合同管理规定

合同管理规定合同管理规定 一 一 目的目的 为规范合同的管理 防范与控制合同风险 有效维护公司的合法权益 制定本规定 二 二 适用范围适用范围 1 本规定适用于集团 各产业集团 事业部对外签订 履行的建立民事权利义务关系的各 类合同等 包括但不限于买卖合同 借款合同 租赁合同 加工承揽合同 运输合同 资产转让合同 仓储合同 服务合同 2 本规定所指合同均采用书面形式 有关修改合同的文书 图表 附件及补充协议等均视 为合同的有效组成部分 3 本规定所指合同包括公司业务合同及非业务合同 业务合同泛指公司因业务经营的需要 与客户签订的各类劳务派遣 业务流程外包或委托招聘等各类合同 非业务合同泛指公 司为保障业务顺利开展及经营管理有序实施 与对方所签订的包括租赁 买卖 运输仓 管等非公司经营业务类合同 4 本规定所称之合同不包括公司各类劳动及劳务合同 劳动及劳务合同之管理 参见集团 人事管理相关规定 三 职责三 职责 1 集团总裁 各分管副总裁 事业部总经理负责公司各类合同的最终审批 2 集团及各产业集团的职能部门负责各类合同的管理工作 具体为 1 集团各职能部门及产业集团各事业部的业务部门负责各类合同的谈判及签订 并负责对 合同的商务条款 如合同标的数量 质量 价款 履行方式 进行审核 2 法务负责对各类合同的合法性 可行性审查 并负责各类合同纠纷的处理 3 集团财务部对各类合同的财务风险进行审查 4 集团人事部负责各类合同原件的归档及管理 5 集团审计部负责本规定的监督执行 四 合同的签订四 合同的签订 1 1 合同的主体 合同的主体 1 订立合同的主体必须是集团及所属公司中具有法人资格 能独立承担民事责任的组织 其他部门 机构 分公司等未经允许不得擅自签订合同 2 订立合同前 应当对对方当事人的主体资格 资信能力 履约能力进行调查 不得与 不能独立承担民事责任的组织签订合同 也不得与法人单位签订与该单位履约能力明 显不相符的合同 2 2 合同的形式 合同的形式 1 订立合同 除即时履行的简单小额 500 元以下 交易外 必须采用书面形式 2 书面形式 是指合同书 补充协议 公文信件 除情况紧急或条件限制外 必须采用 正式的合同书形式订立合同 3 非业务合同由各级经办人与合同相对方协商拟稿 必要时请法务协助 合同内容包括标的 指货物 服务 工程项目等 数量和质量 价款或酬金 履行的 期限 地点和方式 违约责任等主要条款 4 业务合同一般根据公司发布的格式样本签订 客户有特殊要求或客户坚持提供合同合作 文本的 由相关部门负责人报请各事业部总经理批准后 再进入合同签订流程 5 公司对相对固定的业务及非业务合同由法务整理后 形成标准文本发布在网络共享平台 上 合同签订相关部门可参照标准文本由经办人按实际要求填写 3 3 合同的内容 合同的内容 1 当事人的名称 住所 落款 公章与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称 住所应保持一致 2 合同标的 合同标的应具有唯一性 确定性 合同内应约定详细的服务内容及要求 对 合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件 3 数量 合同应约定标的物的数量 无法约定确切数量的应约定数量的确定方式 如实际 发生数 现场确认单 传真 电子邮件等 4 质量 有国家标准 部门行业标准或企业标准的 应约定所采用标准的代号 可以用指 标描述的产品应约定主要指标要求 5 价款或报酬 价款或者报酬应在合同中明确 采用折扣形式的应约定实际价款 价款的 支付方式如转帐支票 汇票 现金等应予以明确 价款或报酬的支付期限应约定确切日 期或约定在一定条件成就后多长期限内支付 4 4 合同的合同的签订签订审批流程审批流程 1 签订合同前 合同经办人应按照本制度第四条第一款对对方当事人的有关情况进行审查 并复印对方当事人的法人营业执照及相关资质证件留存 2 合同经办人按照第四条第二款及第三款确定合同文本后 应填写合同审核流转单且将合 同文本附后一并交法务审核 3 法务根据法律要求及潜在风险对合同进行初审并签署意见 然后由经办人转至集团财务 部 由财务部负责人签署审核意见 4 