大区经理及省级主管财务工作手册(04[1].01.30)

省级代表及大区经理财务工作手册 试行 省级代表及大区经理财务工作手册 试行 2004 01 30 修订修订 为了加强公司财务管理 规范各地财务行为 根据公司具体情况 特制订为了加强公司财务管理 规范各地财务行为 根据公司具体情况 特制订 本工作手册 本工作手册 一 一 驻外代表财务工作职责 驻外代表财务工作职责 1 接受总公司委托负责各地的财务管理 作为公司利益在各地代理人 2 以不断提高公司经济效益为目标 3 严格执行财务制度 认真做好各项会计帐目 对当地货币资金安全负责 4 执行费用预申报制度 认真审核费用的合理性 控制成本 增收节支 5 认真管理固定资产 定期检查实物并与帐目核对 保证帐实相符 对日常损坏的要 及时修理 重大损失要及时报总公司处理 6 廉洁奉公 不谋私利 保护公司财产 为公司管理献计献策 二 二 帐簿设置 帐簿设置 1 现金日记帐 格式内容如下 日期 摘要 借方金额 贷方金额 余额 借方登 记 现金增加额 如收到总部汇入的费用预算款 收到的存款利 息 贷方登记现金减少额 借方余额为库存现金数 各地代表在当地开立农 业银行金穗卡并在总部备案 用来接收总部汇入的费用预算款 专卡专用 不得公 私混用 2 固定资产台帐 格式如下 购买日期 品名 规格 数量 单价 合计 备注 3 押金台帐 记录支付的各项押金 如 租房押金 电话押金 饮用水水桶押金等 格式内容 日期 摘要 收款单位名称 金额 备注 4 有条件的地区可根据核算需要设置其他辅助帐 如费用明细帐 收入帐等 5 各项帐簿的登记应及时准确 做到日清月结 帐实相符 6 帐簿的登记及报销单据的填写应使用签字笔或钢笔 三 三 各地费用 各地费用 1 广告宣传费 广告宣传费包括在媒体发布的广告 软性宣传文章 群发费等 广告宣传费原 则上由公司总部直接汇入广告公司 各地将广告费发票和收集齐的报样一起一起寄回 公司将广告费计入各地费用 由各地负责收集的广告报样必须完整 要有发行日期 及媒体名称 2 测试卡 业务测试用电话卡 充值卡须注明用途及经手人 3 办公费 包括购买办公用品 打字复印 印名片 购饮用水等 购买的办公用品必须列 出物品清单 注明物品名称 数量 单价 尽量做到少花钱多办事 提倡节约 饮 用水若为月结 须注明费用所属期间 4 通讯费 包括座机电话费 IP 卡费 手机电话费 传真费 宽带使用费 长途电话应使 用 IP 通话尽量简明扼要 座机电话费 IP 卡费 宽带使用费要注明费用所属期 间 若有多部电话 要注明电话号码 首席代表的手机通讯费暂按最高 300 元 月标准执行 每月凭话费发票报销 300 元以内实报 300 元以上按 300 元报销 大区经理的手机通讯费暂按最高 400 元 月标准执行 每月凭话费发票报销 400 元以内实报 400 元以上按 400 元报销 市场部抽查电话不合格的 当月电话费不予报销 具体规定详见市场部文件 5 市内交通费 包括首席代表及当地其他人员的交通费 交通费发票必须注明日期 起止地点 事由 交通费发票月末应汇总写一张说明 分别注明发票金额 实报金额 各地交通费月报销额度暂按如下标准执行 一级城市 北京 上海 广州 重庆 江苏 浙江 湖北 300 元以内实 报 超过部分 200 元以内报 70 二级城市 200 元以内实报 超过部分 200 元以内报 70 同时设代表和副代表的地区 市内交通费报销按一级城市交通费报销标准执行 市场人员超过超过两人的 每增加一人 交通费实报金额增加 50 元 特别说明 总部审核报销月交通费 以发票为准 填写 费用支出结算表 中 交通费 时 备注栏填实际发生额 申请报销额栏填应报销金额 6 差旅费 出差人员应于出行前做好周密准备工作 并于出行后注意提高工作效率 出差 人员的住宿费标准为不超过 150 元 天 大区经理出差的住宿费标准为不超过 200 元 天 凭发票报销 报销的每一次差旅费应列出明细 包括 出差地点 出差人 员 起止时间 往返车票费 