当前工程档案管理工作现状及对策分析

当前工程档案管理工作现状及对策分析当前工程档案管理工作现状及对策分析 摘要 摘要 本文从工程档案重要性入手对当前工程档案管理工作的现状和管理对策进行分析 并总结了这两方面的内容 详细阐述了档案管理制度不完善 对档案管理工作不够重视 缺乏懂工程技术和档案管理的全能人才的工作现状 以及一些对策措施 关键词 公路工程 档案管理 管理对策关键词 公路工程 档案管理 管理对策 道路工程的档案管理是道路管理工作的基础 具有一定专业性 道路工程档案管理工 作伴随着公路发展 并贯穿整个发展阶段 从工程设立到建设 再到竣工后的管理 当前 道路工程档案在工程建设中占有非常重要的位置 是道路工程的整体反映 现阶段道路工 程飞速发展 也暴露出一些问题 相关人员应及时采取合理的措施 保证档案信息的准确 性 与完整 性 工程项目相当于一个类型的信息资源库 不仅仅是项目建设的真实反映和描述 还是 项目建设发展的重要基础以及借鉴资料 也可以作为建设单位维权的凭证或者依据 一 加强项目档案管理是工程创优的必备条件 项目建设档案工作是项目工程建设 的重要组成部分 无论是创建优质工程奖 亦或是项目建设验收 都迫切需要档案的支撑 工程上 在竣工验收阶段 原则上要把工程全部档案资料作为验收工程质量的重要子项 项目档案验收不合格 全盘否定该项目总体验收计划 二 要提高项目建设的管理水平 必须加强对项目档案的管理 档案资料是最原始 真实全面的 是工程的建设过程 结果以及竣工后各项建设的重要参考资料 从这些资料 中可以总结经验提高水平 完善从设计到运行的每一个环节 各级领导必须要高度重视建 设项目档案工作 加强对建设项目档案工作的组织领导 定期召开建设项目档案工作会议 加强建设项目档案管理制度建设 三 企业要想持续发展就必须做好档案的管理工作 如天津市的解放桥由法国一家 桥梁公司承建 至今已有八十多年历史 桥体出现故障 需要维修 找遍了市档案馆的档 案 无法找到桥相关的档案 却在法国的这家桥梁公司找到了设计图纸等大量资料 省下 许多人力和财力 以上例子证明了项目建设档案管理的重要作用和地位以及管理人员所要 履行的管理责任的重大 四 加强项目建设档案管理作为战略选择 现代企业产权权责明确 政企分开 管 理科学 企业档案不仅是产权划分的依据 科学管理的基础 而且还可以作为企业维权的 一项依据 在生产建设中 档案应用在各方面 系统的档案是科学决策的重要依据 能够 使决策者制定出的工作方案切实可行 减少人力物力的浪费 一 当前工程档案管理工作的现状一 当前工程档案管理工作的现状 道路工程在建设中 不断产生新的工程档案 基本特点有 建设项目多 工期长 投 资大 并具有一定专业性 所以道路工程的第三杆管理工作存在很多困难 进而影响工程 建设 具体体现在以下几个方面 一 对档案管理没有正确认识 对档案管理工作不够重视 我国城市不断发展 道路建 设也日益繁荣 所以人们关注的焦点集中在道路工程的建设方面 重视工程的进度和质量 对档案信息却不够重视 在我国 很多建设工程都将大部分精力放在实体工程质量 工程 进度和核心工程方面 常常在工程竣工前 才想起档案信息 于是紧急调集人员对档案信 息进行管理和补齐 但是这种方法 常常造成档案信息不准确和错误 在工程建设期间 轻视档案只重视工程 档案归档不及时 二 档案人员素质需要进一步提高 当前道路施工单位的档案信息通常有现场作业人员 进行管理 但是这些人员技术性较差 业务水平和管理水平不高 导致档案信息管理工作 的效率不高 并且不够规范 虽然一些单位专门配备了档案管理人员 进行档案管理工作 这些人员只拥有较丰富的档案管理知识 却不够了解道路工程建设 整理出的档案信息与 实际应用不符 很多项目管理人员没有达到规范要求 主动完成工作 思路不开阔以至于 归档资料不全 施工队伍流动性大 使档案管理工作脱节 部门间缺乏必要的沟通 具体 工作没有落实到具体人员 三 加强探索实践以实现 文化上同心跨越 的目标 工程参建单位文化管理理念存在差 异 工作标准不统一 给档案的规范管理带来一定的影响 因此加强探索与实践非常关键 四 档案管理制度不完善 道路建设单位和施工单位 没有给与档案管理足够多的重视 虽有建立了一些档案管 理制度 但是不够完善 无法保证档案管理工作能够正常开展 1 道路工程建设时间长 人员经常调动 人员交接时 档案信息交接不到位 导致档案信息遗失 最后要依靠相关 记录进行寻找 造成档案管理工作的一些损失 这种情况在道路建设中很常见 所以相关 单位应建立完善的档案管理制度 二 管理工作现状的对策分析二 管理工作现状的对策分析 项目建设档案作为一种历史记录是工程管理的重要组部分 一 领导重视是关键 只有重视才会做好项目档案管理工作 因此 从监与管两方 面入手 企业要将档案工作作为工作计划摆上重要议事日程并列入工程条款 用法律来约 束 保证工作人员积极工作 深入现场收集所需资料的积极性 二 建立管理体系 完善管理制度 为了提高道路工程的档案管理工作 应建立一个切实有效的管理体系 并完善其管理 制度 确保档案工作能始终作用于施工管理的整个过程 一些道路建设企业 