金惠策划年会工作及会务公司参与事项

第六届中国卫星导航学术年会会务及前期准备工作招标材料 一 会议背景介绍 1 中国卫星导航学术年会介绍 第六届中国卫星导航学术年会 英文名称 The 6th China Satellite Navigation Conference 简称 CSNC2015 将于 2015 年 5 月 13 日至 15 日在西安曲江国际会议中心和曲江国际展览中心举办 会期 5 天 中国卫星导航学术年会 由中国卫星导航系统管理办公室学 术交流中心 简称 交流中心 主办 中国科学院光电研究院做为 交流中心的依托单位 负责交流中心的管理工作 会议主席由国家 最高科学技术奖获得者 中国科学院院士孙家栋担任 秘书长由中 国科学院光电研究院副院长吴海涛担任 中国卫星导航学术年会是一个开放的学术交流平台 旨在加强 卫星导航领域的科学和技术创新 促进合作与交流 推动卫星导航 产业发展 中国卫星导航学术年会已逐渐发展成为我国规模最大 内容最全 层次最高 最具代表性的卫星导航领域制度性的学术交 流会议 年会定于每年 5 月举办 已分别于 2010 年 2011 年 2012 年 2013 年 2014 年在北京 上海 广州 武汉 南京召开 五届 本届会议将在西安曲江国际会议中心召开 第五届 CSNC 会 议参与学术交流的专家学者超过 600 人 征集文章近 500 篇 其中 172 篇会议优秀论文被选录进德国 Springer 出版社出版的 EI 检索英 文论文集 被录用的会议论文被收录进年会文集 编入中国知网 CNKI 中国重要会议论文全文数据库和万方数据库 并组织专家 层层选拔 年会青年优秀论文奖 和 年会优秀论文奖 对杰出学 者进行奖励 举办 CSNC 会议意义重大 一方面各 GNSS 主管部门报 告邀请了联合国 美国 俄罗斯 欧洲等国家和地区的卫星导航系 统主管部门负责人介绍系统进展情况 使年会成为展示全球卫星导 航最强音的主要平台 另一方面国际卫星导航领域知名专家应邀参 会 进一步拓展了国内参会人员的视野 国内相关科研院所 各大 系统主要单位通过参与年会 促进了各相关单位间的交流与互动 提升了所属专业领域的学术实力 同时与年会同期举行的中国卫星 导航技术与成果展览聚集了上百家行业内单位参与 推动了北斗系 统应用成效的展示 进一步凝聚了发展共识 促进了北斗应用推广 和产业化 年会的开展将切实推动我国卫星导航任务的顺利完成 扩大北斗卫星导航系统的国际影响力 本届 CSNC2015 会议预计参会专家学者约 620 人 其中境外人员 约 50 人 主要来自于美国 德国 俄罗斯 英国 法国 芬兰 巴 基斯坦 及其他国家和地区 预计参加年会学术交流活动和会展活动的领导 嘉宾 专家 学者 企业代表 工作人员将超过 4000 人 2 第六届中国卫星导航学术年会背景介绍 卫星导航与互联网 移动通信是全球公认的最具发展潜力的朝 阳产业 也是国家重点支持的战略性新兴产业 各地都在不断加强 在卫星导航产业的投入 全国已初步形成以深圳和广州为中心的珠 三角 以上海为主中心的长三角 以北京为中心的京津冀 以西安 和成都为中心的西部地区四大卫星导航产业集聚区 陕西省是全国卫星导航资源大省 已形成了涵盖卫星系统论证 卫星载荷与地面通信设备 芯片与组件研制 测量与地理信息系统 导航终端 系统集成 运营服务等领域较为完整的卫星导航产业体 系 中国第一台卫星导航接收机 第一台车载导航仪均出自于陕西 中国第一个国家级民用航天产业基地落户于陕西 2012 年陕西省与 中国电子科技集团合作在西安高新区规划建设 2000 亩的卫星导航产 业基地 陕西省拥有卫星应用产业发展的雄厚基础 陕西省委 省政府正在加快推进融合北斗卫星导航技术 物联 网 云计算以及大数据等新一代信息技术的大规划实施和大产业发 展 高度重视卫星导航产业 省政府专门成立了由李金柱副省长为 组长 有关地方政府和省级相关部门主管领导为成员的陕西省北斗 卫星应用示范工作领导小组 