外事礼仪接待的基本流程

外事礼仪接待的基本流程外事礼仪接待的基本流程 外事礼仪主要是指我们在涉外交往中所应遵守的国际惯例与交际规 则 外事礼仪接待的基本流程 我们来看看 特别应予指出的是 公民参与涉外交往时应高度重视自己所留给外 方人士的第一印象 因为第一印象的好坏直接与我方人员的形象相 关 而且其一旦形成便往往难于改变 一 维护形象 在涉外活动中 我国公民要注意维护自身形象 其中 尤其要注意 下列两点 1 国家形象对于外事人员而言 维护自己伟大祖国的形象 在任何 时间 任何地点 任何情况下 都是第一位的 最基本的要求 那 么怎么才是真正的维护国家形象呢 这主要体现在三个方面 即热爱 祖国 热爱人民 拥护政府 2 个人形象公民在涉外活动中维护形象 首先要从维护好其自身形 象着手 要做到仪表堂堂 落落大方 在涉外场合 公民必要注意 修饰仪表 检点举止 使自己形象上乘 风度翩翩 无愧于炎黄子 孙的称号 二 不卑不亢 不卑不亢 是外事礼仪的一项基本原则 它要求每一个参与外事活 动时 都必须意识到 自己在他国人民眼里 是代表自己国家 自 己的民族 自己的单位 要做到从容得体 堂堂正正 不应该畏惧 自卑 低三下四 也不要自大狂傲 放肆嚣张 三 热情有度 待人热情不仅意味着自己对待交往对象具有诚意 也能体现对对方 充满了友好 关怀与热诚 但是 作为外事人员对人热情相待 必 须有一个 度 注意 热情有度 四 尊重隐私 尊重隐私 实际是上述 热情有度 的顺理成章的推论 所谓尊重 隐私 主要是提倡在国际交往中主动尊重每一位交往对象的个人隐 私 不询问其个人秘密 不打探其不愿公开的私人事宜 目前 在 国际社会里 尊重隐私与否 已被公认为一个人在待人接物方面有 无个人教养的基本标志 在涉外交往中 尊重隐私实际上具体表现 为人们在交谈中的下述 八不问 1 不问收入支出 2 不问年龄大小 3 不问恋爱婚姻 4 不问身体健康 5 不问家庭住址 6 不问个人经历 7 不问信仰政见 8 不问所忙何事 五 守信约定 在国际社会里 人们十分重视交往对象的信誉 讲究 言必信 行 必果 1 慎重许诺 在涉外交往中 基层公务员对外方人士所作出的所有 正式承诺必须量力而行 慎之又慎 切勿信口开河 草率许诺 也 不要使承诺大而化之 模棱两可 2 严守约定 在国际社会中 信用就是形象 信用就是生命 既然 中国人历来说话都是算数的 那么基层公务员在涉外交往中就 一定要努力恪守约定 兑现承诺 如约而行 六 尊卑有序 在外事交往中 依照国际惯例 将多人进行并排排列是 最基本的 规则是右高左低 即以右为上 以左为下 以右为尊 以左为卑 换 言之 在进行并排站立 行走或者就座时 为了表示礼貌 主人理 应主动居左 而客人居右 男士应当主动居左 而请女士居右 晚辈 应当主动居左 而请长辈具右 未婚者主动居左 而已婚者居右 职 位 身份较低者主动居左 请职位 身份较高者居右 七 女士优先 女士优先 是国际社会尤其是西方国家里所通行的交际惯例之一 在社交场合 女士优先 主要应在下列方面得以表现 1 尊重妇女 与妇女交谈时 一律要使用尊称 涉及具体内容时 谈话亦不应令在场的妇女难堪 排定礼仪序列时 应将妇女列在男 子之前 2 照顾妇女 在一切社交活动中 男子均应细心地照顾妇女 就座 时 应请其选择上座 用餐时 应优先考虑其口味 3 关心妇女 外 出之际 男子要为女士携带重物 出入房间时 男子要为女士开门 关门 在女士面前 任何时候都不允许男子吸烟 4 保护妇女 在 一切艰难 危险的条件下 男子均应竭尽其全力保护妇女 通过危 险路段时 男子应走在前列 在马路上行走时 男子则应行走于外 侧 任何危险之事 男子均应主动承担 外事接待礼仪流程 迎 送 在涉外活动中 到机场 车站迎接或送行客人 也是一种礼节 迎 接时 