物料采购工作管理实施办法

物料申请 采购及领用管理办法物料申请 采购及领用管理办法 为规范公司各部门 采购员及仓管员在固定资产 低值易耗品 办公用品 不包括外包工程所需物品 下文简称 物料 的申请 采购及领用工作的流程 便于相关人员做好公司后勤保障工作 制订 本管理办法 一 物料申请 一 各部门提出物料需求应遵循按需申请 经济实用的原则 二 各部门提出物料申请时 应先按申请类型的不同填写 月度物料申请表 或 物料申请表 月度物料申请表 或 物料 申请表 一式四份 分存申请部门 财务部 采购部和仓库 三 月度物料申请程序 部门提出月度物料申请时应使用 月度物料申请表 月度物料 申请表 由公共事务部于每月 20 日发至各部门 各部门充分估计下 月实际物料使用需求后填写申请内容 于当月 25 日前交回采购部 月度物料申请流程月度物料申请流程 申请部门填写 月度物料申请 表 交申请部门总监审批 公共事务部总监和财务部总监进行 复审 采购部汇总各部门申请表 并对 物料询价报价 出具初审意见 备注 1 公司关于采购审批权限的规定如下 1 非工程物料 金额在 500 元以下 含 500 元 的由部门总 监审批 公共事务部总监加签 金额在 500 元至 3000 元 含 3000 元 的由财务总监加签 金额在 3000 元至 10000 元 含 10000 元 的由 副总经理加签 金额在 10000 元至 50000 元 含 50000 元 或固定 资产申请金额在 2000 元至 50000 元 含 50000 元 的由总经理加签 超过 50000 元的报集团公司审批 2 工程物料 金额在 500 元以下 含 500 元 的由总工程师 审批 金额在 500 元至 3000 元 含 3000 元 的由财务总监加签 金 额在 3000 元至 10000 元 含 10000 元 由副总经理加签 金额在 10000 元至 50000 元 含 50000 元 或是固定资产申请金额 2000 元 至 50000 元 含 50000 元 的由总经理加签 超过 50000 元的报集团 公司审批 2 公司局域网系统完善后 将逐步建立网上物料平台 各部门 按公司制定的采购审批权 限报批 采购部按库存情况进行领料 和订购 复审如有争议 应由公 共事务部 财务部和申 请部门共同举行听证会 届时可通过计算机完成物料的申请工作 四 计划外申请程序 各部门遇突发事件须提出计划外申请时应使用 物料申请表 物料申请表 由各部门按需向采购部索取填写 各部门应充分估计 各月物料使用量 如非情况特殊 尽可能避免计划外申请 公共事务 部考虑酌情对计划外申请过于频繁的部门予以通报 计划外申请分为一般申请和紧急申请 当申请部门不能立即获得 审批人签署时 例如审批人出差 请假或不当班等情形 可履行紧急 申请程序 其余计划外申请应履行一般申请程序 计划外申请流程计划外申请流程 计划外一般申请 计划外紧急申请 备注 1 审批人在批准紧急申请后应通知公共事务部总监 由采购部 先行办理领料或采购 申请部门必须尽快补齐审批手续 最迟不得超 申请部门填写 物料申请表 申请部门总监和分管 副总经理签署 申请部门按财务部制定 的采购审批权限报批 申请部门按公司制 定的采购审批权限 电话请示审批人 过提交 物料申请表 后二个工作日 2 申请部门履行审批程序后 将 物料申请表 交至采购部处 理 3 各部门在非办公时间急需领用物料时 公司值班经理可签发 金额不超过 150 元的物料 按如下程序办理 1 开仓 仓库设两个门锁 分由值班经理和仓管员保管 领 料时两人同时在场 同进同出 2 领料登记 领料后值班经理和仓管员在 非办公时间领料 登记本 上登记并签名 申请部门在事后两个工作日内补齐审批程序 二 物料采购 一 供应商管理 1 作为公司候选供应商 应具备法人资格 其提供商品的质量 规格 性能符合公司需要 商品的报价不明显高于市场平均价 并在 交货期限 付款方式 合同期限 售后服务等方面有较优的条件 2 各种物料应至少有 3 家以上的候选供应商 采购部应建立供 应商数据库 收集 整理供应商基本资料 历史报价及交易记录 3 采购部应定期拟定新供应商开发计划 对新进供应商 由采 购部会同公共事务部总监实地考察供应商 填制供应商资料卡呈分管 副总经理核准后 列为备用供应商 4 采购部应制定供应商淘汰机制 对货品质量 价格水平和其 他合作条件未能达到公司要求 或已停止营业的供应商 采购部应结 合物料使用部门意见 书面说明供应商情况并酌情提出撤销合作关系 的请示 待相关领导批准后 通知供应商撤销合作关系 二 采购方式 1 采购部应视物料的使用状况和市场供求状况等因素 选择最 有利的采购方式 2 使用数量基本稳定的物料 可采取定期采购方式 