可以将档案 信息当作自身检测和管理的标准 档案信息的准确也为政府的日常检查提供一些方便 与 施工和建立单位的经济效益直接相关 还可以当作工作奖罚的重要方面 相关单位通过管 理体系的建立管理制度 保证档案管理工作的顺利开展 2 三 创造管理氛围 重视管理工作 制度建设是保证 道路工程可以根据档案信息的相关内容 进行维修和养护 在日常 使用中 为道路工程建设提供真实 可靠的依据 有效减少工程中的人力和财力消耗 在 道路工程建设和长远规划中具有重要的意义 所以 相关单位要做好工程档案的管理工作 要提高广大工程建设者对档案工作的重视 为这些人员提供一个适合档案管理的工作氛围 使档案管理的重要性能够深入人心 要从日常工作中抓起 在项目设立时 就要给档案工 作提出具体要求 在工程实施中 进行档案知识和业务培训 调动人员的积极性 使各个 部门都将档案工作放在首要位置 建立一整套严格科学可行的档案管理制度 从领导 分 工 奖惩等方面作出明确规定 对档案文件在各阶段的任务提出具体要求 在建设初期就 要向各单位发放文件管理规则规范以及制度说明 为保证档案的及时移交与财务结算 严 格按照制度执行签字手续 四 业务素质是基础 面对新要求 档案人员要有先进工作作风 自觉学习相关知 识和政策 保持完善细节 履行职责 保证效率的思想 既要善于沟通 积极主动地参加 到工程建设各项工作中来 又要按照要求把好质量关 做好应对各种问题的工作 对于档 案材料的收集整理工作要做到慎 全 严 细 同时还要完善档案人员与企业员工的档案网络体系 把档案作为一种资产 通过健全 的网络体系保证能够收集到完整全面的资料 四 提升档案管理水平的方法 项目建设工程参建单位多 工期长 档案数量多 时间不均衡 加强档案管理需要做 好以下方面 一 保证档案管理工作与工程建设相一致 按照要求狠抓管理 做到项目的立项与 相应的档案 建设的进度以及检查和竣工验收工作相一致 把档案管理工作作为贯穿全程 的任务 加强对档案的收集整理 保证工程档案完整准确 把档案工作作为特殊的项目工 程 做到先期入档 与工程建设同步进行直至结束 达到很好的控制 二 提高要求 加强档案过程控制 1 审批工程建设严格化 工程建设中的审批文件作为项目建设的重要合法依据 所以 各部门要分健全制度 规范要求完善计划 落实材料收集的各项条款 2 工程施工严格化 管理人员要严格按照制度的标准加强对各单位在各阶段的材料工 作的监督审查 从初期到工程结束都要按标准仔细落实 做好在业主单位的设计施工与协 调监理的配合工作 在全体参建人员参与下完善收集的资料档案 注意在施工以及竣工验 收阶段遵循规律统筹安排规划 严把材料质量关 及时发现文件的问题并解决 跟踪建档 保证按照标准进行 用规范的管理确保竣工档案的高质量高水平和档案的真实准确性 管 理人员要主动学习 跟踪管理每一个阶段的资料 提高效率 优化每一步工作 做到精细 3 竣工验收严格化 保证工程与档案同步严格验收 总结完成档案收集 加强检查整 理工作 发现问题及时整改 降低损失 首先 档案部门必须参加竣工验收 审阅工程档 案是竣工验收的法定内容 档案部门参加竣工验收 是保证工程档案资料质量的关键 档 案部门在工程档案验收工作中 要把工作的重点放在档案初验阶段中发现的问题 要求相 关部门及时解决 在掌握验收标准上 要坚持高标准 严要求 不马虎迁就 以确保项目 档案的质量 其次 强化对重点档案的收集 项目档案验时抽查重点为项目前期管理性文 件 竣工文件 隐蔽工程文件 质检文件 重要合同 协议等 项目建设单位一定要把项 目文件的收集 整理和归档纳入合同管理 采取有力控制措施 明确要求各有关单位 及 时收集项目建设有关文件材料 根据项目档案验收的工作实践 一些重要的声像材料 如 项目开 竣工仪式照片 录音 像 带等也是收集的难点 另外 竣工图章的签署也是不 容忽视的 在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的 没有经过任何改变 所 以有的单位就把施工图作为竣工图保存 但必须要加盖完备签署竣工图章 否则施工图就 不能作为竣工图来保存 4 归档规范化 保证电子信息真实有效 数字化技术对于档案的收集整理十分重要 所以 在各单位规范纸质文档的同时要确保电子文档及时归档 保证档案的方便有效使用 信息的发展提供了更多的管理技术与课题 实现现代化信息管理的要求 完善信息档案体 系 把档案的软件管理与各项网络传输等到工作与实际相结合 有序规范地完成电子档案 的收集与整理 加强信息的分享与沟通 总之 档案是不可再生的宝贵资源 一份完整有 效的档案不仅仅是一个工程的体现 更是特殊的信息资源 对于企业实现目标至关重要 作为档案管理者必须转变思想 提高意识 顺应时代发展 向现代化信息化转变 档案需要管理 更是为了利用 开发利用好档案资源 有助于企业培养精英人才 建 精品工程 实现更好发展 各部门要齐心协力为企业的发展壮大提供有效服务 结束语 结束语 通过上文对工程档案管理工作现状和对策的分析 可以得出道路工程档案在工程建设 中具有重要意义 直接关系到道路施工的进度和质量 相关人员可以通