办公室设在省工业和信息化厅 整体 协调和推进陕西省北斗卫星导航产业发展 示范项目建设和重点领 域应用推广工作 形成了 管产学研用 相互促进 协同发展的卫 星导航产业发展模式和优势 由于中国卫星导航学术年会对学术交流 技术创新和产业推动 具有非常重要的推进作用 各地争相将年会吸引到本地举办 2013 年在娄勤俭省长的大力支持和陕西省工信厅的领导下 以中国电子 科技集团公司第二十研究所和西安电子科技大学为主的十家单位共 同努力 通过与湖南长沙 黑龙江哈尔滨竞争 获得了 2015 年第六 届中国卫星导航学术年会在西安的主办权 在申办承诺中 陕西省承诺将充分发挥陕西省 管产学研用 协调推进的优势 政府支持 院所联合承办 相关单位协办 把学 术年会办成一届卫星导航的国际学术交流会 理论技术研讨会 科 学知识普及会 创新应用促进会 产业发展推动会 形成全社会 关注北斗 应用北斗 的态势 经过一系列前期策划和准备 已经确定年会于 2015 年 5 月 13 日至 15 日 在西安曲江国际会议中心和曲江国际展览中心举办第六 届中国卫星导航学术年会 年会的主题是 开放 连通 共赢 第六届中国卫星导航学术年会年会组织如下 主办单位 中国卫星导航系统管理办公室 地方承办工作总负责 陕西省工业和信息化厅 主承办单位 中国电子科技集团公司第二十研究所 西安电子科技大学 承办单位 中科院国家授时中心 中国西安卫星测控中心 西安国家民用航天产业基地 中国空间技术研究院西安分院 西北工业大学 空军工程大学 西安航天华迅科技有限公司 陕西北斗金控信息服务有限公司 二 第六届中国卫星导航学术年会整体工作计划 陕西省作为承办方的主要工作任务包括 1 年会保障工作 承办方根据申办承诺和承办协议规定的提供给年会的服务保障 工作和协助组委会开展的工作 在 2015 年 3 月初 地方工作小组将 完成的年会保障方案报陕西省人民政府 并由省政府出面进行相关 保证工作的协调工作 具体工作包括 1 嘉宾接待 负责年会嘉宾的住宿 餐饮 活动 接送等全过程接待保障以 及邀请含娄省长在内的 30 位左右自请嘉宾 嘉宾接待组内按照 VIP 嘉宾 国内享受嘉宾待遇的嘉宾 自请嘉宾 国外嘉宾分组接待 制定分别具有针对性的接待方案 专人负责 其中 VIP 嘉宾视情况 安排志愿者 1 对 1 陪同 国外嘉宾接待组安排外语能力强的接待人 员 暂定嘉宾住宿 VIP 100 人 曲江华美达酒店 享受嘉宾待遇嘉宾 自选协议酒店 餐饮 VIP 住宿酒店早 中 晚自助餐 享受嘉宾待遇嘉宾 场馆午餐 早餐与晚餐自理 活动 组委会邀请嘉宾参加大会开始当晚 北斗之夜 活动 组委会邀请嘉宾参加 学术晚餐会 组委会邀请嘉宾出席大会最后一天的 总结晚餐会 接送 大会开始前 将在西安咸阳国际机场与曲江会展中心之间 设置年会嘉宾摆渡班车 重点嘉宾接送站将视具体情况单独安排车辆 2 负责组委会人员接待及工作保障 住宿 曲江银座酒店 100 人 含中央媒体 餐饮 曲江银座酒店早 中 晚自助餐 物资保障 彩色打印机 1 台 黑白打印机 1 台 打印复印一体 机 5 台 传真机 1 台 笔记本电脑 不上网机含光驱 2 台 A4 打 印纸 白 粉 若干 奖品托盘 8 个 激光笔 20 个 计时器 10 个 小铃铛 10 个 接线板 剪刀 胶带纸若干 3 中央媒体接待 住宿 曲江银座酒店 餐饮 曲江银座酒店早 中 晚自助餐 接送 接送站视情况而定 中巴车 1 辆往返酒店和会场间 含车证 20 人 会议中心休息间 1 间 15 20 人采访 保证网速的网络 2 个 会议中心保证网速的有线网络 2 个或无线网 志愿者 22 人左右 打印机 1 台 接线板 4 个 4 会议及展览场地租赁 会议中心 按照组委会已提供的需求 会展中心 B4 展馆和 A 馆南侧 2500 主承办单位已经签订合同 5 北斗之夜 活动 场地 暂定曲江会议中心金色大厅百合厅 活动 颁奖和穿插文艺表演 餐饮 自助冷餐或桌餐 6 邀请陕西省 