合同经财务部负责人签署意见后由经办人转至各事业部总经理 各事业部总经理须对法 务及财务的意见进行回复 如同意则签署 同意签订 并继续流转至各分管副总裁审 核 否决则退回至经办人修改相关问题条款 5 各分管副总裁根据业务需求及风险防控需要对合同文本进行审核并签署意见 同意则签 署 同意签订 否决则退回至经办人修改相关问题条款 6 各分管副总裁同意签订后应由法务进行终审 法务认为存在巨大法律风险 有必要由集 团总裁签署意见的合同 最终须由集团总裁同意后交由总经办盖章 总裁否决的 退回 至经办人修改相关问题条款 7 采用公司标准文本的业务合同经法务审核并经事业部总经理同意签订后可直接交由总裁 办申请盖章 8 各审批人的审核意见签署在合同流转单上 作为各部门审核流转的依据 随合同文本一 并保存 9 若双方协商变更 解除合同 合同经办人应按正常合同审批流程办理协议签订手续 签 订的协议作为原合同的附件由相关人员进行管理 10 公司合同一般加盖合同专用章 如客户有特殊要求 如要求加盖公章 法定代表人章 等 合同经办人需在合同审批单中注明 合同经办人应在需要盖章处用铅笔或标签做 出标记 11 签订合同部门应在业务合同经总裁办盖章后一个月内将合同返回 否则视为该部门事 业部总经理出现工作失误 并纳入其绩效考核 12 各合同审批人的审批时限为两个工作日 如遇特殊情况 合同经办人可报事业部总经 理或产业集团总裁与相关审批人协调适当缩短审批时限 13 合同有电子版的 提交法务审核时必须先提交电子版 法务审核时应保留修改痕迹 审核完成后发至合同经办人处 由合同签订部门保存 五 合同的日常管理五 合同的日常管理 1 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证 有关人员应严 守合同秘密并及时进行归档 2 公司实行二级合同管理 集团人事部全面负责公司合同的管理 集团财务部及各事业部 负责自己部门的合同管理 3 各相关人员应妥善保管与合同有关的资料 包括与有关的文书 图表 传真件以及流转 单等 不得随意处置 销毁 遗失 4 合同由双方盖章后 原件由合同签订部门人员返回总裁办 业务部门应复印一份随同业 务资料一并保管 总裁办应将合同原件交由集团人事部保存备查 并扫描一份交财务部 5 集团总裁办收到合同文本原件后 予以编号后汇编连同合同审批流转单副栏一并存档 6 各部门如需借用合同原件 经办人员应填写 合同借用申请单 交由部门主管业务经 理及事业部总经理签字后至集团人事部办理借用手续 借用部门须自借用之日起 7 日内返 还合同原件 如有特殊事由 向集团人事部作书面说明后可适当延长借用时间 7 合同经办人员与公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同 名片 委托书移交完毕 经集团人力资源部和事业部有关部门确认后方可办理离职手续 8 有关合同订立 变更 解除等事宜使用印章 须遵照公司有关印章管理办法规定 9 集团人事部及各业务部门应根据合同的业务类型 是否过期分别将合同原件和复印件整 理归档并建立台账 10 为保证每个客户 每个项目必须与客户签订合同 各业务部门应每月定期查看合同台 账 对于即将到期的合同 业务人员应至少在到期前 15 日与客户商谈并进行合同续签事 宜 集团人事部每月应根据合同台账提醒各业务部门签订近一个月应续签的合同 六 考核与奖惩六 考核与奖惩 1 全体员工应严格遵守本制度 有效订立 履行合同 切实维护公司的整体利益 2 对在合同签订 履行过程中发现重大问题 积极采取补救措施 使本公司避免重大经济 损失以及在经济纠纷处理过程中 避免或挽回重大经济损失的 按照员工手册规定予以 奖励 3 出现下列情况之一 给公司造成损失的 公司将依法向责任人员追偿 1 未经授权批准或超越职权签订合同 2 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同 授权委托书 3 应当签订书面合同而未签订书面合同 4 因工作过失致使公司被诈骗 5 公司履行合同未经对方当事人确认 6 遗失有关合同的重要资料 7 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻 从而贻误时机的 8