 但因本人的原因足以使相对人相信行为人有代理权 本人须对行为人的代理行为承担与其授权代理相同的责任 在本案中结算书 签证单上盖建筑公司的技术资料章的人 未必获得建筑公司的内部授权 允许其盖章 但如果肖x履行了重新施工的义务 或者建筑公司从未对肖x重新施工提出异议等 则合同相对人显然有理由相信所盖的技术资料章可以代表公章 盖章之人可以代理建筑公司盖章 法院判决认定 依据表见代理的规则 本案中结算书 签证单上盖建筑公司的技术资料章对建筑公司有约束力 第六部分 以案说事 案例二警示 各种印章 都应进行管理 公司印章应做到专章专用 这种管理 既包括对内的管理 即规定各印章的保管 使用方面的制度 更重要的还要包括对外方面的管理 如在印章上除刻上 专用章外 最好也能同时刻上本章不得用于 再如在与相对人签订合同时 在合同中约定或以书面方式告知对方 公司各种印章的使用范围和效力等 只有内外兼管 才能防范印章超出使用范围仍能约束公司的情况 减少表见代理的发生频率 第六部分 以案说事 案例三 2002年7月30日 中国光大银行某支行 以下简称光大银行 的客户经理张某以银行业务需要为由 向牛某提出借款150万元 因牛某资金不足 牛某向亿度公司借款11万元后 以亿度公司的名义在光大银行开设了一个帐户 存款150万元 开具了一张150万元的转帐支票交给光大银行客户经理张某 张某出具了盖有银行公章的收据 并承诺 我行保证于2002年8月5日退回转帐支票壹份足额给亿度贸易有限公司帐户 金额壹佰伍拾万元或者偿还现金壹佰伍拾万元整 事后 张某仅偿还了17万元 后亿度公司将其债权转让给牛某 并通知了光大银行 牛某向法院起诉 要求光大银行偿还借款133万元 光大银行于2002年12月5日向公安机关报案 称张某借银行名义 虚构银行使用资金的事实 骗取银行150万元 公安机关予以立案侦查 第六部分 以案说事 分析 1 张某的行为构不构成诈骗 2 若张某的行为构成诈骗罪 银行应不应该归还此欠款 第六部分 以案说事 法院判决 张某出具的收条上盖有公章 且公章是真实的 张某的行为系职务行为 张某涉嫌犯罪与本案借款纠纷不是同一法律关系 判决光大银行偿还牛某的借款133万元 案例三警示 职务行为是否构成刑事犯罪 并不影响民事主体 即公司 承担相应的民事责任 第六部分 以案说事 案例四 年 月 日 建设银行上海浦东分行 以下简称建行浦东分行 与上海中益国际贸易发展有限公司 以下简称上海中益公司 签订一份外汇借款合同 约定 由建行浦东分行向上海中益公司提供流动资金贷款 万美元 贷款期限自 年 月 日起至 年 月 日止等 并由中国出口商品基地建设总公司 下称中基公司 出据 不可撤销担保书 以下简称 担保书 当日 建行浦东分行依约将 万美元划入上海中益公司账户 嗣后 上海中益公司除向建行浦东分行支付自借款日至 年 月 日止的利息和 年 月 日支付利息 万美元外 余款拖欠未还 为了追索欠款 建行浦东分行于 年 月 日向上海市高级人民法院提起诉讼 要求上海中益公司偿还全部借款本息 并根据中基公司的 不可撤销担保书 要求中国出口商品基地建设总公司对上述债务承担连带担保责任 第六部分 以案说事 本案中上海中益公司在欠款问题上没有什么争议 但中基公司是否应对此债务承担连带担保责任却不断出现意外 担保书 所载 法定代表人 栏目中书写为 薛某 在 担保人 栏目中加盖有印文为 中国出口商品基地建设总公司 的印章 中基公司却称对本案贷款担保一事毫不知情 建行浦东分行提供的担保书中所盖中基公司的公章系假章 经司法鉴定 担保书 上 薛某 签名不是中基公司法定代表人薛某本人的签字 所盖 中国出口商品基地建设总公司 印文系由 中国出口商品基地建设总公司贸易发展部 以下简称中基公司贸发部 印章遮盖 贸易发展部 进行变造盖印形成的 而中基公司贸发部自 年 