西安市领导出席会议 会前视具体情况而定 暂定娄省长 省市科技 工信 发改 教育和科协领导及其他相关部门领导 7 协助海外物品在当地的海关通关 8 办理会议在当地的报批 报备手续 9 会址周边 会期 交通保障 10 会议安保和医疗保障 11 提供志愿者 各高校抽调志愿者共 100 名 其中 空军工程大学 20 名 西北 工业大学 20 名 长安大学 20 名 西安电子科技大学 40 名 2 年会前期宣传 学术和科普活动 根据陕西省工信厅的安排 将开展 2015 陕西省北斗产业推进 年 活动 活动的目的是借第六届中国卫星导航学术年会在陕西举 办的机会 结合陕西省 北斗应用示范工程 的实施 通过学术 科普 招商 展览 宣传等方式 提升陕西省的学术水平 推进产 业快速发展和升级 提高广大群众对北斗导航知识的认知水平 加 快大众市场的推广和专业市场的开发 提升北斗导航专业技术教育 的水平 培育未来的技术人才和潜在的发展 活动中与第六届卫星导航年会直接相关的活动内容主要有 学术交流 科学普及 媒体宣传 产业推进 成果体验 1 第六届中国卫星导航学术年会系列学术交流活动 以产学研结合为理念 以 拓宽学术视野 提升学术水平 创 新北斗应用为宗旨 各承办单位将邀请省内外知名专家 教授 企 业家等精英就北斗理论 北斗应用 国内外形势等主题举办讲座 论坛 报告会等形式的学术交流活动 营造浓郁的科研氛围 培养 造就一大批高素质的北斗科研人才 利用年会准备和举办过程中 相关领导和院士专家等来陕的机 会 从 2014 年 10 月开始到 5 月 举办 8 10 场学术交流活动 2 科学普及活动 活动从 2015 年 3 月开始 到 2015 年 5 月年会举办结束 主要 目的是对中学生和普通民众进行北斗技术发展 北斗技术应用等方 面的科学知识普及 提高青少年和普通民众对北斗导航定位的认识 激发使用北斗的热情 为北斗大众应用市场创造基础 并激发青少 年对北斗技术的兴趣 培养未来的潜力技术人才 具体包括 5 项活动 1 北斗进校园系列科普讲座 2 北斗科普长廊 制作 1 套北斗科普知识宣传栏 与科普知识讲座同步 在 3 所 中学设置 年会活动期间 放置在会展中心的广场上 起到宣传和 吸引大众参观展会的目的 3 青少年北斗征文 在进行科普宣传的中学 征集 北斗与我 的作文 评选出 10 篇优秀作文 从 2015 年 4 月起 在 西安晚报 等报刊青少年栏目 连续发表 每周一次 2 篇 4 平面媒体科普宣传 邀请知名专家撰写有关北斗等卫星导航知识的科普文章 从 2015 年 3 月开始 分别在 陕西日报 西安晚报 华商报 上刊登 3 媒体宣传 媒体形式 电视媒体 专访报道 专题宣传 活动同步报道 论坛报 道 平面媒体 公众科普知识宣传 专访报道 活动同步报道 青少年优秀作文 网络媒体 公众科普知识宣传 专访报道 专题宣传 活 动同步报道 青少年优秀作文 无线广播 活动同步报道 交通信息 气象信息 会场视频 专题报道 各相关单位内部刊物和学术刊物 活动通知 活动同步报 道 与各单位相关的宣传报道 4 产业推进活动 利用年会准备和举办过程中 相关领导和院士专家等来陕的机 会 宣传陕西的北斗产业 利用大会期间众多国内外厂商来陕 宣 传本地的优惠政策 开展招商引资和产业对接等活动 组织各参展 单位和相关专家参观航天基地等 并组织技术交流活动 各开发区的宣传 产业或投资项目对接 年会期间户外或户内展区的招商引资宣传 参观航天基地等 相关技术和产业交流 5 成果体验活动 根据申办承诺 在年会期间 展示陕西省北斗应用示范工程的 成果 各单位也可以将自身的特色产品进行展示和体验活动 在户 外展览场地进行 也可在应用现场实施 经费由展示单位自行承担 示范工程成果体验 其它单位自己组织的产品体验等 三 对会务公司能力的总体要求 为了使 2015 年 5 月在西安举办的 第六届中国卫星导航学术年 会 顺利 有序地举办 承担会务工作的会议公司 需具备足够的专 业水准 