出差地点市内交通费发票须写明日期 起止地点 事 由 住宿费 出差补助等 如车票上未印刷起止地点及乘车日期的 请在车票上 注明实际起止地点及日期 在出差地发生的业务招待餐费 礼品费不在差旅费项下 核算 应计入公关业务招待费 出差补助 40 元 天 天数 回程车票日期 启程车 票日期 1 出差乘坐交通工具的标准 从出发地点至出差目的地 或从出差地返回 乘坐特快火车 最快的火 车 需 24 小时以上才能到达的 可乘坐飞机 需 8 小时以上到达的 可乘坐火车硬卧 其他出差 应乘坐火车硬座或长途汽车 特别说明 如有特殊原因需超标准乘坐交通工具的 包括折扣机票与同程火车票价相 差不多的情况 要提前上报总部 得到总部批准后方可执行 月末报销差旅费需详细填写月末报销差旅费需详细填写 差旅费报销明细表差旅费报销明细表 7 公关业务招待费 含礼品费 各地区业务招待费包括招待餐费 礼品费 礼品必须列明具体物品名称 招待 费 礼品向所属大区经理提出申请 申请内容包括 时间 费用所属项目 招待单 位 所属部门 招待人员 多人须列明 洽谈事宜 预计费用 大区经理初审后 报总部市场部复审 月末 申请报销的每一笔招待费和礼品费 含出差期间在出差 地发生的招待费 礼品费 无论金额大小 必须按以下内容列出明细 时间 费 用所属项目 招待单位 所属部门 招待人员 若宴请多人 须分别列明 洽 谈事宜 金额 总部审核无误后方能按规定给予报销 公关招待费实际报销时 必 须填写 公关招待费月实际支出明细表 各地公关招待费 广告费 市场活动预算和日常费用预算以及测试费和退费各地公关招待费 广告费 市场活动预算和日常费用预算以及测试费和退费 预算请直接报到相关大区经理处 由大区经理初审后直接报到总部市场部 公关招预算请直接报到相关大区经理处 由大区经理初审后直接报到总部市场部 公关招 待费 广告费 市场活动预算 待费 广告费 市场活动预算 财务部 日常费用预算 财务部 日常费用预算 客服部 测试费 测试 客服部 测试费 测试 手机 退费预算 审批 手机 退费预算 审批 8 运费 EMS 费 包括邮寄费 速递费 运费 提货费 9 房租 房租必须注明所属期间 即某年某日至某年某日 支付房租时必须由房主亲笔 签收 开具发票 收据或写收条 收条请用钢笔或签字笔书写 各地签订的租房协 议原件必须交总部财务部存档 10 水电 物业杂费 包括水电费 卫生费 物业管理费等 购买的饮用纯水在办公费用中填列 不 在此核算 11 退信息费 记录退还多收客户的信息费 退还信息费要列清手机号码 退信息费所发生 的邮局或银行汇款手续费应在财务费中核算 12 财务费 包括汇款发生的手续费及存款利息 发生的存款利息以 数添列 用以 冲减各地费用及增加对总部的应付款 13 其他 用来登记以上项目以外的支出 如市场推广活动支出等 请在备注栏列明具 体支出名称 四 四 固定资产 低值易耗品的请购及管理固定资产 低值易耗品的请购及管理 1 固定资产 低值易耗品请购 各地因业务需要 申请添置购买固定资产和低值易耗品 包括办公设备 通 讯测试用手机 家具等等 必须要先向总部以书面形式或邮件形式上报 说明购 买原因 并写明欲购物品名称 品牌型号 详细配置及单价 总部批准后 方可 在批准的价格范围内购买 对于未经审批而自行购买的固定资产 低耗品将不予 报销 2 固定资产 低值易耗品管理 设立固定资产及低值易耗品台帐 用于记录固定资产和低耗品增减 固定资 产调拨 买卖 报废等 固定资产和低耗品的申请 报废 退还须经总部批准 后方可办理 首席代表须对固定资产 低耗品定期检查 确保完好 做到帐实相 符 对日常损坏的要及时修理 重大损失须上报总部 五 五 活动奖品及奖金活动奖品及奖金 指各地与移动 联通及媒体等合作活动所发生的奖品 奖金支出 请在 费 用支出结算表 和 费用支出预算表 18 项中的备注栏列明活动名称 购买奖品取得的发票上必须写明物品的具体名称 型号 数量 单价 不能 笼统写成 礼品 六 六 报销规定报销规定 1 各项费用的报销必须以实际发生的原始单据为依据 