第六章-报表子系统.ppt

第四章会计报表子系统 本章主要内容 会计报表子系统概述会计报表的编制流程和数据来源会计报表的编制方法会计报表编制举例 UFO报表 第一节会计报表系统概述 范围会计报表的编制会计报表的分析特点输入数据量少不设置报表数据直接修改功能输出信息规定性强通用性强 使用面广图 表并用进行报表分析 会计报表系统 会计报表编制 会计报表分析 报表管理 格式管理 报表数据处理 报表输出 定义分析指标 定义指标数据来源 生成分析数据 图形分析 输出分析结果 报表设置 报表删除 报表备份 报表恢复 报表格式定义 数据来源定义 显示查询 打印输出 软盘输出 网络传输 报表生成 报表审核 报表汇总 报表合并 会计报表系统的功能 报表软件简介1 专用报表软件2 通用报表软件3 电子表软件 目前推出的很多Windows版商品化会计软件都提供了将会计软件与Excel联系的所谓 捆绑式 的处理方法 用户可以方便地从Excel中通过数据接口或使用取数公式从账务系统中调取会计数据 利用Excel强大的表处理功能和数据统计分析及图形处理功能 完成 手工方式会计报表的编制流程 财会人员 取得或绘制报表格式 各种报表格式 会计账簿 填报要求 其他资料 计算分析填列 会计报表 审核报送 需要部门 第二节会计报表的编制流程和数据来源 手工会计信息系统会计报表的数据来源 会计凭证 登记 总分类账 明细分类账 日记账 会计账簿 编制 资产负债表 利润表 编制 现金流量表 编制 辅助管理报表 计算机系统会计报表编制的基本处理流程图 进入报表系统 账务处理系统数据文件 报表格式设计 报表数据处理 各种报表格式文件 其他子系统数据文件 各种报表文件 输出 会计报表 初始化 日常处理 账务处理子系统 账簿数据文件 报表数据来源定义 报表数据文件 编辑输出 会计报表 计算机系统会计报表数据来源 账表一体化 一 报表结构1 表头 标题 日期 单位 报表编号 计量单位 栏目2 表体 表的主要部分3 表尾 附注 说明 第三节会计报表的编制方法 二 报表设计过程1 定义表的尺寸5 设计风格2 定义表的行高列宽6 录入文字3 画表格线7 定义公式4 定义表头三 报表生成确定报表日期 单位 第四节会计报表编制应用 UFO简介 一 UFO 用友开发的电子表格软件 可以进行表格设计 数据的运算 作图形 打印适合于各个行业 二 功能1 初始窗口 可新建 打开报表2 格式设计报表 设计表的格式 定义数据取值公式和关键字 3 数据处理窗口 通过确定生成报表的日期及单位生成报表 数值计算 4 二次开发窗口 通过批命令生成报表5 命令窗口 输入可执行命令6 图表窗口 对当前报表执行区域作图操作后系统自动生成报表的图表文件 格式设计窗口 菜单栏 编辑栏 工具栏 格式 数据转换按扭 表页的页标签 数据输入窗口 报表编制应用 UFO的主要概念 一 维 确定某一数据位置的要素称 维 1 二维表 在平面上确定一个点用2 三维表 一叠格式相同的二维表放在一起3 四维表 不同格式的三维表放在一起二 单元 组成报表的最小单位 列标 行标 例 A1 C4行号范围1 9999 列号A IU共255三 组合单元 由两个或两个以上相邻或更多的单元组成 这些单元必须是同一类型 例 B1 B2C4 D7四 区域 由一张表页上一组单元组成 最大的区域包括二维表所有单元 最小的是一个单元 五 表页 格式相同而数据不同的报表 把不同的数据存放在不同的表页里 六 格式状态 设计报表格式 如表尺寸 单元属性 组合单元 关键字 各种公式设计等 对所有表页起作用 不能进行数据计算 录入等操作 七 数据状态 管理报表数据 如输入数据 增加或删除表页 审核 舍位平衡 只对当前表页起作用 不能修改报表格式 单击鼠标左键切换 八 单元 行列交错而确定的空格 是组成报表的最小单位 分为数值单元 字符单元 表样单元数值单元 是报表的数据 在数据状态下输入 数值单元必须是数字 可以直接输入 也可以由单元中存放的单元公式运算生成 建立一个新表时 所有的单元类型默认为数值型 字符单元 是报表的数据 在数据状态下输入 字符单元的内容可以是汉字 字母 数字及各种符号组成的一串字符 可以直接输入 也可以由单元中存放的单元公式运算生成 表样单元 是报表的格式 是在格式状态下输入的所有文字 符号或数字 