现将会议公司应具备的要求提出如下 1 具有学术会议组织实施的经验和优秀的实践案例 熟悉学术会 议的特点和组织流程 2 会务公司工作人员具有良好的沟通能力 最好具备熟练的英语 口语能力 可以与参会的中外嘉宾顺利对接 3 具有与有政府合作的良好关系和成功案例 4 具有演艺活动的策划 组织和实施能力 以及成功案例 5 具有大型宴会活动的策划 组织和实施能力 以及成功案例 6 具有与会议场馆 酒店方面良好的沟通能力 7 具有良好的商业信誉 以及安全保障能力 8 具有创新意识严谨的组织能力 9 中华人民共和国境内注册的企业法人 具有独立承担民事责任 的能力 10 具有承办会议的资质 企业注册资金不低于 50 万元 四 对会务公司承担的工作的要求 1 对会务公司承担的工作的总体要求 1 紧扣年会主题 准确把握会议调性 2 充分反映承办方陕西的优势和特点 3 实施方案严谨 细致 流畅 可操作性强 4 具体实施分工合理 组织严密 责任到人 5 志愿者工作安排周到 保证人身安全 6 安全 保密到位 杜绝各类安全 泄密等事件 2 对会务公司承担的工作的具体要求 任务项任务项任任 务务内内 容容 会务公司承担经会务公司承担经 费项费项 总体策总体策 划划 协助组委会 承 办单位完成年会 保障策划 参与与组委会的 沟通对接 根据组委会 承办单 位要求和实施过程中 的实际需要 完善保 障方案 并获得组委 会认可 出具可执行 方案 与承办单位共同参与 组委会的沟通 到北京与组委会沟通 4 人次 会务公司 4 人 次北京差旅费 宣传宣传 软文宣传策划与 实施 网络媒体宣传 能够在省内发挥充分 效果的整体媒体宣传 方案 科普 学术交流等前 期活动的平面媒体报 道 具体联系报社 发稿 联系记者软文撰写至 少 2 篇并在 2 家当地 报纸发表 策划不少于 3 家当地 网络媒体宣传方案 联系并实施网络前期 宣传 宣传整体费用 由会务公司承 担 接待协接待协 调调 答谢宴会策划安 排 志愿者培训与组 织 年会结束当天晚上对 200 名工作人员的答 谢晚宴 挑选场地 布置和实施 具体负责 100 名志愿 者的礼仪培训 并给 志愿者分组 设岗 派人协助组委会安排 会前志愿者走场排练 1 次 会议期间的志愿者工 作组织 答谢晚宴全部 费用由会务公 司承担 培训费用由会 务公司承担 现场组现场组 织协调织协调 嘉宾接待 志愿者调配 11 日至 16 日 车辆调配 专人 会务公司领导 参与现场指挥小组 专人与承办单位人员 共同现场车辆 志愿 者临时协调调度 编制嘉宾接待详细方 案 车辆租赁 车辆编号 标识策划与制作 机场摆渡车时刻表 志愿者安排 轿车车辆调度的安排 表 接站或酒店迎接 领导 志愿者安排 车辆租赁费用 由会务公司承 担 数量未定 大巴 考斯特 其中保证 1 辆 20 座的 小车全带司机 按天报单价 组委会和媒体 办公设备租赁 详见附件 嘉宾注册台设 计 搭建 组委会办公设备租赁 与配置 媒体办公设备租赁与 配置 嘉宾注册台设计 搭 建 配合组委会嘉宾注册 负责志愿者安排和调 度 现场水牌设计 设置 方案和实施 必要的会议中心 会 展中心 酒店方的临 时沟通与协调 北斗之北斗之 夜夜 北斗之夜活动策 划与组织 与组委会沟通完成北 斗之夜总体策划 完 成北斗之夜流程设计 完成北斗之夜 5 个文 艺节目的策划 联系 节目编排 推荐老腔 腰鼓 承办单位自办 节目 联系主持人 颁奖礼仪策划与实施 提供 600 人餐饮方案 与落实 会务公司专人现场组 织协调与 含安保方 案 对组委会提出舞台灯 光音响等保障需求和 方案 演出当天下午 组织 一次彩排 北斗之夜活 动全部经费 由会务公司 承担 节目 与餐饮分别 报价 安保经费由承 办方承担 财务管财务管 理理 财务协助 协助委托方为承办单 位开具需要的正规发 票 五 有关招标的相关建议 1 投标单位提供资料要求要求 1 具有承接会议资质与运营经验 须提供公司简介 团队情 况 2 须提供会务公司承办相关活动成功案例