须在飞机或火车抵达之前迎候 外宾出机场或车站时 应按 照身份高低站成一列 经礼宾工作人员介绍 主动与外宾握手问候 表示欢迎 为外宾送行时 应在外宾登机或上车之前到达机场或车站 按照身 份高低排成一列与外宾握手告别 并表示良好祝愿 在机场送行时 一般说 祝你一路平安 不说一路顺风 欢迎再来 等祝愿 话 在车站 站台 送行时 要等到火车开动后挥手告别 直至走远时 方可离去 陪 同 陪同作为一种礼遇 一要按照 对等原则 对外交往有两个原则 另一个是 国际惯例原则 视外宾的职务 身份而定陪同人员 二要 依据 谁迎送谁陪同 的要求 确定专人陪同外宾的全程活 动 不应频繁调换陪同人员 在陪同外宾活动时 应该注意乘车 轿车或出租车 时的规矩 即上 车时要请外宾从后面的右车门上车 主人从后面的左车门上车 这 样一是外宾上下车方便 距离目的地最近 二是为了外宾安全 如 果外宾先上了车 并坐到了主人的位置上 可不必让外宾调换位置 会 见 会见是外事礼仪中比较重要的一个内容 它是指有身份 有地位或 上级领导 如市长 出面给来宾的一种礼遇 安排会见 要注意三点 事项 一是 要按照来访外宾的身份 地位和内容来确定由什么样的人出 面会见 一定不要过多 过滥 不可 小题大做 也不应 降格以 求 二是 要事先确定好会见的时间 地点和参加人员 在时间上 一定要比外宾先到 做好事先的有关事宜 当客人到达 时 参加会见的人员要按身份或职务站立一排 一一同客人握手致 意 表示欢迎 在地点上 要讲究环境和气氛 会见场所要宽敞 明亮 整洁而有 特色 桌子 或茶几 上应摆放鲜花 甚至可摆放国旗 对官方人员 在参加人员上 要遵循对等原则 这里的对等指人员的身份 职务 专业的对等 也指外方与我方人数上的对等 外宾6人以下的 我 方参加人员对等 6人以上的 我方人员可少于对方 会见时 可以上茶水 饮料或水果 三是 赠送纪念品 会见时 外国人特别是日本 韩国等有赠送礼 品或纪念品的习惯 以表示对会见人的答谢 所以我方也要做好事 先准备 否则将处于被动 赠送或回赠礼品时 要在会见完毕 客 人即将离开时 由主要会见人即身份或职务最高的人来赠送 会见结束后 宾主应合影留念 工作会谈 工作会谈或业务洽谈 应掌握以下两点 其一 必须事先准备好 会谈提纲 或 洽谈要点 会谈时要提 纲挈领 言简意赅 会谈时间一般不超过一个小时 业务洽谈时间一 般掌握在一个半小时 如果没谈完 可临时休会 切忌没完没了 费话连篇 使人感到厌烦 其二 会谈时要以主谈人为主 决不可不分主次 随便插话 七嘴 八舌 海阔天空 如果问到谁时 可以讲 参观 旅游 安排好外宾来访时的参观 观光 旅游活动 是涉外工作中最常见 的一种礼仪 最重要的是 要根据外宾的情况 如代表团的性质 来 访内容 人员层次等 选择好参观的项目或内容 外宾确实感趣 安排好参观的路线和时间 在选择参观项目时 应该考虑到 1 能与代表团业务或来访内容相一致 相配合 2 安排最能体现本地经济 产业 实力或特色 最有典型意义的企 事业单位 如经济技术开发区等 3 根据来访者的职业 兴趣 爱好与愿望 安排相应的参观单位 如教育工作者应安排参观学校 科学家可安排参观科研单位等 4 对于某些女性外宾 可安排到社会福利 文化艺术 妇幼保健等 单位参观 签字仪式 在双方签署重要的协议 协定 议定以及联合公报 联合声明或重 要合作项目合同书等时 往往要举行签字仪式 由双方代表分别签 字 然后交换文本 参加签字仪式的人员 可包括双方参加谈判的 人员及其它必要的人员 为了表示对所签协议 合同等的重视 往 往还请更高身份或更多的人员出席 在签字仪式前要做好准备工作 特别是所签文本必须在仪式前准备 妥当 包括文本的定稿 翻译 印刷 校对 装订 盖章等 都要 确保无误 同时还要准备好签字时用的国旗 文具 签字笔