对公司物 业维护中已经确定供应商的物料 可采取特约供应商采购 其他物料 采购应按需灵活选择采购方式 3 公司应根据采购方式与供应商签订定期 不定期 采购合同 由法律事务部进行审核 采购合同正本两份 一份存采购部 一份存 供应商 副本存法律室 三 采购作业 1 询价报价 1 除紧急申请外 采购部不应执行审批程序不完整的 月度 物料申请表 和 物料申请表 2 采购部收到部门交来的 月度物料申请表 和审批完毕的 物料申请表 时 先核查申请物料的名称 规格 数量 要求到货 日期等内容是否明确 否则注明 填单欠详 字样后退回申请部门修 订 3 对内容和审批完整的 月度物料申请表 和 物料申请表 盖收件章 收到紧急申请表时应在表上加盖 紧急申请章 4 采购员汇总 月度物料申请表 形成总表 按表询价报价 5 采购员可采用对比供应商资料 以往交易记录或进行市场 调查等方式 拟定至少 3 家询价对象 询价完成后 采购人员应将报 价结果整理后送采购部主管初审 据以议价并最终确定供应商 6 采购部将月度物料申请情况和初审意见报公共事务部总监 和财务部总监复审 再逐级呈批 7 审批完毕后 如库存足够 采购部通知申请部门凭 月度 物料申请表 或 物料申请表 至仓库领料 如库存不足 转采购员 订购 2 订购及入库 1 采购员按审批意见实施订购 并跟进送货和入库事宜 除 无现货需订制订购的物料 采购部应尽可能满足申请部门对送货时间 的要求 2 物料入库时 仓管员应凭 月度物料申请表 或 物料申 请表 和进仓单点收 凡与审批不符的物料非经采购部主管同意不得 入仓 3 特殊情形 1 申请项目的撤消 采购员收到申请部门送来的 撤销申请 单 时 如该申请项目尚未办理 由采购员在 月度物料申请表 或 紧急物料申请表 上加注 撤销 字样 退回原申请部门 若原申 请项目已向供应商订购 由采购部向供应商接洽撤销订购 若不得撤 销 采购员应于 撤销申请单 上注明原因 呈总经理审批后 由采 购员知会申请部门 采购部应妥善保存所有 撤销申请单 2 交货质量异常 供应商交货质量异常时 仓管员将对应送 货单交采购部 采购部应尽快与供应商交涉退 换货等事宜 并将有 关情况记录于供应商资料库 将处理方案记录于送货单 送货单送仓 库保存以备进一步处理 3 交货延期处理 如供应商未能按约定日期交货 仓管员应 在收货时于送货单注明延期情况 并与供应商送货人会签确认 以便 财务部在结算时按双方合同约定厘定违约金 三 物料的领取 使用和报废 一 物料的领取和使用 1 仓管员通知申请部门前往仓库领料时 各部门凭领料单领料 领料单一式四联 分存申请部门 财务部 采购部和仓库 2 各部门领料时应填写领料单 由申请部门总监签署 领取紧 急申请物料的领料单应由分管副总经理加签 3 各部门应指定专人负责本部门申请及领用物品 在部门领用 公用物品时 部门专人需在部门卡上签名 属个人专用物品或设备 由本人亲自到仓库领取 并在个人卡上签名 4 员工如离职 本人应到仓库办理退库或移交手续 个人卡上 的物品需由仓管员清点确认 并在 调动 离职登记表 上签名 如 有丢失则按折旧价赔偿 5 员工如工作岗位调动 个人专用物品或设备应退回仓库 或 转给继任继续使用 或由本人带到新的部门 无论何种方式 都应到 仓库办理退回 转用 续用手续 6 消耗类用品 如笔 胶水 回形针等 原则上每两个月不超 过一件 领料流程领料流程 二 物料的报废 1 物料报废的程序 1 物料超过正常使用年限自然损坏或在使用过程中损坏无法 维修 由负责保管 使用该物料的人员填写一式三联的 物品报废 报损呈批表 2 经仓库核价 部门提出意见报技术鉴定部门进行鉴定审核 5000 以下 含 5000 的物品报废报分管副总经理审批 5000 以上由 总经理审批 3 物品因人为原因损坏 由责任人填写 物品报废 报损呈批 表 经仓库核价由部门提出酌情赔偿意见 逐级审批 4 固定资产是指使用年限一年以上的房屋 建筑物 机器 机械 运输工具和其他与生产经营有关的设备 器具 工具等 以及 仓管员通知申请部门领料 申请部门填写领料单 按规定办理 签署手续 凭 月度物料申请表 或 物料申请表 和领料单往仓库 领料 仓管员凭单发料 单件价值在 2000 元以上 并且使用超过两年 不属于生产经营主要 设备的物品 凡固定资产报废需附上专题报告 以便进行残值回收 5 仓库按经审批的 物品报废 报损呈批表 回收废物 将其 中一联留底存查 一联交财务部销帐 2 剩余物料退仓制度 1 使用部门在领用物料前应根据实际工作量估算物料用量 数量力求准确 避免出现多领多退的现象 工作完成后如有剩余物料 应及时退回仓库 2 仓管员对退回的物料进行核对 检验 对完好无损并能 明确点出数量的开出 退料单 用 领料单 红