在数据状态下只能显示而无法修改 表样单元对所有表页都有效 一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字九 关键字 表页的定位标志 它是游离于单元之外的特殊数据单元 作用是唯一标识一个表页 可用于在大量表页中快速选择表页 UFO提供六种关键字定义 单位名称 单位编号 年 季 月 日 另外还增加了一个自定义关键字 用于业务函数中 返回 报表编制应用 报表各部分的描述方法 一 单元描述1 完整的描述 报表名 表页号2 单元在当前正在处理的报表上 表页号3 单元在当前报表的当前表页上例 资产负债表第二页的第四行第五列 资产负债表 2 单元名称 A2二 区域的描述1 区域的完整描述 报表名 表页号2 区域名称的描述 3 整行整列组成区域 A D或D A 1 5或 5 14 行的描述 5 第5行 5 列的描述 B 报表编制应用 制作报表 一 设计表的格式 在格式状态下制作 1 企业门户 UFO报表 2 新建报表 在初始窗口中单击 文件 选择 新建 3 定义表尺寸 格式 表尺寸 输入 行数 列数 4 画线 格式 区域画线 选择线型5 合并单元 录入标题 选定要区域 格式 组合单元 6 定义行高和列高 菜单法 工具栏快捷图标法 格式状态下鼠标拖动法 7 填写项目栏文字8 表头设计 表尾设计9 设置关键字 数据 设置 报表的制作步骤 二 定义公式UFO有三类公式 单元公式 计算公式 审核公式和舍位平衡公式 公式的定义在格式状态下进行 1 计算公式 定义报表数据之间的运算关系 点取 数据 菜单的 编辑公式 菜单项定义 2 审核公式 用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确 点取 数据 菜单的 审核公式 菜单项定义 3 舍位平衡公式 用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据 避免破坏原数据平衡 点取 数据 菜单的 舍位平衡 公式菜单项定义 三 报表数据处理包括生成报表数据 审核报表数据 舍位平衡操作 以及表页的增加 删除等操作 必须在数据状态下进行 报表数据包括报表单元的数值和字符以及游离于单元之外的关键字 数值单元和字符单元既能由公式生成 也可由键盘输入 关键字则必须由键盘录入 操作步骤 打开报表账套初始增加表页录入关键字编制报表审核报表报表舍位 四 报表模板使用 对于常用的 格式固定的财务报表 可使用系统提供的业标准财务报表格式 并且可以根据自己的具体情况加以局部修改 免去从头到尾建立报表 定义格式公式的繁琐工作 五 图表功能报表数据生成以后 为了对报表数据进行直观的分析和了解 方便对数据的对比 趋势和结构分析 可以利用图形度数据进行直观显示 UFO提供了直方图 圆饼图 折线图 面积图4大类共10种格式的图表 操作步骤 追加图形显示区域选取数据区域插入图表对象编辑图表对象 1 单元公式 财务函数公式期初余额QC 科目代码 期间 帐套号 期末余额QM 科目代码 期间 帐套号 本期发生额FS 科目代码 期间 方向 帐套号 本期净发生额JE 科目代码 期间 帐套号 例 qc 101 月 999 报表公式及函数应用 表页内部的计算公式如 C8 C4 C5 C6 C7 从本表他页取数 例 令各页B2单元均取当前表第一页C5单元的值 B2 C5 1 从其他报表中取数 报表名 数据源区域 例 令当前表页D5的值等于表 利润及利润分配表 第4页D5的值 D5 利润及利润分配表 rep D5 4 定义单元公式步骤 a选定需要定义公式的单元b在数据中指向编辑公式 然后单击单元公式c输入公式 或利用函数向导输入 2 审核公式例如 在资产负债表中 资产总计 的年初数和期末数与 负债及所有者权益总计 的年初数和期末数的平衡关系可用下列审核公式 C39 G39MESSAGE 年初数不平衡 D39 H39MESSAGE 期末数不平衡 定义审核公式步骤 在数据中指向编辑公式 然后单击审核公式 输入公式内容 勾稽关系及提示信息 3 舍位平衡公式报表数据在进行进位时 如以 元 为单位的报表在上报时可能会转换为以 千元 或 万元 为单位的报表 原来的数据平衡关系可能被破坏 因此需要进行调整 使之符合指定的平衡公式 如 原始报表数据平衡关系为 50