固定资产要写明品名 规 格型号等 2 费用支出发生后要及时办理报销手续 且经手人要在相关单据上签字 3 大区经理及省级主管要严格依据有关制度 规定对经手人报销的单据进行审核 无误后在单据上签字确认 4 经手人应凭正式发票 特别注意 凡是发票上指明盖章有效的 必须加盖收款 单位印章 办理报销手续 各地付房租不能取得正式发票的 须提供由房主亲 笔签收房租的单据 房租收据台头请写 北京迪信通电子通信技术有限公司 且单据上要注明所付费用起止时间 5 所有取得的发票 台头不允许出现 北京迪信通投资公司 字样 6 每月每月 29 日日 各地必须按时将分类整理好的票据以及费用支出月报表 下月费 用预算申请表等各类表格 EMS 或以其他最快捷方式 寄往相关大区经理处 大 区经理对所辖省份各项支出情况的真实性合理性 金额计算的准确性等进行初 审 并在相关预算结算表签署意见和签名后尽快将票据寄回总部财务部 7 财务部将对票据进行复审 并以审核后的金额冲减大区经理或省级主管前借款 借款与实际支出的余额 会在下一次汇预算款时减除 财务部汇款后 在公司 论坛上以短消息形式通知相关人员 请各主管和大区经理关注论坛短消息 及 时查收款项 8 无故欠款超过 3000 元者 总部将不允许该地区继续借款 直到票据寄回 七 七 粘贴原始发票要求粘贴原始发票要求 1 申请报销的各项费用 支出的发票请按不同的费用项目分别整理 如办公费 交通费 通讯费等等 2 粘贴 请各地对分类整理后的票据按类别进行粘贴 粘贴发票的纸张规格为 长不超过 21CM 宽不超过 12CM 粘贴原则为粘贴后能看到发票票面的台头 金额 开票日期 内容等有关信息 票据请依次排列粘贴 3 发票台头为北京迪信通的请单独粘贴 八八 各地费用 支出预算月申请表各地费用 支出预算月申请表 填列说明填列说明 1 所属月份 指本次申请的预算将用于几月份的支出 2 上月末资金余额 指 所属月份 的前一个月末止总部已拨付当地费用预算额 减各地实际费用支出后的差额 例如 申请 4 月份的预算 上月末资金余额 应填写 3 月底的余额 3 日常费用项目的预算 申请金额 由各地根据具体经营情况和公司有关规定填 列 其中 房租 若有申请 须在备注中说明申请的是几月几日到几月几日 的租金 通讯费 也要在备注中说明电话号码 所属期间 4 固定资产 应列明具体名称 5 备用金 除上述各项目外 为解决应急之需 由各地根据以往业务活动中可能 发生的支出情况填列 用备用金支付款项之前须报请总部批准 6 如总部实际审批金额与各地预算申请金额不一致时 由总公司财务部通知驻外首 席代表 以便控制当月支出 7 此申请表应于每月 29 日寄给相关大区经理 以便及时审批 九 九 各地费用 支出月结算表各地费用 支出月结算表 填列说明填列说明 1 所属月份 指本次报销费用的所属月份 与 各地费用 支出预算月申请表 中的 所属月份 不同 2 上月末资金余额 应为 所属月份 之前一个月末的余额 例如 结算 3 月份 的费用 上月末资金余额 应填写 2 月底的余额 3 本月收到预算额 指在 所属月份 收到的总部 汇入预算合计数 4 实批预算额 各明细项目各地按总部审批金额填列 5 申请报销额 按各地实际发生情况填列 注意 交通费 手机电话 费及差旅 费中的住宿费应按照公司有关规定来申请报销的金额 例如 某二类地区本月 实际发生交通费 400 元 按公司有关规定 应报销 340 元 则 申请报销额 中交通费项下应填写 340 元 但交到总部的交通费发票合计应为 400 元 6 固定资产 应列明具体名称 7 超支差异 等于 申请报销额 减 实批预算额 之差 以正数填列 超支 费用须说明原因 8 房租 电话费等项目须在备注中写明费用所属期间 号码 十 十 公关招待费备案表公关招待费备案表 填列说明 填列说明 此表填写公关招待费预算 包括招待餐费 娱乐费及礼品 要求按表格内容 逐笔填写 十一 十一 公关招待费实际支出明细表公关招待费实际支出明细表 填列说明 填列说明 此表按当月实际发