月成立后由中益集团承包经营 中益集团董事长张某同时兼任中基公司贸发部总经理 中基公司贸发部的印章自 年至 年一直由中益集团使用 年 月 中基公司与中益集团共同投资申请设立上海中益公司 第六部分 以案说事 建行浦东分行在接受 担保书 时 并不知道中基公司印章是变造的 本案发生争议时 建行浦东分行通过调查取证 获悉中基公司在其他业务活动中多次使用了该公章 在上海浦东新区工商局有关上海中益公司的设立登记材料中 以中基公司名义提交的有关申请设立公司的报告 股东会决议 公司章程等全部文件上 加盖的均是变造的中基公司印章 中基公司称 对设立上海中益公司登记事宜时代办人使用变造的印章不知情 第六部分 以案说事 二审法院判决 最高法院对本案事实进行了大量的查证 经审理认为 原审判令上海中益公司向建行浦东分行偿还 万美元借款及相应利息并无不当 且上海中益公司对该判项未提起上诉 对此本院依法予以维持 经当事人举证和最高法院查证 均不能证明 担保书 中变造的中基公司章系中基公司自己加盖或者授意他人加盖的 不能证明中基公司明知该担保书的存在而不作否认表示 也不能证明中基公司在其他业务活动中使用了该章或者明知他人使用该章而不作否认表示 该 担保书 不成立 中基公司不承担上海中益公司对建行浦东分行 万美元借款本息的担保责任 年 月 最高法院判决 原审判决关于中基公司应承担连带保证责任的判决事实不清 适用法律错误 应予撤销 驳回建行浦东分行要求中基公司承担担保责任的诉讼请求 第六部分 以案说事 中基公司应不应该承担担保责任 一审判决 上海市高院以上海中益公司违约 中基公司在其他的业务活动中亦多次使用了变造公章 担保系其真实意思表示为由 判决 上海中益公司应在判决生效之日起 日内 向建行浦东分行偿还借款本金 万美元及利息 中基公司对上海中益公司上述付款义务承担连带清偿责任 中基公司不服上述民事判决 以对本案贷款担保不是中基公司的真实意思表示 本案中假章多次出现不能说明中基公司对假章是认可为由 向最高人民法院提起上诉 第六部分 以案说事 案例四警示 企业的法定代表人签字的合同代表了企业的意思表示 可以产生合同成立的法律效果 若本案讼争 担保书 系法定代表人薛某签字 中基公司则很有可能因表见代理原则承担连带保证责任 故 公司法定代表人及其相应授权人对于需本人签字的合同 文件等文书应高度谨慎 否则会对公司代理巨大经营风险 第六部分 以案说事 案例五 2005年9月26日 普康公司与春天公司 建安公司签订 债权债务转移协议书 约定 建安公司受让春天公司位于武汉市xx房地产项目 该项目转让价格为7500万元 而春天公司因欠普康公司款项计人民币800万元 故春天公司 建安公司同意将建安公司应向春天公司支付的转让款中的800万元 作为债权由春天公司转移给普康公司 还约定建安公司在2005年12月31日之前向普康公司偿还800万元 后来 由于种种原因 普康公司将数张留有自己公司公章的落印空白纸张交由春天公司使用 春天公司原法定代表人朱某在上述落印空白纸张上制作 承诺函 一封 内容为 春天公司 鉴于建安公司 贵公司及我公司于2005年9月26日签署 债权债务转移协议书 就此 普康公司承诺如下 一旦建安公司对上述三方协议提出异议 我公司将随时无条件放弃该协议之债权债务 第六部分 以案说事 建安公司未在约定的日期内向普康公司支付800万元 普康公司后向法院起诉 第六部分 以案说事 法院认定 本案中 各方争议的焦点是春天公司在普康公司留存的落印空白纸张上以普康公司名义作出的 承诺函 的内容是否合法有效的问题 普康公司虽然对 承诺函 的内容不予认可 但是对于其将留有公司印章的空白纸张交由春天公司使用的事实并无异议 普康公司在未对使用用途和范围进行明确授权的情况下 将该公司的落印空白纸张交由春天公司使用的行为 是普康公司的完全授权行为